La création d’une facture pour un solde restant dû est l’occasion de terminer un projet en douceur et de laisser une impression positive et durable sur votre client. Qu’il s’agisse de la dernière tranche d’un gros projet ou d’un paiement de suivi plus modeste, une facture de solde restant dû bien structurée peut vous aider à vous faire payer plus rapidement, à éviter les échanges inutiles et à maintenir une relation client solide. Près de la moitié des factures envoyées par les entreprises américaines deviennent en souffrance, mais le suivi des factures peut permettre d’accélérer le processus de paiement et d’éviter ce problème courant.

Vous trouverez ci-dessous comment créer une facture de solde restant, comment référencer les paiements précédents, comment afficher le montant restant et vous donner des conseils pour inclure des extras, tels que des frais de retard et des incitations au paiement anticipé.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture de solde restant?
  
• Comment structurer une facture de solde restant
  
• Fixer les modalités de paiement et les dates d’échéance du solde final
  
• Éviter les erreurs courantes lors de l’envoi de factures de solde restant
  
• Comment gérer les réajustements ou les litiges sur les factures de solde restant
  

Qu’est-ce qu’une facture solde restant?

Une facture de solde restant est un document qu’une entreprise envoie à un client pour recouvrer toute partie impayée d’une facture précédente. Si un client effectue un paiement partiel ou a un solde impayé sur une facture initiale, une facture de solde restant détaille ce qui lui est encore dû. Elle comprend généralement les détails de la facture d’origine, tous les paiements déjà effectués, le solde restant dû et les nouvelles conditions de paiement.

Comment structurer une facture de solde restant

Votre facture de solde restant doit être structurée de manière à indiquer au client ce qu’il doit, à quoi sert le paiement et comment il peut vous contacter en cas de questions. L’ajout d’un récapitulatif en haut de la page avec le solde impayé et la date d’échéance permet aux clients de savoir rapidement ce qu’ils doivent faire ensuite. Chaque section de votre facture de solde restant doit être visuellement distincte avec des en-têtes ou du texte en gras pour en faciliter la lecture. Voici comment structurer votre facture.

En-tête

• Nom et logo de l’entreprise

• L’adresse courriel, le numéro de téléphone et l’adresse de l’entreprise

• Intitulé de la facture (p. ex. « Solde dû »)

Informations client

• Nom complet ou nom de l’entreprise du client

• L’adresse de facturation, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du client

Détails de la facture

• Numéro de facture unique

• Date d’émission

• Le numéro de la facture originale pour laquelle un solde est encore dû

• Liste détaillée des produits et services

• Date d’échéance du solde restant

Récapitulatif du solde

• Montant de la facture d’origine

• Les paiements effectués et leurs dates

• Solde restant dû

Instructions de paiement

• Moyens de paiement acceptés

• Un lien de paiement en ligne ou l’adresse postale pour les chèques, le cas échéant

Notes ou modalités supplémentaires

• Frais de retard

• Escomptes pour paiement anticipé

• Instructions de paiement supplémentaires

Définition des conditions de paiement et des dates d’échéance du solde final

La définition des modalités de paiement et des dates d’échéance du solde final aide les clients à comprendre leurs obligations et à planifier leurs paiements en conséquence. Voici quelques conseils pour y parvenir :

• En ce qui concerne les modalités de paiement, indiquez à la fois l’échéancier de paiement (p. ex. net 30 ou net 15) et la date d’échéance réelle pour plus de clarté.

• Indiquez les moyens de paiement préférés (cartes de crédit, virements bancaires ou chèques) et indiquez les instructions de paiement nécessaires. S’il y a des frais de traitement associés à une certaine méthode, mentionnez-le également.

• Envisagez d’utiliser des pénalités de retard et des escomptes pour paiement anticipé afin d’encourager les paiements en temps opportun. En ce qui concerne les frais de retard, les entreprises facturent souvent un petit pourcentage (par exemple, 1 % à 2 %) pour chaque mois de retard de paiement. Mentionnez quand ces frais de retard s’appliquent (p. ex., après un délai de grâce de 10 jours). Pour les paiements anticipés, les entreprises peuvent accorder une escompte de 2 % pour les paiements reçus dans les 10 jours suivant la facturation.

Éviter les erreurs courantes lors de l’envoi de factures de solde restant

L’envoi de factures de solde restant nécessite une attention particulière aux détails. Les faux pas peuvent retarder les paiements ou semer la confusion chez les clients. Voici quelques erreurs courantes et des conseils pour les éviter.

Oubli de référencer la facture originale

Le fait de ne pas inclure le numéro de la facture originale ou l’historique des paiements peut rendre difficile pour le client de suivre le solde dû. Mentionnez toujours le numéro de la facture originale et indiquez tous les paiements déjà effectués.

Ne pas définir de date d’échéance

L’énonciation de termes généraux tels que « net 30 » ou « paiement sur réception » sans date précise peut prêter à confusion. Incluez toujours une date d’échéance réelle afin de minimiser les malentendus sur les délais de paiement.

Rester vague sur les frais de retard

Ne pas mentionner les frais de retard à l’avance peut frustrer les clients. Indiquez les frais de retard dans la section relative aux modalités de paiement de la facture. Précisez à la fois le taux (p. ex. 1,5 % d’intérêt mensuel) et la date à laquelle il commencera à s’accumuler afin que les clients sachent exactement à quoi s’attendre.

Envoi de factures sans instructions de paiement

L’omission d’instructions de paiement rend le paiement plus difficile pour les clients et peut retarder le traitement. Incluez des informations sur les moyens de paiement acceptés (p. ex. virement bancaire, carte de crédit, chèque), ainsi que toutes les informations nécessaires sur votre compte ou votre lien. Mentionnez les frais associés à certaines méthodes (p. ex. le traitement des cartes de crédit) pour éviter les surprises.

Mauvaise mise en forme et manque de clarté

L’envoi d’une facture encombrée ou mal formatée peut entraîner de la confusion et des retards de paiement. Utilisez un format structuré avec des titres et des sections faciles à lire pour le solde dû, l’historique des paiements et les modalités. Surlignez ou utilisez du texte en gras pour le solde restant et la date d’échéance afin qu’ils se démarquent.

Pas de suivi des paiements en retard

Définissez des rappels pour faire un suivi auprès des clients quelques jours avant la date d’échéance et à nouveau immédiatement après, si la facture est en retard. Des outils tels que Stripe Invoicing permettent d’automatiser des rappels amicaux et des courriels de suivi.

Ignorer les détails du solde

Le fait de ne pas inclure un récapitulatif détaillé, même s’il figurait sur la facture originale, peut amener le client à remettre en question le solde. Dressez la liste des articles ou services couverts par le solde restant afin d’éviter les litiges et rassurez les clients quant à la légitimité du paiement.

Omettre une touche personnelle

L’envoi d’un message purement transactionnel peut sembler impersonnel, surtout si le client a eu des problèmes ou des questions avec des factures antérieures. Une simple phrase comme « Veuillez nous faire savoir si vous avez des questions sur ce solde ou si vous avez besoin d’aide pour le paiement » ajoute une touche personnelle et montre que vous êtes prêt à répondre à toutes vos préoccupations, ce qui peut favoriser la bonne volonté et encourager un paiement rapide.

Ne pas utiliser les incitations au paiement anticipé

Si un paiement anticipé est avantageux pour votre entreprise, envisagez d’inclure une petite remise (par exemple, 1 % à 2 % si le paiement est effectué dans les 10 jours). Cela peut encourager des paiements plus rapides sans trop de répercussions financières.

Ignorer les options d’automatisation

Le suivi manuel des factures de solde restant peut entraîner des erreurs, des retards et des suivis manqués. Envisagez d’utiliser un logiciel de facturation comme Stripe Invoicing pour bénéficier de fonctionnalités de facturation automatisée, notamment le suivi des paiements et les rappels.

Comment gérer les réajustements ou les litiges sur les factures de solde restant

Une approche amicale et axée sur les solutions peut vous aider à gérer les litiges. En répondant rapidement et en faisant preuve de transparence sur vos prix et vos processus, vous montrez aux clients qu’ils sont appréciés, même lors de conversations difficiles. Voici quelques conseils pour gérer ce processus.

Répondre rapidement aux litiges ou aux demandes d’ajustement

Lorsqu’un client remet en question un solde, répondez-y rapidement. Examinez en détail leur problème, qu’il s’agisse d’une erreur de facturation potentielle ou d’un problème avec le produit ou le service lui-même. Cela montre aux clients que vous les prenez au sérieux et garde le processus actif pour les deux parties.

Clarifier et corriger les erreurs

Si une erreur apparaît sur la facture (p. ex. un paiement en double ou un tarif incorrect), corrigez-la et envoyez une facture mise à jour reflétant le montant corrigé, éventuellement avec une explication rapide de l’ajustement. Une correction transparente peut éviter toute confusion et montrer que vous êtes proactif pour bien faire les choses.

Fournir une ventilation si nécessaire

Si le client souhaite obtenir plus de détails, partagez-lui une liste détaillée des paiements, y compris les paiements précédents et ce qui est couvert par le solde. Souvent, le fait de voir tout en détails peut dissiper immédiatement la confusion.

Être ouvert à des ajustements raisonnables

Si le litige porte sur la qualité du travail ou l’étendue du service, envisagez de proposer une solution telle qu’un crédit partiel, un rabais sur les services futurs ou un tarif ajusté. Votre flexibilité montrera au client que vous vous investissez dans sa satisfaction et peut souvent renforcer les relations et conduire à des clients réguliers.

Expliquer les frais de retard ou les pénalités

Si des frais de retard font partie du solde et que le client les remet en question, clarifiez vos conditions de paiement. Expliquez l’objectif des frais, et si le client a de bons antécédents avec vous, envisagez de renoncer au paiement pour cette fois. Il est beaucoup plus facile pour les clients d’accepter des frais de retard lorsqu’ils comprennent leur objectif, et renoncer au paiement de bonne volonté (lorsque cela a du sens) peut également renforcer une relation positive avec le client.

Fournir un plan de paiement pour les difficultés réelles

Si le client a des difficultés à payer, envisagez de mettre en place un plan de paiement qui permet des paiements plus petits et échelonnés. Un plan de paiement peut vous aider à récupérer le solde au fil du temps sans nuire à la relation client. Documentez l’arrangement afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Escalader doucement, si nécessaire

Si le litige est en cours et ne se résout pas facilement, il est peut-être temps de l’escalader doucement. L’escalade peut ajouter de l’urgence à la situation et favorise souvent une résolution plus rapide. Faites appel à un membre senior de l’équipe ou faites appel à un médiateur si le solde est important. En dernier recours, et seulement si nécessaire, envisagez de faire appel à une agence de recouvrement.

Gardez une trace de chaque interaction

Enregistrez tous les courriels, notes d’appel ou résumés des réunions liées au litige ou à l’ajustement. La documentation vous aide à rester cohérent dans les suivis futurs et vous protège si des questions surviennent plus tard.

Effectuer un suivi une fois le paiement résolu

Une fois le solde réglé (ou un plan de paiement mis en place), envoyez un court message de suivi pour remercier le client d’avoir résolu le problème et résumer l’accord final. Un dernier point de contact fait bonne impression et garantit que l’affaire est entièrement clôturée.