Una aplicación de facturación ayuda a las empresas y a los particulares a crear, enviar y gestionar facturas mediante la automatización. Con una aplicación de facturas, puedes introducir rápidamente datos como el nombre de tu cliente, los servicios o productos prestados, el costo y las condiciones de pago, y la aplicación generará una factura de aspecto profesional que podrás enviar a tu cliente por correo electrónico u otros métodos digitales.

Muchas aplicaciones de facturación hacen un seguimiento de los pagos, envían recordatorios de facturas vencidas y almacenan registros de todas tus transacciones, lo que te permite ahorrar tiempo y aumentar las probabilidades de recibir pagos a tiempo. La diferencia es clara: el 87 % de las empresas que automatizaron los procesos de cuentas por cobrar (AR), como la facturación, reportan mejoras en la velocidad general del proceso. A continuación, te explicamos qué funcionalidades debes buscar en una aplicación de facturación, cómo estas aplicaciones mejoran la gestión del efectivo y cuánto cuestan.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué funcionalidades debes buscar en una aplicación de facturación?
  
• ¿Cómo pueden las aplicaciones de facturación mejorar la gestión del efectivo?
  
• ¿Cuáles son los costos de usar aplicaciones de facturación?
  

¿Qué funcionalidades debes buscar en una aplicación de facturación?

La aplicación de facturación adecuada es eficiente, confiable y se adapta perfectamente a tu flujo de trabajo. Estas son las funcionalidades que más pueden importar:

• Plantillas de facturas personalizables: tus facturas deben reflejar tu empresa. Busca aplicaciones que te permitan agregar tu logotipo, colores de marca y campos personalizados.

• Interfaz fácil de usar: prioriza las aplicaciones con un diseño limpio e intuitivo que minimice los clics y elimine los pasos innecesarios.

• Opciones de pago integradas: una buena aplicación de facturación permitirá a los clientes pagar la factura mediante tarjetas de crédito, PayPal, transferencias de la cámara de compensación automatizada (ACH) o métodos más nuevos como Apple Pay.

• Funcionalidades de facturas recurrentes: busca una aplicación con facturación recurrente automatizada si tienes clientes fijos o utilizas servicios basados en suscripciones. Estas aplicaciones facilitan la actualización de las condiciones o comisiones de las facturas sin tener que empezar de cero.

• Recordatorios automáticos de pagos: la aplicación debe ofrecer recordatorios de pago personalizables, que te permitan establecer el tono, el momento y la frecuencia, para que no tengas que perseguir los pagos manualmente.

• Seguimiento de gastos: algunas aplicaciones de facturación te permiten registrar los gastos relacionados con el proyecto para incluirlos en las facturas de los clientes. Esto es particularmente útil para las empresas en las que la transferencia de costos es común.

• Admisión de múltiples monedas e idiomas: si trabajas con clientes internacionales, necesitarás una facturación que admita transacciones y traducciones en múltiples monedas. Busca aplicaciones que calculen automáticamente las conversiones de divisas utilizando tipos de cambio en tiempo real y que te permitan enviar facturas en el idioma preferido del cliente.

• Funcionalidades fiscales integradas: tu aplicación de facturas debe gestionar automáticamente los cálculos de impuestos, incluidos el impuesto al valor agregado (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y el impuesto sobre las ventas. También debe admitir tasas impositivas basadas en la ubicación y producir informes fiscales según sea necesario para los requisitos reglamentarios.

• Accesibilidad móvil: una aplicación móvil dedicada o una interfaz optimizada para dispositivos móviles te permite crear, enviar y administrar facturas desde tu teléfono o tableta.

• Integraciones de terceros: elige una aplicación de facturación que se integre con tus sistemas, ya sea QuickBooks para contabilidad, herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce, o plataformas de gestión de proyectos como Asana o Trello.

• Informes y análisis detallados: busca aplicaciones que te ofrezcan datos procesables sobre los plazos de pago, la rentabilidad de los clientes, los saldos pendientes y las tendencias de flujo de caja.

• Seguridad de los datos: elige una aplicación que utilice cifrado y almacenamiento seguro en la nube, y que cumpla con normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) para proteger los datos de los clientes. Comprueba funcionalidades como la autenticación de dos factores para una mayor protección.

• Precios que escalen: busca precios que tengan sentido para tu empresa ahora y que te ayuden a medida que creces. Muchas aplicaciones tienen planes escalonados que te permiten empezar con funcionalidades básicas y agregar servicios a medida que creces.

¿Cómo pueden las aplicaciones de facturación mejorar la gestión del efectivo?

Las aplicaciones de facturación pueden darte más control, visibilidad y previsibilidad en tus finanzas. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Pagos más rápidos

Cuanto más rápido crees y envíes una factura, antes recibirás los pagos. Las aplicaciones de facturación aceleran ese proceso al reducir el tiempo dedicado a formatear documentos y rastrear los detalles del cliente. En las aplicaciones con opciones de pago integradas, los clientes pueden pagar desde la factura, lo que facilita el proceso.

Menos saldos pendientes

Las aplicaciones de facturación ayudan a hacer frente a las facturas vencidas automatizando los recordatorios de pago y haciendo cumplir las condiciones de pago. Por ejemplo, puedes configurar recordatorios para avisar a los clientes antes de una fecha de vencimiento o poco después. Esta persistencia puede conducir a cobros más rápidos sin necesidad de seguimientos personales.

Flujo de caja más predecible

Las aplicaciones de facturación proporcionan visibilidad en tiempo real de los pagos pendientes y facilitan el seguimiento de patrones: qué clientes pagan rápido, cuáles tardan más en pagar y qué servicios o productos son tus fuentes de ingresos más constantes. Estos datos te ayudan a pronosticar el flujo de efectivo con confianza.

Planificación fiscal más sencilla

Las aplicaciones de facturación que gestionan los cálculos de impuestos te ayudan a consultar qué parte de tu efectivo entrante se debe para el impuesto sobre las ventas, el IVA u otras obligaciones. Esto te ayuda a asignar el efectivo de manera adecuada y a evitar sorpresas cuando llegue el momento de pagar impuestos.

Menos errores en las facturas

Ya sea que se trate de un monto o detalle de pago incorrecto o de una línea impositiva faltante, los errores en las facturas pueden provocar demoras y costarte clientes. Las aplicaciones de facturación reducen estos riesgos automatizando los cálculos y estandarizando el proceso.

Información más detallada sobre los pagos

Muchas aplicaciones de facturación tienen dashboards o informes que muestran tu estado financiero en tiempo real. Además de hacer un seguimiento de las facturas vencidas, puedes consultar tendencias como:

• Cuánto tiempo suelen tardar los clientes en pagar (tu ciclo de pago promedio)

• Fluctuaciones estacionales en los ingresos

• Los clientes o servicios que mejor pagan

Con estos datos, puedes tomar decisiones más inteligentes sobre cuándo invertir, cuándo contenerte o cuándo negociar nuevas condiciones con los clientes.

¿Cuáles son los costos de usar aplicaciones de facturación?

Muchas aplicaciones de facturación funcionan con un modelo de suscripción, con planes que van desde gratis hasta $50 al mes o más, mientras que otras cobran un pequeño porcentaje por factura. Los planes gratuitos suelen incluir funcionalidades básicas como la creación, el envío y el seguimiento de facturas. Los planes de pago suelen incluir más funcionalidades, como las siguientes:

• Personalización de la imagen de marca

• Recordatorios automáticos

• Facturación recurrente

• Seguimiento de gastos

• Cálculo de impuestos automatizado

• Integración con software contable

• Análisis detallados

• Informes personalizados

Algunas aplicaciones gratuitas o de menor costo pueden tener costos ocultos, como un menor nivel de eficiencia o falta de integraciones, lo que significa que dedicarás más tiempo a introducir datos manualmente. Aunque las aplicaciones gratuitas pueden funcionar para empresas unipersonales u operaciones pequeñas, las empresas en expansión a menudo descubren que necesitan las funcionalidades avanzadas de las versiones pagas.

Estas son otras comisiones que debes tener en cuenta al usar aplicaciones de facturación:

• Comisiones por procesamiento: muchas aplicaciones cobran comisiones de transacciones por procesar los pagos. Estas comisiones suelen ser un porcentaje del importe de la factura (p. ej., 2 % + $0.20 por transacción para tarjetas de crédito) o una comisión fija para métodos de pago específicos, como las transferencias ACH.

• Comisiones internacionales: si trabajas en el extranjero, es posible que pagues una comisión adicional por la conversión de monedas o la facturación global.

• Comisiones complementarias por factura: algunas aplicaciones limitarán la cantidad de facturas que puedes enviar en un período determinado según tu plan. Si superas ese límite, es posible que incurras en comisiones por consumo excedente o que tengas que cambiar a un plan superior.

• Comisiones de integración: si la aplicación de facturación se integra con otro software, como QuickBooks, Xero o Salesforce, es posible que tengas que pagar por esas integraciones como parte de tu plan de la aplicación de facturación o a través de la plataforma conectada.

• Comisiones de personalización o API: las empresas que necesitan flujos de trabajo o integraciones personalizadas suelen utilizar una interfaz de programación de aplicaciones (API). Algunos planes premium pueden incluir acceso a una API o se te puede cobrar en función del consumo.