Crear una factura para un saldo adeudado restante es una oportunidad para terminar un proyecto sin problemas y dejar una impresión positiva y duradera en tu cliente. Ya sea que se trate de la última cuota de un proyecto grande o de un pago de seguimiento más pequeño, una factura bien estructurada puede ayudarte a recibir antes los pagos, evitar idas y venidas innecesarias y mantener sólida la relación con tus clientes. Casi la mitad de las facturas que las empresas basadas en EE. UU. envían vencen, pero el seguimiento de las facturas puede ayudar a acelerar el proceso de pago y evitar este problema común.

A continuación, te explicamos cómo crear una factura con saldo adeudado, cómo referenciar pagos anteriores, cómo mostrar el monto restante y consejos para incluir algún extra, como comisiones por retrasos e incentivos por pago anticipado.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura de saldo restante?
  
• Cómo estructurar una factura con saldo adeudado
  
• Cómo establecer las condiciones de pago y las fechas de vencimiento del saldo final
  
• Cómo evitar errores comunes al enviar facturas de saldos adeudados
  
• Cómo gestionar los ajustes o disputas de las facturas del saldo restante
  

¿Qué es una factura con saldo restante?

Una factura de saldo restante es un documento que una empresa emite a un cliente para cobrar cualquier parte no pagada de una factura anterior. Si un cliente hace un pago parcial o tiene un saldo pendiente en una factura inicial, una factura de saldo restante detalla lo que aún se debe. Por lo general, incluye los detalles de la factura original, los pagos ya realizados, el saldo pendiente y las condiciones de pago actualizadas.

Cómo estructurar una factura con saldo adeudado

Tu factura del saldo adeudado debe estar estructurada para mostrarle al cliente lo que debe, para qué es el pago y cómo puede ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta. Añadir un resumen en la parte superior con el saldo pendiente y la fecha de vencimiento ayuda a los clientes a entender rápidamente qué deben hacer a continuación. Cada sección de tu factura de saldo adeudado debe ser visualmente distinta, con encabezados o texto en negrita para facilitar el escaneo. A continuación, te explicamos cómo estructurar tu factura.

Encabezado

• Nombre y logotipo de la empresa

• Correo electrónico, número de teléfono y dirección de la empresa

• Título de la factura (p. ej., «Factura con saldo adeudado»)

Información del cliente

• Nombre completo del cliente o nombre de la empresa

• Dirección de facturación, correo electrónico y número de teléfono del cliente

Datos de la factura

• Número único de factura

• Fecha de emisión

• El número de factura original por el que aún se debe un saldo

• Lista detallada de productos y servicios

• Fecha de vencimiento del saldo restante

Resumen de saldo

• Importe de la factura original

• Pagos realizados y sus fechas

• Saldo pendiente

Instrucciones de pago

• Métodos de pago aceptados

• Enlace de pago o dirección postal en línea para cheques, si corresponde

Notas o condiciones adicionales

• Cargos por pagos atrasados

• Descuentos por pronto pago

• Otras instrucciones de pago

Cómo establecer las condiciones de pago y las fechas de vencimiento del saldo final

Establecer las condiciones de pago y las fechas de vencimiento del saldo final ayuda a los clientes a entender sus obligaciones y a planificar sus pagos en consecuencia. A continuación, te damos algunos consejos para hacerlo:

• En cuanto a las condiciones de pago, indica tanto el cronograma de pago (p. ej., 30 netos, 15 netos) como la fecha de vencimiento real para mayor claridad.

• Indica los métodos de pago preferidos, ya sean tarjetas de crédito, transferencias bancarias o cheques, e incluye las instrucciones de pago necesarias. Si hay una tarifa de procesamiento asociada con un determinado método, menciónalo también.

• Considera la posibilidad de utilizar multas por cargos por pago atrasado y descuentos por pago anticipado para incentivar el pago oportuno. En el caso de las comisiones por retrasos en el pago, las empresas suelen cobrar un pequeño porcentaje (p. ej., entre el 1 % y el 2 %) por cada mes de retraso en el pago. Menciona cuándo se aplica este recargo por retraso (p. ej., después de un período de gracia de 10 días). Para los pagos anticipados, las empresas pueden ofrecer un descuento del 2 % para los pagos recibidos en un plazo de 10 días desde la facturación.

Cómo evitar errores comunes al enviar facturas con saldo adeudado

El envío de facturas de saldos adeudados requiere una cuidadosa atención a los detalles. Los pasos en falso pueden retrasar los pagos o confundir a los clientes. Estos son algunos errores comunes y consejos sobre cómo evitarlos.

Olvidé hacer referencia a la factura original

No incluir el número de factura original o el historial de pago puede dificultar que el cliente realice un seguimiento del saldo adeudado. Siempre haga referencia al número de factura original y enumere los pagos que ya se hayan realizado.

No establecer una fecha de vencimiento

Indicar condiciones generales como «30 netos» o «vencimiento pronto» sin una fecha específica puede causar confusión. Incluye siempre una fecha de vencimiento real para minimizar cualquier malentendido sobre los plazos de pago.

Ser impreciso acerca de los cargos por pagos atrasados

No mencionar los cargos por pagos atrasados por adelantado puede frustrar a los clientes. Indica los cargos por retrasos en la sección de condiciones de pago de la factura. Especifica tanto la tasa (p. ej., 1,5 % de interés mensual) como cuándo comenzará a devengarse para que los clientes sepan exactamente qué esperar.

Enviar facturas sin instrucciones de pago

Omitir las instrucciones de pago dificulta el pago de los clientes y puede retrasar el procesamiento. Incluye datos sobre los métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito, cheque) con toda la información necesaria de la cuenta o del enlace. Menciona las comisiones asociadas a ciertos métodos (p. ej., procesamiento de tarjetas de crédito) para evitar sorpresas.

Formato deficiente y falta de claridad

Enviar una factura desordenada o con un formato deficiente puede generar confusión y retrasos en los pagos. Utiliza un formato estructurado con encabezados y secciones fáciles de leer para el saldo adeudado, el historial de pagos y las condiciones. Resalta o usa texto en negrita para el saldo restante y la fecha de vencimiento para que se destaquen.

Falta de seguimiento de los pagos atrasados

Establece recordatorios para hacer un seguimiento con los clientes unos días antes de la fecha de vencimiento y de nuevo inmediatamente después, si la factura se retrasa. Herramientas como Stripe Invoicing pueden automatizar los recordatorios amistosos y los correos electrónicos de seguimiento.

Omitir detalles del saldo

No incluir un resumen detallado, incluso si estaba en la factura original, puede hacer que el cliente cuestione el saldo. Haz una lista de los artículos o servicios que cubre el saldo restante para evitar disputas y dar la tranquilidad a los clientes sobre la legitimidad del cargo.

Omitir un toque personal

Enviar un mensaje puramente transaccional puede parecer impersonal, especialmente si el cliente tuvo problemas o preguntas con facturas anteriores. Una simple línea como: «Avísanos si tienes alguna pregunta sobre este saldo o necesitas ayuda con el pago» añade un toque personal y demuestra tu predisposición a abordar cualquier inquietud, lo que puede fomentar la buena voluntad y alentar el pago rápido.

No usar incentivos por pago anticipado

Si el pago anticipado beneficiaría a tu empresa, considera incluir un pequeño descuento (p. ej., del 1 % al 2 % si se paga en un plazo de 10 días). Esto puede fomentar pagos más rápidos sin mucho impacto financiero.

Ignorar las opciones de automatización

El seguimiento manual de las facturas del saldo adeudado puede provocar errores, retrasos y falta de seguimiento. Considera la posibilidad de usar software de facturación como Stripe Invoicing para obtener funciones de facturación automáticas, como el seguimiento de los pagos y los recordatorios.

Cómo gestionar ajustes o disputas en facturas de saldo restante

Un enfoque amigable y orientado a soluciones puede ayudarte a manejar las disputas. Responder con prontitud y ser transparente sobre sus precios y procesos demuestra a los clientes que son valorados, incluso durante conversaciones difíciles. Estos son algunos consejos para gestionar este proceso.

Responde rápidamente a las disputas o solicitudes de ajuste

Cuando un cliente cuestiona un saldo, responde rápidamente. Revisa su preocupación en detalle, ya sea un posible error de facturación o un problema con el producto o servicio en sí. Esto demuestra a los clientes que los estás tomando en serio y mantiene el proceso en movimiento para ambas partes.

Aclara y corrige cualquier error

Si hay algún error en la factura (como un cargo duplicado o una tarifa incorrecta), corrígelo y envía una factura actualizada que refleje el monto corregido, posiblemente con una explicación rápida del ajuste. Una corrección transparente puede evitar confusiones y demuestra que eres proactivo a la hora de hacer las cosas bien.

Proporciona un desglose cuando sea necesario

Si el cliente quiere más detalles, comparte una lista detallada de los cargos, incluidos los pagos anteriores y lo que cubre el saldo. A menudo, ver todo de forma detallada puede resolver la confusión de inmediato.

Estar abierto a ajustes razonables

Si la disputa es sobre la calidad del trabajo o el alcance del servicio, considera ofrecer una solución como un crédito parcial, un descuento en servicios futuros o una tasa ajustada. Tu flexibilidad te mostrará al cliente que ha invertido en su satisfacción y, a menudo, puede fortalecer las relaciones y conducir a más negocios.

Explica los cargos por retrasos o las penalizaciones

Si los cargos por pagos atrasados son parte del saldo y el cliente los cuestiona, aclara tus condiciones de pago. Explica el propósito detrás de los honorarios y, si el cliente tiene un buen historial contigo, considera una exención única. Es mucho más fácil para los clientes aceptar cargos por pagos atrasados cuando entienden su propósito, y una renuncia de buena voluntad (cuando tiene sentido) también puede reforzar una relación positiva con el cliente.

Proporciona un plan de pago para situaciones realmente difíciles

Si el cliente tiene dificultades para pagar, considera implementar un plan de pago que permita pagos más pequeños y escalonados. Un plan de pago puede ayudarte a recuperar el saldo con el tiempo sin dañar la relación con el cliente. Documenta el arreglo para que todos estén en la misma página.

Intensifica con suavidad si es necesario

Si la disputa está en curso y no se resuelve fácilmente, puede ser el momento de escalar suavemente. La escalada puede agregar urgencia a la situación y, a menudo, fomenta una resolución más rápida. Involucre a un miembro sénior del equipo o utilice un mediador si el equilibrio es sustancial. Como último recurso, y solo si es necesario, considera usar una agencia de cobranza.

Mantén un registro de todas las interacciones

Guarda todos los correos electrónicos, notas de llamadas o resúmenes de cualquier reunión relacionada con la disputa o el ajuste. La documentación te ayuda a mantener la coherencia en futuros seguimientos y te protege si surgen preguntas más adelante.

Hacer el seguimiento cuando se resuelva el pago

Una vez que se liquida el saldo (o se establece un plan de pago), envía un breve mensaje de seguimiento que agradezca al cliente por resolver el problema y que resuma el acuerdo final. Un punto de contacto final causa una impresión positiva y garantiza que el asunto esté completamente cerrado.