การสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับยอดคงเหลือที่ค้างชำระเป็นโอกาสในการทำให้โครงการเสร็จสิ้นอย่างราบรื่น และสร้างความประทับใจเชิงบวกและยาวนานให้กับลูกค้าของคุณ ไม่ว่าจะเป็นงวดสุดท้ายของโครงการใหญ่หรือการติดตามผลการชำระเงินจำนวนเล็กน้อย ใบแจ้งหนี้แสดงยอดคงเหลือที่มีโครงสร้างที่ดีจะช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น หลีกเลี่ยงการส่งไปส่งมาที่ไม่จำเป็น และรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าให้แน่นแฟ้น ใบแจ้งหนี้เกือบครึ่งหนึ่งที่ธุรกิจในสหรัฐฯ ส่งไปนั้นเกินกำหนดชำระ แต่ใบแจ้งหนี้ติดตามผลสามารถช่วยเร่งกระบวนการชำระเงินและหลีกเลี่ยงปัญหาทั่วไปนี้ได้

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระ วิธีอ้างอิงถึงการชําระเงินครั้งก่อน วิธีแสดงจํานวนเงินที่เหลือ และเคล็ดลับต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าและสิ่งจูงใจในการชําระเงินก่อนกำหนด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้ยอดค้างชำระคืออะไร
  
• วิธีจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระ
  
• การกําหนดข้อกําหนดการชําระเงินและวันที่ครบกําหนดชําระสําหรับยอดคงเหลือสุดท้าย
  
• การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อส่งใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระ
  
• วิธีจัดการกับการปรับยอดหรือการโต้แย้งการชําระเงินในใบแจ้งหนี้ยอดค้างชำระ
  

ใบแจ้งหนี้ยอดค้างชำระคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ยอดค้างชำระคือเอกสารที่ธุรกิจออกให้แก่ลูกค้าเพื่อเรียกเก็บเงินส่วนที่ยังไม่ได้ชําระของใบเรียกเก็บเงินที่ผ่านมา หากลูกค้าชำระเงินบางส่วนหรือมียอดค้างชำระตามใบแจ้งหนี้ฉบับแรก ใบแจ้งหนี้ที่มียอดค้างชำระจะระบุรายการยอดที่ยังค้างชำระอยู่ โดยปกติแล้ว มักประกอบด้วยรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ การชําระเงินใดๆ ที่ได้ดําเนินการแล้ว ยอดคงเหลือที่ค้างชําระ และข้อกําหนดการชําระเงินที่อัปเดต

วิธีจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระ

คุณควรจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระเพื่อแสดงให้ลูกค้าทราบว่าตนเองต้องชำระเท่าใด ชําระเงินเพื่อจุดประสงค์ใด และลูกค้าจะติดต่อคุณได้อย่างไรหากมีข้อสงสัยใดๆ การเพิ่มข้อมูลสรุปที่ด้านบนพร้อมยอดคงค้างและวันที่ครบกำหนดจะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าจะต้องทำอะไรต่อไป แต่ละส่วนของใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระของคุณควรมีความแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด โดยมีส่วนหัวหรือข้อความตัวหนาเพื่อให้อ่านหรือมองผ่านๆ ได้ง่าย ต่อไปนี้คือวิธีการจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณ

ส่วนหัว

• ชื่อและโลโก้ของธุรกิจ

• อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ของธุรกิจ

• ชื่อใบแจ้งหนี้ (เช่น "ใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระ")

ข้อมูลลูกค้า

• ชื่อ-นามสกุลของลูกค้าหรือชื่อธุรกิจ

• ที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงิน อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า

รายละเอียดใบแจ้งหนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

• วันที่ออก

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ต้นฉบับที่มียอดคงเหลือค้างชำระ

• รายการสินค้าและบริการที่แจกแจงเป็นรายการ

• วันที่ครบกําหนดชําระของยอดคงเหลือ

ข้อมูลสรุปยอดคงเหลือ

• จํานวนเงินในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

• การชําระเงินที่ชำระแล้วและวันที่ชำระเงิน

• ยอดค้างชําระคงเหลือ

ขั้นตอนการชําระเงิน

• วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ

• ลิงก์ชําระเงินทางออนไลน์หรือที่อยู่สําหรับส่งไปรษณีย์ เพื่อใช้ในเช็ค หากเกี่ยวข้อง

หมายเหตุหรือข้อกําหนดเพิ่มเติม

• ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า

• ส่วนลดการชําระเงินก่อนกําหนด

• ขั้นตอนการชำระเงินเพิ่มเติม

การกำหนดเงื่อนไขการชําระเงินและวันที่ครบกําหนดสําหรับยอดสุดท้าย

การกำหนดเงื่อนไขการชําระเงินและวันที่ครบกําหนดสําหรับยอดคงเหลือสุดท้ายจะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจภาระหน้าที่ของตัวเองและวางแผนการชําระเงินให้สอดคล้องกันได้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางส่วนในการดําเนินการ

• สำหรับเงื่อนไขการชำระเงิน ให้ระบุทั้งระยะเวลาการชำระเงิน (เช่น ชำระภายใน 30 วัน ชำระภายใน 15 วัน) และวันครบกำหนดชำระจริง เพื่อความชัดเจนสูงสุด

• ระบุวิธีการชำระเงินที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นบัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือเช็ค และระบุขั้นตอนการชำระเงินที่จำเป็น หากมีค่าธรรมเนียมการประมวลผลที่เกี่ยวข้องกับวิธีการใดวิธีการหนึ่ง ให้ระบุไปด้วย

• พิจารณาใช้ค่าปรับการชำระเงินล่าช้าและส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าเพื่อจูงใจให้ชำระเงินตรงเวลา ธุรกิจมักจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้าในอัตราเล็กน้อย (เช่น 1%–2%) สำหรับแต่ละเดือนที่มีการชำระเงินล่าช้า กล่าวถึงกรณีที่จะมีค่าธรรมเนียมล่าช้า (เช่น หลังจากช่วงผ่อนผัน 10 วัน) สําหรับการชําระเงินก่อนกำหนด ธุรกิจอาจเสนอส่วนลด 2% สําหรับการชําระเงินที่ได้รับภายใน 10 วันหลังจากออกใบแจ้งหนี้

การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อส่งใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระ

การส่งใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระต้องได้รับการตรวจสอบโดยละเอียด ความผิดพลาดอาจทำให้การชำระเงินล่าช้าหรือสร้างความสับสนให้กับลูกค้า ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้

การลืมอ้างอิงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

การไม่ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ต้นฉบับหรือประวัติการชำระเงินอาจทำให้ลูกค้าไม่สามารถติดตามยอดคงเหลือได้ อ้างอิงหมายเลขใบแจ้งหนี้ต้นฉบับเสมอและระบุรายการการชําระเงินใดๆ ที่ได้ดําเนินการแล้ว

ไม่ได้กำหนดวันครบกําหนด

การระบุข้อกําหนดทั่วไป เช่น "สุทธิ 30" หรือ "ครบกําหนดเร็วๆ นี้" โดยไม่มีวันที่กําหนดอาจทําให้เกิดความสับสน ควรระบุวันที่ครบกำหนดชำระจริงไว้เสมอเพื่อลดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับระยะเวลาการชำระเงิน

การไม่ชัดเจนเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมล่าช้า

การไม่กล่าวถึงค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าไว้ล่วงหน้าสามารถสร้างความยุ่งยากให้ลูกค้าได้ ระบุค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าในส่วนเงื่อนไขการชําระเงินของใบแจ้งหนี้ ระบุทั้งอัตราดอกเบี้ย (เช่น คิดดอกเบี้ย 1.5% ต่อเดือน) และจะเริ่มเกิดขึ้นเมื่อใดเพื่อให้ลูกค้าทราบแน่ชัดว่าจะเกิดอะไรขึ้น

การส่งใบแจ้งหนี้โดยไม่มีวิธีการชําระเงิน

การไม่ระบุคำสั่งการชำระเงินทำให้ลูกค้าชำระเงินได้ยากขึ้นและอาจทำให้การประมวลผลล่าช้า ระบุรายละเอียดของวิธีการชําระเงินที่ยอมรับ (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต เช็ค) พร้อมข้อมูลบัญชีหรือลิงก์ที่จําเป็นทั้งหมด กล่าวถึงค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับบางวิธี (เช่น การประมวลผลบัตรเครดิต) เพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจในภายหลัง

การจัดรูปแบบไม่ดีและการขาดความชัดเจน

การส่งใบแจ้งหนี้ที่ดูวุ่นวายหรือจัดรูปแบบไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความสับสนและการชำระเงินล่าช้า ใช้รูปแบบที่มีการจัดโครงสร้างด้วยส่วนหัว และส่วนที่อ่านได้ง่ายสําหรับยอดคงเหลือที่ต้องชําระ ประวัติการชําระเงิน และเงื่อนไข เน้นข้อความหรือใช้ข้อความตัวหนาสำหรับยอดคงเหลือและวันครบกำหนดเพื่อให้สังเกตได้ง่าย

ไม่ได้ติดตามการชําระเงินที่เลยกําหนดชําระ

ตั้งค่าการแจ้งเตือนให้ติดตามผลกับลูกค้าในช่วง 2-3 วันก่อนวันครบกําหนดชําระและเรียกเก็บเงินอีกครั้งทันที หากใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ เครื่องมืออย่าง Stripe Invoicing สามารถส่งการแจ้งเตือนที่สะดวกและอีเมลติดตามผลได้โดยอัตโนมัติ

การข้ามรายละเอียดยอดคงเหลือ

การไม่รวมรายการสรุปรายละเอียด ถึงแม้ข้อมูลจะอยู่ในใบแจ้งหนี้เดิมก็อาจทำให้ลูกค้าตั้งคำถามเกี่ยวกับยอดคงเหลือได้ ระบุรายการสินค้าหรือบริการที่ค้างชำระเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาท และเพื่อสร้างความมั่นใจแก่ลูกค้าว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวถูกต้องตามกฎหมาย

ละเว้นความใส่ใจส่วนบุคคล

การส่งข้อความที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมล้วนๆ อาจดูไม่เป็นส่วนตัว โดยเฉพาะหากลูกค้ามีปัญหาหรือคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้ ข้อความง่ายๆ เช่น "โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อสงสัยใดๆ เกี่ยวกับยอดคงเหลือนี้หรือต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการชําระเงิน" จะเป็นการเพิ่มความใส่ใจส่วนบุคคลที่แสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมรับมือกับข้อกังวลใดๆ ซึ่งอาจส่งเสริมความปรารถนาดีและกระตุ้นการชำระเงินที่ตรงเวลา

ไม่ได้ใช้สิ่งจูงใจสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด

หากการชำระเงินก่อนกำหนดจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณ ให้พิจารณาใส่ส่วนลดเล็กน้อย (เช่น 1%–2% ถ้าชำระภายใน 10 วัน) ซึ่งจะช่วยกระตุ้นให้เกิดการชําระเงินที่รวดเร็วขึ้นโดยไม่ส่งผลต่อด้านการเงินมากนัก

การไม่ใช้ตัวเลือกการทํางานอัตโนมัติ

การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ครบกําหนดชําระด้วยตนเองอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาด ความล่าช้า และขาดการติดตามผล ลองใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เช่น Stripe Invoicing เพื่อใช้งานฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการติดตามการชําระเงินและการแจ้งเตือน

วิธีจัดการกับการปรับยอดหรือการโต้แย้งการชําระเงินในใบแจ้งหนี้ยอดค้างชำระ

แนวทางที่เป็นมิตรและมุ่งเน้นโซลูชันจะช่วยให้คุณจัดการกับการโต้แย้งการชําระเงินได้ การตอบสนองอย่างรวดเร็วและโปร่งใสเกี่ยวกับค่าบริการและกระบวนการของคุณจะแสดงให้เห็นว่าลูกค้ามีความสำคัญ แม้ในการสนทนาที่ยากลําบาก ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการจัดการขั้นตอนนี้

ตอบกลับคําขอการโต้แย้งการชําระเงินหรือคําขอปรับยอดอย่างรวดเร็ว

เมื่อลูกค้ามีข้อสงสัยเกี่ยวกับยอดคงเหลือ ให้ตอบกลับโดยเร็ว ตรวจสอบความกังวลของพวกเขาอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินหรือปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ นี่แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณใส่ใจอย่างจริงจัง และช่วยให้กระบวนการดำเนินต่อไปสำหรับทั้งสองฝ่าย

ชี้แจงและแก้ไขข้อผิดพลาด

หากมีข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ (เช่น การเรียกเก็บเงินซ้ำหรืออัตราไม่ถูกต้อง) ให้แก้ไขและส่งใบแจ้งหนี้ที่อัปเดตโดยแสดงจำนวนเงินที่แก้ไขแล้ว โดยอาจมีคำอธิบายสั้นๆ สำหรับการปรับเปลี่ยนด้วย การแก้ไขที่โปร่งใสสามารถป้องกันความสับสนและแสดงให้เห็นว่าคุณกระตือรือร้นที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้อง

ระบุรายละเอียดเมื่อจําเป็น

หากลูกค้าต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ให้แสดงรายการค่าใช้จ่ายโดยละเอียด รวมทั้งการชำระเงินก่อนหน้าและรายการค้างชำระของยอดคงเหลือ บ่อยครั้ง เมื่อเห็นทุกสิ่งอย่างวางอยู่ตรงหน้าก็สามารถคลี่คลายความสับสนได้ทันที

เปิดให้ปรับเปลี่ยนตามเหมาะสม

หากการโต้แย้งการชําระเงินเกี่ยวข้องกับคุณภาพของงานหรือขอบเขตการให้บริการ โปรดพิจารณานําเสนอโซลูชัน เช่น เครดิตบางส่วน ส่วนลดสําหรับบริการในอนาคต หรืออัตราค่าบริการที่ปรับลดลง ความยืดหยุ่นของคุณจะแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณใส่ใจในความพึงพอใจของพวกเขา และมักจะทำให้ความสัมพันธ์แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นและนำไปสู่การทำธุรกิจซ้ำ

อธิบายเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือบทลงโทษ

หากยอดคงเหลือรวมค่าธรรมเนียมล่าช้าและลูกค้ามีข้อสงสัย ให้ชี้แจงเงื่อนไขการชำระเงินของคุณ อธิบายวัตถุประสงค์เบื้องหลังค่าธรรมเนียม และหากลูกค้ามีประวัติการชำระเงินที่ดี ให้พิจารณาการยกเว้นค่าธรรมเนียมหนึ่งครั้ง ลูกค้าจะยอมรับค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าได้ง่ายขึ้นมากเมื่อพวกเขาเข้าใจวัตถุประสงค์ และการยกเว้นค่าธรรมเนียมด้วยความเต็มใจ (หากสมเหตุสมผล) ยังสามารถเสริมสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้าได้อีกด้วย

จัดทำแผนการชําระเงินสําหรับลูกค้าที่ประสบความยากลําบากที่แท้จริง

หากลูกค้าประสบปัญหาในการชำระเงิน ควรพิจารณาใช้แผนการชำระเงินที่สามารถชำระเงินเป็นงวดๆ ในจำนวนที่น้อยลงได้ แพ็กเกจการชําระเงินจะช่วยคุณกู้คืนยอดคงเหลือไปเรื่อยๆ โดยไม่สร้างความเสียหายต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า จัดทำเอกสารการจัดเตรียมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ยกระดับอย่างค่อยเป็นค่อยไป หากจําเป็น

หากการโต้แย้งการชําระเงินดําเนินอยู่และไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างง่ายดาย อาจถึงเวลาที่จะค่อยๆ ยกระดับการโต้แย้งการชําระเงิน การยกระดับสามารถเพิ่มความเร่งด่วนให้กับสถานการณ์และมักกระตุ้นให้การแก้ปัญหารวดเร็วยิ่งขึ้น ให้สมาชิกทีมอาวุโสเข้ามามีส่วนร่วมหรือใช้คนกลางหากยอดคงเหลือมีจำนวนมาก พิจารณาใช้บริการบจัดเก็บหนี้เป็นทางเลือกสุดท้าย และเมื่อจำเป็นเท่านั้น

เก็บบันทึกของการโต้ตอบทุกรายการ

บันทึกอีเมล บันทึกการโทร หรือข้อมูลสรุปการประชุมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการโต้แย้งการชําระเงินหรือการปรับยอด เอกสารจะช่วยให้คุณมีความสม่ำเสมอในการติดตามผลในอนาคต และปกป้องคุณหากมีคำถามเกิดขึ้นในภายหลัง

การติดตามผลเมื่อการชําระเงินได้รับการแก้ไข

หลังจากมีการชําระเงินตามยอดคงเหลือ (หรือมีกําหนดแผนการชําระเงิน) ให้ส่งข้อความติดตามผลสั้นๆ โดยขอขอบคุณลูกค้าที่ดําเนินการแก้ไขปัญหาและสรุปข้อตกลงขั้นสุดท้าย จุดติดต่อสุดท้ายให้ความรู้สึกเป็นบวกและรับรองว่าปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์