Un'app per la fatturazione consente ad attività e privati di creare, inviare e gestire fatture tramite l'automazione. Con un'app di fatturazione, puoi inserire rapidamente dettagli come i nomi dei clienti, i servizi o i prodotti forniti, il costo e i termini di pagamento e l'app genererà una fattura dall'aspetto professionale che puoi inviare ai clienti tramite email o altri metodi digitali.

Molte app di fatturazione tengono traccia dei pagamenti, inviano promemoria per le fatture scadute e memorizzano i dati di tutte le transazioni, facendo risparmiare tempo e aumentando le probabilità di ricevere i pagamenti entro le tempistiche stabilite. La differenza è evidente: l'87% delle attività che usano procedure automatizzate per la contabilità clienti come la fatturazione riferisce di aver migliorato la velocità complessiva delle procedure. Di seguito vengono illustrate le funzionalità da offrire in un'app per la fatturazione, in che modo migliorano la gestione della liquidità e quanto costano.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali funzionalità dovresti cercare in un'app di fatturazione?
  
• In che modo le app di fatturazione possono migliorare la gestione della liquidità?
  
• Quali sono i costi dell'utilizzo delle app di fatturazione?
  

Quali funzionalità dovresti cercare in un'app per la fatturazione?

L'app giusta per la fatturazione è efficiente, affidabile e si adatta perfettamente al tuo flusso di lavoro. Di seguito indichiamo le funzionalità che potrebbero essere più importanti.

• Modelli personalizzabili per le fatture: le fatture devono rispecchiare la tua attività. Cerca app che ti permettano di aggiungere il logo, i colori del tuo brand e campi personalizzati.

• Interfaccia intuitiva: dai priorità alle app con un design semplice e intuitivo che riduce al minimo i clic ed elimina i passaggi superflui.

• Opzioni di pagamento integrate: una buona app di fatturazione consente ai clienti di pagare utilizzando carte di credito, PayPal, bonifici ACH o metodi più recenti come Apple Pay.

• Funzionalità per la fatturazione ricorrente: se hai clienti fidelizzati o utilizzi servizi basati su abbonamento, cerca un'app con fatturazione ricorrente automatizzata che semplifica l'aggiornamento dei termini o delle commissioni sulle fatture senza partire da zero.

• Promemoria di pagamento automatici: l'app dovrebbe offrire promemoria di pagamento personalizzabili, che ti consentano di definire standard, tempi e frequenza, in modo da non dover andar dietro ai pagamenti manualmente.

• Monitoraggio delle spese: alcune app di fatturazione consentono di registrare le spese relative al progetto da includere nelle fatture dei clienti. Ciò è particolarmente utile per le attività con pass-through dei costi.

• Supporto per più valute e lingue: se ti rivolgi a clienti internazionali, avrai bisogno di una fatturazione che supporti transazioni multivaluta e traduzioni in più lingue. Cerca app che calcolino automaticamente le conversioni di valuta utilizzando i tassi di cambio in tempo reale e ti consentano di inviare le fatture nella lingua preferita del cliente.

• Funzionalità fiscali integrate: l'app di fatturazione deve gestire automaticamente il calcolo delle imposte, incluse l'imposta sul valore aggiunto (IVA), l'imposta sui beni e i servizi (GST) e l'imposta sulle vendite. Dovrebbe inoltre supportare le aliquote fiscali basate sulla località e produrre report fiscali in base alle esigenze normative.

• Accessibilità da dispositivi mobili: un'app mobile dedicata o un'interfaccia ottimizzata per i dispositivi mobili consente di creare, inviare e gestire le fatture dal telefono o tablet.

• Integrazioni di terze parti: scegli un'app che si integri nei sistemi esistenti, come QuickBooks per la contabilità, strumenti di gestione delle relazioni con i clienti come Salesforce o piattaforme di gestione progetti come Asana o Trello.

• Reportistica e analisi dettagliate: cerca app che ti offrano dati fruibili sulle scadenze dei pagamenti, sulla redditività dei clienti, sui saldi in sospeso e sulle tendenze del flusso di cassa.

• Sicurezza dei dati: scegli un'app che utilizzi la crittografia e l'archiviazione cloud sicura e che sia conforme a normative come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o il California Consumer Privacy Act (CCPA) per proteggere i dati dei clienti. Verifica la presenza di funzionalità come l'autenticazione a due fattori per una maggiore protezione.

• Prezzi scalabili: cerca i prezzi che abbiano senso per la tua attività e che ti supportino durante la crescita. Molte app prevedono abbonamenti di diverso livello che ti consentono di iniziare con le funzionalità di base e di aggiungere servizi man mano che cresci.

In che modo le app di fatturazione possono migliorare la gestione della liquidità?

Le app di fatturazione possono darti maggiore controllo, visibilità e prevedibilità delle finanze. Ecco come:

Pagamenti più veloci

Prima crei e invii una fattura, prima potrai ricevere il pagamento. Le app di fatturazione accelerano tale procedura riducendo le tempistiche necessarie per formattare i documenti e rintracciare i dati dei clienti. Con le app in cui sono integrate le varie opzioni di pagamento, i clienti possono pagare dalla fattura, il che semplifica l'intera procedura.

Meno liquidità in sospeso

Le app per la fatturazione aiutano a gestire i pagamenti scaduti automatizzando i promemoria di pagamento e applicando i termini di pagamento. Ad esempio, puoi impostare promemoria per avvisare i clienti prima della data di scadenza o poco dopo. L'insistenza potrebbe favorire riscossioni più rapide senza la necessità di contattare gli interessati personalmente.

Flusso di cassa più prevedibile

Le app di fatturazione offrono visibilità in tempo reale sui pagamenti in sospeso e semplificano il monitoraggio degli schemi di comportamento indicando i clienti che pagano rapidamente, quelli che impiegano più tempo a pagare e i servizi o prodotti che generano i guadagni più regolari. Questi dati ti aiutano a prevedere il flusso di cassa con sicurezza.

Pianificazione fiscale semplificata

Le app di fatturazione che gestiscono il calcolo delle imposte ti aiutano a capire la porzione di entrate dovuta per l'imposta sulle vendite, l'IVA o altre imposte. In questo modo puoi distribuire la liquidità in modo appropriato ed evitare sorprese quando è il momento di pagare le tasse.

Meno errori nelle fatture

Che si tratti di un importo o di dati di pagamento errati oppure di una voce mancante, gli errori nelle fatture possono causare ritardi e costarti clienti. Le app per la fatturazione riducono questi rischi automatizzando i calcoli e standardizzando il processo.

Informazioni più approfondite sui pagamenti

Molte app di fatturazione dispongono di dashboard o report che mostrano lo stato delle finanze in tempo reale. Oltre a monitorare le fatture scadute, puoi osservare tendenze quali:

• Tempistiche generalmente impiegate dai clienti per pagare (ciclo di pagamento medio)

• Fluttuazioni stagionali del reddito

• Clienti o servizi più remunerativi

Con questi dati, puoi prendere decisioni più intelligenti su quando investire, quando evitare o quando negoziare nuovi termini con i clienti.

Quali sono i costi dell'utilizzo delle app di fatturazione?

Molte app di fatturazione operano in base a un modello in abbonamento, con piani gratuiti o fino a 50 € al mese o più, mentre altre addebitano una piccola percentuale per fattura. I piani gratuiti spesso includono funzionalità di base come la creazione, l'invio e il monitoraggio delle fatture. I piani a pagamento in genere includono funzionalità aggiuntive, come ad esempio:

• Branding personalizzato

• Promemoria automatici

• Fatturazione ricorrente

• Monitoraggio delle spese

• Calcoli fiscali automatizzati

• Integrazione con software di contabilità

• Analisi dettagliate

• Report personalizzati

Alcune app gratuite o a basso costo potrebbero avere costi nascosti, come un livello di efficienza inferiore o la mancanza di integrazioni, il che significa che passerai più tempo a inserire manualmente i dati. Sebbene le app gratuite siano adatte a imprese individuali o piccole aziende, le attività in espansione spesso scoprono di aver bisogno delle funzionalità avanzate delle versioni a pagamento.

Di seguito sono riportate altre commissioni da tenere presenti quando si utilizzano le app di fatturazione:

• Commissioni di elaborazione: molte app addebitano commissioni di transazione per l'elaborazione dei pagamenti. Queste commissioni in genere corrispondono a una percentuale dell'importo della fattura (ad esempio, il 2% + 0,20 € per ogni transazione con carte di credito) o a una commissione fissa per metodi di pagamento specifici come i bonifici ACH.

• Commissioni internazionali: se operi a livello internazionale, potresti pagare un costo aggiuntivo per la conversione di valuta o la fatturazione in generale.

• Costi aggiuntivi per le fatture: alcune app limitano il numero di fatture che puoi inviare in un determinato periodo in base al piano. Se superi tale limite, potresti incorrere in commissioni per eccedenze o dover eseguire l'upgrade a un piano superiore.

• Costi di integrazione: se l'app di fatturazione si integra con altri software come QuickBooks, Xero o Salesforce, potresti dover pagare per tali integrazioni come parte del piano sottoscritto o tramite la piattaforma connessa.

• Personalizzazione o commissioni API: le attività che necessitano di flussi di lavoro o integrazioni personalizzati utilizzano spesso un'API. Alcuni piani superiori potrebbero includere l'accesso a un'API oppure potrebbero esserti addebitati costi in base all'utilizzo.