ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้จะจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ในทุกแง่มุม ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการคํานวณภาษี การเตือนการชําระเงิน และการติดตามบัญชีลูกหนี้แบบเรียลไทม์ โปรแกรมเหล่านี้สามารถจัดการใบแจ้งหนี้ได้หลายพันใบต่อเดือน ผสานการทำงานกับระบบการเงินอื่นๆ เพื่อดึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง และแม้แต่แจ้งเตือนความคลาดเคลื่อนหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังลูกค้า ในแบบสํารวจปี 2023 ผู้นําด้านบัญชีเจ้าหนี้ 35% บอกว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับการลดการใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษและงานที่ต้องทำด้วยตนเอง
ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงประเภทของธุรกิจที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ ฟีเจอร์ที่คุณควรมองหา และวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบเองด้วยเทคโนโลยีนี้
บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
- ใครคือผู้ได้รับประโยชน์มากที่สุดจากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้
- ฟีเจอร์ใดที่คุณควรมองหาในซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้
- คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างไร
ใครคือผู้ได้รับประโยชน์มากที่สุดจากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้
แม้ธุรกิจเกือบทุกแห่งจะได้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ แต่ซอฟต์แวร์ที่จัดการกระบวนการเรียกเก็บเงินบ่อย ซับซ้อน หรือปริมาณมากมักจะเห็นผลตอบแทนจากการลงทุนสูงที่สุด ต่อไปนี้คือรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับภาคส่วนๆ และสถานการณ์เหล่านี้
ผู้ทํางานอิสระและธุรกิจขนาดเล็ก
ผู้ทํางานอิสระ ที่ปรึกษา และกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวมักจะไม่มีแผนกบัญชีโดยเฉพาะ ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ช่วยให้ธุรกิจเหล่านี้ดําเนินการดังต่อไปนี้ได้
ประหยัดเวลาด้วยการทำให้กระบวนการซ้ำๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ประจำ เป็นอัตโนมัติ
รักษาความเป็นมืออาชีพด้วยเทมเพลตที่สวยงามและปรับแต่งได้
ติดตามการชําระเงินและส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้า
ธุรกิจที่ให้บริการ
อุตสาหกรรมที่คิดเงินรายชั่วโมงหรือเป็นโครงการ เช่น สำนักงานกฎหมาย หน่วยงานการตลาด และบริการไอที อาจประสบปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการที่ซับซ้อนและข้อผิดพลาดในการคำนวณความเสี่ยง ซึ่งสามารถใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้เพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้
บริการที่แจกแจงเป็นรายการที่ให้ไว้ บางครั้งอาจครอบคลุมหลายวันหรือพนักงานหลายคน
ผสานการทํางานเครื่องมือติดตามเวลาไว้ในใบแจ้งหนี้โดยตรง
สร้างรายงานโดยละเอียดสําหรับลูกค้าหรือการตรวจสอบภายใน
ธุรกิจแบบสมัครใช้บริการ
บริษัทที่มีบริการแบบสมัครใช้บริการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจบริการซอฟต์แวร์(SaaS) ยิม หรือแพลตฟอร์มเนื้อหา ต่างก็ต้องพึ่งพาการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าเป็นอย่างมาก ซึ่งสามารถใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้เพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้
ออกใบแจ้งหนี้รายเดือนหรือรายปีโดยอัตโนมัติ
จัดการการแบ่งชําระตามสัดส่วนสําหรับการอัปเกรดหรือการยกเลิก
ติดตามสถานะการชําระเงินสําหรับการชําระเงินตามรอบบิลที่ดําเนินอยู่
อีคอมเมิร์ซและร้านค้าปลีก
ธุรกิจอีคอมเมิร์ซมักจะต้องรับมือกับปริมาณธุรกรรมที่สูงและทำงานร่วมกับลูกค้าทั่วโลก พวกเขาสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อดำเนินการดังนี้
สร้างใบแจ้งหนี้สําหรับการซื้อทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ
ใช้กฎภาษีกับภูมิภาคต่างๆ
ผสานการทํางานกับเกตเวย์การชําระเงินและระบบการจัดการสินค้าคงคลัง
การก่อสร้างและการซื้อขาย
สำหรับผู้รับเหมาและช่างฝีมือ การคำนวณระยะเวลาสำคัญของโครงการ วัสดุ และต้นทุนแรงงานอาจทำให้การออกใบแจ้งหนี้มีความซับซ้อน ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้สามารถช่วยได้ดังนี้
สร้างใบแจ้งหนี้แบบแจกแจงอย่างละเอียด
จัดการการชําระเงินความคืบหน้าสําหรับโครงการระยะยาว
ผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีเพื่อติดตามความสามารถในการทํากําไรของโครงการโดยรวม
ผู้ประกอบวิชาชีพด้านงานสร้างสรรค์
ช่างภาพ นักออกแบบ และนักเขียน มักทำงานตามโครงการแต่ละโครงการ ซอฟต์แวร์สามารถดำเนินการได้ดังนี้
เปิดใช้งานการเรียกเก็บเงินแบบยืดหยุ่นที่รวมเงินฝาก เป้าหมายสำคัญระหว่างทาง และการชำระเงินครั้งสุดท้าย
แสดงใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่น่าดึงดูดใจซึ่งสอดคล้องกับแบรนด์
จัดการกฎภาษีที่แตกต่างกันไปสําหรับลูกค้าในทุกภูมิภาคหรือประเทศ
ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี
ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีสามารถใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้สําหรับ:
ระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การกําหนดเวลาการนัดหมาย
ฟีเจอร์ที่สอดคล้องกับพระราชบัญญัติการโอนย้ายและความรับผิดชอบประกันสุขภาพ (HIPAA) เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า
ปรับแต่งสำหรับการเรียกร้องประกันภัยและการเรียกเก็บเงินแบบร่วมจ่าย
องค์กรไม่แสวงผลกําไรและสถาบันการศึกษา
สําหรับองค์กรไม่แสวงผลกําไรและสถาบันการศึกษา ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้สามารถ:
ทําให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายเพื่อจุดประสงค์ด้านการให้เงินทุน
จัดการการชําระเงินสําหรับผู้บริจาค ผู้เข้าร่วมกิจกรรม หรือนักเรียน
สร้างรายงานทางการเงินที่ชัดเจนสําหรับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหรือการตรวจสอบ
ฟีเจอร์ใดบ้างที่คุณควรค้นหาในซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้
ซอฟต์แวร์อย่าง Stripe Invoicing จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ นี่คือสิ่งที่คุณควรมองหาในตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่เป็นไปได้
คุณภาพของใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้สามารถส่งผลต่อการที่ลูกค้าจะทำงานกับคุณอีกครั้งหรือไม่ Stripe ช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งนั้นชัดเจน เข้าใจง่าย และลูกค้าสามารถชำระเงินได้อย่างง่ายดาย ซึ่งอาจเน้นย้ำถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและทำให้คุณโดดเด่นในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูง
การตรวจจับข้อผิดพลาด
ปัญหาต่างๆ เช่น การลืมเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า การเรียกเก็บภาษีในจำนวนที่ไม่ถูกต้อง และการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง อาจทำให้ผลกำไรของคุณลดลง Stripe Invoicing ทําให้องค์ประกอบเหล่านี้ทํางานโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก
ตัวเลือกการกําหนดเวลา
คนส่วนใหญ่ไม่ได้ใส่ใจมากนักเมื่อต้องส่งใบแจ้งหนี้ แต่เรื่องเวลาเป็นสิ่งสำคัญ Stripe ทำให้การทดลองกับตัวแปรเหล่านี้และทดสอบตัวเลือกต่างๆ เป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น คุณอาจทดลองส่งใบแจ้งหนี้ภายในหนึ่งชั่วโมงหลังจากโครงการเสร็จสิ้น และพบว่าจะช่วยเพิ่มระยะเวลาการชำระเงินได้
การวิเคราะห์แบบละเอียด
ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่ดีจะแสดงกระแสรายรับของคุณและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเงินที่สามารถดําเนินการได้ ตัวอย่างเช่น รายได้ของคุณมาจากลูกค้าที่กลับมาใช้บริการซ้ำเป็นจํานวนเท่าใด ใบแจ้งหนี้ของคุณกี่เปอร์เซ็นต์ที่ไม่ได้รับการชำระเงิน และลูกค้าต้องได้รับการแจ้งเตือนให้ชำระเงินบ่อยแค่ไหน
การผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์อื่น
ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ของคุณควรเป็นเหมือนส่วนขยายโดยธรรมชาติของเทคโนโลยีที่คุณใช้ในปัจจุบัน Stripe ได้รับการออกแบบมาเพื่อผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ทางบัญชีสำหรับการกระทบยอด ฐานข้อมูลลูกค้าสำหรับใบแจ้งหนี้สำหรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า และเครื่องมือติดตามเวลาสำหรับการเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง
ข้อควรพิจารณาข้ามพรมแดน
ธุรกิจที่ดําเนินงานในต่างประเทศต้องจัดการกับสกุลเงินต่างๆ กฎภาษีท้องถิ่น และความล่าช้าในการประมวลผลการชําระเงินที่อาจเกิดขึ้น ตัวเลือกซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้บางแบบจะช่วยแปลงสกุลเงินได้อย่างเดียว แต่ Stripe ก้าวไปอีกขั้นด้วยฟีเจอร์การปฏิบัติตามกหมายภาษีท้องถิ่นและการประมวลผลการชำระเงินที่ใช้งานในระดับนานาชาติ
คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างไร
ธุรกิจควรปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้เหมาะกับแบรนด์ของตนและตอบโจทย์ความต้องการของตัวเองรวมถึงลูกค้าของธุรกิจเหล่านั้น วิธีที่คุณสามารถดำเนินการได้โดยใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing มีดังนี้
อัตลักษณ์แบรนด์
โลโก้และสีแบรนด์: เสริมสร้างอัตลักษณ์โดยการรวมโลโก้ จับคู่สีใบแจ้งหนี้กับชุดสีของแบรนด์ และเลือกแบบอักษรที่เหมาะกับสไตล์ของคุณ
ข้อความที่ปรับให้เหมาะกับบุคคล: ใส่ข้อความขอบคุณแบบกำหนดเอง คำแนะนำการชำระเงิน หรือเงื่อนไขการบริการเพื่อเพิ่มความรู้สึกของการใส่ใจ
รายละเอียดของงานที่ให้บริการ
เรียกเก็บเงินแบบแยกรายการ: แจกแจงการเรียกเก็บเงินตามผลิตภัณฑ์ บริการ หรือเวลาที่ใช้
คําอธิบายที่กําหนดเอง: แก้ไขป้ายรายการสินค้าให้ตรงกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณส่งมอบ
การแนบไฟล์: เพื่อให้มีบริบทครบถ้วน ให้เพิ่มเอกสารประกอบ เช่น สัญญา รายละเอียดการแจกแจง และระยะเวลาของโครงการ
การคํานวณภาษีและสกุลเงิน
การคํานวณภาษี: เรียกเก็บภาษีโดยอัตโนมัติตามตําแหน่งที่ตั้งของลูกค้าหรือกฎที่กํากับดูแลธุรกิจของคุณ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีสินค้าและบริการ (GST)
รองรับหลายสกุลเงิน: หากคุณร่วมงานกับลูกค้าต่างประเทศ ให้แสดงจํานวนเงินในสกุลเงินที่ลูกค้าต้องการเพื่อความชัดเจนและความสะดวกสบาย
ข้อมูลการชําระเงิน
วันครบกําหนดการชําระเงิน: ปรับวันครบกำหนดเพื่อให้ตรงกับข้อตกลงของคุณ ไม่ว่าวันครบกำหนดเหล่านั้นจะเป็นทันที ภายใน 30 วันสุทธิ หรือเงื่อนไขที่กำหนดเอง
วิธีการชําระเงิน: ปรับแต่งตัวเลือกการชำระเงิน (เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร กระเป๋าเงินดิจิทัล) ให้เหมาะกับรูปแบบที่ลูกค้าของคุณมีแนวโน้มจะใช้มากที่สุด
คลิกเพื่อชําระเงิน: รวมปุ่มหรือลิงก์การชำระเงินแบบไลฟ์เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้ทันที
ตัวเลือกการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าและการสมัครใช้บริการ
เทมเพลตการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า: ประหยัดเวลาด้วยการสร้างเทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งซ้ำๆ เช่น ค่าธรรมเนียมรายเดือนและค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก
ส่วนลดอัตโนมัติ: ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าด้วยส่วนลดต่อเนื่องหรือการเรียกเก็บเงินตามสัดส่วนสําหรับการเปลี่ยนแปลงการสมัครใช้บริการ
การแปลภาษาให้เหมาะกับท้องถิ่น
เนื้อหาที่แปลเป็นภาษาท้องถิ่น: ใช้ภาษาที่ลูกค้าต้องการเพื่อปรับแต่งใบแจ้งหนี้
การจัดรูปแบบตามภูมิภาค: ปรับรูปแบบวันที่ โครงสร้างที่อยู่ และรูปแบบการกำหนดหมายเลขให้ตรงตามบรรทัดฐานท้องถิ่น
การติดตามและการรายงาน
หมายเลขใบแจ้งหนี้: ใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่คุณและลูกค้าจะอ้างอิงถึงได้
หมายเหตุภายใน: รวมส่วนที่คุณมองเห็นได้เท่านั้น ซึ่งคุณสามารถเขียนรายละเอียดสำคัญๆ ไว้เพื่อเตือนความจำ
หมวดหมู่ใบแจ้งหนี้: จัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้เพื่อให้ติดตามได้ง่ายขึ้น
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ