แอปออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้ธุรกิจและบุคคลทั่วไปสร้าง ส่ง และจัดการใบแจ้งหนี้ได้ผ่านระบบอัตโนมัติ เมื่อใช้แอปใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใส่รายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อลูกค้า บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่จัดหาให้ ค่าใช้จ่าย และข้อกําหนดการชําระเงินใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นแอปจะสร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพซึ่งคุณสามารถส่งให้ลูกค้าได้ทางอีเมลหรือผ่านวิธีการดิจิทัลอื่นๆ

แอปออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากจะติดตามการชําระเงิน ส่งการแจ้งเตือนสําหรับใบเรียกเก็บเงินที่เลยกําหนด และจัดเก็บบันทึกธุรกรรมทั้งหมด ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มแนวโน้มที่คุณจะได้รับเงินตรงเวลา ข้อแตกต่างที่ชัดเจนมีดังนี้ 87% ของธุรกิจที่มีกระบวนการสําหรับบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) แบบอัตโนมัติ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ รายงานว่ากระบวนการโดยรวมมีความรวดเร็วขึ้น ด้านล่างเราจะอธิบายฟีเจอร์ต่างๆ ที่ควรมองหาในแอปออกใบแจ้งหนี้ วิธีที่แอปเหล่านี้ช่วยปรับปรุงการจัดการเงินสด และราคาแอปเหล่านั้น

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ฟีเจอร์ใดบ้างที่คุณควรมองหาในแอปออกใบแจ้งหนี้
  
• แอปออกใบแจ้งหนี้จะช่วยปรับปรุงการจัดการเงินสดได้อย่างไร
  
• การใช้แอปออกใบแจ้งหนี้มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง
  

ฟีเจอร์ใดบ้างที่คุณควรมองหาในแอปออกใบแจ้งหนี้

แอปออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมจะต้องมีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และเข้ากับขั้นตอนการทํางานของคุณได้อย่างราบรื่น นี่คือคุณสมบัติที่สําคัญที่สุด

• เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้: ใบแจ้งหนี้ควรสะท้อนถึงธุรกิจของคุณ มองหาแอปที่ให้คุณสามารถเพิ่มโลโก้ สีแบรนด์ และช่องที่กําหนดเองได้

• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย: ให้ความสําคัญแอปที่มีการออกแบบที่สะอาดสะอ้านและใช้งานง่าย ซึ่งลดจํานวนการคลิกและขจัดขั้นตอนที่ไม่จําเป็น

• ตัวเลือกการชําระเงินแบบผสานรวม: แอปออกใบแจ้งหนี้ที่ดีจะช่วยให้ลูกค้าชําระเงินผ่านใบแจ้งหนี้ได้โดยใช้บัตรเครดิต, PayPal, การโอนเงินผ่านสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) หรือวิธีการชําระเงินใหม่ๆ เช่น Apple Pay

• ฟังก์ชันใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า: มองหาแอปที่มีการส่งใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าแบบอัตโนมัติ หากคุณมีลูกค้าประจำหรือใช้บริการแบบชําระเงินตามรอบบิล แอปเหล่านี้จะช่วยให้คุณอัปเดตข้อกําหนดหรือค่าธรรมเนียมในใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเริ่มจากศูนย์

• การแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติ: แอปควรมีการแจ้งเตือนการชําระเงินแบบปรับแต่งได้ ให้คุณกําหนดน้ำเสียง เวลา และความถี่ คุณจึงไม่ต้องคอยตามให้ชำระเงินด้วยตัวคุณเอง

• การติดตามค่าใช้จ่าย: แอปออกใบแจ้งหนี้บางแอปให้คุณบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับโครงการเพื่อรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ของลูกค้าได้ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่มีการส่งผ่านต้นทุน

• รองรับหลายสกุลเงินและหลายภาษา: หากคุณร่วมงานกับลูกค้าต่างประเทศ คุณจะต้องส่งใบแจ้งหนี้ที่รองรับธุรกรรมและการแปลงหลายสกุลเงิน มองหาแอปที่คํานวณการแปลงสกุลเงินโดยอัตโนมัติโดยใช้อัตราแบบเรียลไทม์ และช่วยให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ในภาษาที่ลูกค้าต้องการได้

• ฟีเจอร์ภาษีในตัว: แอปใบแจ้งหนี้ของคุณควรจัดการการคํานวณภาษีโดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีสินค้าและบริการ (GST) และภาษีการขาย นอกจากนี้ยังควรรองรับอัตราภาษีตามตําแหน่งที่ตั้งและสร้างรายงานภาษีตามข้อกําหนดทางกฎหมายด้วย

• การเข้าถึงบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่โดยเฉพาะหรืออินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่จะช่วยให้คุณสร้าง ส่ง และจัดการใบแจ้งหนี้จากโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตได้

• การผสานการทํางานกับบริษัทอื่น: เลือกแอปออกใบแจ้งหนี้ที่ผสานการทํางานกับระบบของคุณ ไม่ว่าจะเป็น QuickBooks สําหรับการทําบัญชี การจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) เช่น Salesforce หรือแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ เช่น Asana หรือ Trello

• การรายงานและการวิเคราะห์อย่างละเอียด มองหาแอปที่นําเสนอข้อมูลที่นําไปปฏิบัติได้เกี่ยวกับลําดับเวลาการชําระเงิน ความสามารถในการทํากําไรของลูกค้า ยอดคงเหลือคงค้าง และแนวโน้มกระแสเงินสด

• การรักษาความปลอดภัยข้อมูล: เลือกแอปที่ใช้การเข้ารหัสและพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัย และเป็นไปตามข้อบังคับ เช่น กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) หรือกฎหมายความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคแห่งรัฐแคลิฟอร์เนีย (CCPA) เพื่อปกป้องข้อมูลของลูกค้า ตรวจสอบว่ามีฟีเจอร์อย่างเช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัย เพื่อการป้องกันเพิ่มเติม

• ค่าบริการที่ปรับขนาดได้: มองหาค่าบริการที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณในปัจจุบันและจะรองรับขณะที่คุณขยายธุรกิจ หลายๆ แอปมีหลายแพ็กเกจที่ให้คุณเริ่มต้นด้วยฟีเจอร์พื้นฐานและเพิ่มบริการไปพร้อมกับการเติบโต

แอปออกใบแจ้งหนี้จะช่วยปรับปรุงการจัดการเงินสดได้อย่างไร

แอปออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณควบคุม ดู และคาดการณ์ข้อมูลการเงินได้มากขึ้น วิธีการมีดังนี้

การชําระเงินที่รวดเร็วขึ้น

ยิ่งคุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้เร็วเท่าไหร่ คุณจะได้รับเงินเร็วขึ้นเท่านั้น แอปออกใบแจ้งหนี้เร่งความเร็วให้กับกระบวนการดังกล่าวโดยลดเวลาที่ใช้ในการจัดรูปแบบเอกสารและตามหารายละเอียดของลูกค้า ในแอปที่มีตัวเลือกการชําระเงินแบบผสานรวม ลูกค้าสามารถชําระเงินจากใบแจ้งหนี้ได้ซึ่งทําให้กระบวนการง่ายขึ้น

ยอดค้างชําระน้อยลง

แอปใบแจ้งหนี้จะช่วยจัดการใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดด้วยการทําให้การแจ้งเตือนการชําระเงินเป็นอัตโนมัติและบังคับใช้ข้อกําหนดการชําระเงิน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อสะกิดลูกค้าก่อนวันครบกําหนดหรือไม่ช้าหลังจากนั้น การไม่ติดตามผลนี้อาจทําให้เก็บเงินได้เร็วขึ้นโดยไม่จําเป็นต้องมีการติดตามผลด้วยตัวเอง

กระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้มากขึ้น

แอปออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบการชําระเงินที่รอดําเนินการได้แบบเรียลไทม์ และช่วยให้ติดตามรูปแบบต่างๆ ได้อย่างง่ายดายว่าลูกค้ารายใดชําระเงินอย่างรวดเร็ว รายใดอาจใช้เวลานานกว่าปกติ และบริการหรือผลิตภัณฑ์ใดของคุณที่มีรายได้สม่ำเสมอมากที่สุด ข้อมูลนี้จะช่วยคุณคาดการณ์กระแสเงินสดด้วยความมั่นใจ

การวางแผนด้านภาษีที่ง่ายขึ้น

แอปออกใบแจ้งหนี้ที่จัดการการคํานวณภาษีจะช่วยให้คุณดูว่ามีเงินสดส่วนใดที่ต้องชําระภาษีการขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือมีหน้าที่อื่นๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดสรรเงินสดได้อย่างเหมาะสมและหลีกเลี่ยงความประหลาดใจเมื่อถึงเวลาที่ต้องจ่ายภาษี

ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้น้อยลง

ไม่ว่าจะเป็นจํานวนเงินหรือรายละเอียดการชําระเงินที่ไม่ถูกต้องหรือบรรทัดภาษีที่ขาดหายไป ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้อาจทําให้เกิดความล่าช้า และทําให้คุณเสียลูกค้าไปได้ แอปออกใบแจ้งหนี้จะลดความเสี่ยงเหล่านี้ด้วยการคํานวณและสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการชําระเงินที่ลึกขึ้น

แอปออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากมีแดชบอร์ดหรือรายงานที่แสดงสถานะทางการเงินของคุณแบบเรียลไทม์ นอกเหนือจากการติดตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระแล้ว คุณยังสามารถดูแนวโน้มต่างๆ เช่น

• ปกติแล้วลูกค้าใช้เวลาเท่าใดในการชําระเงิน (รอบการชําระเงินโดยเฉลี่ย)

• ความผันผวนของรายรับตามฤดูกาล

• ลูกค้าหรือบริการที่ชําระเงินสูงสุดของคุณ

ด้วยข้อมูลนี้ คุณจะตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นว่าจะต้องลงทุนเมื่อใด ชะลอเมื่อใด หรือควรเจรจาข้อตกลงใหม่กับลูกค้าเมื่อใด

การใช้แอปออกใบแจ้งหนี้มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง

แอปออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากดําเนินงานในรูปแบบการชําระเงินตามรอบบิล โดยมีแพ็กเกจตั้งแต่แบบฟรีไปจนถึง 50 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนหรือมากกว่า ในขณะที่บางแอปจะเรียกเก็บเงินเป็นเปอร์เซ็นต์เล็กน้อยต่อใบแจ้งหนี้ แพ็กเกจฟรีมักประกอบด้วยฟีเจอร์พื้นฐาน เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้ การส่ง และการติดตาม แพ็กเกจแบบเสียค่าใช้จ่ายมักจะมาพร้อมกับฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น

• การสร้างแบรนด์ที่ออกแบบเอง

• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

• การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

• การติดตามค่าใช้จ่าย

• การคํานวณภาษีอัตโนมัติ

• การผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชี

• การวิเคราะห์อย่างละเอียด

• รายงานที่ออกแบบเอง

แอปที่ไม่มีค่าใช้จ่ายหรือมีค่าใช้จ่ายต่ําบางแอปอาจมีค่าใช้จ่ายแอบแฝง เช่น ประสิทธิภาพในระดับที่ต่ําลงหรือไม่มีการเชื่อมต่อการทํางาน ซึ่งหมายความว่าคุณจะเสียเวลาไปกับการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง แม้ว่าแอปฟรีอาจใช้ได้กับกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวหรือการดําเนินงานขนาดเล็ก แต่ธุรกิจที่กำลังขยายตัวมักจะต้องใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงของเวอร์ชันชําระเงิน

ต่อไปนี้คือค่าธรรมเนียมอื่นๆ ที่คุณควรทราบเมื่อใช้แอปออกใบแจ้งหนี้

• ค่าธรรมเนียมการดําเนินการ: หลายๆ แอปเรียกเก็บค่าธรรมเนียมธุรกรรมสําหรับการประมวลผลการชําระเงิน ค่าธรรมเนียมเหล่านี้มักเป็นเปอร์เซ็นต์ของจํานวนเงินในใบแจ้งหนี้ (เช่น 2% + 0.20 ดอลลาร์สหรัฐต่อธุรกรรมสําหรับบัตรเครดิต) หรือค่าธรรมเนียมคงที่สําหรับวิธีการชําระเงินบางวิธี เช่น การโอนเงินผ่าน ACH

• ค่าธรรมเนียมต่างประเทศ: หากคุณทํางานกับต่างประเทศ คุณอาจเสียค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสําหรับการแปลงสกุลเงินหรือการออกใบแจ้งหนี้ทั่วโลก

• ค่าธรรมเนียมใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม: บางแอปจะจํากัดจํานวนใบแจ้งหนี้ที่คุณสามารถส่งได้ในรอบเวลาที่กําหนดตามแพ็กเกจของคุณ หากเกินขีดจํากัดนี้ คุณอาจเสียค่าธรรมเนียมส่วนเกินหรือจําเป็นต้องอัปเกรดเป็นแพ็กเกจที่สูงขึ้น

• ค่าธรรมเนียมการผสานการทํางาน: หากแอปออกใบแจ้งหนี้ผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น QuickBooks, Xero หรือ Salesforce คุณอาจต้องชําระเงินสําหรับการผสานการทํางานดังกล่าวตามที่ระบุไว้ในแพ็กเกจแอปออกใบแจ้งหนี้หรือผ่านแพลตฟอร์มที่เชื่อมโยง

• ค่าธรรมเนียมการปรับแต่งหรือ API: ธุรกิจที่ต้องการขั้นตอนการทํางานหรือการเชื่อมต่อที่ออกแบบเองมักจะใช้อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) แพ็กเกจพรีเมียมบางแพ็กเกจอาจมีสิทธิ์เข้าถึง API หรือคุณอาจถูกเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน