Una aplicación de facturación ayuda a las empresas y a los particulares a crear, enviar y gestionar facturas mediante la automatización. Con una aplicación de facturación, puedes ingresar rápidamente detalles como el nombre de tu cliente, los servicios o productos proporcionados, el coste y las condiciones de pago, y la aplicación generará una factura de aspecto profesional que puedes enviar a tu cliente por correo electrónico u otros métodos digitales.

Muchas aplicaciones de facturación hacen un seguimiento de los pagos, envían recordatorios de facturas vencidas y almacenan registros de todas tus transacciones, lo que te ahorra tiempo y aumenta la probabilidad de que recibas el pago a tiempo. La diferencia es clara: el 87 % de las empresas que han automatizado los procesos de cuentas por cobrar (AR), como la facturación, registran mejoras en la velocidad general del proceso. A continuación, te explicamos qué funciones buscar en una aplicación de facturación, cómo mejoran la gestión del efectivo y cuánto cuestan.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué funciones debes buscar en una aplicación de facturación?
  
• ¿Cómo pueden las aplicaciones de facturación mejorar la gestión del efectivo?
  
• ¿Cuáles son los costes de usar aplicaciones de facturación?
  

¿Qué funciones debes buscar en una aplicación de facturación?

La aplicación de facturación adecuada es eficiente, fiable y se adapta a tu flujo de trabajo sin problemas. Estas son las funciones que más pueden importar:

• Plantillas de facturas personalizables: tus facturas deben reflejar a tu empresa. Busca aplicaciones que te permitan añadir tu logotipo, los colores de tu marca y campos personalizados.

• Interfaz fácil de usar: prioriza las aplicaciones con un diseño limpio e intuitivo que minimice los clics y elimine pasos innecesarios.

• Opciones de pago integradas: una buena aplicación de facturación permitirá a los clientes pagar la factura con tarjetas de crédito, PayPal, transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o métodos más novedosos como Apple Pay.

• Funcionalidades de facturas recurrentes: busca una aplicación con facturación recurrente automatizada si tienes clientes de retención o usas servicios basados en suscripciones. Estas aplicaciones facilitan la actualización de las condiciones o comisiones de las facturas sin tener que empezar desde cero.

• Recordatorios automáticos de pago: la aplicación debe ofrecer recordatorios de pago personalizables, que te permitan establecer el tono, el momento y la frecuencia, para que no tengas que perseguir los pagos manualmente.

• Seguimiento de gastos: algunas aplicaciones de facturación te permiten registrar los gastos relacionados con el proyecto para incluirlos en las facturas de los clientes. Esto es particularmente útil para las empresas en las que la transferencia de costes es común.

• Soporte para múltiples monedas e idiomas: si trabajas con clientes internacionales, necesitarás una facturación que admita transacciones en múltiples divisas y traducciones. Busca aplicaciones que calculen automáticamente las conversiones de divisas mediante tipos de cambio en tiempo real y que te permitan enviar facturas en el idioma de preferencia del cliente.

• Funciones fiscales integradas: tu aplicación de facturación debe gestionar automáticamente los cálculos de impuestos, incluidos el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y el impuesto sobre las ventas. También debe respaldar las tasas impositivas basadas en la ubicación y producir informes fiscales según sea necesario para cumplir con los requisitos regulatorios.

• Accesibilidad móvil: una aplicación móvil dedicada o una interfaz optimizada para dispositivos móviles te permite crear, enviar y administrar facturas desde tu teléfono o tableta.

• Integraciones de terceros: elige una aplicación de facturación que se integre con tus sistemas, ya sea QuickBooks para contabilidad, herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce o plataformas de gestión de proyectos como Asana o Trello.

• Informes y análisis detallados: busca aplicaciones que te ofrezcan datos procesables sobre cronogramas de pago, rentabilidad de clientes, saldos pendientes y tendencias de flujo de efectivo.

• Seguridad de los datos: elige una aplicación que utilice cifrado y almacenamiento seguro en la nube y que cumpla con normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) para proteger los datos de los clientes. Comprueba si hay funciones como la autenticación en dos pasos para una mayor protección.

• Precios que escalan: busca tarifas que tengan sentido para tu empresa ahora y que te ayuden a crecer. Muchas aplicaciones tienen planes escalonados que te permiten comenzar con funciones básicas y agregar servicios a medida que creces.

¿Cómo pueden las aplicaciones de facturación mejorar la gestión del efectivo?

Las aplicaciones de facturación pueden darte más control, visibilidad y previsibilidad en tus finanzas. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Pagos más rápidos

Cuanto más rápido puedas crear y enviar una factura, antes podrás recibir los pagos. Las aplicaciones de facturación aceleran ese proceso al reducir el tiempo dedicado al formateo de documentos y al seguimiento de los datos del cliente. En las aplicaciones con opciones de pago integradas, los clientes pueden pagar desde la factura, lo que facilita el proceso.

Menos saldos pendientes

Las aplicaciones de facturación ayudan a hacer frente a las facturas vencidas mediante la automatización de los recordatorios de pago y el cumplimiento de las condiciones de pago. Por ejemplo, puede configurar recordatorios para enviar un empujón a los clientes antes de una fecha de vencimiento o poco después. Esta persistencia puede conducir a cobros más rápidos sin necesidad de seguimientos personales.

Flujo de efectivo más predecible

Las aplicaciones de facturación proporcionan visibilidad en tiempo real de los pagos pendientes y facilitan el seguimiento de patrones: qué clientes pagan rápidamente, cuáles tardan más en pagar y qué servicios o productos son tus fuentes de ingresos más constantes. Estos datos le ayudan a pronosticar el flujo de efectivo con confianza.

Planificación fiscal más sencilla

Las aplicaciones de facturación que gestionan cálculos de impuestos te ayudan a ver qué parte del efectivo que ingresas se debe por impuestos sobre las ventas, IVA u otras obligaciones. Esto te ayuda a asignar el efectivo de manera adecuada y a evitar sorpresas a la hora de pagar impuestos.

Menos errores en las facturas

Ya sea que se trate de un monto o detalle de pago incorrecto o de la falta de una línea impositiva, los errores en las facturas pueden provocar retrasos y costarle caro a tus clientes. Las aplicaciones de facturación reducen estos riesgos automatizando los cálculos y estandarizando el proceso.

Información más detallada sobre pagos

Muchas aplicaciones de facturación tienen paneles o informes que muestran tu estado financiero en tiempo real. Además de hacer el seguimiento de las facturas vencidas, puedes ver tendencias como las siguientes:

• cuánto tiempo suelen tardar los clientes en pagar (tu ciclo de pago medio);

• fluctuaciones estacionales en los ingresos,

• tus clientes o servicios mejor pagados.

Con estos datos, puede tomar decisiones más inteligentes sobre cuándo invertir, cuándo contenerse o cuándo negociar nuevas condiciones con los clientes.

¿Cuánto cuesta usar aplicaciones de facturación?

Muchas aplicaciones de facturación operan según un modelo de suscripción, con planes que van desde gratis hasta $50 por mes o más, mientras que otras cobran un pequeño porcentaje por factura. Los planes gratuitos suelen incluir funciones básicas como la creación, el envío y el seguimiento de facturas. Los planes de pago suelen incluir más funciones, como las siguientes:

• imagen de marca personalizada;

• recordatorios automáticos;

• facturación recurrente;

• seguimiento de gastos;

• cálculos de impuestos automatizados;

• integración con software contable;

• análisis detallados,

• informes personalizados.

Algunas aplicaciones gratuitas o de menor coste pueden tener costes ocultos, como un menor nivel de eficiencia o falta de integraciones, lo que significa que pasará más tiempo ingresando datos manualmente. Si bien las aplicaciones gratuitas pueden funcionar para empresas unipersonales o pequeñas operaciones, las empresas en expansión a menudo descubren que necesitan las funciones avanzadas de las versiones pagas.

A continuación, te mostramos otras comisiones que debes tener en cuenta al usar aplicaciones de facturación:

• Comisiones de tramitación: muchas aplicaciones cobran comisiones por procesar los pagos. Estas comisiones suelen ser un porcentaje del monto de la factura (por ejemplo, 2 % + 0,20 $ por transacción para tarjetas de crédito) o una comisión fija para métodos de pago específicos, como las transferencias ACH.

• Tasas internacionales: si trabajas en el extranjero, es posible que pagues una comisión extra por la conversión de divisas o la facturación internacional.

• Más comisiones de factura: algunas aplicaciones limitarán la cantidad de facturas que puedes enviar en un período determinado según tu plan. Si superas ese límite, es posible que incurras en comisión por consumo excedente o que tengas que actualizar a un plan superior.

• Comisiones de integración: si la aplicación de facturación se integra con otro software, como QuickBooks, Xero o Salesforce, es posible que tengas que pagar por esas integraciones como parte de tu plan de aplicación de facturación o a través de la plataforma conectada.

• Comisiones de personalización o de la API: las empresas que necesitan flujos de trabajo o integraciones personalizados a menudo utilizan una interfaz de programación de aplicaciones (API). Algunos planes premium pueden incluir acceso a una API o se te puede cobrar según el consumo.