发票应用可帮助企业和个人通过自动化方式创建、发送和管理发票。使用发票应用，您可以快速插入客户姓名、提供的服务或产品、成本和任何付款条件等详细信息，该应用程序将生成具有专业外观的发票，您可以通过电子邮件或其他数字方式发送给您的客户。

许多发票程序可以追踪付款情况，发送逾期账单提醒，并存储所有交易记录，这能为您节省时间，还能提高您按时收到款项的可能性。区别十分明显：在那些实现了发票开具等应收账款 (AR) 流程自动化的企业中，87% 的企业报告称，整体流程速度有所提升。下面，我们将解释在选择发票应用时应关注哪些功能，这些应用如何改善现金管理，以及它们的费用是多少。

目录

• 您应该在发票应用中寻找哪些功能？
  
• 发票应用如何改善现金管理？
  
• 使用发票应用的费用是多少？
  

您应该在发票应用中寻找哪些功能？

正确的发票应用高效、可靠，并且可以顺利地融入您的工作流程。以下是最重要的功能：

• 可定制的发票模板：您的发票应反映您的企业形象。寻找允许您添加徽标、品牌颜色和自定义字段的应用。

• 用户友好的界面：优先选择界面简洁、操作直观的应用，这类应用能减少操作步骤，避免不必要的流程。

• 集成支付选项：一款优秀的发票应用会允许客户通过发票使用信用卡、PayPal、自动清算所 (ACH) 转账，或者诸如 Apple Pay 等较新的支付方式来付款。

• 经常性发票功能：如果您有长期合作客户，或者提供基于订阅的服务，那就找一款具备自动定期开具发票功能的应用。这些应用可以轻松更新发票上的条款或费用，而无需从头开始。

• 自动付款提醒：这款应用应提供可自定义的付款提醒功能，让您能够设置提醒的语气、时间和频率，这样您就无需手动催款了。

• 费用跟踪：一些发票应用程序允许您记录与项目相关的费用，以便将其列入向客户开具的发票中。这对于经常存在成本转嫁情况的企业来说特别有用。

• 支持多种货币和语言：如果您与国际客户合作，将需要支持多币种交易和多语言翻译功能的发票应用。寻找那些能够使用实时汇率自动计算货币兑换金额，并允许您以客户偏好的语言发送发票的应用。

• 内置税务功能：您的发票应用应能自动处理税务计算，包括增值税 (VAT)、商品及服务税 (GST) 以及销售税。它还应支持根据不同地区的税率进行计算，并根据监管要求按需生成税务报告。

• 移动设备可访问性：一款专门的移动应用或适配移动端的界面，能让您通过手机或平板电脑创建、发送和管理发票。

• 第三方集成：选择一款能与您的系统集成的发票应用，无论这些系统是用于会计核算的 QuickBooks，还是像 Salesforce 这样的客户关系管理 (CRM) 工具，又或是像 Asana 或 Trello 这样的项目管理平台。

• 详细的报告和分析：寻找那些能够为您提供有关付款时间安排、客户盈利能力、未结清余额以及现金流趋势等具有实际操作价值数据的应用。

• 数据安全：选择一款采用加密技术和安全云存储功能，并且符合诸如通用数据保护条例 (GDPR) 或加州消费者隐私法案 (CCPA) 等相关法规的应用，以保护客户数据。查看是否具备诸如双重身份验证之类的功能，以增强安全性。

• 可灵活调整的定价模式：寻找那些当下对您的企业来说合理，并且在企业规模扩大时也能适用的定价方案。许多应用都有分层套餐计划，您可以从基础功能开始使用，随着业务的发展再添加其他服务。

发票应用如何改善现金管理？

发票应用可以让您对财务状况有更多的控制、可见性和可预测性。具体方式如下：

更快的付款

您创建和发送发票的速度越快，就能越早收到款项。开票应用通过省去格式化文档以及查找客户详细信息所花费的时间，加快了这一流程。在具备集成支付功能的应用上，客户可以直接从发票进行付款，这让整个流程变得更加便捷。

减少未偿余额

开票应用通过自动发送付款提醒和执行付款条款，有助于解决逾期发票问题。例如，您可以设置提醒，在截止日期之前或之后不久提醒客户。这种持续的提醒能够加快收款速度，而无需进行人工跟进。

更可预测的现金流

开票应用可实时显示待付款项，并便于追踪付款规律：哪些客户付款迅速，哪些客户付款耗时较长，以及哪些服务或产品是您最稳定的收入来源。这些数据可帮助您自信地预测现金流。

更轻松的税务筹划

能够处理税务计算的开票应用可以帮助您了解在收到的款项中，有多少是需要缴纳销售税、增值税或其他税费的。这有助于您适当地分配现金，并避免在纳税时出现意外。

更少的发票错误

无论是金额或付款细节有误，还是遗漏了税务项目，发票上的错误都可能导致付款延迟，甚至让您失去客户。开票开具应用程序通过自动进行计算以及规范流程，降低了这些风险。

更深入的支付洞察

许多发票应用都配有控制中心或报表，能够实时显示您的财务状况。除了跟踪逾期发票外，您还可以查看以下趋势：

• 客户通常需要多长时间才能付款（您的平均付款周期）

• 收入的季节性波动

• 付款最多的客户或服务

有了这些数据，您就能更明智地决定何时进行投资、何时暂不行动，以及何时与客户协商新的条款。

使用发票应用的费用是多少？

许多发票应用采用订阅模式运行，其套餐费用从免费到每月 50 美元甚至更高不等，而另一些应用则按每张发票收取一小部分费用。免费套餐通常包含发票创建、发送和跟踪等基本功能。付费套餐通常会附带额外的功能，例如：

• 定制品牌

• 自动提醒

• 定期计费

• 费用跟踪

• 自动计税

• 与会计软件集成

• 详细分析

• 定制报告

一些免费或低成本的应用程序可能存在隐性成本，比如效率较低，或者缺乏与其他软件的集成功能。这就意味着您需要花费额外的时间手动输入数据。虽然免费应用程序可能适用于个体经营者或小型企业，但业务规模不断扩大的企业往往会发现，他们需要付费版本的高级功能。

以下是使用发票应用时需要注意的其他费用：

• 处理费：许多应用程序在处理支付时会收取交易费用。这些费用通常是发票金额的一定比例（例如，信用卡支付每笔交易收取发票金额的 2% 加上 0.2 美元），或者对于诸如 ACH 转账等特定支付方式收取固定费用。

• 国际费用：如果您从事国际业务，可能需要为货币兑换或全球发票开具支付额外的费用。

• 额外的发票费用：一些应用程序会根据您所选择的套餐，对在特定时间段内能够发送的发票数量设置上限。如果您超出了那个数量限制，您可能需要支付超额费用，或者需要升级到更高档次的套餐。

• 集成费：如果开票应用与 QuickBooks、Xero 或 Salesforce 等其他软件集成，您可能需要将这些集成作为开票应用套餐的一部分或通过连接的平台付费。

• 定制或 API 费用：需要自定义工作流或集成的企业通常使用应用程序编程接口 (API)。一些高级套餐可能会包含对 API 的访问权限，或者您可能需要根据用量支付费用。