Il software per la creazione delle fatture gestisce ogni aspetto del processo di fatturazione, dalla generazione delle fatture al calcolo delle imposte, dai promemoria di pagamento al monitoraggio in tempo reale dei crediti. Programmi di questo genere sono in grado di gestire migliaia di fatture al mese, di integrarsi con altri sistemi finanziari per inserire dettagli rilevanti e persino di segnalare discrepanze o potenziali problemi prima che le fatture vengano inviate ai clienti. In un sondaggio del 2023, il 35% dei responsabili della contabilità ha dichiarato di dare priorità all'eliminazione delle fatture cartacee e delle attività manuali.

Di seguito, discuteremo i tipi di attività che possono trarre i maggiori vantaggi dal software per la creazione di fatture, quali funzionalità dovresti cercare e come creare fatture personalizzate con questa tecnologia.

Di cosa tratta questo articolo?

• Chi trae i maggiori vantaggi da un software per la creazione di fatture?
  
• Quali caratteristiche dovresti cercare nel software per la creazione di fatture?
  
• Come si possono personalizzare le fatture utilizzando un software?
  

Chi trae i maggiori vantaggi da un software per la creazione di fatture?

Mentre quasi tutte le attività possono trarre vantaggio da un software per la creazione di fatture, quelle che gestiscono processi di fatturazione frequenti, complessi o con volumi elevati registrano il maggiore ritorno sull'investimento. Diamo un'occhiata più da vicino a tali settori e scenari.

Liberi professionisti e piccole imprese

I liberi professionisti, i consulenti e i titolari di ditte individuali spesso non dispongono di reparti contabili dedicati. Un software per la creazione delle fatture può consentire loro di:

• risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive come le fatture ricorrenti;

• mantenere la professionalità con modelli raffinati e personalizzabili;

• tracciare i pagamenti e inviare promemoria ai clienti.

Attività basate sui servizi

I settori che fatturano a ore o per progetto, come gli studi legali, le agenzie di marketing e i servizi IT, potrebbero avere difficoltà a gestire processi complessi e rischiare errori di calcolo. Possono utilizzare il software per la creazione delle fatture per:

• dettagliare i servizi erogati, a volte in più date o forniti da diversi impiegati;

• integrare gli strumenti di monitoraggio del tempo direttamente nelle fatture;

• generare report dettagliati per i clienti o per revisioni interne.

Attività basate su abbonamenti

Le aziende con servizi in abbonamento, che si tratti di aziende software-as-a-service (SaaS), palestre o piattaforme di contenuti, dipendono in larga misura dalla fatturazione ricorrente. Possono utilizzare il software per la creazione delle fatture per:

• automatizzare la fatturazione mensile o annuale;

• gestire le ripartizioni pro rata per upgrade o cancellazioni;

• tenere traccia dello stato dei pagamenti per gli abbonamenti in corso.

E-commerce e vendita al dettaglio

Le attività di e-commerce spesso si destreggiano tra elevati volumi di transazioni e lavorano con clienti in tutto il mondo. Possono utilizzare il software per:

• generare automaticamente le fatture per gli acquisti online;

• applicare le regole fiscali per le diverse aree geografiche;

• integrare gateway di pagamento e sistemi di gestione dell'inventario.

Edilizia e artigianato

Per gli appaltatori e gli artigiani, tenere conto delle fasi principali del progetto, dei materiali e dei costi di manodopera può complicare la fatturazione. Un software per la creazione di fatture può aiutarli a:

• creare fatture dettagliate;

• gestire i pagamenti dell'avanzamento dei progetti a lungo termine;

• integrare il software di contabilità per monitorare la redditività complessiva del progetto.

Professionisti creativi

Fotografi, designer e scrittori spesso lavorano per progetto. Il software è in grado di:

• abilitare una fatturazione flessibile che include depositi, tappe fondamentali e pagamenti finali;

• presentare le fatture in un formato visivamente accattivante e coerente con il loro brand;

• gestire le diverse norme fiscali per i clienti di diverse aree geografiche o Paesi.

Fornitori di servizi sanitari e per il benessere

Dai medici privati ai personal trainer, i fornitori di servizi sanitari e per il benessere possono utilizzare il software per la creazione di fatture per:

• i sistemi di fatturazione automatizzata che si integrano con il software di gestione degli appuntamenti;

• le funzionalità conformi all'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) per proteggere le informazioni sensibili dei clienti;

• la personalizzazione per sinistri assicurativi e la fatturazione co-pay.

Organizzazioni non profit e istituti di istruzione

Per le associazioni non profit e gli istituti scolastici, il software per la creazione delle fatture può:

• semplificare la fatturazione ai fini dei finanziamenti;

• gestire i pagamenti per donatori, partecipanti a eventi o studenti;

• generare report finanziari chiari per le parti interessate o per i controlli.

Quali caratteristiche dovresti cercare in un software per la creazione di fatture?

Un software come Stripe Invoicing può aiutarti a sfruttare al meglio il processo di fatturazione. Ecco cosa dovresti cercare nelle potenziali opzioni software.

Qualità delle fatture

Le fatture possono influire sulla possibilità che i clienti tornino o meno a lavorare con te. Stripe garantisce che le fatture che invii siano chiare, intuitive e facili da pagare per i clienti, il che può sottolineare la tua professionalità e distinguerti nei settori competitivi.

Rilevamento degli errori

Problemi come dimenticare di includere una penale per il ritardo nei pagamenti, addebitare l'importo sbagliato per le imposte o inviare una fattura al cliente sbagliato possono ridurre i tuoi profitti. Stripe Invoicing automatizza questi elementi, riducendo significativamente il rischio di errori.

Opzioni di pianificazione

La maggior parte delle persone non pensa molto a quando inviare le fatture, ma la tempistica è importante. Con Stripe è facile sperimentare queste variabili e testare varie opzioni. Ad esempio, potresti testare l'invio di fatture entro un'ora dal completamento del progetto e scoprire che questo aumenta i tempi di pagamento.

Analisi dettagliate

Un buon software di fatturazione può mostrarti come fluiscono le tue entrate e fornirti informazioni utili sulle tue finanze. Ad esempio, quanto del tuo reddito proviene da clienti abituali? Quale percentuale delle tue fatture non viene pagata e con quale frequenza i clienti hanno bisogno di promemoria per pagare?

Integrazione con altri software

Il software di fatturazione deve essere percepito come un'estensione naturale della tecnologia che già usi. Stripe è concepito per l'integrazione con i software di contabilità per la riconciliazione, i database dei clienti per le fatture ricorrenti e gli strumenti di monitoraggio del tempo per la fatturazione oraria.

Considerazioni transfrontaliere

Le attività che operano a livello internazionale devono gestire valute diverse, norme fiscali locali e potenziali ritardi nell'elaborazione dei pagamenti. Mentre alcuni software per la fatturazione sono utili solo per la conversione di valuta, Stripe si spinge oltre con la conformità fiscale locale e le funzionalità di elaborazione dei pagamenti che funzionano a livello internazionale.

Come si possono personalizzare le fatture utilizzando un software?

Le attività dovrebbero personalizzare le fatture in modo che riflettano il loro brand e soddisfino le loro esigenze specifiche e quelle dei loro clienti. Ecco come farlo con un software per la creazione di fatture come Stripe Invoicing.

Identità del brand

• Loghi e colori del brand: rafforza la tua identità includendo il tuo logo, abbinando i colori delle fatture alla tavolozza del tuo brand e scegliendo font che riflettano il tuo stile.

• Messaggi personalizzati: includi un biglietto di ringraziamento personalizzato, istruzioni di pagamento o termini di servizio per aggiungere un tocco umano.

Dettagli del lavoro fornito

• Dettagli dell'addebito: scomponi gli addebiti per prodotto, servizio o tempo impiegato.

• Descrizioni personalizzate: modifica le etichette delle voci riga in base ai servizi o ai prodotti che fornisci.

• File allegati: per fornire un contesto completo, aggiungi documenti di supporto come contratti, ripartizioni dettagliate e tempistiche del progetto.

Calcolo delle imposte e della valuta

• Calcoli fiscali: applica automaticamente le imposte in base alla località del cliente o alle norme che regolano la tua attività, come l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e l'imposta sui beni e servizi (GST).

• Supporto multivaluta: se lavori con clienti internazionali, mostra gli importi nelle loro valute preferite per chiarezza e comodità.

Informazioni sul pagamento

• Termini di pagamento: modifica le date di scadenza in modo che corrispondano ai contratti sottoscritti, inserendo, ad esempio, termini immediati, a 30 giorni o personalizzati.

• Metodi di pagamento: personalizza le opzioni di pagamento (ad esempio, carta di credito, bonifico bancario, wallet) in base alle preferenze dei tuoi clienti.

• Pagamenti con un clic: includi pulsanti o link di pagamento in tempo reale in modo che i clienti possano saldare immediatamente le fatture.

Opzioni ricorrenti e di abbonamento

• Modelli ricorrenti: per risparmiare tempo, crea modelli per le fatture che invii ripetutamente, ad esempio per gli acconti mensili e le quote di abbonamento.

• Sconti automatici: personalizza le fatture ricorrenti con sconti continui o addebiti proporzionali per le modifiche agli abbonamenti.

Localizzazione linguistica

• Contenuti localizzati: usa la lingua di preferenza del cliente per personalizzare le fatture.

• Formattazione in base all'area geografica: regola i formati delle date, le strutture degli indirizzi e gli stili di numerazione per adattarli alle norme locali.

Monitoraggio e reportistica

• Numeri delle fatture: utilizza i numeri di fattura a cui tu e il tuo cliente potrete fare riferimento.

• Note interne: includi una sezione visibile solo a te, in cui puoi annotare i dettagli importanti da ricordare.

• Categorie delle fatture: categorizza le fatture per monitorarle più facilmente.