Das Erstellen einer Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge ist eine Gelegenheit, ein Projekt reibungslos abzuschließen und einen positiven, bleibenden Eindruck bei Ihrem Kunden/Ihrer Kundin zu hinterlassen. Ob es sich um die letzte Rate für ein großes Projekt oder eine kleinere Nachzahlung handelt: Eine gut strukturierte Rechnung kann Ihnen dabei helfen, schneller bezahlt zu werden, unnötiges Hin und Her zu vermeiden und Ihre Kundenbeziehung zu stärken. Fast die Hälfte der Rechnungen, die US-Unternehmen versenden, geraten in Verzug. Mahnungen können jedoch dazu beitragen, den Zahlungsprozess zu beschleunigen und dieses häufige Problem zu vermeiden.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge erstellen, wie Sie auf frühere Zahlungen verweisen, wie Sie den Restbetrag anzeigen und wie Sie Extras wie Verzugsgebühren und Anreize für vorzeitige Zahlungen einbeziehen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung zur Begleichung ausstehender Beträge?
  
• So strukturieren Sie eine Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge
  
• Festlegung von Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsterminen für den Restbetrag
  
• Vermeidung häufiger Fehler beim Versenden von Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge
  
• Umgang mit Anpassungen oder Anfechtungen von Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge
  

Was ist eine Rechnung zur Begleichung ausstehender Beträge?

Eine Rechnung zur Begleichung ausstehender Beträge ist ein Dokument, das ein Unternehmen einem Kunden/einer Kundin ausstellt, um einen unbezahlten Teil einer früheren Rechnung einzuziehen. Wenn ein Kunde/eine Kundin eine Teilzahlung leistet oder einen offenen Saldo für eine erste Rechnung aufweist, werden in einer Rechnung zur Begleichung ausstehender Beträge die noch ausstehenden Beträge aufgeführt. Diese Rechnung enthält in der Regel die ursprünglichen Rechnungsdetails, bereits geleistete Zahlungen, den ausstehenden Saldo und aktualisierte Zahlungsbedingungen.

So strukturieren Sie eine Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge

Ihre Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge sollte die den geschuldeten des Kunden/der Kundin, den Zahlungszweck und die Kontaktdaten für Rückfragen enthalten. Wenn Sie oben eine Zusammenfassung mit dem ausstehenden Betrag und dem Fälligkeitsdatum hinzufügen, können Kundinnen und Kunden schnell verstehen, was sie als Nächstes tun müssen. Jeder Abschnitt Ihrer Rechnung zur Begleichung ausstehender Beträge sollte visuell klar gekennzeichnet sein, mit Überschriften oder fett gedrucktem Text, damit er leichter durchsucht werden kann. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnung strukturieren.

Kopfzeile

• Firmenname und Logo

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse des Unternehmens

• Titel der Rechnung (z. B. „Rechnung zur Begleichung ausstehender Beträge“)

Kundeninformationen

• Vollständiger Name oder Firmenname des Kunden/der Kundin

• Rechnungsadresse, E-Mail und Telefonnummer des Kunden/der Kundin

Rechnungsdetails

• Eindeutige Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum

• Die ursprüngliche Rechnungsnummer, für die noch ein Restbetrag fällig ist

• Aufstellung der Produkte und Dienstleistungen

• Ausstehender Betrag am Fälligkeitsdatum

Übersicht über ausstehende Beträge

• Ursprünglicher Rechnungsbetrag

• Geleistete Zahlungen und deren Daten

• Offener Restbetrag

Zahlungsanweisungen

• Akzeptierte Zahlungsmethoden

• Online-Zahlungslink oder Postanschrift für Schecks, falls vorhanden

Zusätzliche Hinweise und Bedingungen

• Verzugsgebühren

• Skonti bei vorzeitiger Zahlung

• Weitere Zahlungsanweisungen

Festlegung von Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsterminen für den Restbetrag

Das Festlegen von Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsterminen für den Restbetrag hilft Kundinnen und Kunden, ihre Verpflichtungen zu verstehen und ihre Zahlungen entsprechend zu planen. Hier sind einige Tipps dafür:

• Geben Sie bei Zahlungsbedingungen sowohl den Zahlungszeitraum (z. B. 30 netto, netto 15) als auch das tatsächliche Fälligkeitsdatum an, um größtmögliche Klarheit zu gewährleisten.

• Geben Sie die bevorzugten Zahlungsmethoden an – seien es Kreditkarten, Banküberweisungen oder Schecks – und fügen Sie alle erforderlichen Zahlungsanweisungen bei. Wenn mit einer bestimmten Methode eine Bearbeitungsgebühr verbunden ist, erwähnen Sie dies ebenfalls.

• Erwägen Sie die Verwendung von Verzugsgebühren und Skonti für vorzeitige Zahlungen, um Anreize für eine pünktliche Zahlung zu schaffen. Für Verzugsgebühren berechnen Unternehmen oft einen geringen Prozentsatz (z. B. 1–2 %) für jeden Monat, in dem die Zahlung überfällig ist. Geben Sie an, wann diese Verzugsgebühr anfällt (z. B. nach einer 10-tägigen Nachfrist). Bei vorzeitiger Zahlung gewähren Unternehmen unter Umständen einen Rabatt von 2 % für Zahlungen, die innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsstellung eingehen.

Vermeidung häufiger Fehler beim Versenden von Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge

Das Versenden von Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge erfordert viel Sorgfalt. Unachtsamkeiten können Zahlungen verzögern oder Kundinnen und Kunden verwirren. Hier sind einige häufige Fehler und Tipps, wie Sie sie vermeiden können.

Den Verweis auf die Originalrechnung vergessen

Wenn Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer oder den Zahlungsverlauf nicht angeben, kann dies für den Kunden/die Kundin schwierig sein, den fälligen Betrag zu verfolgen. Beziehen Sie sich immer auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und listen Sie alle bereits geleisteten Zahlungen auf.

Kein Fälligkeitsdatum festlegen

Die Angabe allgemeiner Begriffe wie „30 Tage netto“ oder „bald fällig“ ohne ein konkretes Datum kann zu Missverständnissen führen. Geben Sie immer ein tatsächliches Fälligkeitsdatum an, um Missverständnisse über Zahlungsfristen zu vermeiden.

Vage in Bezug auf Verzugsgebühren

Wenn Sie Mahngebühren nicht im Voraus erwähnen, kann dies Kundinnen und Kunden frustrieren. Erwähnen Sie etwaige Verzugsgebühren im Abschnitt „Zahlungsbedingungen“ der Rechnung. Geben Sie sowohl den Zinssatz (z. B. 1,5 % monatliche Zinsen) als auch den Beginn der Verzinsung an, damit die Kundinnen und Kunden genau wissen, was sie erwartet.

Rechnungen ohne Zahlungsanweisung senden

Unterlassene Zahlungsanweisungen erschweren den Kundinnen und Kunden die Zahlung und können die Verarbeitung verzögern. Geben Sie Details zu akzeptierten Zahlungsmethoden an (z. B. Überweisung, Kreditkarte, Scheck) mit allen erforderlichen Konto- oder Link-Informationen. Erwähnen Sie Gebühren im Zusammenhang mit bestimmten Zahlungsmethoden (z. B. Kreditkartenverarbeitung), um Überraschungen zu vermeiden.

Schlechte Formatierung und mangelnde Übersichtlichkeit

Wenn Sie eine Rechnung unübersichtlich oder schlecht formatiert senden, kann dies zu Missverständnissen und Zahlungsverzögerungen führen. Verwenden Sie ein strukturiertes Format mit Überschriften und gut lesbaren Abschnitten für Restbeträge, Zahlungshistorie und Bedingungen. Markieren oder markieren Sie fett gedruckten Text für den Restbetrag und das Fälligkeitsdatum, damit sie hervorstechen.

Keine Nachverfolgung überfälliger Zahlungen

Richten Sie Erinnerungen ein, um Ihre Kundinnen und Kunden einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum und, wenn die Rechnung überfällig wird, sofort danach zu kontaktieren. Tools wie Stripe Invoicing können freundliche Erinnerungen und Follow-up-E-Mails automatisieren.

Details zum Kontostand überspringen

Wenn eine detaillierte Aufstellung fehlt, selbst wenn sie auf der Originalrechnung enthalten war, kann dies dazu führen, dass der Kunde/die Kundin den Restbetrag in Frage stellt. Führen Sie die Posten oder Dienstleistungen auf, die durch den Restbetrag abgedeckt sind, um Zahlungsanfechtungen zu vermeiden und Kundinnen und Kunden von der Rechtmäßigkeit des Betrags zu überzeugen.

Keine persönliche Note

Das Versenden einer rein transaktionsbezogenen Nachricht kann unpersönlich wirken, insbesondere wenn der Kunde/die Kundin Probleme oder Fragen mit früheren Rechnungen hatte. Eine einfache Zeile wie „Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen zu diesem Restbetrag haben oder Hilfe bei der Zahlung benötigen“ verleiht dem Schreiben eine persönliche Note und zeigt, dass Sie für alle Anliegen offen sind, was das Wohlwollen fördern und zu einer schnellen Zahlung ermutigen kann.

Anreize für vorzeitige Bezahlung nicht nutzen

Wenn Ihr Unternehmen von einer frühzeitigen Zahlung profitieren würde, sollten Sie einen kleinen Preisnachlass in Betracht ziehen (z. B. 1 % bis 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen). Dies kann zu schnelleren Zahlungen ohne große finanzielle Auswirkungen führen.

Automatisierungsoptionen ignorieren

Die manuelle Nachverfolgung von Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge kann zu Fehlern, Verzögerungen und verpassten Nachverfolgungen führen. Ziehen Sie die Verwendung einer Rechnungsstellungssoftware wie Stripe Invoicing in Betracht, um automatisierte Rechnungsfunktionen wie Zahlungsverfolgung und Erinnerungen zu nutzen.

Umgang mit Anpassungen oder Anfechtungen von Rechnungen zur Begleichung ausstehender Beträge

Ein freundlicher, lösungsorientierter Ansatz kann Ihnen bei der Bearbeitung von Zahlungsanfechtungen helfen. Wenn Sie schnell reagieren und Ihre Preisgestaltung und Vorgehensweise transparent machen, zeigen Sie Ihren Kundinnen und Kunden, dass sie geschätzt werden, selbst bei schwierigen Gesprächen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie diesen Prozess bewältigen können.

Reagieren Sie schnell auf angefochtene Zahlungen oder Korrekturanfragen

Wenn ein Kunde/eine Kundin ein Saldo in Frage stellt, reagieren Sie schnell. Prüfen Sie die Bedenken im Detail, ganz gleich, ob es sich um einen potenziellen Abrechnungsfehler oder ein Problem mit dem Produkt oder der Dienstleistung selbst handelt. Dies zeigt den Kundinnen und Kunden, dass Sie sie ernst nehmen, und hält den Prozess für beide Parteien in Bewegung.

Fehler klären und korrigieren

Wenn sich ein Fehler in der Rechnung befindet (z. B. eine doppelte Abbuchung oder ein falscher Zinssatz), korrigieren Sie diesen und senden Sie eine aktualisierte Rechnung, die den korrigierten Betrag enthält – möglicherweise mit einer kurzen Erklärung für die Korrektur. Eine transparente Korrektur vermeidet Missverständnisse und zeigt, dass Sie die Dinge proaktiv in Ordnung bringen.

Bei Bedarf eine Aufschlüsselung bereitstellen

Wenn der Kunde/die Kundin mehr Details wünscht, senden Sie ihm/ihr eine detaillierte Liste der Zahlungen, einschließlich früherer Zahlungen und was durch den Restbetrag abgedeckt ist. Oft kann das Missverständnis sofort beseitigt werden, wenn man sieht, wie alles ausgelegt ist.

Offen für angemessene Anpassungen sein

Wenn es bei dem Streit um die Qualität der Arbeit oder den Umfang der Dienstleistung geht, sollten Sie eine Lösung anbieten, z. B. eine Teilgutschrift, einen Rabatt auf zukünftige Dienstleistungen oder einen angepassten Tarif. Ihre Flexibilität zeigt dem Kunden/der Kundin, dass Sie sich für seine/ihre Zufriedenheit einsetzen, und kann oft Beziehungen stärken und zu Folgegeschäften führen.

Verzugsgebühren oder Bußgelder erläutern

Wenn Verzugsgebühren zum Saldo gehören und der Kunde/die Kundin diese hinterfragt, informieren Sie ihn/sie über Ihre Zahlungsbedingungen. Erklären Sie den Zweck der Gebühren. Wenn der Kunde/die Kundin bereits gute Erfahrungen mit Ihnen gemacht hat, können Sie einen einmaligen Erlass in Betracht ziehen. Es ist für Kundinnen und Kunden viel einfacher, Verzugsgebühren zu akzeptieren, wenn sie deren Zweck verstehen, und ein Verzicht aus Kulanzgründen (wenn dies sinnvoll ist) kann auch eine positive Kundenbeziehung stärken.

Zahlungsplan für echte Härtefälle bereitstellen

Wenn der Kunde/die Kundin Schwierigkeiten hat, zu bezahlen, sollten Sie die Implementierung eines Zahlungsplans in Betracht ziehen, der kleinere, gestaffelte Zahlungen ermöglicht. Ein Zahlungsplan kann Ihnen dabei helfen, den ausstehenden Betrag im Laufe der Zeit zu begleichen, ohne die Kundenbeziehung zu belasten. Dokumentieren Sie die Vereinbarung, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Eskalieren Sie behutsam, falls nötig

Wenn die Zahlungsanfechtung andauert und sich nicht einfach lösen lässt, ist es vielleicht an der Zeit, die Angelegenheit behutsam zu eskalieren. Eine Eskalation kann die Situation noch dringlicher machen und führt oft zu einer schnelleren Lösung. Beziehen Sie ein leitendes Teammitglied ein oder setzen Sie einen Mediator ein, wenn es um einen hohen Betrag geht. Als letzten Ausweg und nur bei Bedarf sollten Sie die Beauftragung eines Inkassobüros in Betracht ziehen.

Aufzeichnungen über jede einzelne Interaktion führen

Speichern Sie alle E-Mails, Gesprächsnotizen oder Zusammenfassungen von Besprechungen im Zusammenhang mit der Zahlungsanfechtung oder Anpassung. Die Dokumentation hilft Ihnen, bei zukünftigen Follow-ups konsistent zu bleiben, und schützt Sie, wenn später Fragen auftauchen.

Nachverfolgung, sobald die Zahlung abgeschlossen ist

Nachdem der Restbetrag ausgeglichen ist (oder ein Zahlungsplan erstellt wurde), senden Sie eine kurze Follow-up-Nachricht, in der Sie dem Kunden/der Kundin für die Klärung des Problems danken und die endgültige Vereinbarung zusammenfassen. Ein abschließender Touchpoint hinterlässt einen positiven Eindruck und sorgt dafür, dass die Angelegenheit vollständig abgeschlossen ist.