未払い請求書を作成することは、プロジェクトをスムーズにクローズさせ、顧客に好印象を残し、今後の関係を持続させるひとつのきっかけとなります。大規模プロジェクトに対する最終の支払いであろうと、少額の追加支払いであろうと、適切なフォームで構成された未払い請求書を作成することは、早期に支払いを受け、不必要なやり取りを省き、顧客との関係を強固に保つのに役立ちます。アメリカ企業の発行する請求書のほぼ半数が支払い期限を過ぎることで常態化していますが、フォローアップの請求書を使用すると、支払いのプロセスが早まり、この常態化した問題を防ぐことができます。

以下では、未払い請求書の作成方法、過去の支払いの照会方法、残額の表示方法、延滞料や早期支払いインセンティブなどの追加項目を含める際のヒントについて解説します。

本記事の内容

• 未払い請求書とは？
  
• 未払い請求書の構成
  
• 最終残高の支払い条件と期日の設定
  
• 未払い請求書の送付時に起こるミスと防止策
  
• 未払い請求書に対する修正または不審請求申請の処理方法
  

未払い請求書とは？

未払い請求書は、過去の請求書の未払い分を回収するために企業が顧客に発行する文書です。顧客が部分支払いを行った場合、または初回の請求書に対して未払いが残っている場合に、未払い額が詳細に記載された未払い請求書が発行されます。未払い請求書には通常、元の請求書の詳細、完了済みの支払い、未払い残高、最新の支払い条件が記載されます。

未払い請求書の構成

未払い請求書は、顧客が支払うべき金額、支払いの目的、問い合わせの連絡方法が分かるように構成する必要があります。請求書の上部に未払い残高と期日の概要を記載することで、顧客は次にすべきことをすばやく把握できます。未払い請求書の各セクションは、問題なくスキャンできるよう、ヘッダーまたは太字のテキストを用いて視覚的に区分させる必要があります。この項目では、請求書の構成方法をご紹介します。

ヘッダー

• 会社名とロゴ

• 会社のメールアドレス、電話番号、住所

• 請求書のタイトル (例:「未払い請求書」)

顧客情報

• 顧客の氏名または会社名

• 顧客の請求先住所、メールアドレス、電話番号

請求書の詳細

• 一意の請求書番号

• 発行日

• 未払い残高が発生した元の請求書の請求書番号

• 商品・サービス項目

• 未払い残高の期日

残高概要

• 元の請求額

• 完了済みの支払いとその日付

• 未払い残高

支払い手順

• 利用可能な支払い方法

• オンラインの決済リンクまたは小切手の郵送先住所 (利用可能な場合)

その他の注意事項または条件

• 延滞料

• 早期支払い割引

• 詳細な支払い手順

最終残高の支払い条件と期日の設定

最終残高の支払い条件と期日を設定することで、顧客は義務を理解し、それに応じて支払いを計画できるようになります。この項目では、その設定についてのヒントをいくつかご紹介します。

• 支払い条件については、支払いのスケジュール (正味 30 日、正味 15 日など) と実際の期日の両方を記載して、極力わかりやすく伝えます。

• クレジットカード、銀行振込、小切手など、希望する支払い方法を記載し、必要な支払い手順を含めます。利用する支払い方法により処理手数料が発生する場合は、その旨も記載します。

• 期日までの支払いを促すために、延滞料のペナルティや早期支払い割引を必要に応じて適用します。延滞料については通常、支払い期限を過ぎた月ごとに少額の割合 (例: 1%〜2%) を請求します。このとき、延滞料が適用されるケース (例: 10 日間の猶予期間後に発生) も記載するようにしてください。早期支払いの場合、請求から 10 日以内の支払いに対して 2% の割引を適用したりすることができます。

未払い請求書の送付時に起こるミスと防止策

未払い請求書を送付する際は、細心の注意を払う必要があります。ミスがあった場合、支払いの遅れや、顧客へのいらぬ混乱にもつながります。この項目では、請求書の送付時に起こるよくある間違いと、それを回避するためのヒントをいくつかご紹介します。

元の請求書の情報を記載していない

元の請求書の番号や支払い履歴を記載し忘れた場合、顧客による未払い残高の追跡が困難になる可能性があります。必ず元の請求書の番号を記載し、完了済みの支払いを表示するようにしましょう。

期日を設定していない

具体的な日付を指定せず「正味 30 日」や「まもなく期日」などの言葉をのみ記載しているような場合、混乱を招く可能性があります。支払いスケジュールに関する誤解を最小限に抑えるために、必ず実際の期日を記載するようにしましょう。

延滞料に関する情報が曖昧である

事前に延滞料のことについて説明しないことは、顧客の不満を招く原因にもなります。延滞料の情報は、請求書の支払い条件の欄に記載します。利率 (例: 月利 1.5%) と発生開始日の両方を指定しすることで、今後のスケジュールを顧客が正確に把握できるようになります。

支払い手順を含めていない

支払い手順が省略されると、顧客の支払いが途端に難しくなり、処理の遅れにつながったりします。請求書には、利用可能な支払い方法 (銀行振込、クレジットカード、小切手など) の詳細、必要な口座情報またはリンク情報をすべて含めるようにしてください。また、一部の方法 (例: クレジットカード処理) で発生する手数料について言及しておくと、予期せぬ事態を前もって回避できます。

フォーマットに不備または不明瞭な部分がある

内容が整理されていなかったり、フォーマットに不備がある請求書を送ると、混乱や支払いの遅延を生じさせるおそれがあります。未払い残高、支払い履歴、支払い条件など、ヘッダーと各セクションが読みやすく構成されたフォーマットを使用するようにしましょう。残高や期日には強調表示や太字を用いて目立たせることをお勧めします。

支払い期限を過ぎてもフォローアップがない

期日の数日前に顧客にフォローアップを送り、請求書の期日を過ぎた場合は、直後に再度フォローアップするようにリマインダーを設定します。Stripe Invoicing などのツールを使用すると、リマインダーやフォローアップメールの作成を簡単に自動化できます。

残高詳細を省略している

未払い請求書に項目別の要約を記載していなかった場合、たとえ元の請求書に記載していたとしても、顧客が残高に疑問を抱く可能性があります。顧客を安心させ不審請求の申請を回避するためにも、請求が正当なものであることを伝え、未払い残高の対象となる商品またはサービスをリストアップしておきましょう。

気配りに欠けている

顧客が以前の請求書で問題や質問を抱えていたような場合に、淡泊な取引メッセージを送信すると、非人間的な印象を与えてしまう可能性があります。「残高についてご不明な点がある場合や、支払いについてサポートが必要な場合はお知らせください」などのシンプルな文に相手を気遣う言葉を添えるだけで、顧客の懸念事項に対処する意向があることを示せます。これにより顧客の支払い意思を喚起し、迅速な支払いを促せるようになります。

早期支払いインセンティブを適用していない

早期支払いが会社の利益となる場合は、少額の割引を提供することを検討してください (例: 10 日以内の支払いに対して 1%〜2% の割引)。このインセンティブを導入するだけで、金銭的な影響をあまり受けずに支払いを迅速化できます。

自動化オプションを利用していない

未払い請求書の残高を手動で追跡すると、エラー、遅延、フォローアップの失敗につながる可能性があります。支払いの追跡やリマインダーなどの自動請求機能については、Stripe Invoicing などの 請求ソフト の使用もご検討ください。

未払い請求書に対する修正または不審請求申請の処理方法

友好的かつ解決志向のアプローチは、不審請求の申請を処理する際に役立ちます。問題に迅速に対応し、価格設定とプロセスについての透明性を保つことで、難しいやり取りの中でも、顧客を大切にしていることを示すことができます。この項目では、このプロセスをうまく処理するためのヒントをいくつかご紹介します。

不審請求の申請や修正リクエストに迅速に対応する

顧客から残高についての問い合わせがあれば、迅速に対応するように心がけましょう。請求ミスの可能性や、商品やサービス自体の問題など、懸念事項を入念に確認してください。これにより、真摯に問題を受け止めていることを示し、両者ともスムーズにプロセスを進めることができます。

間違いを特定し修正する

請求書に誤り (請求の重複や価格ミスなど) があった場合は修正を行い、修正後の金額を反映した最新の請求書を送付します。必要に応じ、修正に関する簡単な説明も添えるようにしてください。修正の意義を明確にしておくことで、不要な混乱を防ぎ、商慣行が品行方正であることを示せます。

必要に応じて内訳を説明する

詳細な説明を顧客が望んでいる場合は、過去の支払いや残高に適用されている内容を項目別にリストアップします。内訳がすべて記載された請求書を顧客に送ることで、多くの場合、混乱はすぐに解消されます。

柔軟に修正に対応する

不審請求の申請が作業の質やサービス範囲に起因する場合は、クレジットの提供、将来のサービスの割引、調整料金などの解決策を提示することを検討してください。柔軟に対応することで、会社が顧客の満足に投資していることを示せます。そして多くの場合、ビジネス関係が強化され、リピートビジネスへとつながります。

延滞料やペナルティについて説明する

残高の一部に延滞料が含まれ、顧客がそのことで疑問を抱いている場合は、支払い条件を明瞭に説明します。手数料の意図を説明し、もし顧客と良好な関係を築いているような場合には、初回に限り免除を適用することも検討してください。意図を理解した顧客は、延滞料を受け入れやすくなり、また (理にかなう場合に) 厚意による免除を適用することで、関係を良好なものにすることもできます。

支払いが難しい場合の支払いプランを用意する

顧客が支払いに苦難している場合は、支払いプランとして少額の延払いを認めることを検討してください。支払いプランの調整は、顧客との関係を損なうことなく未払い残高を徐々に減らすことのできる手段です。関係者同士で誤解が発生しないよう、調整内容を文書化しておくことをお勧めします。

穏便にエスカレーションする (必要な場合)

不審請求の申請が進行中で、かつ問題が簡単に解決しない場合は、エスカレーションの手続きに着手する頃合いと見るべきかもしれません。エスカレーションによって状況の緊急性が増し、ほとんどの場合、迅速な解決が促進されます。シニアメンバーを関与させたり、両者の立場が均衡している場合は調停者を挟むことを検討してください。必要性を感じた場合、最終手段として回収業者を利用する手もあります。

すべてのやり取りを記録する

不審請求の申請や請求書の修正に関連するすべてのメール、通話記録、議事録を保管してください。これらのドキュメントは、今後のフォローアップの一貫性を保つために必要なものであり、後で顧客から問い合わせがあった場合に役立ちます。

支払い完了後にフォローアップを行う

残高が決済されたら (または支払いプランが整ったら)、問題の解決に協力してくれた顧客に感謝の意を述べた短いフォローアップメッセージを送り、最終の合意で締めくくります。最後まで細かい配慮で顧客に好印象を与え、問題を完全に解決した状態で終わりましょう。