ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้จะจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ในทุกแง่มุม ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการคํานวณภาษี การเตือนการชําระเงิน และการติดตามลูกหนี้การค้าแบบเรียลไทม์ โปรแกรมเหล่านี้สามารถจัดการใบแจ้งหนี้ได้หลายพันใบต่อเดือน ผสานการทำงานกับระบบการเงินอื่นๆ เพื่อดึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง และแม้แต่แจ้งเตือนความคลาดเคลื่อนหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังลูกค้า ในแบบสํารวจปี 2023 ผู้นําด้านเจ้าหนี้การค้า 35% บอกว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับการลดการใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษและงานที่ต้องทำด้วยตนเอง

ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงประเภทของธุรกิจที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ ฟีเจอร์ที่คุณควรมองหา และวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบเองด้วยเทคโนโลยีนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใครคือผู้ได้รับประโยชน์มากที่สุดจากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้
  
• ฟีเจอร์ใดที่คุณควรมองหาในซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้
  
• คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างไร
  

ใครคือผู้ได้รับประโยชน์มากที่สุดจากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้

แม้ธุรกิจเกือบทุกแห่งจะได้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ แต่ซอฟต์แวร์ที่จัดการกระบวนการเรียกเก็บเงินบ่อย ซับซ้อน หรือปริมาณมากมักจะเห็นผลตอบแทนจากการลงทุนสูงที่สุด ต่อไปนี้คือรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับภาคส่วนๆ และสถานการณ์เหล่านี้

ผู้ทํางานอิสระและธุรกิจขนาดเล็ก

ผู้ทํางานอิสระ ที่ปรึกษา และกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวมักจะไม่มีแผนกบัญชีโดยเฉพาะ ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ช่วยให้ธุรกิจเหล่านี้ดําเนินการดังต่อไปนี้ได้

• ประหยัดเวลาด้วยการทำให้กระบวนการซ้ำๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ประจำ เป็นอัตโนมัติ

• รักษาความเป็นมืออาชีพด้วยเทมเพลตที่สวยงามและปรับแต่งได้

• ติดตามการชําระเงินและส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้า

ธุรกิจที่ให้บริการ

อุตสาหกรรมที่คิดเงินรายชั่วโมงหรือเป็นโครงการ เช่น สำนักงานกฎหมาย หน่วยงานการตลาด และบริการไอที อาจประสบปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการที่ซับซ้อนและข้อผิดพลาดในการคำนวณความเสี่ยง ซึ่งสามารถใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้เพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้

• บริการที่แจกแจงเป็นรายการที่ให้ไว้ บางครั้งอาจครอบคลุมหลายวันหรือพนักงานหลายคน

• ผสานการทํางานเครื่องมือติดตามเวลาไว้ในใบแจ้งหนี้โดยตรง

• สร้างรายงานโดยละเอียดสําหรับลูกค้าหรือการตรวจสอบภายใน

ธุรกิจแบบสมัครใช้บริการ

บริษัทที่มีบริการแบบสมัครใช้บริการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจบริการซอฟต์แวร์(SaaS) ยิม หรือแพลตฟอร์มเนื้อหา ต่างก็ต้องพึ่งพาการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าเป็นอย่างมาก ซึ่งสามารถใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้เพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้

• ออกใบแจ้งหนี้รายเดือนหรือรายปีโดยอัตโนมัติ

• จัดการการแบ่งชําระตามสัดส่วนสําหรับการอัปเกรดหรือการยกเลิก

• ติดตามสถานะการชําระเงินสําหรับการชําระเงินตามรอบบิลที่ดําเนินอยู่

อีคอมเมิร์ซและร้านค้าปลีก

ธุรกิจอีคอมเมิร์ซมักจะต้องรับมือกับปริมาณธุรกรรมที่สูงและทำงานร่วมกับลูกค้าทั่วโลก พวกเขาสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อดำเนินการดังนี้

• สร้างใบแจ้งหนี้สําหรับการซื้อทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ

• ใช้กฎภาษีกับภูมิภาคต่างๆ

• ผสานการทํางานกับเกตเวย์การชําระเงินและระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

การก่อสร้างและการซื้อขาย

สำหรับผู้รับเหมาและช่างฝีมือ การคำนวณระยะเวลาสำคัญของโครงการ วัสดุ และต้นทุนแรงงานอาจทำให้การออกใบแจ้งหนี้มีความซับซ้อน ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้สามารถช่วยได้ดังนี้

• สร้างใบแจ้งหนี้แบบแจกแจงอย่างละเอียด

• จัดการการชําระเงินความคืบหน้าสําหรับโครงการระยะยาว

• ผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีเพื่อติดตามความสามารถในการทํากําไรของโครงการโดยรวม

ผู้ประกอบวิชาชีพด้านงานสร้างสรรค์

ช่างภาพ นักออกแบบ และนักเขียน มักทำงานตามโครงการแต่ละโครงการ ซอฟต์แวร์สามารถดำเนินการได้ดังนี้

• เปิดใช้งานการเรียกเก็บเงินแบบยืดหยุ่นที่รวมเงินฝาก เป้าหมายสำคัญระหว่างทาง และการชำระเงินครั้งสุดท้าย

• แสดงใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่น่าดึงดูดใจซึ่งสอดคล้องกับแบรนด์

• จัดการกฎภาษีที่แตกต่างกันไปสําหรับลูกค้าในทุกภูมิภาคหรือประเทศ

ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี

ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีสามารถใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้สําหรับ:

• ระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การกําหนดเวลาการนัดหมาย

• ฟีเจอร์ที่สอดคล้องกับพระราชบัญญัติการโอนย้ายและความรับผิดชอบประกันสุขภาพ (HIPAA) เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า

• ปรับแต่งสำหรับการเรียกร้องประกันภัยและการเรียกเก็บเงินแบบร่วมจ่าย

องค์กรไม่แสวงผลกําไรและสถาบันการศึกษา

สําหรับองค์กรไม่แสวงผลกําไรและสถาบันการศึกษา ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้สามารถ:

• ทําให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายเพื่อจุดประสงค์ด้านการให้เงินทุน

• จัดการการชําระเงินสําหรับผู้บริจาค ผู้เข้าร่วมกิจกรรม หรือนักเรียน

• สร้างรายงานทางการเงินที่ชัดเจนสําหรับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหรือการตรวจสอบ

ฟีเจอร์ใดบ้างที่คุณควรค้นหาในซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้

ซอฟต์แวร์อย่าง Stripe Invoicing จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ นี่คือสิ่งที่คุณควรมองหาในตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่เป็นไปได้

คุณภาพของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้สามารถส่งผลต่อการที่ลูกค้าจะทำงานกับคุณอีกครั้งหรือไม่ Stripe ช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งนั้นชัดเจน เข้าใจง่าย และลูกค้าสามารถชำระเงินได้อย่างง่ายดาย ซึ่งอาจเน้นย้ำถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและทำให้คุณโดดเด่นในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูง

การตรวจจับข้อผิดพลาด

ปัญหาต่างๆ เช่น การลืมเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า การเรียกเก็บภาษีในจำนวนที่ไม่ถูกต้อง และการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง อาจทำให้ผลกำไรของคุณลดลง Stripe Invoicing ทําให้องค์ประกอบเหล่านี้ทํางานโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก

ตัวเลือกการกําหนดเวลา

คนส่วนใหญ่ไม่ได้ใส่ใจมากนักเมื่อต้องส่งใบแจ้งหนี้ แต่เรื่องเวลาเป็นสิ่งสำคัญ Stripe ทำให้การทดลองกับตัวแปรเหล่านี้และทดสอบตัวเลือกต่างๆ เป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น คุณอาจทดลองส่งใบแจ้งหนี้ภายในหนึ่งชั่วโมงหลังจากโครงการเสร็จสิ้น และพบว่าจะช่วยเพิ่มระยะเวลาการชำระเงินได้

การวิเคราะห์แบบละเอียด

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่ดีจะแสดงกระแสรายรับของคุณและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเงินที่สามารถดําเนินการได้ ตัวอย่างเช่น รายได้ของคุณมาจากลูกค้าที่กลับมาใช้บริการซ้ำเป็นจํานวนเท่าใด ใบแจ้งหนี้ของคุณกี่เปอร์เซ็นต์ที่ไม่ได้รับการชำระเงิน และลูกค้าต้องได้รับการแจ้งเตือนให้ชำระเงินบ่อยแค่ไหน

การผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์อื่น

ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ของคุณควรเป็นเหมือนส่วนขยายโดยธรรมชาติของเทคโนโลยีที่คุณใช้ในปัจจุบัน Stripe ได้รับการออกแบบมาเพื่อผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ทางบัญชีสำหรับการกระทบยอด ฐานข้อมูลลูกค้าสำหรับใบแจ้งหนี้สำหรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า และเครื่องมือติดตามเวลาสำหรับการเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง

ข้อควรพิจารณาข้ามพรมแดน

ธุรกิจที่ดําเนินงานในต่างประเทศต้องจัดการกับสกุลเงินต่างๆ กฎภาษีท้องถิ่น และความล่าช้าในการประมวลผลการชําระเงินที่อาจเกิดขึ้น ตัวเลือกซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้บางแบบจะช่วยแปลงสกุลเงินได้อย่างเดียว แต่ Stripe ก้าวไปอีกขั้นด้วยฟีเจอร์การปฏิบัติตามกหมายภาษีท้องถิ่นและการประมวลผลการชำระเงินที่ใช้งานในระดับนานาชาติ

คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างไร

ธุรกิจควรปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้เหมาะกับแบรนด์ของตนและตอบโจทย์ความต้องการของตัวเองรวมถึงลูกค้าของธุรกิจเหล่านั้น วิธีที่คุณสามารถดำเนินการได้โดยใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing มีดังนี้

อัตลักษณ์แบรนด์

• โลโก้และสีแบรนด์: เสริมสร้างอัตลักษณ์โดยการรวมโลโก้ จับคู่สีใบแจ้งหนี้กับชุดสีของแบรนด์ และเลือกแบบอักษรที่เหมาะกับสไตล์ของคุณ

• ข้อความที่ปรับให้เหมาะกับบุคคล: ใส่ข้อความขอบคุณแบบกำหนดเอง คำแนะนำการชำระเงิน หรือเงื่อนไขการบริการเพื่อเพิ่มความรู้สึกของการใส่ใจ

รายละเอียดของงานที่ให้บริการ

• เรียกเก็บเงินแบบแยกรายการ: แจกแจงการเรียกเก็บเงินตามผลิตภัณฑ์ บริการ หรือเวลาที่ใช้

• คําอธิบายที่กําหนดเอง: แก้ไขป้ายรายการสินค้าให้ตรงกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณส่งมอบ

• การแนบไฟล์: เพื่อให้มีบริบทครบถ้วน ให้เพิ่มเอกสารประกอบ เช่น สัญญา รายละเอียดการแจกแจง และระยะเวลาของโครงการ

การคํานวณภาษีและสกุลเงิน

• การคํานวณภาษี: เรียกเก็บภาษีโดยอัตโนมัติตามตําแหน่งที่ตั้งของลูกค้าหรือกฎที่กํากับดูแลธุรกิจของคุณ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีสินค้าและบริการ (GST)

• รองรับหลายสกุลเงิน: หากคุณร่วมงานกับลูกค้าต่างประเทศ ให้แสดงจํานวนเงินในสกุลเงินที่ลูกค้าต้องการเพื่อความชัดเจนและความสะดวกสบาย

ข้อมูลการชําระเงิน

• วันครบกําหนดการชําระเงิน: ปรับวันครบกำหนดเพื่อให้ตรงกับข้อตกลงของคุณ ไม่ว่าวันครบกำหนดเหล่านั้นจะเป็นทันที ภายใน 30 วันสุทธิ หรือเงื่อนไขที่กำหนดเอง

• วิธีการชําระเงิน: ปรับแต่งตัวเลือกการชำระเงิน (เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร กระเป๋าเงินดิจิทัล) ให้เหมาะกับรูปแบบที่ลูกค้าของคุณมีแนวโน้มจะใช้มากที่สุด

• คลิกเพื่อชําระเงิน: รวมปุ่มหรือลิงก์การชำระเงินแบบไลฟ์เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้ทันที

ตัวเลือกการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าและการสมัครใช้บริการ

• เทมเพลตการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า: ประหยัดเวลาด้วยการสร้างเทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งซ้ำๆ เช่น ค่าธรรมเนียมรายเดือนและค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก

• ส่วนลดอัตโนมัติ: ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าด้วยส่วนลดต่อเนื่องหรือการเรียกเก็บเงินตามสัดส่วนสําหรับการเปลี่ยนแปลงการสมัครใช้บริการ

การแปลภาษาให้เหมาะกับท้องถิ่น

• เนื้อหาที่แปลเป็นภาษาท้องถิ่น: ใช้ภาษาที่ลูกค้าต้องการเพื่อปรับแต่งใบแจ้งหนี้

• การจัดรูปแบบตามภูมิภาค: ปรับรูปแบบวันที่ โครงสร้างที่อยู่ และรูปแบบการกำหนดหมายเลขให้ตรงตามบรรทัดฐานท้องถิ่น

การติดตามและการรายงาน

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: ใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่คุณและลูกค้าจะอ้างอิงถึงได้

• หมายเหตุภายใน: รวมส่วนที่คุณมองเห็นได้เท่านั้น ซึ่งคุณสามารถเขียนรายละเอียดสำคัญๆ ไว้เพื่อเตือนความจำ

• หมวดหมู่ใบแจ้งหนี้: จัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้เพื่อให้ติดตามได้ง่ายขึ้น