Att skapa en faktura för ett restbelopp är en möjlighet att avsluta ett projekt på ett smidigt sätt och göra ett positivt och bestående intryck på din kund. Oavsett om det är den sista avbetalningen på ett stort projekt eller en mindre uppföljningsbetalning, kan en välstrukturerad faktura på ett restbelopp hjälpa dig att få betalt snabbare, undvika onödiga turer fram och tillbaka och upprätthålla en stark kundrelation. Nästan hälften av de fakturor som amerikanska företag skickar blir förfallna, men uppföljningsfakturor kan bidra till att påskynda betalningsprocessen och undvika detta vanliga problem.

Nedan förklarar vi hur du skapar en restfaktura, hur du hänvisar till tidigare betalningar och hur du anger restbelopp samt ger tips om hur du inkluderar annat som kan vara aktuellt, såsom förseningsavgifter och incitament för tidig betalning.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en restfaktura?
  
• Hur man strukturerar en restfaktura
  
• Fastställa betalningsvillkor och förfallodatum för det slutliga saldot
  
• Undvika vanliga misstag när du skickar restfakturor
  
• Så hanterar du justeringar eller tvister om restfakturor
  

Vad är en restfaktura?

En restfaktura är ett dokument som ett företag utfärdar till en kund för att inkassera eventuell obetald del av en tidigare faktura. Om en kund gör en delbetalning eller har ett utestående saldo på en första faktura, anger en restfaktura vad som fortfarande behöver betalas. Den innehåller vanligtvis de ursprungliga fakturauppgifterna, eventuella betalningar som redan gjorts, utestående saldo och uppdaterade betalningsvillkor.

Hur man strukturerar en restfaktura

Din restfaktura bör vara strukturerad så att kunden kan se vad han eller hon är skyldig, vad betalningen avser och hur man kan kontakta dig vid eventuella frågor. Genom att lägga in en sammanfattning högst upp med utestående saldo och förfallodatum ser kunderna snabbt vad de behöver göra härnäst. Varje del av din restfaktura ska vara tydligt markerad med rubriker eller fetstil som gör det lätt att se vad det handlar om. Så här strukturerar du din faktura.

Rubrik

• Företagsnamn och logotyp

• Företagets e-postadress, telefonnummer och adress

• Fakturarubrik (t.ex. ”Restfaktura”)

Kunduppgifter

• Kundens fullständiga namn eller företagsnamn

• Kundens faktureringsadress, e-postadress och telefonnummer

Fakturauppgifter

• Unikt fakturanummer

• Datum för utfärdande

• Det ursprungliga fakturanummer som restbeloppet gäller

• Specificerad lista över produkter och tjänster

• Förfallodatum för restbelopp

Saldosammanställning

• Ursprungligt fakturabelopp

• Gjorda betalningar och betalningsdatum

• Utestående saldo

Betalningsinstruktioner

• Godkända betalningsmetoder

• Betalningslänk eller postadress för checkar, om tillämpligt

Ytterligare anmärkningar eller villkor

• Förseningsavgifter

• Rabatter vid tidig betalning

• Ytterligare betalningsinstruktioner

Fastställa betalningsvillkor och förfallodatum för det slutliga saldot

Genom att ange betalningsvillkor och förfallodatum för det slutliga saldot blir det lättare för kunderna att förstå sina skyldigheter och planera sina betalningar utifrån detta. Här är några tips:

• För betalningsvillkor ger det maximal tydlighet om du anger både betalningstiden (t.ex. netto 30, netto 15) och den faktiska förfallodagen.

• Ange föredragna betalningsmetoder – oavsett om det är kreditkort, banköverföringar eller checkar – och inkludera eventuella nödvändiga betalningsinstruktioner. Ange också om det tillkommer en hanteringsavgift för en viss metod.

• Överväg att använda straffavgifter för sena betalningar och rabatter för tidiga betalningar för att uppmuntra till betalning i tid. För förseningsavgifter tar företag ofta ut en mindre procentsats (t.ex. 1–2 %) för varje månad som betalningen är sen. Ange när denna förseningsavgift börjar gälla (t.ex. efter en frist på tio dagar). För tidiga betalningar kan företag erbjuda en rabatt på 2 % för betalningar som inkommer inom tio dagar efter faktureringen.

Undvika vanliga misstag när du skickar restfakturor

När man skickar restfakturor gäller det att vara noga med detaljer. Felsteg kan leda till försenade betalningar eller vara förvirrande för kunder. Här är några vanliga misstag och tips på hur du undviker dem.

Glömma bort att hänvisa till originalfakturan

Att inte inkludera det ursprungliga fakturanumret eller betalningshistoriken kan göra det svårt för kunden att spåra vilket restbelopp det handlar om. Hänvisa alltid till det ursprungliga fakturanumret och ange redan gjorda betalningar.

Inte ange något förfallodatum

Om de allmänna villkoren skrivs som ”netto 30” eller ”förfaller snart” utan något specifikt datum kan det orsaka förvirring. Inkludera alltid ett faktiskt förfallodatum för att minimera missförstånd om betalningstider.

Vara vag när det gäller förseningsavgifter

Det kan vara frustrerande för kunderna om förseningsavgifter inte har tagits upp i förväg. Ange eventuella förseningsavgifter i avsnittet om betalningsvillkor på fakturan. Specificera både räntan (t.ex. 1,5 % månadsränta) och när den börjar tillämpas så att kunderna vet exakt vad de kan förvänta sig.

Skicka fakturor utan betalningsinstruktioner

Om betalningsinstruktioner inte finns med blir det svårare för kunder att betala och kan göra att hanteringen försenas. Inkludera information om godkända betalningsmetoder (t.ex. banköverföring, kreditkort, check) samt all nödvändig konto- eller länkinformation. Ange om det förekommer avgifter i samband med vissa metoder (t.ex. kreditkortshantering) för att undvika överraskningar.

Dålig formatering och otydlighet

Att skicka en faktura som är rörig eller dåligt formaterad kan leda till förvirring och betalningsförseningar. Använd ett strukturerat format med rubriker och lättlästa avsnitt för förfallna belopp, betalningshistorik och villkor. Använd markerad eller fetstilt text för restbeloppet och förfallodatumet så att de syns lite extra.

Inte följa upp försenade betalningar

Lägg in påminnelser för att följa upp kunder några dagar före förfallodatumet och sedan igen omedelbart efter förfallodatumet, om fakturan blir försenad. Verktyg som Stripe Invoicing kan automatisera vänliga påminnelser och uppföljande e-postmeddelanden.

Hoppa över saldouppgifter

Att inte inkludera en specificerad sammanfattning kan få kunden att ifrågasätta saldot, oavsett om den fanns på den ursprungliga fakturan. Ange vilka artiklar eller tjänster som restbeloppet gäller för att undvika tvister och försäkra kunderna om att debiteringen är befogad.

Inte lägga till en personlig touch

Att skicka ett rent transaktionsmeddelande kan uppfattas som opersonligt, särskilt om kunden hade problem eller frågor med tidigare fakturor. En enkel rad som ”Hör av dig om du har några frågor om det här beloppet eller behöver hjälp med betalningen” ger en personlig touch och visar att du är öppen för att ta itu med eventuella problem, vilket kan bidra till goodwill och uppmuntra till snabb betalning.

Inte använda incitament för tidig betalning

Om ditt företag skulle ha nytta av en tidig betalning kan du överväga att ge en mindre rabatt (t.ex. 1–2 % om beloppet betalas inom tio dagar). Detta kan uppmuntra till snabbare betalningar utan större ekonomiska konsekvenser.

Bortse från automatiseringsalternativ

Manuell spårning av förfallna fakturor kan leda till fel, förseningar och missade uppföljningar. Överväg att använda faktureringsprogram som Stripe Invoicing för automatiska faktureringsfunktioner, inklusive betalningsspårning och påminnelser.

Så hanterar du justeringar eller tvister om restfakturor

Ett vänligt och lösningsorienterat tillvägagångssätt kan hjälpa dig att hantera tvister. Att svara snabbt och vara transparent om din prissättning och process visar kunderna att de är uppskattade, även under svåra samtal. Här är några tips på hur du hanterar den här processen.

Reagera snabbt på tvister eller begäran om justering

Svara snabbt när en klient ifrågasätter ett belopp. Granska deras problem i detalj, oavsett om det rör sig om ett potentiellt faktureringsfel eller om ett problem med själva produkten eller tjänsten. Detta visar kunderna att du tar dem på allvar och håller igång processen för båda parter.

Förtydliga och korrigera eventuella misstag

Om det finns ett fel i fakturan (t.ex. dubbeldebitering eller ett felaktigt pris) ska du åtgärda felet och skicka en uppdaterad faktura med det korrigerade beloppet – eventuellt med en snabb förklaring till justeringen. En transparent korrigering kan förhindra förvirring och visar att du är proaktiv när det gäller att göra rätt.

Ange en specifikation vid behov

Om kunden vill ha mer information kan du ge en specificerad lista över debiteringar, inklusive tidigare betalningar och vad beloppet täcker. När allting redovisas brukar det ofta direkt bli mycket tydligare.

Var öppen för rimliga anpassningar

Om tvisten gäller arbetets kvalitet eller tjänstens omfattning kan du överväga att erbjuda en lösning, t.ex. en delkreditering, en rabatt på framtida tjänster eller ett justerat pris. Din flexibilitet kommer att visa kunden att du är mån om att han eller hon ska vara nöjd och kan ofta stärka relationer och leda till återkommande affärer.

Förklara förseningsavgifter eller straffavgifter

Om förseningsavgifter är en del av saldot och kunden ifrågasätter dem, förtydliga dina betalningsvillkor. Förklara syftet med avgifterna och överväg ett engångsundantag om det är en bra kund som du har haft länge. Det är mycket lättare för kunder att acceptera förseningsavgifter när de förstår syftet och ett goodwill-undantag (när det är vettigt) kan också förstärka en positiv kundrelation.

Erbjud en betalningsplan i svåra lägen

Om kunden har svårt att betala, överväg att tillämpa en betalningsplan som gör det möjligt att betala i mindre delbetalningar. En betalningsplan kan hjälpa dig att återfå beloppet över tid utan att skada kundrelationen. Dokumentera arrangemanget så att alla är överens.

Eskalera försiktigt vid behov

Om tvisten pågår och inte kommer att lösas enkelt kan det vara dags att försiktigt eskalera ärendet. Eskalering kan göra situationen mer brådskande och uppmuntrar ofta till snabbare lösningar. Involvera en erfaren teammedlem eller använd en medlare om det gäller ett betydande belopp. Som en sista utväg, och endast om det är nödvändigt, överväg att använda ett inkassoföretag.

Dokumentera alla kontakter

Spara alla e-postmeddelanden, samtalsanteckningar eller sammanfattningar av möten som rör tvisten eller justeringen. Dokumentation hjälper dig att vara konsekvent i framtida uppföljningar och skyddar dig om frågor dyker upp längre fram.

Följ upp när betalningen är gjord

Skicka ett kort uppföljningsmeddelande när beloppet är betalt (eller en betalningsplan är på plats) där du tackar för att kunden har tagit sig an problemet och sammanfattar det slutliga avtalet. En sista kontakt ger ett positivt intryck och säkerställer att ärendet är helt avslutat.