請求アプリとは、自動化により請求書の作成、送信、管理を支援する、企業・個人向けのサービスです。請求アプリを使用すると、クライアントの名前、提供したサービス・製品、コスト、支払い条件などの詳細をスピーディーに入力できます。プロ仕様の請求書を作成し、電子メールやその他のデジタルな方法でクライアントに送信できます。

多くの請求アプリでは、支払いを追跡し、未払いの請求書のリマインダーを送信し、すべての取引の記録を保存することができるため、時間が節約され、期限内に支払いを受け取れる可能性が高くなります。その違いは明らかで、請求レポートなどの売掛金管理 (AR) プロセスを自動化している企業の 87% が、全体的なプロセス速度が向上したと報告しています。以下では、請求アプリに求められる機能、資金管理がどのように改善されるか、および費用について説明します。

この記事の内容

• 請求アプリに求められる機能
  
• 請求アプリで現金管理を改善する方法
  
• 請求アプリの利用にかかる費用
  

請求アプリに求められる機能

適切な請求アプリとは、効率的で信頼性が高く、ワークフローにスムーズに適合するものです。最も重要な機能は以下のとおりです。

• カスタマイズ可能な請求書テンプレート: 請求書にはビジネスを反映させる必要があります。ロゴ、ブランドカラー、カスタムフィールドを追加できるアプリを探しましょう。

• ユーザーフレンドリーなインターフェイス: すっきりとした直感的なデザインのアプリの方を選びましょう。クリックを最小限に抑え、不要な手順が排除されます。

• 組み込み済みの決済オプション: 優れた請求アプリでは、クレジットカード、PayPal、自動決済機関 (ACH) 送金、または Apple Pay などの新しい方法を使用して、クライアントに請求書を支払ってもらえます。

• 継続請求機能: リテーナー クライアントがいる場合、またはサブスクリプションベースのサービスを使用している場合は、自動継続請求機能があるアプリを探してください。これらのアプリを使用すると、ゼロから始めなくても、請求書の条件や料金を簡単に更新できます。

• 自動支払いリマインダー: カスタマイズ可能な支払いリマインダーがあるアプリにしましょう。トーン、タイミング、頻度を設定でき、手動で支払いを追跡する必要がありません。

• 経費の追跡: 一部の請求アプリでは、プロジェクト関連の経費を記録して、クライアントの請求書に含めることができます。これは、コスト転嫁が一般的であるビジネスで特に役立ちます。

• 複数の通貨と言語のサポート: 海外のクライアントと仕事をする場合は、複数通貨の取引と翻訳をサポートする請求システムが必要です。リアルタイムのレートを使用して通貨換算を自動計算し、クライアントの希望する言語で請求書を送信できるアプリを探してください。

• 標準搭載の税務機能: 付加価値税 (VAT)、物品サービス税 (GST)、売上税などの税金計算を、自動的に処理できる請求アプリにしましょう。また、場所により変わる税率に対応する必要や、規制要件に応じて税務レポートを作成する必要もあります。

• モバイルアクセシビリティ: 専用のモバイルアプリやモバイルフレンドリーなインターフェイスがあれば、スマートフォンやタブレットから請求書を作成、送信、管理できます。

• サードパーティーとの連携: 会計用の QuickBooks、Salesforce などの顧客関係管理 (CRM) ツール、Asana や Trello などのプロジェクト管理プラットフォームなど、お使いのシステムと連携する請求アプリを選びましょう。

• 詳細なレポートと分析: 支払いのタイムライン、クライアントの収益性、未払い残高、キャッシュフローの傾向に関する実用的なデータを得られるアプリを探してください。

• データセキュリティ: 暗号化と安全なクラウドストレージを使用し、一般データ保護規則 (GDPR) やカリフォルニア州消費者プライバシー法 (CCPA) などの規制に準拠して、顧客データを保護するアプリを選択しましょう。保護を強化するために、2 要素認証などの機能を確認してください。

• 拡張可能な価格設定: 現在のビジネスにとって理にかなった価格設定であり、かつ規模拡大に合わせて対応してくれるものを選びましょう。多くのアプリには段階的なプランがあり、基本的な機能から始めて、成長に合わせてサービスを追加できます。

請求アプリで現金管理を改善する方法

請求アプリを使用すると、財務の管理、可視性、予測可能性が向上します。方法は以下のとおりです。

支払いを迅速化する

請求書の作成と送信が早ければ早いほど、支払いを受け取るのも早くなります。請求アプリは、文書のフォーマットやクライアントの詳細の追跡に費やす時間を短縮することで、このプロセスをスピードアップします。決済オプションが組み込まれたアプリの場合、クライアントは請求書から支払うことができるため、プロセスが簡単になります。

未払い残高を減らす

請求アプリは、支払いのリマインダーを自動化し、支払い条件を適用するため、未払い請求書の管理に役立ちます。たとえば、期日の前や直後に、行動を促すリマインダーを設定できます。この押しの一手により、個人的なフォローアップなしで、より迅速な収集が可能になります。

キャッシュフローをより予測可能に

請求アプリを使用すると、保留中の支払いをリアルタイムで可視化できます。また、支払いが早いクライアント、支払いに時間がかかるクライアント、最も安定した収益を上げているサービスや商品、などのパターンを簡単に追跡できます。このデータのおかげで、自信を持ってキャッシュフローを予測できるでしょう。

税務計画を簡単に

税金の計算を処理する請求アプリを使用すると、売上税、VAT、またはその他の義務が未払いになっている入金現金の割合を、確認できます。これにより、現金を適切に配分し、税金を支払うときに予期せぬ事態を回避するのに役立ちます。

請求書エラーを減らす

金額や決済の詳細が間違っていたり、税金の明細が欠落していたりなど、請求書に誤りがあると遅延が発生し、クライアントに損害を与える可能性があります。請求アプリは、計算を自動化し、プロセスを標準化することで、これらのリスクを軽減します。

支払いに関するより詳細なインサイト

多くの請求アプリには、財務状況をリアルタイムで表示するダッシュボードやレポートがあります。未払い請求書の追跡に加えて、次のようなトレンドを確認できます。

• クライアントの支払いに通常かかる時間 (平均的な支払いサイクル)

• 収入の季節変動

• 高額の顧客やサービス

このデータがあれば、いつ投資するか、いつ保留するか、いつクライアントと新しい条件を交渉するかについて、より賢明な決定を下すことができます。

請求アプリの利用にかかる費用

多くの請求アプリは サブスクリプションモデルで運営されており、無料プランから月額 50 ドル以上のプランがありますが、請求書ごとにわずかな割合を請求するアプリもあります。無料プランには、多くの場合、請求書の作成、送信、追跡などの基本的な機能が含まれています。有料プランには通常、次のような追加機能が付属しています。

• カスタムブランディング

• 自動リマインダー

• 継続請求

• 経費の追跡

• 税金の自動計算

• 会計ソフトウェアとの連携

• 詳細な分析

• カスタムレポート

無料または低価格のアプリの中には、効率の低さや連携の欠如など、隠れたコストがかかる場合があります。つまり、手動でのデータ入力に余分な時間を費やすことになります。無料アプリは個人事業主や小規模企業には有効かもしれませんが、拡大しているビジネスには多くの場合、有料版の高度な機能が必要です。

請求アプリを利用する際に注意すべきその他の料金は、以下のとおりです。

• 決済手数料: 多くのアプリでは、支払いを処理するために決済手数料が請求されます。これらの手数料は通常、請求金額のパーセンテージ (たとえば、クレジットカードの場合は取引ごとに 2%+0.20 ドル) です。または、ACH 送金などの特定の支払い方法の場合は、定額料金です。

• 国際料金: 海外と取引がある場合は、通貨換算やグローバル請求書発行に追加料金がかかることがあります。

• 請求書追加手数料: 一部のアプリではプランに基づき、対象期間中に送信できる請求書の数に上限が設けられています。この上限を超えると、超過手数料が発生したり、上位プランへのアップグレードが必要になったりする場合があります。

• 連携手数料: 請求アプリが QuickBooks、Xero、Salesforce などの他のソフトウェアと連携されている場合、請求アプリプランの一部として、または連携されたプラットフォームを通じて、それらの連携の料金を支払う必要があるかもしれません。

• カスタマイズまたは API 料金: カスタムワークフローや連携を必要とする企業は、多くの場合、アプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を使用します。一部のプレミアムプランには API へのアクセスが含まれるかもしれませんが、使用量に基づいて課金される場合もあります。