为剩余余额创建发票是顺利完成项目并给客户留下积极、持久印象的机会。无论是大型项目的最后一期款项，还是金额较小的后续付款，一份结构规范的到期余额发票都能帮助您更快收到款项，避免不必要的反复沟通，并维持良好的客户关系。美国企业发出的发票中近一半都会逾期未付，但后续开具的到期余额发票有助于加快付款流程，避免这一常见问题。

下面，我们将介绍如何创建到期余额发票、如何参考以前的付款、如何显示剩余欠款金额，以及提供一些关于在发票中纳入诸如滞纳金和提前付款优惠等额外项目的提示。

目录

• 什么是余额发票？
  
• 如何构建到期余额发票
  
• 设置最终余额的付款条件和到期日
  
• 避免发送余额到期发票时的常见错误
  
• 如何处理余额发票的调整或争议
  

什么是余额发票？

剩余余额发票是企业向客户发出的文档，用于收取先前账单的任何未付部分。如果客户进行了部分付款，或者在初始发票上有未结清的余额，那么剩余余额发票会详细列出仍需支付的款项。它通常包括原始发票详细信息、任何已付款、未结余额和更新的付款条款。

如何构建到期余额发票

您的应付余额发票的结构应向客户显示他们的欠款、付款的用途以及他们如何与您联系以解决任何问题。在发票顶部添加包含未结余额和到期日的摘要，有助于客户快速了解他们下一步需要做什么。您开具的到期余额发票的每个部分都应通过标题或加粗文本在视觉上加以区分，以便于快速浏览。下面介绍了如何构建发票。

标题

• 企业名称和徽标

• 商家的电子邮件、电话号码和地址

• 发票抬头（例如，“余额到期发票”）

客户信息

• 客户的全名或公司名称

• 客户的账单地址、电子邮件和电话号码

发票明细

• 唯一发票编号

• 开具日期

• 仍有欠款未结清的原始发票编号

• 产品和服务明细清单

• 剩余余额到期日

余额汇总

• 原始发票金额

• 付款及其日期

• 未结余额

付款说明

• 接受的支付方式

• 在线支付链接或邮寄地址（如适用）

附加说明或条款

• 滞纳金

• 提前付款折扣

• 进一步的付款说明

设置最终余额的付款条件和到期日

为最终余额设定付款条款和截止日期，有助于客户了解自身义务，并据此规划付款安排。以下是执行此操作的一些提示：

• 关于付款条款，要同时说明付款期限（如 30 天内付款、15 天内付款）以及实际到期日期，以确保最大程度的清晰明了。

• 说明首选的支付方式（无论是信用卡、银行转账还是支票），并包括任何必要的付款说明。如果某种方法需要支付手续费，也请注明。

• 可以考虑采用逾期罚款和提前付款折扣的方式，来激励客户按时付款。对于滞纳金，企业通常会对逾期的每个月收取一小部分费用（例如，1%-2%）。提及何时适用此滞纳金（例如，在 10 天宽限期之后）。对于提前付款，商家可能会为在开具发票后 10 天内收到的付款提供 2% 的折扣。

避免发送余额到期发票时的常见错误

发送余额到期发票需要特别注意细节。失误可能会延迟付款或使客户感到困惑。以下是一些常见的错误以及如何避免这些错误的提示。

忘记引用原始发票

未能提供原始发票编号或付款历史记录可能会使客户难以跟踪到期余额。始终引用原始发票编号并列出所有已支付的款项。

未设置截止日期

只说明“30 天内付款”或“近期到期”这类笼统的条款，而不给出具体日期，可能会造成混淆。始终包括实际到期日，以尽量减少对付款时间表的误解。

对滞纳金含糊其辞

不提前提及滞纳金可能会让客户感到沮丧。在发票的付款条款部分概述任何滞纳金。明确规定费率（例如，每月 1.5% 的滞纳金）以及费率开始计算的时间，这样客户就能确切知道会发生怎样的情况。

在没有付款说明的情况下发送发票

省略付款说明会让客户付款变得更加困难，还可能导致处理流程延迟。请附上可接受的支付方式详情（例如，银行转账、信用卡支付、支票支付），并提供所有必要的账户信息或链接信息。提及与某些支付方式相关的费用（例如，信用卡处理费用），以免让客户感到意外。

格式糟糕且表述不够清晰

发送一份杂乱无章或格式不当的发票可能会导致混淆，并造成付款延迟。采用带有标题和易于阅读板块的结构化格式，分别呈现欠款金额、付款记录以及付款条款。突出显示或使用粗体文本表示剩余余额和到期日，使其突出显示。

未对逾期未付的款项进行跟进

设置提醒，在付款截止日期前几天与客户进行跟进；如果发票逾期未付，在逾期后立即再次跟进。Stripe Invoicing 等工具可以自动发送友好提醒和后续电子邮件。

跳过余额明细

未包括明细摘要，即使原始发票上包含这些摘要，也会使客户质疑余额。请列出剩余欠款所涵盖的各项商品或服务，以避免产生纠纷，并让客户确信收费的合理性。

没有加入人性化的元素

发送纯粹的交易性消息可能会让人觉得没有人情味，尤其是当客户对之前的发票有问题或疑问时。一句简单的话，比如“如果您对这笔欠款有任何疑问，或在支付方面需要帮助，请告知我们”，就能增添人情味，表明您愿意回应任何担忧。这有助于建立良好关系，促进及时付款。

没有采用提前付款的激励措施

如果提前收款对贵公司有益，可考虑提供小额折扣（例如，若在 10 天内付款，给予 1% - 2% 的折扣）。这可以鼓励更快的付款，而不会产生太大的财务影响。

忽视自动化操作的选择

手动跟踪未结清欠款的发票可能会导致错误、延误，还可能遗漏跟进工作。可以考虑使用像 Stripe Invoicing 这样的发票软件，利用其自动化开票功能，其中包括付款跟踪和提醒服务。

如何处理剩余余额发票的调整或争议

采取友好且以解决问题为导向的方式能够帮助您处理争议。及时做出回应，并在定价和流程方面保持透明，这能让客户感受到自己受到重视，即便在进行艰难的沟通时也是如此。以下是管理此过程的一些提示。

快速响应争议或调整请求

当客户对欠款金额提出质疑时，要迅速做出回应。仔细审查他们所提出的问题，无论这是潜在的计费错误，还是产品或服务本身存在的问题。这向客户表明您正在认真对待他们，并使双方的流程不断推进。

澄清并纠正任何错误

如果发票中有错误（例如重复收费或费率不正确），应予以纠正，并发送一份更新后的发票，注明正确的金额，还可以附上对此次调整的简要说明。透明的纠错方式可以避免产生混淆，同时也表明您积极主动地确保事情得到妥善处理。

需要时提供明细

如果客户想要了解更多细节，那就提供一份详细的收费清单，其中包括之前的付款记录以及欠款所涵盖的项目。通常情况下，看到所有信息都清楚地罗列出来，就能立刻消除疑惑。

对合理的调整持坦诚态度

如果争议是关于工作质量或服务范围的，可考虑提供一些解决方案，比如给予部分费用减免、对未来服务提供折扣，或者调整收费标准。您的灵活应对会让客户看到您致力于让他们满意，而且这通常能够巩固双方关系，带来更多的回头生意。

解释滞纳金或罚款

如果余额中包含滞纳金，而客户对此提出质疑，那么请阐明您的付款条款。解释收取这些费用的原因。如果客户与您有良好的合作记录，可考虑给予一次性的费用减免。当客户了解了滞纳金的收取目的后，他们会更容易接受这些费用。而且，在合理的情况下，出于善意给予的费用减免也有助于巩固积极良好的客户关系。

为确实遇到经济困难的客户提供付款计划

如果客户在支付款项方面遇到困难，可考虑制定一个付款计划，允许客户进行小额、分期支付。付款计划可以帮助您在一段时间内收回欠款，同时又不会损害与客户的关系。将相关安排记录下来，这样就能确保各方对情况的了解一致。

如有必要，以温和的方式逐步采取更高级别的措施

如果争议持续存在且难以轻易解决，那么或许是时候温和地采取进一步措施了。采取进一步措施能够让情况变得更加紧迫，通常会促使问题更快得到解决。如果欠款金额较大，可让高级团队成员介入，或者聘请一位调解人来处理此事。作为最后的手段，只有在必要时，才考虑使用催收机构。

记录每一次互动

保存所有与争议或调整相关的电子邮件、通话记录以及会议纪要。留存记录有助于您在后续跟进时保持口径一致，并且在日后出现问题时能够为您提供保障。

一旦付款问题得到解决，要进行后续跟进

在欠款结清（或付款计划已确定）后，发送一条简短的跟进消息，感谢客户共同解决问题，并概述最终达成的协议。最后这一沟通环节能留下积极印象，确保事情彻底了结。