Eine App für die Rechnungsstellung hilft Unternehmen und Einzelpersonen durch Automatisierung Rechnungen zu erstellen, zu senden und zu verwalten. Mit einer App für die Rechnungsstellung können Sie schnell Details wie den Namen Ihres Kunden/Ihrer Kundin, die angebotenen Dienstleistungen oder Produkte, die Kosten und alle Zahlungsbedingungen eingeben, und die App generiert eine professionell aussehende Rechnung, die Sie Ihrem Kunden/Ihrer Kundin per E-Mail oder auf andere digitale Weise senden können.

Viele Apps für die Rechnungsstellung verfolgen Zahlungen, senden Erinnerungen für überfällige Rechnungen und speichern Aufzeichnungen über alle Ihre Transaktionen. So sparen Sie Zeit und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Der Unterschied ist deutlich: 87 % der Unternehmen, die ihre Debitorenbuchhaltung (AR) automatisiert haben, berichten von Verbesserungen bei der Gesamteffizienz der Prozesse. Im Folgenden erklären wir, auf welche Funktionen Sie bei einer App für die Rechnungsstellung achten sollten, wie diese Apps das Liquiditätsmanagement verbessern und wie viel sie kosten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer App für die Rechnungsstellung achten?
  
• Wie können Apps für die Rechnungsstellung das Cash-Management verbessern?
  
• Was kostet die Nutzung von Apps für die Rechnungsstellung?
  

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer App für die Rechnungsstellung achten?

Die richtige App für die Rechnungsstellung ist effizient, zuverlässig und fügt sich nahtlos in Ihren Workflow ein. Dies sind die wichtigsten Funktionen:

• Anpassbare Rechnungsvorlagen: Ihre Rechnungen sollten Ihr Unternehmen widerspiegeln. Suchen Sie nach Apps, mit denen Sie Ihr Logo, Ihre Markenfarben und nutzerdefinierte Felder hinzufügen können.

• Nutzerfreundliche Oberfläche: Priorisieren Sie Apps mit einem klaren, intuitiven Design, das Klicks minimiert und unnötige Schritte eliminiert.

• Integrierte Zahlungsmöglichkeiten: Mit einer guten App für die Rechnungsstellung können Kundinnen und Kunden per Kreditkarte, PayPal, ACH-Überweisung (Automated Clearing House) oder neueren Methoden wie Apple Pay bezahlen.

• Funktionen für wiederkehrende Rechnungen: Suchen Sie nach einer App mit automatischer, wiederkehrender Rechnungsstellung, wenn Sie mit Kundinnen und Kunden auf Basis von Vorschüssen arbeiten oder Abonnement-basierte Dienste nutzen. Mit diesen Apps können Sie ganz einfach die Konditionen oder Gebühren auf Rechnungen aktualisieren, ohne bei Null anfangen zu müssen.

• Automatische Zahlungserinnerungen: Die App sollte anpassbare Zahlungserinnerungen bieten, bei denen Sie den Ton, den Zeitpunkt und die Häufigkeit festlegen können. So müssen Sie Zahlungen nicht manuell nachverfolgen.

• Ausgabenverfolgung: Bei einigen Apps für die Rechnungsstellung können Sie projektbezogene Ausgaben protokollieren, um sie in Kundenrechnungen aufzunehmen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, in denen die Weitergabe von Kosten üblich ist.

• Unterstützung mehrerer Währungen und Sprachen: Wenn Sie mit internationalen Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten, benötigen Sie eine Rechnungsstellung, die Transaktionen in mehreren Währungen und Übersetzungen unterstützt. Suchen Sie nach Apps, die Währungsumrechnungen automatisch anhand von Echtzeitkursen berechnen und mit denen Sie Rechnungen in der bevorzugten Sprache Ihrer Kundinnen und Kunden versenden können.

• Integrierte Steuerfunktionen: Ihre App für die Rechnungsstellung sollte Steuerberechnungen wie die Umsatzsteuer (USt.), die Steuer auf Waren und Dienstleistungen (GST) und die Verkaufssteuer automatisch abwickeln. Sie sollte auch standortbasierte Steuersätze unterstützen und Steuerberichte erstellen, wenn dies für die regulatorischen Anforderungen erforderlich ist.

• Zugänglichkeit auf Mobilgeräten: Mit einer speziellen mobilen App oder einer für Mobilgeräte optimierten Oberfläche können Sie Rechnungen von Ihrem Telefon oder Tablet aus erstellen, senden und verwalten.

• Integrationen von Drittanbietern: Wählen Sie eine App für die Rechnungsstellung, die sich in Ihre Systeme integrieren lässt, sei es QuickBooks für die Buchhaltung, CRM-Tools (Customer Relationship Management) wie Salesforce oder Projektmanagement-Plattformen wie Asana oder Trello.

• Detaillierte Berichte und Analysen: Suchen Sie nach Apps, die Ihnen verwertbare Daten zu Zahlungsfristen, Kundenrentabilität, ausstehenden Salden und Cashflow-Trends liefern.

• Datensicherheit: Wählen Sie eine App, die Verschlüsselung und sicheren Cloud-Speicher verwendet und Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder den California Consumer Privacy Act (CCPA) zum Schutz von Kundendaten erfüllt. Achten Sie auf Funktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzlichen Schutz.

• Flexible Preisgestaltung: Suchen Sie nach Preisen, die für Ihr Unternehmen jetzt sinnvoll sind und Sie bei Ihrer Expansion unterstützen. Viele Apps bieten gestaffelte Pläne, mit denen Sie mit den Grundfunktionen beginnen und bei Bedarf weitere Dienste hinzufügen können.

Wie können Apps für die Rechnungsstellung das Cash-Management verbessern?

Apps für die Rechnungsstellung bieten Ihnen mehr Kontrolle, Transparenz und Vorhersehbarkeit in Bezug auf Ihre Finanzen. Dafür gibt es Gründe:

Schnellere Zahlungen

Je schneller Sie eine Rechnung erstellen und versenden können, desto schneller können Sie bezahlt werden. Apps für die Rechnungsstellung beschleunigen diesen Prozess, indem sie den Zeitaufwand für die Formatierung von Dokumenten und das Aufspüren von Kundendaten reduzieren. Bei Apps mit integrierten Zahlungsoptionen können Kundinnen und Kunden von der Rechnung bezahlen, was den Prozess vereinfacht.

Weniger ausstehende Forderungen

Apps für die Rechnungsstellung helfen bei der Bewältigung überfälliger Rechnungen durch automatisierte Zahlungserinnerungen und Durchsetzung von Zahlungsbedingungen. Sie können beispielsweise Erinnerungen einrichten, um Kundinnen und Kunden vor einem Fälligkeitsdatum oder kurz danach an den jeweiligen Termin zu erinnern. Diese Vorgehensweise kann zu schnelleren Inkassovorgängen führen, ohne dass persönliche Nachfassaktionen erforderlich sind.

Besser planbare Liquidität

Apps für die Rechnungsstellung bieten Echtzeit-Einblicke in ausstehende Zahlungen und machen es einfach, Muster zu verfolgen: welche Kundinnen und Kunden schnell bezahlen, welche länger brauchen und welche Dienstleistungen oder Produkte am meisten zu Ihren Einnahmen beitragen. Diese Daten helfen Ihnen, den Cashflow zuverlässig zu prognostizieren.

Vereinfachte Steuerplanung

Mit Apps für die Rechnungsstellung, die Steuerberechnungen durchführen, können Sie nachvollziehen, welcher Anteil Ihres eingehenden Geldes für Sales Tax, USt. oder andere Verpflichtungen aussteht. So teilen Sie das Geld richtig ein und vermeiden Überraschungen, wenn es Zeit ist, Steuern zu zahlen.

Weniger Fehler in der Rechnung

Ob es sich um einen falschen Betrag oder eine falsche Zahlungsangabe oder eine fehlende Steuerzeile handelt – Fehler auf Rechnungen können zu Verzögerungen führen und den Verlust von Kundinnen und Kunden nach sich ziehen. Apps für die Rechnungsstellung reduzieren diese Risiken, indem sie Berechnungen automatisieren und den Prozess standardisieren.

Tiefere Einblicke in Zahlungen

Viele Apps für die Rechnungsstellung verfügen über Dashboards oder Berichte, die Ihre finanzielle Stabilität in Echtzeit anzeigen. Neben der Nachverfolgung überfälliger Rechnungen können Sie zum Beispiel diese Trends erkennen:

• Wie lange dauert es in der Regel, bis Kundinnen und Kunden bezahlen (Ihr durchschnittlicher Zahlungszyklus)

• Saisonale Schwankungen der Einnahmen

• Ihre lukrativsten Kundinnen und Kunden oder Dienstleistungen

Mit diesen Daten können Sie klügere Entscheidungen darüber treffen, wann Sie investieren, wann Sie sich zurückhalten oder wann Sie neue Bedingungen mit Kundinnen und Kunden aushandeln sollten.

Was kostet die Nutzung von Apps für die Rechnungsstellung?

Viele Apps für die Rechnungsstellung arbeiten mit Abonnementmodellen. Die Pläne reichen von kostenlos bis zu 50 US-Dollar pro Monat oder mehr, während andere nur einen geringen Prozentsatz pro Rechnung berechnen. Kostenlose Pläne enthalten oft grundlegende Funktionen wie Rechnungserstellung, -versand und -verfolgung. Kostenpflichtige Pläne bieten in der Regel zusätzliche Funktionen, wie z. B.:

• Nutzerdefiniertes Branding

• Automatisierte Erinnerungen

• Wiederkehrende Abrechnung

• Ausgabenverfolgung

• Automatisierte Steuerberechnungen

• Integration mit Buchhaltungssoftware

• Detaillierte Analysen

• Nutzerdefinierte Berichte

Einige kostenlose oder kostengünstigere Apps haben möglicherweise versteckte Kosten, wie z. B. ein geringeres Maß an Effizienz oder fehlende Integrationen, was bedeutet, dass Sie zusätzliche Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten verbringen. Kostenlose Apps eignen sich zwar für Einzelunternehmer/innen oder kleine Betriebe, doch wachsende Unternehmen stellen häufig fest, dass sie die erweiterten Funktionen kostenpflichtiger Versionen benötigen.

Folgende Gebühren sollten Sie bei der Nutzung von Apps für die Rechnungsstellung beachten:

• Bearbeitungsgebühren: Viele Apps erheben Transaktionsgebühren für die Verarbeitung von Zahlungen. Diese Gebühren sind in der Regel ein Prozentsatz des Rechnungsbetrags (z. B. 2 % + 0,20 USD pro Transaktion für Kreditkarten) oder eine Pauschalgebühr für bestimmte Zahlungsmethoden wie ACH-Überweisungen.

• Internationale Gebühren: Wenn Sie international tätig sind, fällt möglicherweise eine zusätzliche Gebühr für Währungsumrechnung oder globale Rechnungsstellung an.

• Zusätzliche Rechnungsgebühren: Abhängig von Ihrem Plan begrenzen einige Apps die Anzahl der Rechnungen, die Sie in einem bestimmten Zeitraum senden können. Wenn Sie diese Obergrenze überschreiten, fallen möglicherweise Überschreitungsgebühren an oder Sie müssen auf einen höheren Plan umsteigen.

• Integrationsgebühren: Wenn die App für die Rechnungsstellung in andere Software wie QuickBooks, Xero oder Salesforce integriert wird, müssen Sie für diese Integrationen möglicherweise im Rahmen Ihres Rechnungsstellungs-App-Plans oder über die verbundene Plattform bezahlen.

• Anpassungs- oder API-Gebühren: Unternehmen, die nutzerdefinierte Workflows oder Integrationen benötigen, verwenden häufig eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API). Einige Premium-Pläne können den Zugriff auf eine API beinhalten, oder es kann Ihnen eine nutzungsbasierte Gebühr berechnet werden.