Met een facturatieapp kunnen bedrijven en particulieren facturen maken, versturen en beheren middels automatisering. Met een facturatieapp kun je snel gegevens invoeren, zoals de naam van je klant, de geleverde diensten of producten, de kosten en eventuele betalingsvoorwaarden, en de app genereert een professioneel ogende factuur die je via e-mail of andere digitale methoden naar je klant kunt sturen.

Veel facturatieapps houden betalingen bij, sturen herinneringen voor achterstallige facturen en registreren al je transacties. Zo bespaar je tijd en is de kans groter dat je op tijd wordt betaald. Het verschil is duidelijk: 87% van de bedrijven die debiteurenprocessen (AR) zoals facturatie hebben geautomatiseerd, meldt verbeteringen in de algehele processnelheid. Hieronder leggen we uit op welke functies je moet letten in een facturatieapp, hoe deze apps het cashbeheer verbeteren en hoeveel ze kosten.

Wat staat er in dit artikel?

• Op welke functies moet je letten in een facturatieapp?
  
• Hoe kunnen facturatieapps het cashbeheer verbeteren?
  
• Wat zijn de kosten van het gebruik van facturatieapps?
  

Op welke functies moet je letten in een facturatieapp?

De juiste facturatieapp is efficiënt, betrouwbaar en past naadloos in je workflow. Dit zijn de functies die er het meest toe kunnen doen:

• Aanpasbare factuursjablonen: Je facturen moeten een afspiegeling zijn van je bedrijf. Zoek naar apps waarmee je je logo, merkkleuren en aangepaste velden kunt toevoegen.

• Gebruiksvriendelijke interface: geef prioriteit aan apps met een strak, intuïtief ontwerp dat klikken minimaliseert en onnodige stappen elimineert.

• Geïntegreerde betaalopties: met een goede facturatieapp kunnen klanten via de factuur betalen met creditcards, PayPal, ACH-overschrijvingen (Automated Clearing House) of nieuwere betaalmethoden zoals Apple Pay.

• Mogelijkheden voor terugkerende facturen: Zoek naar een app met geautomatiseerde terugkerende facturering als je vaste klanten hebt of op abonnementen gebaseerde diensten gebruikt. Met deze apps kun je eenvoudig de voorwaarden of kosten op facturen bijwerken zonder helemaal opnieuw te beginnen.

• Geautomatiseerde betalingsherinneringen: De app moet aanpasbare betalingsherinneringen bieden, zodat je de toon, timing en frequentie zelf kunt instellen. Op deze manier hoef je niet handmatig achter betalingen aan te gaan.

• Onkosten bijhouden: Met sommige facturatieapps kun je projectgerelateerde onkosten registreren om op te nemen op klantfacturen. Dit is vooral handig voor bedrijven waar het doorberekenen van onkosten gebruikelijk is.

• Ondersteuning voor meerdere valuta's en talen: Als je met internationale klanten werkt, heb je een factuur nodig die transacties en vertalingen in meerdere valuta's ondersteunt. Zoek naar apps die automatisch valutaconversies berekenen aan de hand van realtime tarieven en waarmee je facturen kunt versturen in de voorkeurstaal van de klant.

• Geïntegreerde belastingfuncties: Je facturatieapp moet automatisch belastingberekeningen verwerken, waaronder belasting toegevoegde waarde (btw), goederen- en dienstenbelasting (GST) en omzetbelasting. Het moet ook locatiegebaseerde belastingtarieven ondersteunen en indien nodig belastingrapporten genereren voor regelgevingsvereisten.

• Mobiele toegankelijkheid: met een speciale mobiele app of mobielvriendelijke interface kun je facturen maken, versturen en beheren vanaf je telefoon of tablet.

• Integraties van derden: Kies een facturatieapp die met je systemen kan worden geïntegreerd. Dat kan bijvoorbeeld QuickBooks voor boekhouding zijn, CRM-tools (Customer Relationship Management) zoals Salesforce, of projectbeheerplatformen zoals Asana of Trello.

• Gedetailleerde rapportage en analyse: zoek naar apps die je bruikbare gegevens bieden over betalingstermijnen, winstgevendheid van klanten, openstaande saldi en cashflowtrends.

• Beveiliging van gegevens: Kies een app die gebruikmaakt van versleuteling en veilige cloudopslag en die voldoet aan regelgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of de California Consumer Privacy Act (CCPA) om klantgegevens te beschermen. Controleer op functies zoals tweefactorauthenticatie voor extra bescherming.

• Prijzen die meeschalen: Zoek naar prijzen die logisch zijn voor je bedrijf op dit moment en die je ondersteunt als je gaat uitbreiden. Veel apps hebben gelaagde abonnementen waarmee je kunt beginnen met basisfuncties en diensten kunt toevoegen naarmate je groeit.

Hoe kunnen facturatieapps het cashbeheer verbeteren?

Facturatieapps kunnen je meer controle over, zichtbaarheid van en voorspelbaarheid in je financiën geven. Dit werkt als volgt:

Snellere betalingen

Hoe sneller je een factuur kunt maken en versturen, hoe sneller je betaald kunt worden. Facturatieapps versnellen dat proces door de tijd die wordt besteed aan het opmaken van documenten en het zoeken naar klantgegevens te verminderen. In apps met geïntegreerde betaalopties kunnen klanten vanaf de factuur betalen, wat het proces eenvoudiger maakt.

Minder uitstaande saldi

Facturatieapps helpen bij het aanpakken van achterstallige facturen door betalingsherinneringen te automatiseren en betalingstermijnen af te dwingen. Je kunt bijvoorbeeld herinneringen instellen om klanten voor of kort daarna een duwtje in de rug te geven. Deze persistentie kan leiden tot snellere incasso's zonder dat er persoonlijke opvolging nodig is.

Een beter voorspelbare cashflow

Facturatieapps bieden realtime inzicht in lopende betalingen en maken het eenvoudig om patronen bij te houden. Welke klanten betalen snel, welke doen er langer over om te betalen en welke diensten of producten zijn je meest consistente verdieners. Met deze gegevens kun je de cashflow met vertrouwen voorspellen.

Eenvoudigere belastingplanning

Met facturatieapps die belastingberekeningen verwerken, kun je zien welk deel van je inkomende cash je verschuldigd bent voor omzetbelasting, btw of andere verplichtingen. Dit helpje om cash op de juiste manier toe te wijzen en verrassingen te voorkomen wanneer het tijd is om belasting te betalen.

Minder factuurfouten

Of het nu gaat om een verkeerd bedrag, verkeerde betaalgegevens of een ontbrekende belastingregel, fouten in facturen kunnen leiden tot vertragingen en klanten kosten. Facturatieapps verminderen deze risico's door berekeningen te automatiseren en het proces te standaardiseren.

Uitgebreidere inzichten in betalingen

Veel facturatieapps hebben dashboards of rapporten die je financiële gezondheid in realtime weergeven. Naast het bijhouden van achterstallige facturen, kun je trends bekijken zoals:

• Hoelang het doorgaans duurt voordat klanten betalen (je gemiddelde betalingscyclus)

• Seizoensgebonden fluctuaties in inkomen

• Je best betalende klanten of diensten

Met deze gegevens kun je slimmere beslissingen nemen over wanneer je moet investeren, wanneer je je moet inhouden of wanneer je met klanten over nieuwe voorwaarden moet onderhandelen.

Wat zijn de kosten van het gebruik van facturatieapps?

Veel facturatieapps werken met een abonnementsmodel, met abonnementen die variëren van gratis tot $ 50 per maand of meer, terwijl andere een klein percentage per factuur in rekening brengen. Gratis abonnementen bevatten vaak basisfuncties zoals het maken, versturen en bijhouden van facturen. Betaalde abonnementen hebben meestal extra functies, zoals:

• Aangepaste branding

• Geautomatiseerde herinneringen

• Terugkerende facturatie

• Onkosten bijhouden

• Geautomatiseerde belastingberekeningen

• Integratie met boekhoudsoftware

• Gedetailleerde analyses

• Aangepaste rapporten

Sommige gratis of goedkopere apps hebben mogelijk verborgen kosten, zoals een lager niveau van efficiëntie of gebrek aan integraties, wat betekent dat je extra tijd kwijt bent aan het handmatig invoeren van gegevens. Gratis apps kunnen geschikt zijn voor eenmanszaken of kleine bedrijven, maar groeiende bedrijven hebben vaak de geavanceerde functies van betaalde versies nodig.

Hier zijn andere kosten waar je rekening mee moet houden bij het gebruik van facturatieapps:

• Verwerkingskosten: Veel apps brengen transactiekosten in rekening voor het verwerken van betalingen. Deze kosten zijn meestal een percentage van het factuurbedrag (bijvoorbeeld 2% + $ 0,20 per transactie voor creditcards) of een vast tarief voor specifieke betaalmethoden zoals ACH-overschrijvingen.

• Internationale kosten: als je internationaal werkt, betaal je mogelijk extra kosten voor valutaconversie of wereldwijde facturatie.

• Bijkomende factuurkosten: Sommige apps beperken het aantal facturen dat je in een bepaalde periode kunt versturen op basis van je abonnement. Als je die limiet overschrijdt, kunnen er overschrijdingskosten in rekening worden gebracht of moet je upgraden naar een hoger abonnement.

• Integratiekosten: als de facturatieapp kan worden geïntegreerd met andere software zoals QuickBooks, Xero of Salesforce, moet je voor die integraties mogelijk betalen als onderdeel van je abonnement op de facturatieapp of via het gekoppelde platform.

• Aanpasssings- of APIkosten: Bedrijven die aangepaste workflows of integraties nodig hebben, gebruiken vaak een application programming interface (API). Sommige premiumabonnementen bieden toegang tot een API of er worden kosten in rekening gebracht op basis van gebruik.