En faktureringsapp hjälper företag och privatpersoner att skapa, skicka och hantera fakturor genom automatisering. Med en faktureringsapp kan du snabbt lägga in uppgifter som din kunds namn, tillhandahållna tjänster eller produkter, kostnaden och eventuella betalningsvillkor. Appen genererar sedan en professionell faktura som du kan skicka till din kund via e-post eller andra digitala metoder.

Många faktureringsappar spårar betalningar, skickar påminnelser om förfallna fakturor och sparar dokumentation för alla dina transaktioner, vilket sparar tid och gör det mer sannolikt att du får betalt i tid. Skillnaden är tydlig: 87 % av de företag som har automatiserade kundreskontraprocesser (AR) såsom fakturering anger att processen totalt sett går fortare. Nedan förklarar vi vilka funktioner du ska leta efter i en faktureringsapp, hur dessa appar förbättrar kontanthanteringen och hur mycket de kostar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka funktioner ska du leta efter i en faktureringsapp?
  
• Hur kan faktureringsappar förbättra kontanthanteringen?
  
• Vad kostar det att använda faktureringsappar?
  

Vilka funktioner ska du leta efter i en faktureringsapp?

Rätt faktureringsapp är effektiv, pålitlig och passar smidigt in i ditt arbetsflöde. Här är de funktioner som kan vara viktigast:

• Anpassningsbara fakturamallar: Dina fakturor ska återspegla ditt företag. Leta efter appar där du kan lägga till logotyp, varumärkesfärger och anpassade fält.

• Användarvänligt gränssnitt: Prioritera appar med en ren, intuitiv design som minimerar antalet klick och eliminerar onödiga steg.

• Integrerade betalningsalternativ: I en bra faktureringsapp kan kunderna betala via fakturan med kreditkort, PayPal, Automated Clearing House-överföringar (ACH) eller nyare metoder som Apple Pay.

• Funktioner för återkommande fakturor: Leta efter en app med automatiserad återkommande fakturering om du har arvodeskunder eller använder abonnemangsbaserade tjänster. Dessa appar gör det enkelt att uppdatera villkor eller avgifter på fakturorna utan att börja om från början.

• Automatiska betalningspåminnelser: Appen bör erbjuda anpassningsbara betalningspåminnelser – så att du kan ställa in ton, tidpunkt och frekvens – och slipper behöver jaga betalningar manuellt.

• Spårning av utgifter: Med vissa faktureringsappar kan du logga projektrelaterade utgifter och inkludera dem i kundfakturor. Detta är särskilt användbart för företag där kostnadsöverföring är vanligt.

• Stöd för flera valutor och språk: Om du arbetar med internationella kunder behöver du fakturering som stöder transaktioner i flera valutor och översättningar till olika språk. Leta efter appar som automatiskt beräknar valutaväxling med hjälp av realtidskurser och låter dig skicka fakturor på kundens föredragna språk.

• Inbyggda skattefunktioner: Din faktureringsapp bör automatiskt hantera skatteberäkningar, inklusive mervärdesskatt (moms), skatt på varor och tjänster (GST) och omsättningsskatt. Den bör också stödja platsbaserade skattesatser och vid behov ta fram skatterapporter för lagstadgade krav.

• Mobil tillgänglighet: Med en särskild mobilapp eller ett mobilvänligt gränssnitt kan du skapa, skicka och hantera fakturor från mobilen eller surfplattan.

• Integrationer från tredje part: Välj en faktureringsapp som integreras med dina system, oavsett om det är QuickBooks för redovisning, CRM-verktyg (Customer Relationship Management) som Salesforce eller projektledningsplattformar som Asana eller Trello.

• Detaljerad rapportering och analys: Leta efter appar som erbjuder användbara data om betalningstider, kundlönsamhet, utestående saldon och kassaflödestrender.

• Datasäkerhet: Välj en app som använder kryptering och säker molnlagring och som uppfyller bestämmelser som den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) eller California Consumer Privacy Act (CCPA) för att skydda kunddata. Kontrollera om det finns funktioner som tvåfaktorsautentisering för extra skydd.

• Skalbara priser: Leta efter priser som passar ditt företag nu och som hjälper dig efterhand som företaget växer. Många appar har nivåbaserade planer som gör att du kan börja med grundläggande funktioner och lägga till tjänster när du växer.

Hur kan faktureringsappar förbättra kontanthanteringen?

Faktureringsappar kan ge dig mer kontroll, synlighet och förutsägbarhet i din ekonomi. Så här gör du:

Snabbare betalningar

Ju snabbare du kan skapa och skicka en faktura, desto snabbare kan du få betalt. Faktureringsappar påskyndar den processen genom att minska den tid det tar att formatera dokument och spåra kundinformation. I appar med integrerade betalningsalternativ kan kunderna betala från fakturan, vilket gör processen enklare.

Färre utestående saldon

Faktureringsappar hjälper till att hantera förfallna fakturor genom att automatisera betalningspåminnelser och driva igenom betalningsvillkor. Du kan till exempel ställa in påminnelser för att ge kunder en knuff före eller strax efter ett förfallodatum. Denna uthållighet kan leda till snabbare inkassering utan att det behövs några personliga uppföljningar.

Mer förutsägbart kassaflöde

Faktureringsappar ger insyn i realtid i kommande betalningar och gör det enkelt att spåra mönster: vilka kunder som betalar snabbt, vilka som tar längre tid på sig att betala och vilka tjänster eller produkter som ger mest kontinuerliga inkomster. Dessa data hjälper dig att prognostisera kassaflödet med tillförsikt.

Enklare skatteplanering

Faktureringsappar som hanterar skatteberäkningar hjälper dig att se hur stor del av dina inkommande likvida medel som ska betalas till omsättningsskatt, moms eller andra åtaganden. Detta hjälper dig att allokera medlen på rätt sätt och undvika överraskningar när det är dags att betala skatt.

Färre fakturafel

Oavsett om det handlar om ett felaktigt belopp, felaktiga betalningsuppgifter eller en saknad skatterad, kan fakturamisstag leda till förseningar – och kosta kunderna pengar. Faktureringsappar minskar dessa risker genom att automatisera beräkningar och standardisera processen.

Djupare betalningsinsikter

Många faktureringsappar har översikter eller rapporter som visar din ekonomi i realtid. Förutom att spåra förfallna fakturor kan du se trender som:

• Hur lång tid det normalt tar för kunderna att betala (din genomsnittliga betalningscykel)

• Säsongsvariationer i inkomsterna

• Dina bäst betalande kunder eller tjänster

Med dessa data kan du fatta smartare beslut om när du ska investera, när du ska hålla tillbaka eller när du ska förhandla om nya villkor med kunder.

Vad kostar det att använda faktureringsappar?

Många faktureringsappar använder en modell som bygger på abonnemang, med planer som går från att vara gratis till att kosta 50 $ per månad eller mer, medan andra tar ut en mindre procentandel per faktura. Gratisplaner innehåller ofta grundläggande funktioner som att skapa, skicka och spåra fakturor. Betalplaner har vanligtvis ytterligare funktioner, såsom:

• Varumärkesanpassning

• Automatiska påminnelser

• Återkommande fakturering

• Spårning av utgifter

• Automatiserade skatteberäkningar

• Integration med bokföringsprogram

• Detaljerad analys

• Anpassade rapporter

Vissa kostnadsfria eller billigare appar kan ha dolda kostnader, till exempel en lägre effektivitetsnivå eller avsaknad av integrationer, vilket innebär att du får lägga extra tid på att mata in data manuellt. Även om gratisappar kan fungera för enskilda firmor eller mindre verksamheter, upptäcker växande företag ofta att de behöver de avancerade funktionerna i betalversioner.

Här är andra avgifter att tänka på när du använder faktureringsappar:

• Avgifter för behandling: Många appar tar ut transaktionsavgifter för att behandla betalningar. Dessa avgifter är vanligtvis en procentandel av fakturabeloppet (t.ex. 2 % + 0,20 USD per transaktion för kreditkort) eller en fast avgift för vissa betalningsmetoder som ACH-överföringar.

• Internationella avgifter: Om du arbetar internationellt kan du behöva betala en extra avgift för valutaväxling eller global fakturering.

• Ytterligare fakturaavgifter: Vissa appar har ett tak för hur många fakturor du får skicka under en viss period baserat på din plan. Om du överskrider det taket kan du behöva betala extra avgifter eller uppgradera till en högre plan.

• Integrationsavgifter: Om faktureringsappen integreras med annan programvara som QuickBooks, Xero eller Salesforce kan du behöva betala för dessa integrationer som en del av planen för din faktureringsapp eller via den anslutna plattformen.

• Anpassnings- eller API-avgifter: Företag som behöver anpassade arbetsflöden eller integrationer använder ofta ett API (Application Programming Interface). Vissa premiumplaner kan inkludera tillgång till ett API eller också kan du debiteras baserat på din användning.