Um aplicativo de faturamento ajuda empresas e indivíduos a criar, enviar e gerenciar faturas por automação. Com um aplicativo de faturas, você pode inserir rapidamente detalhes como o nome do seu cliente, os serviços ou produtos fornecidos, o custo e as condições de pagamento, e o aplicativo gerará uma fatura com aparência profissional que você pode enviar ao seu cliente por e-mail ou outros métodos digitais.

Muitos aplicativos de faturamento rastreiam pagamentos, enviam lembretes de contas vencidas e armazenam registros de todas as suas transações, economizando tempo e aumentando a probabilidade de receber pagamentos pontualmente. A diferença é clara: 87% das empresas que têm processos automatizados de contas a receber, como faturamento, relatam melhorias na velocidade geral dos processos. Abaixo, explicamos quais recursos um aplicativo de faturamento deve ter, como esses aplicativos melhoram a gestão de caixa e quanto custam.

O que há neste artigo?

• Quais recursos um aplicativo de faturamento deve ter?
  
• Como os aplicativos de faturamento podem melhorar a gestão de caixa?
  
• Quais são os custos de usar aplicativos de faturamento?
  

Quais recursos um aplicativo de faturamento deve ter?

O aplicativo de faturamento certo é eficiente, confiável e se encaixa perfeitamente no seu fluxo de trabalho. Veja os recursos que podem ser mais importantes:

• Modelos de fatura personalizáveis: suas faturas devem refletir sua empresa. Procure aplicativos que permitem adicionar seu logotipo, cores de marca e campos personalizados.

• Interface amigável: priorize aplicativos com um design limpo e intuitivo que minimiza cliques e elimina etapas desnecessárias.

• Opções de pagamento integradas: um bom aplicativo de faturamento permite que os clientes paguem a fatura usando cartões de crédito, PayPal, transferências ACH ou métodos mais recentes, como Apple Pay.

• Funções de faturas recorrentes: procure um aplicativo com faturamento recorrente automatizado se você tiver clientes que pagam de forma repetida ou usar serviços baseados em assinatura. Esses aplicativos facilitam a atualização dos termos ou tarifas nas faturas sem começar do zero.

• Lembretes automáticos de pagamento: o aplicativo deve oferecer lembretes de pagamento personalizáveis, permitindo definir o tom, o tempo e a frequência, para que você não precise correr atrás de pagamentos manualmente.

• Acompanhamento de despesas: alguns aplicativos de faturamento permitem registrar despesas relacionadas ao projeto para incluir nas faturas dos clientes. Isso é particularmente útil para empresas nas quais o repasse de custos é comum.

• Suporte para várias moedas e idiomas: se você trabalha com clientes internacionais, precisará de um faturamento compatível com transações em várias moedas e traduções. Procure aplicativos que calculem automaticamente as conversões de moedas usando taxas em tempo real e que permitam enviar faturas no idioma preferencial dos clientes.

• Recursos fiscais integrados: seu aplicativo de faturas deve gerenciar automaticamente os cálculos de impostos, incluindo imposto sobre valor agregado (IVA), imposto sobre bens e serviços (GST) e imposto sobre vendas. Deve também adaptar as alíquotas com base na localização e elaborar relatórios fiscais conforme necessário para os requisitos regulamentares.

• Acessibilidade em dispositivos móveis: um aplicativo móvel dedicado ou uma interface compatível com dispositivos móveis permite criar, enviar e gerenciar faturas em um celular ou tablet.

• Integrações de terceiros: escolha um aplicativo de faturamento que se integre aos seus sistemas, seja o QuickBooks para contabilidade, ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), como o Salesforce, ou plataformas de gerenciamento de projetos, como Asana ou Trello.

• Relatórios e análises detalhados: procure aplicativos que ofereçam dados acionáveis sobre cronogramas de pagamento, rentabilidade dos clientes, saldos pendentes e tendências de fluxo de caixa.

• Segurança de dados: escolha um aplicativo que use criptografia e armazenamento seguro na nuvem e que esteja em conformidade com regulamentos como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) ou a Lei de Privacidade dos Consumidores da Califórnia (CCPA) para proteger os dados dos clientes. Verifique se há recursos como autenticação de dois fatores para obter mais proteção.

• Precificação em escala: procure preços que façam sentido para a sua empresa agora e à medida que você cresce. Muitos aplicativos têm planos em níveis que permitem começar com recursos básicos e adicionar serviços à medida que sua empresa se expande.

Como os aplicativos de faturamento podem melhorar a gestão de caixa?

Os aplicativos de faturamento podem dar a você mais controle, visibilidade e previsibilidade em suas finanças. Veja como:

Pagamentos mais rápidos

Quanto mais rápido você criar e enviar uma fatura, mais cedo poderá ser pago. Os aplicativos de faturamento aceleram esse processo, reduzindo o tempo gasto formatando documentos e rastreando detalhes dos clientes. Em aplicativos com opções de pagamento integradas, os clientes podem pagar pela fatura, facilitando o processo.

Menos saldos pendentes

Os aplicativos de faturamento ajudam a combater faturas vencidas com a automação de lembretes de pagamento e a aplicação de termos de pagamento. Por exemplo, você pode configurar lembretes para notificar os clientes antes de uma data de vencimento ou logo depois. Essa persistência pode levar a coletas mais rápidas, sem a necessidade de acompanhamento pessoal.

Fluxo de caixa mais previsível

Os aplicativos de faturamento fornecem visibilidade em tempo real de pagamentos pendentes e facilitam o rastreamento de padrões: quais clientes pagam rapidamente, quais demoram mais para pagar e quais serviços ou produtos oferecem ganhos mais consistentes. Esses dados ajudam a prever o fluxo de caixa com confiança.

Planejamento tributário mais fácil

Aplicativos de faturamento que lidam com cálculos fiscais ajudam você a ver qual parte do dinheiro recebido é devido para impostos sobre vendas, IVA ou outras obrigações. Isso ajuda a alocar o dinheiro adequadamente e evitar surpresas na hora de pagar impostos.

Menos erros nas faturas

Seja um valor incorreto, detalhes de pagamento ou falta de declaração de impostos, erros nas faturas podem causar atrasos e custar caro aos clientes. Os aplicativos de faturamento reduzem esses riscos ao automatizar os cálculos e padronizar o processo.

Insights de pagamento mais detalhados

Muitos aplicativos de faturamento têm painéis ou relatórios que mostram sua saúde financeira em tempo real. Além de acompanhar faturas vencidas, você pode ver tendências como:

• Quanto tempo os clientes costumam levar para pagar (seu ciclo de pagamento médio)

• Flutuações sazonais da renda

• Seus clientes ou serviços mais bem pagos

Com esses dados, é possível tomar decisões mais inteligentes sobre quando investir, quando esperar ou quando negociar novos termos com os clientes.

Quais são os custos de usar aplicativos de faturamento?

Muitos aplicativos de faturamento operam em um modelo de assinatura, com planos que variam de gratuitos a US$ 50 por mês ou mais, enquanto outros cobram uma pequena porcentagem por fatura. Os planos gratuitos geralmente incluem recursos básicos, como criação, envio e rastreamento de faturas. Normalmente, os planos pagos têm recursos adicionais, como:

• Marca personalizada

• Lembretes automatizados

• Cobrança recorrente

• Acompanhamento de despesas

• Automação dos cálculos fiscais

• Integração com software contábil

• Análise detalhada

• Relatórios personalizados

Alguns aplicativos gratuitos ou de menor custo podem ter custos ocultos, como um nível mais baixo de eficiência ou falta de integrações, o que significa que você gastará tempo extra inserindo dados manualmente. Embora os aplicativos gratuitos possam funcionar para empresários individuais ou pequenas operações, empresas em escala frequentemente descobrem que precisam dos recursos avançados das versões pagas.

Veja outras tarifas que devem ser consideradas ao usar aplicativos de faturamento:

• Tarifas de processamento: muitos aplicativos cobram tarifas de transação para processar pagamentos. Essas tarifas geralmente são uma porcentagem do valor da fatura (ex.: 2% + US$ 0,20 por transação com cartões de crédito) ou uma tarifa fixa para formas de pagamento específicas, como transferências ACH.

• Taxas internacionais: se você trabalha internacionalmente, pode pagar uma tarifa extra por conversão de moedas ou faturamento global.

• Tarifas adicionais da fatura: alguns aplicativos limitam o número de faturas que você pode enviar em um determinado período com base no seu plano. Se você exceder esse limite, poderá incorrer em tarifas sobre o uso excedente ou precisar fazer upgrade para um plano superior.

• Taxas de integração: se o aplicativo de faturamento se integrar a outros softwares, como QuickBooks, Xero ou Salesforce, pode ser necessário pagar por essas integrações como parte do plano do aplicativo de faturamento ou por meio da plataforma conectada.

• Tarifas de personalização ou API: empresas que precisam de fluxos de trabalho ou integrações personalizados geralmente usam uma interface de programação de aplicativos (API). Alguns planos premium podem incluir acesso a uma API, ou você pode ser cobrado com base no uso.