El software de creación de facturas gestiona todos los aspectos del proceso de facturación, desde la generación de facturas hasta el cálculo de impuestos, los recordatorios de pagos y el seguimiento en tiempo real de las cuentas por cobrar. Estos programas son capaces de manejar miles de facturas por mes, integrarse con otros sistemas financieros para obtener detalles relevantes e incluso señalar discrepancias o problemas potenciales antes de que se envíen las facturas a los clientes. En una encuesta de 2023, el 35 % de los responsables de cuentas por pagar afirmaron que estaban priorizando la eliminación de las facturas en papel y las tareas manuales.

A continuación analizaremos los tipos de empresas que más pueden beneficiarse de un software de elaboración de facturas, qué funciones debes buscar y cómo crear facturas personalizadas con esta tecnología.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Quién se beneficia más del software de elaboración de facturas?
  
• ¿Qué características debe buscar en un software de creación de facturas?
  
• ¿Cómo se pueden personalizar las facturas con un software?
  

¿Quién se beneficia más del software para crear facturas?

Aunque casi cualquier empresa puede beneficiarse de un software de elaboración de facturas, las que gestionan procesos de facturación frecuentes, complejos o de gran volumen son las que obtienen el mayor retorno de la inversión. A continuación, se analizan más de cerca estos sectores y escenarios.

Trabajadores autónomos y pequeñas empresas

Los autónomos, los consultores y los propietarios únicos a menudo carecen de departamentos de contabilidad dedicados. El software de elaboración de facturas puede ayudar a estas empresas a:

• Ahorrar tiempo automatizando tareas repetitivas, como las facturas recurrentes

• Mantener la profesionalidad con plantillas bien elaboradas y personalizables

• Realizar un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios a los clientes

Empresas de servicios

Los sectores que facturan por hora o por proyecto, como los bufetes de abogados, las agencias de marketing y los servicios de TI, pueden tener problemas con procesos complejos y correr el riesgo de errores de cálculo. Estas actividades pueden utilizar un software de elaboración de facturas para:

• Detallar los servicios prestados, a veces en varias fechas o empleados

• Integrar herramientas de seguimiento del tiempo directamente en las facturas

• Generar informes detallados para clientes o revisiones internas

Empresas basadas en suscripciones

Las empresas que ofrecen servicios de suscripción, ya sean empresas de software como servicio (SaaS), gimnasios o plataformas de contenido, dependen en gran medida de la facturación recurrente. Estas actividades pueden utilizar un software de elaboración de facturas para:

• Automatizar la facturación mensual o anual

• Gestionar prorrateos por actualizaciones o cancelaciones

• Hacer un seguimiento de los estados de pago de las suscripciones en curso

E-commerce y comercio minorista

Las empresas de e-commerce a menudo hacen malabarismos con altos volúmenes de transacciones y trabajan con clientes de todo el mundo. Estas empresas pueden utilizar el software para:

• Generar facturas automáticamente para compras en línea

• Aplicar las normas fiscales de las diferentes regiones

• Realizar la integración con pasarelas de pago y sistemas de gestión de inventario

Construcción y oficios

Para los contratistas y comerciantes, tener en cuenta los hitos del proyecto, los materiales y los costes de mano de obra puede complicar la facturación. El software de elaboración de facturas puede ayudarles a:

• Crear facturas detalladas y detalladas

• Gestionar pagos de progreso para proyectos a largo plazo

• Realiza la integración con software de contabilidad para realizar un seguimiento de la rentabilidad general del proyecto

Profesionales creativos

Los fotógrafos, diseñadores y escritores a menudo trabajan por proyecto. El software puede:

• Habilitar una facturación flexible que incorpore depósitos, hitos y pagos finales.

• Presentar las facturas en un formato visualmente atractivo y coherente con sus marcas.

• Gestionar las diferentes normas fiscales de los clientes en distintas regiones o países.

Proveedores de atención médica y bienestar

Desde médicos de práctica privada hasta entrenadores personales, los proveedores de atención médica y bienestar pueden usar software de elaboración de facturas para:

• Sistemas de facturación automatizados que se integran con el software de programación de citas

• Funciones que cumplen con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) para proteger la información confidencial del cliente

• Personalización para reclamaciones de seguros y facturación de copagos

Instituciones educativas y sin ánimo de lucro

Para las instituciones educativas y sin ánimo de lucro, el software de elaboración de facturas puede hacer lo siguiente:

• Simplificar la facturación con fines de financiación

• Gestionar los pagos a donantes, participantes en eventos o estudiantes

• Generar informes financieros claros para las partes interesadas o auditorías

¿Qué funciones debes buscar en un software de generación de facturas?

Un software como Stripe Invoicing puede ayudarte a sacar el máximo provecho de tu proceso de facturación. Esto es lo que debes buscar en una solución de software.

Calidad de las facturas

La calidad de las facturas puede hacer que los clientes se planteen si vuelven a trabajar contigo. Stripe garantiza que las facturas que envías son claras, intuitivas y fáciles de pagar para los clientes, lo que puede enfatizar tu profesionalidad y diferenciarte en sectores competitivos.

Detección de errores

Problemas como olvidarse de incluir un recargo por mora, cobrar una cantidad incorrecta de impuestos y enviar una factura al cliente equivocado pueden reducir tus ganancias. Stripe Invoicing automatiza estos elementos, reduciendo significativamente el riesgo de errores.

Opciones de programación

La mayoría de las personas no piensan mucho en el momento en que envían facturas, pero el tiempo es importante. Stripe facilita la experimentación con estas variables y probar diferentes opciones. Por ejemplo, podrías experimentar con el envío de facturas en el plazo de una hora después de la finalización del proyecto y descubrir que optimiza los calendarios de pago.

Análisis detallados

Un buen software de facturación puede mostrarte cómo fluyen tus ingresos y proporcionar información práctica sobre tus finanzas. Por ejemplo, ¿qué parte de tus ingresos proviene de clientes habituales? ¿Qué porcentaje de tus facturas quedan impagadas y con qué frecuencia necesitan los clientes recordatorios para pagar?

Integración con otro software

Tu software de facturación debe parecerse una extensión natural de la tecnología que ya usas. Stripe ha sido diseñado para integrarse con software de contabilidad para la conciliación, bases de datos de clientes para facturas recurrentes y herramientas de seguimiento del tiempo para la facturación por hora.

Consideraciones sobre operaciones transfronterizas

Las empresas que operan a nivel internacional necesitan gestionar diferentes divisas, las normas fiscales locales y las posibles demoras en el procesamiento de los pagos. Si bien algunas opciones de software de facturación solo ayudan con la conversión de divisas, Stripe va más allá con el cumplimiento de impuestos locales y las funciones de procesamiento de pagos que funcionan a nivel internacional.

¿Cómo se pueden personalizar las facturas con un software?

Las empresas deben personalizar sus facturas para reflejar sus marcas y satisfacer sus necesidades únicas y las de sus clientes. A continuación te explicamos cómo hacerlo con un software para crear facturas como Stripe Invoicing.

Identidad de marca

• Logotipos y colores de la marca: Refuerza tu identidad incluyendo tu logotipo, haciendo coincidir los colores de tu factura con la paleta de tu marca y eligiendo fuentes que reflejen tu estilo.

• Mensajes personalizados: Incluye una nota de agradecimiento personalizada, instrucciones de pago o condiciones de servicio para darle un toque humano.

Detalles del trabajo realizado

• Desglose de cargos: Desglosa los cargos por producto, servicio o tiempo dedicado.

• Descripciones personalizadas: Edita las etiquetas de las partidas para que coincidan con los servicios o productos que ofreces.

• Archivos adjuntos: Para proporcionar un contexto completo, añade documentos justificativos como contratos, desgloses detallados y cronogramas del proyecto.

Cálculos de impuestos y divisas

• Cálculos de impuestos: Aplica automáticamente impuestos en función de la ubicación del cliente o de las normas que rigen tu empresa, como el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Soporte multidivisa: Si trabajas con clientes internacionales, muestra los importes en sus divisas preferidas para mayor claridad y comodidad.

Información de pago

• Plazos de pago: Ajusta las fechas de vencimiento para que coincidan con tus acuerdos (sean inmediatos, 30 días netos o términos personalizados).

• Formas de pago: Personaliza las opciones de pago (p. ej., tarjeta de crédito, transferencia bancaria, monederos digitales) según el método más utilizado por tus clientes.

• Haz clic para pagar: Incluye botones o enlaces de pago activo para que los clientes puedan liquidar sus facturas de inmediato.

Opciones recurrentes y de suscripción

• Plantillas recurrentes: Ahorra tiempo creando plantillas para las facturas que envías repetidamente, por ejemplo, para los anticipos mensuales y las comisiones de suscripción.

• Descuentos automatizados: Personaliza las facturas recurrentes con descuentos continuos o cargos prorrateados por cambios en las suscripciones.

Localización de idiomas

• Contenido localizado: Utiliza el idioma preferido por el cliente para personalizar las facturas.

• Formato regional: Ajusta los formatos de fecha, las estructuras de las direcciones y los estilos de numeración para que coincidan con las normas locales.

Seguimiento y generación de informes

• Números de factura: Usa números de factura que sean claros para ti y para tu cliente.

• Notas internas: Incluye una sección que sea visible solo para ti, donde puedas anotar los detalles importantes que deban tenerse en cuenta.

• Categorías de facturas: Clasifica las facturas para facilitar el seguimiento.