Wenn Sie schon einmal etwas in den USA gekauft haben, haben Sie wahrscheinlich Verkaufssteuer bezahlt, ohne es überhaupt zu merken. Für ein Unternehmen ist die Einhaltung der Verkaufssteuerpflicht jedoch nicht ganz so einfach. Für eine regelkonforme Behandlung der Verkaufssteuer gibt es ein bestimmtes Verfahren, da sich die Regeln, Steuersätze und Gesetze häufig ändern.

Wie bei den meisten komplizierten Themen ist es auch hier am besten, mit den Grundlagen zu beginnen. Wir haben einen Leitfaden mit Informationen zur Verkaufssteuer zusammengestellt. Darin erfahren Sie beispielsweise, wann Sie sie von Ihrer Kundschaft einziehen sollten, warum die Steuersätze in den einzelnen US-Bundesstaaten unterschiedlich sind und was Sie zu tun haben, wenn es an der Zeit ist, die Verkaufssteuer anzumelden und abzuführen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Verkaufssteuer?
  
• Wann muss ich die Verkaufssteuer von meiner Kundschaft einziehen?
  
• Wie hoch ist der Verkaufssteuersatz in den USA?
  
• Was ist eine Verkaufssteuergenehmigung?
  
• Anmeldung und Abführung der Verkaufssteuer
  
• Verkaufssteuer vs. Verbrauchssteuer
  

Was ist die Verkaufssteuer?

Die Verkaufssteuer ist eine indirekte Steuer, die in den USA auf den Verkauf bestimmter Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie gilt als „indirekte Steuer“, weil sie dem Unternehmen auferlegt, aber von der Kundschaft bezahlt wird. Das Unternehmen zieht die Steuer über die Kundschaft ein und ist für die Übermittlung (Abführung) der Steuer an die zuständige Regierungsbehörde zu einem festgelegten Datum verantwortlich.

US-Bundesstaaten und -Gemeinden nutzen die Einnahmen aus der Verkaufssteuer, um Projekte wie Schulen, Straßen und Initiativen zur öffentlichen Sicherheit zu finanzieren. In den USA ist die Verkaufssteuer vorrangig Angelegenheit der Bundesstaaten und wird in jedem Bundesstaat unterschiedlich gehandhabt. In einigen Bundesstaaten wird die Verkaufssteuer auch als Transaktionssteuer oder allgemeine Verbrauchssteuer bezeichnet, aber das Konzept bleibt das gleiche.

Die Verkaufssteuer wird auf bundesstaatlicher Ebene geregelt. Das kann die Einhaltung der Vorschriften zur Verkaufssteuer erschweren. Einige Aspekte der Verkaufssteuer, die sich von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden, sind folgende:

• Welche Produkte und Dienstleistungen steuerpflichtig sind
  
• Kundenbezogene Ausnahmen
  
• Die Höhe des Steuersatzes
  
• Wie oft Verkäufer/innen Verkaufssteuererklärungen abgeben müssen
  
• Fälligkeitsdatum der Verkaufssteuererklärung
  

Wann muss ich die Verkaufssteuer von meiner Kundschaft einziehen?

Generell müssen Unternehmen außerhalb des Bundesstaates und im Ausland die Verkaufssteuer von ihrer Kundschaft einziehen, wenn sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten. In den USA werden diese Schwellenwerte für die wirtschaftliche Relevanz als „Economic Nexus“ bezeichnet und sind entweder umsatz- oder transaktionsbezogen oder beides. Beispielsweise müssen Unternehmen im US-Bundesstaat Georgia nur dann Verkaufssteuer von ihrer Kundschaft einziehen, wenn sie einen Umsatz von mehr als 100.000 US-Dollar oder mehr als 200 Transaktionen mit Kundinnen und Kunden in Georgia erzielt haben. In anderen Staaten wiederum gibt es nur Umsatzschwellen oder die Unternehmen müssen sowohl die Umsatz- als auch die Transaktionsschwelle überschreiten, bevor sie die Verkaufssteuer erheben müssen. Da die Verkaufssteuer auf Bundesstaatenebene geregelt wird, variieren diese Schwellenwerte in den USA.

Unternehmen können ihrer Verkaufssteuerpflicht auch nachkommen, indem sie in einem Bundesstaat physisch präsent sind oder dort einen physischen Nexus haben. Beispiele für Unternehmensaktivitäten, die einen physischen Nexus schaffen können, sind folgende:

• Standort: Ein Büro, Warehouse, Geschäft oder ein anderer physischer Geschäftssitz. Die Warenlagerung schafft häufig einen physischen Nexus.
  
• Mitarbeitende: Mitarbeitende, Auftragnehmer/innen, Verkäufer/innen, Monteurinnen oder Monteure oder andere Personen, die in einem Bundesstaat für Ihr Unternehmen tätig sind.
  
• Events: Produkte bei einer Messe oder einem anderen Event verkaufen.
  

Die Tatsache, dass Sie in einem Bundesstaat einen Nexus-Schwellenwert erreicht haben, bedeutet jedoch nicht, dass Sie zur Erhebung der Verkaufssteuer verpflichtet sind. Nicht alle Waren und Dienstleistungen sind steuerpflichtig. Wenn die von Ihnen verkauften Artikel nicht steuerpflichtig sind, müssen Sie auch keine Verkaufssteuer darauf erheben. Sie müssen sich möglicherweise dennoch registrieren. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Artikeln, die je nach Bundesstaat in der Regel von der Verkaufssteuer ausgenommen sind:

• Lebensmittel
  
• Bekleidung
  
• Bestimmte Bücher (Lehrbücher, religiöse Bücher usw.)
  
• Verschreibungspflichtige und nicht verschreibungspflichtige Medikamente
  
• Nahrungsergänzungsmittel
  

Es handelt sich hierbei nicht um eine vollständige Liste. Behalten Sie also im Hinterkopf, dass in einigen Bundesstaaten andere Artikel von der Verkaufssteuer befreit sein können. Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, sind außerdem viele Business-to-Business-Käufe von der Steuer ausgenommen. Wenn ein Unternehmen einen Artikel speziell für den Weiterverkauf erwirbt, kann es mithilfe eines Weiterverkaufszertifikats die Zahlung der Verkaufssteuer auf den Artikel vermeiden, da sie der Endkundschaft in Rechnung gestellt wird.

Wie hoch ist der Verkaufssteuersatz in den USA?

In den meisten Staaten gibt es einen einheitlichen Verkaufssteuersatz. Viele Staaten haben zudem zusätzliche lokale Verkaufssteuersätze auf Kreis-, Gemeinde- und Bezirksebene. Ein Verkaufssteuersatz für einen bestimmten Staat umfasst folglich den bundesweiten Verkaufssteuersatz plus alle lokalen Verkaufssteuersätze. In den USA gibt es über 11.000 Steuergebiete mit jeweils eigenen Steuersätzen und Vorschriften. Es gibt fünf Staaten die keine bundesweite Verkaufssteuer erheben: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon. In diesen Staaten können dennoch lokale Verkaufssteuersätze anfallen.

Um den richtigen Verkaufssteuersatz zu ermitteln, sollten Sie für jeden Bundesstaat und Zuständigkeitsbereich einzeln recherchieren, um sicherzugehen, dass Sie den richtigen Steuerbetrag erheben. Im Allgemeinen liegen die Verkaufssteuersätze in Bundesstaaten zwischen 4 % und 11 %.

Die Bundesstaaten verlangen von Unternehmen in der Regel, dass sie die Verkaufssteuer auf eine der beiden folgenden Arten erheben:

• Ursprungsbezogene Verkaufssteuererhebung
  
• Bestimmungsortbezogene Verkaufssteuererhebung
  

Dieses Konzept wird auch als „Sales Tax Sourcing“ bezeichnet. Unternehmen, die in Bundesstaaten ansässig sind, in denen die Verkaufssteuer nach dem Ursprungsprinzip erhoben wird, müssen die Verkaufssteuer möglicherweise an einem anderen Ort als der Kundenadresse erheben – beispielsweise am Standort des Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen in einem Ursprungsstaat wie Texas ansässig ist, würden Sie den Verkaufssteuersatz an Ihrem Wohnsitz, Warehouse, Geschäft oder einem anderen Hauptsitz bestimmen. Dann berechnen Sie der Kundschaft in Texas diesen Verkaufssteuersatz.

Unternehmen mit Sitz in Bundesstaaten, in denen die Verkaufssteuer basierend auf dem Bestimmungsort berechnet wird, müssen den Verkaufssteuersatz anhand der Käuferadresse oder einer anderen Zieladresse berechnen. Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, die Verkaufssteuersätze des Bundesstaates zu berechnen, in dem Ihr Käufer oder Ihre Käuferin ansässig ist. Die meisten Staaten nutzen diese Art der Verkaufssteuerermittlung.

Staatenübergreifende Verkäufe unterliegen immer dem Steuereinzug basierend auf dem Bestimmungsort.

Was ist eine Verkaufssteuergenehmigung?

Bevor Sie die Verkaufssteuer von Ihrer Kundschaft verlangen und einziehen können, müssen Sie sich für eine Verkaufssteuergenehmigung registrieren. Da die Verkaufssteuer von den Bundesstaaten individuell geregelt wird, müssen Sie sich in jedem Staat einzeln registrieren lassen, sobald Sie die Registrierungsanforderungen erfüllen. Diese Anforderungen basieren auf Faktoren wie der physischen Präsenz und dem Transaktionsvolumen. In einigen Staaten ist ggf. eine Registrierung auf lokaler Ebene erforderlich. Um sich für eine Verkaufssteuergenehmigung zu registrieren, müssen Sie allgemeine Unternehmensinformationen vorlegen. In einigen Bundesstaaten fällt eine geringe Registrierungsgebühr an. Die Registrierung erfolgt online. Die Registrierungslinks finden Sie hier.

Es gibt eine Ausnahme für Bundesstaaten, die am Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA) teilnehmen. Dieses Abkommen wurde eingeführt, um die Verwaltung der Verkaufssteuer zu vereinfachen und zu modernisieren. Dazu gehört auch das Verkaufssteuer-Registrierungsverfahren. Derzeit haben 24 Bundesstaaten Gesetze zur Einhaltung des SSUTA verabschiedet: Arkansas, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, North Carolina, North Dakota, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, West Virginia, Wisconsin und Wyoming. Verkäufer/innen können sich in diesen Bundesstaaten über das kostenlose Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) für die Verkaufssteuer registrieren. Nach der Registrierung können sie für jeden Staat ein eigenes Konto anlegen und müssen sich gesondert registrieren, wenn sie in einem nicht-SSUTA-konformen Bundesstaat Verkaufssteuer-Verpflichtungen haben.

Anmeldung und Abführung der Verkaufssteuer

Sobald Sie von Ihrer Kundschaft Verkaufssteuer einnehmen, reichen Sie eine Verkaufssteuererklärung ein und führen die eingenommene Verkaufssteuer an die zuständige bundesstaatliche oder lokale Steuerbehörde ab. Auf der Website der entsprechenden Steuerbehörde finden Sie Einzelheiten zur Einreichung und zum Fälligkeitsdatum. Die Fristen variieren je nach Bundesstaat und die Häufigkeit der Erklärung kann auch unterschiedlich sein. Große Unternehmen mit einer höheren Steuerschuld geben tendenziell häufiger (monatlich) eine Erklärung ab, während bei kleineren Unternehmen eine zweimonatliche oder vierteljährliche Abgabe genügt. Die pünktliche Abgabe der Erklärung ist die beste Methode, um Straf- und Zinszahlungen zu vermeiden, die mit einer verspäteten Abgabe einhergehen.

Auch wenn Sie in einem Berichtszeitraum keine Verkaufssteuern eingezogen haben, sind Sie möglicherweise trotzdem zur Abgabe einer Erklärung verpflichtet. Eine solche Erklärung nennt man „Nullmeldung“. Auch wenn Sie keine Steuern an die Finanzbehörden überweisen, sind Sie dennoch zur Abgabe einer Erklärung verpflichtet.

Verkaufssteuer vs. Verbrauchssteuer

„Verbrauchssteuer“ und „Verkaufssteuer“ sind Begriffe, die häufig synonym verwendet werden. Es handelt sich dabei aber um zwei unterschiedliche Steuern. Die Verbrauchssteuer fällt nur heim Verkauf bestimmter Produkte an. Artikel, die häufig der Verbrauchssteuer unterliegen, sind Zigaretten, Benzin und Flugtickets. Verbrauchssteuer und Verkaufssteuer können auf denselben Kauf erhoben werden oder die Verbrauchssteuer kann erhoben werden, wenn keine Verkaufssteuer erhoben wird. Außerdem handelt es sich bei der Verbrauchssteuer generell um einen Pauschalsatz und nicht um einen Prozentsatz des Umsatzes, wie bei der Verkaufssteuer.