Crear una factura de un saldo restante adeudado es una oportunidad para terminar un proyecto sin problemas y dejar una impresión positiva y duradera en tu cliente. Ya sea que se trate de la última cuota de un gran proyecto o de un pago de seguimiento más pequeño, un saldo adeudado factura bien estructurado puede ayudarte a recibir el pago más rápido, evitar intercambios innecesarios y mantener sólida tu relación con el cliente. Casi la mitad de las facturas que las empresas de EE. UU. emiten quedan vencidas, pero las facturas de seguimiento pueden agilizar el proceso de pago y evitar este problema común.

A continuación, te explicaremos cómo crear una factura para saldo adeudado, cómo hacer referencia a pagos anteriores, cómo mostrar el importe restante y consejos para incluir cualquier extra, como cargos por pago atrasado e incentivos por pago anticipado.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Qué es una factura de saldo restante?
  
• Cómo estructurar una factura de saldo adeudado
  
• Establecer las condiciones de pago y las fechas de vencimiento del saldo final
  
• Evitar errores comunes al enviar facturas de saldo adeudado
  
• Cómo gestionar los ajustes o disputas en las facturas de saldo restante
  

¿Qué es una factura de saldo restante?

Una factura de saldo restante es un documento que una empresa emite a un cliente para cobrar cualquier parte impaga de una factura anterior. Si un cliente realiza un pago parcial o tiene un saldo pendiente en una factura inicial, una factura de saldo restante detalla lo que aún se debe. Por lo general, incluye los detalles de la factura, los pagos ya realizados, el saldo pendiente y las condiciones de pago actualizadas.

Cómo estructurar una factura de saldo adeudado

Tu factura de saldo adeudado debe estar estructurada de manera que le muestre al cliente lo que debe, para qué es el pago y cómo puede ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta. Agregar un resumen en la parte superior con el saldo pendiente y la fecha de vencimiento ayuda a los clientes a comprender rápidamente lo que deben hacer a continuación. Cada sección de tu factura de saldo adeudado debe ser visualmente distinta, con encabezados o texto en negrita para facilitar el escaneo. A continuación, te explicamos cómo estructurar tu factura.

Encabezado

• Nombre y logotipo de la empresa

• Correo electrónico, número de teléfono y dirección de la empresa

• Título de la factura (p. ej., "Factura de saldo adeudado")

Información del cliente

• Nombre completo del cliente o nombre de la empresa

• Dirección de facturación, correo electrónico y número de teléfono del cliente

Detalles de la factura

• Número único de factura

• Fecha de emisión

• El número de factura original por el que aún se debe un saldo

• Lista detallada de productos y servicios

• Fecha de vencimiento del saldo restante

Resumen de saldo

• Importe de la factura original

• Pagos realizados y sus fechas

• Saldo pendiente

Instrucciones de pago

• Métodos de pago aceptados

• En línea enlace de pago o dirección postal para cheques, si corresponde

Notas o condiciones adicionales

• Cargos por pagos atrasados

• Descuentos por pago anticipado

• Más instrucciones de pago

Establecer las condiciones de pago y las fechas de vencimiento para el saldo final

Establecer los condiciones de pago y las fechas de vencimiento del saldo final ayuda a los clientes a comprender sus obligaciones y planificar sus pagos en consecuencia. Aquí hay algunos consejos para hacerlo:

• En cuanto a las condiciones de pago, indica el plazo de pago (p. ej., 30 netos, 15 netos) y la fecha de vencimiento real para mayor claridad.

• Indica los métodos de pago preferidos, ya sean tarjetas de crédito, transferencias bancarias o cheques, e incluye todas las instrucciones de pago necesarias. Si hay una tarifa de procesamiento asociada con un determinado método, menciónalo también.

• Considera la posibilidad de utilizar cargos por pagos atrasados y descuentos por pagos anticipados para incentivar el pago puntual. En el caso de los cargos por pagos atrasados, las empresas suelen cobrar un pequeño porcentaje (p. ej., entre el 1 % y el 2 %) por cada mes de retraso en el pago. Menciona cuándo se aplica este cargo por pago atrasado (p. ej., después de un período de gracia de 10 días). En el caso de pagos anticipados, las empresas pueden ofrecer un descuento del 2 % a los pagos recibidos dentro de los 10 días posteriores a la facturación.

Evitar errores comunes al enviar facturas de saldo adeudado

El envío de facturas de saldo adeudado requiere prestar especial atención a los detalles. Los pasos en falso pueden retrasar los pagos o confundir a los clientes. Estos son algunos errores comunes y consejos sobre cómo evitarlos.

Olvidar hacer referencia a la factura original

No incluir el número de factura original o el historial de pagos puede dificultar que el cliente realice un seguimiento del saldo adeudado. Siempre haz referencia al número de factura original y enumera los pagos ya realizados.

No establecer una fecha de vencimiento

Establecer condiciones generales como "30 netos" o "próximo a vencer" sin una fecha específica puede causar confusión. Incluye siempre una fecha de vencimiento real para minimizar los malentendidos sobre los plazos de pago.

Ser impreciso respecto a los cargos por pagos atrasados

No mencionar los cargos por pagos atrasados por adelantado puede frustrar a los clientes. Indica los cargos por pagos atrasados en la sección de condiciones de pago de la factura. Especifica tanto la tasa (p. ej., 1.5 % de interés mensual) como cuándo comenzará a acumularse para que los clientes sepan exactamente qué esperar.

Envío de facturas sin instrucciones de pago

Omitir las instrucciones de pago dificulta el pago de los clientes y puede retrasar el procesamiento. Incluye detalles sobre los métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito, cheque), con toda la información necesaria de la cuenta o del enlace. Menciona las tarifas asociadas con ciertos métodos (p. ej., procesamiento de tarjetas de crédito) para evitar sorpresas.

Formato deficiente y falta de claridad

Enviar una factura desordenada o con un formato deficiente puede generar confusión y retrasos en los pagos. Utiliza un formato estructurado con encabezados y secciones fáciles de leer para el saldo adeudado, el historial de pagos y las condiciones. Resalta o usa texto en negrita para el saldo restante y la fecha de vencimiento para que se destaquen.

No hacer un seguimiento de los pagos vencidos

Establece recordatorios para hacer seguimiento con los clientes unos días antes de la fecha de vencimiento e inmediatamente de nuevo después, si la factura se vence. Herramientas como Stripe Invoicing pueden automatizar los recordatorios amistosos y los correos electrónicos de seguimiento.

Omitir detalles del saldo

No incluir un resumen detallado, incluso si estaba en la factura original, puede hacer que el cliente cuestione el saldo. Haz una lista de los artículos o servicios que cubre el saldo restante para evitar disputas y tranquilizar a los clientes sobre la legitimidad del cargo.

Omitir un toque personal

Enviar un mensaje únicamente sobre la transacción puede parecer impersonal, especialmente si el cliente tuvo problemas o preguntas con facturas anteriores. Una simple frase como: "Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta sobre este saldo o si necesita ayuda con el pago", agrega un toque personal y demuestra que está abierto a abordar cualquier inquietud, lo que puede fomentar la buena voluntad y alentar el pago puntual.

No usar incentivos de pago anticipado

Si el pago anticipado beneficiaría a tu empresa, considera la posibilidad de incluir un pequeño descuento (p. ej., entre el 1 % y el 2 % si se paga en un plazo de 10 días). Esto puede fomentar pagos más rápidos sin mucho impacto financiero.

Ignorar las opciones de automatización

El seguimiento manual de las facturas con saldo adeudado puede dar lugar a errores, retrasos y falta de seguimiento. Considera la posibilidad de usar software de facturación como Stripe Invoicing para las funciones de facturación automatizada, como el seguimiento de pagos y los recordatorios.

Cómo gestionar los ajustes o disputas en las facturas de saldo restante

Un enfoque amigable y orientado a la solución puede ayudarte a manejar las disputas. Responder con prontitud y ser transparente sobre los precios y el proceso demuestra a los clientes que son valorados, incluso durante conversaciones difíciles. Estos son algunos consejos para gestionar este proceso.

Responde rápidamente a las disputas o solicitudes de ajuste

Cuando un cliente cuestione un saldo, responda rápidamente. Revisa detalladamente su inquietud, ya sea un posible error de facturación o un problema con el producto o servicio en sí. Esto demuestra a los clientes que los estás tomando en serio y mantiene el proceso en movimiento para ambas partes.

Aclara y corrige cualquier error

Si hay un error en la factura (como un cargo duplicado o una tarifa incorrecta), corrígelo y envía una factura actualizada que refleje el importe corregido, posiblemente con una explicación rápida del ajuste. Una corrección transparente puede evitar confusiones y demuestra que eres proactivo para hacer las cosas bien.

Proporciona un desglose cuando sea necesario

Si el cliente quiere más detalles, comparte una lista detallada de los cargos, incluidos los pagos anteriores y lo que cubre el saldo. A menudo, ver todo detallado puede resolver la confusión de inmediato.

Sé abierto a ajustes razonables

Si la disputa es sobre la calidad del trabajo o el alcance del servicio, considera ofrecer una solución como un crédito parcial, un descuento en servicios futuros o una tarifa ajustada. Tu flexibilidad demostrará al cliente que estás comprometido con su satisfacción y, a menudo, puede fortalecer las relaciones y generar negocios recurrentes.

Explica los cargos por pago atrasado o las sanciones

Si los cargos por pagos atrasados son parte del saldo y el cliente los cuestiona, aclara sus condiciones de pago. Explica el propósito de los cargos y, si el cliente tiene un buen historial contigo, considera una exención única. Es mucho más fácil para los clientes aceptar los cargos por pagos atrasados cuando entienden su propósito, y una exención por buena voluntad (cuando tiene sentido) también puede reforzar una relación positiva con el cliente.

Ofrece un plan de pago para dificultades genuinas

Si el cliente tiene dificultades para pagar, considera implementar un plan de pago que permita pagos más pequeños y escalonados. Un plan de pago puede ayudarte a recuperar el saldo a lo largo del tiempo sin dañar la relación con el cliente. Documenta el arreglo para que todos estén en la misma página.

Deriva de manera suave, si es necesario

Si la disputa está en curso y no se resuelve fácilmente, podría ser el momento de derivar de manera suave. La derivación puede añadir urgencia a la situación y, a menudo, fomenta una resolución más rápida. Involucra a un miembro sénior del equipo o utiliza un mediador si el saldo es sustancial. Como último recurso, y solo si es necesario, considera la posibilidad de utilizar una agencia de cobro.

Mantén un registro de cada interacción

Guarda todos los correos electrónicos, notas de llamadas o resúmenes de cualquier reunión relacionada con la disputa o el ajuste. La documentación te ayuda a mantener la coherencia en futuros seguimientos y te protege si surgen preguntas más adelante.

Haz un seguimiento una vez que se resuelva el pago

Una vez que se liquide el saldo (o se establezca un plan de pago), envía un breve mensaje de seguimiento que agradezca al cliente por resolver el problema y resuma el acuerdo final. Un último punto de contacto deja una impresión positiva y asegura que el asunto esté completamente cerrado.