Une application de facturation aide les entreprises et les particuliers à créer, envoyer et gérer des factures de manière automatique. Avec une application de facturation, vous pouvez rapidement saisir des détails tels que le nom de votre client, les services ou produits fournis, le coût et les conditions de paiement, et l’application générera une facture d’aspect professionnel que vous pourrez envoyer à votre client par courriel ou par d’autres méthodes numériques.

De nombreuses applications de facturation permettent de suivre les paiements, d’envoyer des rappels pour les factures en retard et de stocker l’historique de toutes vos transactions, ce qui vous permet de gagner du temps et d’augmenter vos chances d’être payé à temps. La différence est claire : 87 % des entreprises qui ont automatisé les processus de comptabilité client, tels que la facturation, signalent une amélioration de la vitesse globale des processus. Ci-dessous, nous vous expliquons les fonctionnalités à rechercher dans une application de facturation, comment ces applications améliorent la gestion de la trésorerie et combien elles coûtent.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans une application de facturation?
  
• Comment les applications de facturation peuvent-elles améliorer la gestion de la trésorerie?
  
• Quels sont les coûts d’utilisation des applications de facturation?
  

Quelles fonctionnalités rechercher dans une application de facturation?

La bonne application de facturation est efficace, fiable et s’intègre parfaitement à votre flux de travail. Voici les caractéristiques qui peuvent avoir le plus d’importance :

• Modèles de factures personnalisables : Vos factures doivent être à l’image de votre entreprise. Recherchez des applications qui vous permettent d’ajouter votre logo, les couleurs de votre marque et des champs personnalisés.

• Interface conviviale : Donnez la priorité aux applications grâce à un design épuré et intuitif qui minimise les clics et élimine les étapes inutiles.

• Options de paiement intégrées : Une bonne application de facturation permet aux clients de payer la facture par carte de crédit, par PayPal, par virement ACH ou par des méthodes plus récentes telles que Apple Pay.

• Fonctionnalités de facturation récurrente : Recherchez une application avec facturation récurrente automatisée si vous avez des clients mandataires ou si vous utilisez des services par abonnement. Ces applications permettent de mettre à jour facilement les conditions ou les frais des factures sans partir de zéro.

• Rappels de paiement automatisés : L’application doit offrir des rappels de paiement personnalisables, vous permettant de définir le ton, le moment et la fréquence, afin que vous n’ayez pas à courir après les paiements manuellement.

• Suivi des dépenses : Certaines applications de facturation vous permettent d’enregistrer les dépenses liées au projet pour les inclure dans les factures des clients. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises dans lesquelles la répercussion des coûts est courante.

• Prise en charge de plusieurs devises et langues : Si vous travaillez avec des clients internationaux, vous aurez besoin d’une facturation qui prend en charge les transactions et les traductions multidevises. Recherchez des applications qui calculent automatiquement les conversions de devises à l’aide des taux en temps réel et vous permettent d’envoyer des factures dans la langue préférée du client.

• Fonctionnalités fiscales intégrées : Votre application de facturation doit gérer automatiquement le calcul des taxes, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente. Il devrait également prendre en charge les taux d’imposition basés sur l’emplacement et produire des rapports fiscaux au besoin pour répondre aux exigences réglementaires.

• Accessibilité mobile : Une application mobile dédiée ou une interface adaptée aux mobiles vous permet de créer, d’envoyer et de gérer des factures depuis votre téléphone ou votre tablette.

• Intégrations tierces : Choisissez une application de facturation qui s’intègre à vos systèmes, qu’il s’agisse de QuickBooks pour la comptabilité, d’outils de gestion de la relation client (GRC) tels que Salesforce ou de plateformes de gestion de projet telles qu’Asana ou Trello.

• Rapports et analyses détaillés : Recherchez des applications qui vous offrent des données exploitables sur les délais de paiement, la rentabilité des clients, les soldes impayés et les tendances en matière de flux de trésorerie.

• Sécurité des données : Choisissez une application qui utilise le chiffrement et le stockage infonuagique sécurisé et qui est conforme à des réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la Loi californienne sur la protection de la vie privée du consommateur (CCPA) pour protéger les données des clients. Recherchez des fonctionnalités telles que l’authentification à deux facteurs pour une protection accrue.

• Des tarifs qui s’adaptent : Recherchez des tarifs qui conviennent à votre entreprise dès maintenant et qui vous accompagneront dans votre expansion. De nombreuses applications proposent des plans à plusieurs niveaux qui vous permettent de commencer avec des fonctionnalités de base et d’ajouter des services au fur et à mesure de votre croissance.

Comment les applications de facturation peuvent-elles améliorer la gestion de la trésorerie?

Les applications de facturation peuvent vous donner plus de contrôle, de visibilité et de prévisibilité sur vos finances. Voici comment procéder :

Des paiements plus rapides

Plus vite vous créez et envoyez une facture, plus vite vous pouvez être payé. Les applications de facturation accélèrent ce processus en réduisant le temps consacré à la mise en forme des documents et à la recherche des données des clients. Sur les applications avec des options de paiement intégrées, les clients peuvent payer à partir de la facture, ce qui facilite le processus.

Moins de soldes impayés

Les applications de facturation permettent de traiter les factures en retard en automatisant les rappels de paiement et en appliquant les conditions de paiement. Par exemple, vous pouvez configurer des rappels pour inciter les clients à payer avant une date d’échéance ou peu de temps après. Cette persévérance peut conduire à des paiements plus rapides sans avoir besoin de suivis personnels.

Des flux de trésorerie plus prévisibles

Les applications de facturation offrent une visibilité en temps réel sur les paiements en attente et facilitent le suivi des tendances : quels clients paient rapidement, lesquels prennent plus de temps à payer et quels services ou produits sont vos revenus les plus réguliers. Ces données vous aident à prévoir vos flux de trésorerie en toute confiance.

Planification fiscale simplifiée

Les applications de facturation qui gèrent le calcul des taxes vous permettent de savoir quelle part de vos encaissements est due au titre de la taxe de vente, de la TVA ou d’autres obligations. Cela vous permet d’allouer vos liquidités de manière appropriée et d’éviter les mauvaises surprises au moment de payer vos impôts.

Moins d’erreurs de facturation

Qu’il s’agisse d’un montant ou d’informations de paiement incorrects ou d’une ligne fiscale manquante, les erreurs sur les factures peuvent entraîner des retards et vous faire perdre des clients. Les applications de facturation réduisent ces risques en automatisant les calculs et en standardisant le processus.

Des informations plus détaillées sur les paiements

De nombreuses applications de facturation disposent de tableaux de bord ou de rapports qui montrent votre santé financière en temps réel. En plus de suivre les factures en retard, vous pouvez voir des tendances telles que :

• Le délai de paiement habituel des clients (cycle de paiement moyen)

• Les fluctuations saisonnières des revenus

• Vos clients ou services les plus rémunérateurs

Grâce à ces données, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées quant au moment d’investir, au moment de conserver votre argent ou au moment de négocier de nouvelles conditions avec vos clients.

Quels sont les coûts d’utilisation des applications de facturation?

De nombreuses applications de facturation fonctionnent sur un modèle d’abonnement, avec des forfaits allant de la gratuité à 50 $ par mois ou plus, tandis que d’autres facturent un petit pourcentage par facture. Les plans gratuits incluent souvent des fonctionnalités de base telles que la création, l’envoi et le suivi des factures. Les forfaits payants s’accompagnent généralement de fonctionnalités supplémentaires, telles que :

• Image de marque personnalisée

• Rappels automatisés

• Facturation récurrente

• Suivi des dépenses

• Calcul automatisé des taxes

• Intégration avec les logiciels comptables

• Analyses détaillées

• Rapports personnalisés

Certaines applications gratuites ou moins coûteuses peuvent avoir des coûts cachés, tels qu’un niveau d’efficacité inférieur ou un manque d’intégrations, ce qui signifie que vous passerez plus de temps à saisir manuellement des données. Bien que les applications gratuites puissent convenir à des entreprises individuelles ou à de petites entreprises, les entreprises en pleine expansion ont souvent besoin des fonctionnalités avancées des versions payantes.

Voici d’autres frais à prendre en compte lors de l’utilisation d’applications de facturation :

• Frais de traitement : De nombreuses applications facturent des frais de transaction pour le traitement des paiements. Il s’agit généralement d’un pourcentage du montant de la facture (p. ex. 2 % + 0,20 $ par transaction pour les cartes de crédit) ou de frais fixes pour des moyens de paiement spécifiques comme les virements ACH.

• Frais internationaux : Si vous travaillez à l’étranger, il est possible que vous payiez des frais supplémentaires pour la conversion de devises ou la facturation internationale.

• Frais supplémentaires facturés : Certaines applications limitent le nombre de factures que vous pouvez envoyer au cours d’une période donnée en fonction de votre forfait. Si vous dépassez ce plafond, vous risquez d’avoir à payer des frais de dépassement ou de devoir passer à un forfait supérieur.

• Frais d’intégration : Si l’application de facturation s’intègre à d’autres logiciels tels que QuickBooks, Xero ou Salesforce, vous devrez peut-être payer ces intégrations dans le cadre de votre offre d’application de facturation ou via la plateforme connectée.

• Frais de personnalisation ou d’API : Les entreprises qui ont besoin de flux de travail ou d’intégrations personnalisés utilisent souvent une interface de programmation d’application (API). Certains plans Premium peuvent inclure l’accès à une API, ou vous pouvez être facturé en fonction de l’utilisation.