Criar uma fatura para um saldo devido restante é uma oportunidade de terminar um projeto de maneira tranquila e deixar uma impressão positiva e duradoura em seu cliente. Seja a última parcela de um grande projeto ou um pagamento de acompanhamento menor, uma fatura de saldo devido bem estruturada pode ajudar você a receber mais rápido, evitar idas e vindas desnecessárias e manter seu relacionamento com o cliente forte. Quase metade das faturas que as empresas dos EUA enviam acabam vencendo, mas faturas subsequentes podem ajudar a acelerar o processo de pagamento e evitar esse problema comum.

Abaixo, explicamos como criar uma fatura com saldo devido, como referenciar pagamentos anteriores, como exibir o valor restante e dicas para incluir extras, como tarifas por atraso e incentivos de pagamento antecipado.

Neste artigo:

• O que é uma fatura de saldo restante?
  
• Como estruturar uma fatura de saldo devido
  
• Definição de prazos de pagamento e datas de vencimento para o saldo final
  
• Como evitar erros comuns no envio de faturas com saldo vencido
  
• Como gerenciar ajustes ou contestações de faturas com saldo restante
  

O que é uma fatura de saldo restante?

Uma fatura de saldo restante é um documento que uma empresa emite para um cliente para coletar qualquer parte não paga de uma fatura anterior. Se um cliente fizer um pagamento parcial ou tiver um saldo pendente em uma fatura inicial, uma fatura de saldo restante discriminará o que ainda é devido. Geralmente inclui os dados da fatura original, pagamentos já feitos, saldo devedor e termos de pagamento atualizados.

Como estruturar uma fatura de saldo devido

Sua fatura de saldo devido deve ser estruturada para mostrar ao cliente o que ele deve, qual é o motivo do pagamento e como ele pode entrar em contato com você em caso de dúvidas. Adicionar um resumo na parte superior com o saldo devedor e a data de vencimento ajuda os clientes a entenderem rapidamente o que precisam fazer em seguida. Cada seção da sua fatura de saldo devido deve ser visualmente distinta, com cabeçalhos ou texto em negrito para facilitar a leitura. Veja como estruturar sua fatura.

Cabeçalho

• Nome e logotipo da empresa

• E-mail, número de telefone e endereço da empresa

• Título da fatura (por exemplo, "Fatura de saldo devido")

Dados do cliente

• Nome completo do cliente ou razão social

• Endereço de cobrança, e-mail e telefone do cliente

Detalhes da fatura

• Número único da fatura

• Data de emissão

• O número da fatura original com saldo ainda devido

• Lista discriminada de produtos e serviços

• Data de vencimento do saldo restante

Resumo do saldo

• Valor da fatura original

• Pagamentos efetuados e suas datas

• Saldo pendente

Instruções de pagamento

• Formas de pagamento aceitas

• Link de pagamento online ou endereço postal para cheques, se houver

Notas ou termos adicionais

• Tarifas por atraso

• Descontos por pagamento antecipado

• Outras instruções de pagamento

Definição de prazos de pagamento e datas de vencimento para o saldo final

A definição de prazos de pagamento e datas de vencimento para o saldo final ajuda os clientes a entender suas obrigações e planejar os pagamentos adequadamente. Aqui estão algumas dicas para fazer isso:

• Para termos de pagamento, indique o cronograma do pagamento (por exemplo, 30 dias corridos, 15 dias corridos) e a data de vencimento real para máxima clareza.

• Indique as formas de pagamento preferidas, sejam elas cartões de crédito, transferências bancárias ou cheques, e inclua todas as instruções de pagamento necessárias. Se houver uma taxa de processamento associada a um determinado método, mencione isso também.

• Considere o uso de multas por atraso e descontos por pagamento antecipado para incentivar o pagamento no prazo. No caso de tarifas por atraso, as empresas costumam cobrar uma pequena porcentagem (por exemplo, de 1% a 2%) por cada mês em que o pagamento está vencido. Mencione quando essa tarifa por atraso se aplica (por exemplo, após um período de tolerância de 10 dias). Para pagamentos antecipados, as empresas podem oferecer um desconto de 2% para pagamentos recebidos até 10 dias após o faturamento.

Como evitar erros comuns no envio de faturas com saldo vencido

O envio de faturas com saldo vencido requer atenção aos detalhes. Passos em falso podem atrasar pagamentos ou confundir os clientes. Aqui estão alguns erros comuns e dicas de como evitá-los.

Esquecer-se de referenciar a fatura original

A não inclusão do número da fatura original ou do histórico de pagamentos pode dificultar o acompanhamento do saldo devido pelo cliente. Sempre mencione o número da fatura original e liste os pagamentos já feitos.

Não definir um prazo

Declarar termos gerais como "30 dias corridos" ou "vencimento em breve" sem uma data específica pode causar confusão. Sempre inclua uma data de vencimento para minimizar mal-entendidos sobre prazos de pagamento.

Ser vago sobre tarifas por atraso

Não mencionar antecipadamente as multas por atraso pode frustrar os clientes. Descreva as tarifas por atraso na seção de termos de pagamento da fatura. Especifique a tarifa (por exemplo, juros mensais de 1,5%) e quando ela começará a ser acumulada para que os clientes saibam exatamente o que esperar.

Enviar faturas sem instruções de pagamento

A omissão de instruções de pagamento dificulta o pagamento e atrasa o processamento. Inclua detalhes sobre as formas de pagamento aceitas (por exemplo, transferência bancária, cartão de crédito, cheque) com todas as informações necessárias de conta ou link. Mencione tarifas associadas a determinados métodos (por exemplo, processamento de cartão de crédito) para evitar surpresas.

Formatação ruim e falta de clareza

Enviar uma fatura desordenada ou mal formatada pode gerar confusão e atrasos no pagamento. Use um formato estruturado com cabeçalhos e seções de fácil leitura para saldo devido, histórico de pagamentos e termos. Destaque ou use texto em negrito para o saldo restante e a data de vencimento para que se destaquem.

Não acompanhamento de pagamentos vencidos

Defina lembretes para acompanhar os clientes alguns dias antes da data de vencimento e imediatamente depois, se a fatura estiver vencida. Ferramentas como o Stripe Invoicing podem automatizar lembretes e e-mails de acompanhamento amigáveis.

Ignorar detalhes do saldo

A não inclusão de um resumo detalhado, mesmo que estivesse na fatura original, pode fazer o cliente questionar o saldo. Liste os itens ou serviços que o saldo restante cobre para evitar disputas e tranquilizar os clientes sobre a legitimidade da cobrança.

Omitir um toque pessoal

Enviar uma mensagem puramente transacional pode parecer impessoal, especialmente se o cliente teve problemas ou dúvidas com faturas anteriores. Uma frase simples como "Entre em contato conosco se tiver alguma dúvida sobre este saldo ou precisar de ajuda com o pagamento", acrescenta um toque pessoal e mostra que você está aberto a abordar quaisquer preocupações, o que pode promover a boa vontade e incentivar o pagamento rápido.

Não usar incentivos por pagamento antecipado

Se o pagamento antecipado for benéfico para sua empresa, considere incluir um pequeno desconto (por exemplo, 1% a 2% se pago em 10 dias). Isso pode incentivar pagamentos mais rápidos sem muito impacto financeiro.

Ignorar opções de automação

O rastreamento manual do saldo devido em faturas pode causar erros, atrasos e falta de acompanhamento. Considere o uso de um software de faturamento, como o Stripe Invoicing, para recursos de faturamento automatizado, incluindo rastreamento de pagamentos e lembretes.

Como gerenciar ajustes ou contestações de faturas com saldo restante

Uma abordagem amigável e orientada a soluções pode ajudar a lidar com contestações. Responder prontamente e ser transparente sobre seus preços e processos mostra aos clientes que eles são valorizados, mesmo durante conversas difíceis. Aqui estão algumas dicas para gerenciar esse processo.

Responda rapidamente a contestações ou solicitações de ajuste

Quando um cliente questiona um saldo, responda rapidamente. Revise detalhadamente a preocupação relacionada a possíveis erros de faturamento ou problemas com o próprio produto ou serviço. Isso mostra aos clientes que você os está levando a sério e mantém o processo em andamento para ambas as partes.

Esclareça e corrija eventuais erros

Se houver um erro na fatura (como cobrança duplicada ou taxa incorreta), corrija-o e envie uma fatura atualizada indicando o valor corrigido, possivelmente com uma explicação rápida para o ajuste. Uma correção transparente pode evitar confusões e mostrar que você é proativo em fazer as coisas certas.

Forneça um detalhamento quando necessário

Se o cliente quiser mais detalhes, compartilhe uma lista detalhada de cobranças, incluindo pagamentos anteriores e o que é coberto pelo saldo. Muitas vezes, ver tudo exposto pode resolver a confusão imediatamente.

Esteja aberto a ajustes razoáveis

Se a contestação for sobre a qualidade do trabalho ou a extensão do serviço, considere oferecer uma solução como um crédito parcial, um desconto em serviços futuros ou uma taxa ajustada. Sua flexibilidade mostrará ao cliente que você está investido em sua satisfação e, muitas vezes, pode fortalecer relacionamentos e levar à repetição de negócios.

Explique tarifas ou multas por atraso

Se as tarifas por atraso fizerem parte do saldo e o cliente as questionar, esclareça suas condições de pagamento. Explique o motivo das tarifas e, se o cliente tiver um bom histórico com você, considere uma isenção avulsa. É muito mais fácil para os clientes aceitarem tarifas atrasadas quando entenderem seu propósito, e uma isenção de boa vontade (quando faz sentido) também pode reforçar um relacionamento positivo com o cliente.

Forneça um plano de pagamento para dificuldades reais

Se o cliente estiver com dificuldades para pagar, considere implementar um plano de pagamento que permita pagamentos menores e escalonados. Um plano de pagamento pode ajudar você a recuperar o saldo ao longo do tempo sem prejudicar o relacionamento com o cliente. Documente o acordo para que todos estejam na mesma página.

Escale calmamente, se necessário

Se a contestação está em andamento e não será resolvida facilmente, pode ser recomendável escalar gentilmente. Isso pode adicionar urgência à situação e, muitas vezes, incentivar uma resolução mais rápida. Envolva um membro sênior da equipe ou use um mediador se o equilíbrio for substancial. Como último recurso, e somente se necessário, considere usar uma agência de cobrança.

Mantenha um registro de cada interação

Salve todos os e-mails, notas de chamada ou resumos de reuniões relacionadas à contestação ou um ajuste. A documentação ajuda você a se manter consistente em acompanhamentos futuros e protege você se surgirem dúvidas posteriormente.

Faça um acompanhamento após a resolução do pagamento

Após a liquidação do saldo (ou estabelecimento de um plano de pagamento), envie uma breve mensagem agradecendo ao cliente por resolver a questão e resumindo o acordo final. Um ponto de contato final causa uma impressão positiva e garante que o assunto seja totalmente encerrado.