La creazione di una fattura a saldo è un'opportunità per completare un progetto senza intoppi e lasciare un'impressione positiva e duratura sul cliente. Che si tratti dell'ultima rata di un grande progetto o di un piccolo pagamento di follow-up, una fattura ben strutturata può aiutarti a ricevere i pagamenti più velocemente, evitare inutili scambi di comunicazioni e mantenere solide le relazioni con i clienti. Quasi la metà delle fatture emesse dalle attività statunitensi sono scadute, ma le fatture di follow-up possono aiutare ad accelerare la procedura di pagamento ed evitare questo problema.

Di seguito ti spieghiamo come creare una fattura a saldo, come fare riferimento a pagamenti precedenti, come visualizzare l'importo rimanente e alcuni suggerimenti per includere eventuali extra, come commissioni per il ritardo e incentivi per il pagamento anticipato.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una fattura a saldo?
  
• Come strutturare una fattura a saldo
  
• Impostazione dei termini di pagamento e delle date di scadenza per il saldo finale
  
• Evitare gli errori più comuni durante l'invio delle fatture a saldo
  
• Come gestire rettifiche o contestazioni sulle fatture a saldo
  

Che cos'è una fattura a saldo?

Una fattura a saldo è un documento che un'attività emette a un cliente al fine di riscuotere la parte non pagata di una fattura precedente. Se un cliente effettua un pagamento parziale o ha un saldo residuo su una fattura iniziale, una fattura a saldo riporta in dettaglio l'importo ancora dovuto. Generalmente include i dettagli della fattura originale, eventuali pagamenti già effettuati, il saldo dovuto e i termini di pagamento aggiornati.

Come strutturare una fattura a saldo

La fattura a saldo deve essere strutturata in modo da mostrare al cliente l'importo dovuto, la causale del pagamento e il modo in cui può contattarti in caso di domande. L'aggiunta di un riepilogo in alto con il saldo in sospeso e la data di scadenza aiuta i clienti a capire rapidamente cosa devono fare. Per rendere la fattura più intuitiva, ogni sezione della fattura a saldo dovrebbe essere evidenziata da intestazioni chiare e grassetto. Ecco come strutturare la fattura.

Intestazione

• Ragione sociale e logo

• E-mail, numero di telefono e indirizzo dell'azienda

• Titolo della fattura (ad esempio "Fattura a saldo")

Informazioni sul cliente

• Nome completo del cliente o ragione sociale

• Indirizzo di fatturazione, indirizzo e-mail e numero di telefono del cliente

Dettagli fattura

• Numero di fattura univoco

• Data di emissione

• Il numero della fattura originale per il quale è ancora dovuto un saldo

• Elenco dettagliato di prodotti e servizi

• Data di scadenza del saldo residuo

Riepilogo del saldo

• Importo originale della fattura

• Pagamenti effettuati e relative date

• Saldo residuo

Istruzioni di pagamento

• Metodi di pagamento accettati

• Link di pagamento online o indirizzo postale per gli assegni, ove applicabile

Note o termini aggiuntivi

• Penali per ritardato pagamento

• Sconti sul pagamento anticipato

• Ulteriori istruzioni di pagamento

Impostazione dei termini di pagamento e delle date di scadenza per il saldo finale

L'impostazione dei termini di pagamento e delle date di scadenza per il saldo finale aiuta i clienti a comprendere i propri obblighi e a pianificare i pagamenti. Ecco alcuni suggerimenti su come farlo:

• Per i termini di pagamento, indica sia la tempistica del pagamento (ad esempio, “A 30 giorni”, “A 15 giorni”) sia la data di scadenza effettiva per la massima chiarezza.

• Indica i metodi di pagamento preferiti, ad esempio carte di credito, bonifici bancari o assegni, e includi tutte le istruzioni di pagamento necessarie. Se c'è una commissione di elaborazione associata a un determinato metodo, menzionala.

• Considera l'utilizzo di penali per ritardato pagamento, oltre che sconti per pagamenti anticipati al fine di incentivare pagamenti puntuali. Per quanto riguarda le penali per ritardato pagamento, le attività spesso addebitano una piccola percentuale (ad esempio, l'1%-2%) per ogni mese di ritardo nel pagamento. Indica quando si applica la penale per ritardato pagamento (ad esempio, dopo un periodo di tolleranza di 10 giorni). Per i pagamenti anticipati, le attività potrebbero offrire uno sconto del 2% per i pagamenti ricevuti entro 10 giorni dalla data di fatturazione.

Evitare gli errori comuni durante l'invio delle fatture a saldo

L'invio di fatture a saldo richiede particolare attenzione ai dettagli. I passi falsi possono ritardare i pagamenti o confondere i clienti. Ecco alcuni errori comuni e suggerimenti su come evitarli.

Omissione del riferimento alla fattura originale

La mancata inclusione del numero di fattura originale o della cronologia dei pagamenti può rendere difficile per il cliente tracciare il saldo dovuto. Fai sempre riferimento al numero della fattura originale ed elenca eventuali pagamenti già effettuati.

Omissione di una data di scadenza precisa

Indicare termini generici come “A 30 giorni” o “In scadenza a breve”, senza una data specifica, può generare confusione. Includi sempre una data di scadenza precisa per evitare malintesi sulle tempistiche dei pagamenti.

Penali per ritardato pagamento vaghe

Avvertire i clienti in anticipo delle penali per ritardi nei pagamenti evita malintesi e frustrazioni. Indica eventuali penali per ritardato pagamento nella sezione relativa ai termini di pagamento della fattura. Specifica il tasso (ad esempio 1,5% di interesse mensile) e la data di maturazione, in modo che i clienti sappiano esattamente cosa aspettarsi.

Invio di fatture senza istruzioni di pagamento

Se ometti le istruzioni di pagamento, il cliente può avere difficoltà a effettuare ed elaborare il pagamento. Includi i dettagli sui metodi di pagamento accettati (ad esempio, bonifico bancario, carta di credito, assegno) e tutte le informazioni necessarie sul conto o sul link di pagamento. Per evitare sorprese, menziona le commissioni associate a determinati metodi (ad esempio, l'elaborazione delle carte di credito).

Formattazione scadente e mancanza di chiarezza

L'invio di una fattura disordinata o formattata male può causare confusione e ritardi nei pagamenti. Utilizza un formato strutturato con titoli e sezioni di facile lettura in termini di saldo dovuto, cronologia dei pagamenti e condizioni. Metti in evidenza il saldo rimanente e la data di scadenza utilizzando il grassetto.

Mancato follow-up dei pagamenti scaduti

Attiva un sistema di reminder per i clienti: invia un promemoria alcuni giorni prima della scadenza e un altro subito dopo, qualora la fattura non venga saldata. Strumenti come Stripe Invoicing possono automatizzare i promemoria e le e-mail di follow-up.

Ignorare i dettagli del saldo

Non includere un riepilogo dettagliato, anche se presente nella fattura originale, rischia di generare incertezza nel cliente riguardo al saldo dovuto. Elenca gli articoli o i servizi coperti dal saldo rimanente per evitare contestazioni e rassicurare i clienti sulla legittimità dell'addebito.

Omettere un tocco personale

L'invio di un messaggio puramente transazionale può sembrare impersonale, soprattutto se il cliente ha avuto problemi o domande con fatture precedenti. Aggiungere un tocco personale alla tua comunicazione non solo dimostra la tua professionalità, ma può anche facilitare la riscossione dei pagamenti. Una frase come "Ci faccia sapere se ha domande sul saldo o se ha bisogno di assistenza per il pagamento".

Non utilizzare gli incentivi per i pagamenti anticipati

Se il pagamento anticipato è vantaggioso per la tua azienda, prendi in considerazione l'idea di includere un piccolo sconto (ad esempio, 1-2% se il pagamento avviene entro 10 giorni). In questo modo puoi incoraggiare pagamenti più rapidi senza ripercussioni finanziarie eccessive.

Ignorare le opzioni di automazione

Il monitoraggio manuale delle fatture a saldo può portare a errori, ritardi e mancati follow-up. Puoi utilizzare un software per la fatturazione come Stripe Invoicing per disporre di funzionalità di fatturazione automatizzate, tra cui il monitoraggio dei pagamenti e i promemoria.

Come gestire rettifiche o contestazioni sulle fatture a saldo

Un approccio amichevole e orientato alle soluzioni può aiutarti a gestire le contestazioni. Rispondere prontamente alle richieste dei clienti e fornire informazioni chiare e complete sui prezzi e sui processi è un modo efficace per far sentire i clienti valorizzati. Ecco alcuni suggerimenti per la gestione di questo processo.

Rispondi rapidamente alle contestazioni o alle richieste di rettifica

In caso di contestazioni sul saldo, rispondi tempestivamente. Esamina nel dettaglio la preoccupazione dell'azienda, indicando se si tratta di un potenziale errore di fatturazione o di un problema con il prodotto o servizio stesso. Questo dimostra ai clienti il tuo impegno e mantiene il processo attivo.

Chiarisci e correggi eventuali errori

Se nella fattura è presente un errore, ad esempio un addebito duplicato o una tariffa errata, correggilo e invia una fattura aggiornata con l'importo corretto, possibilmente con una rapida spiegazione della rettifica. Una correzione trasparente evita fraintendimenti e dimostra la professionalità della tua attività.

Fornisci dettagli se necessario

Se il cliente desidera maggiori dettagli, fornisci un elenco dettagliato degli addebiti, inclusi i pagamenti precedenti e gli importi coperti dal saldo. Spesso, visualizzare l'intero quadro può dirimere immediatamente ogni perplessità.

Dimostra apertura verso aggiustamenti ragionevoli

Se la contestazione riguarda la qualità del lavoro o l'entità del servizio, prendi in considerazione l'idea di offrire una soluzione come un credito parziale, uno sconto sui servizi futuri o una tariffa modificata. La tua flessibilità dimostrerà al cliente la tua dedizione alla sua soddisfazione, consolidando il rapporto e incentivando future collaborazioni.

Spiega le penali per pagamenti ritardati

Se le penali per ritardati pagamenti fanno parte del saldo e il cliente le contesta, chiarisci i termini di pagamento. Spiega chiaramente il motivo delle penali, ma valuta una deroga in caso di cliente consolidato. I clienti accettano più facilmente le penali per il ritardo se ne comprendono lo scopo. Una rinuncia da parte tua, quando opportuna, può consolidare il rapporto.

Fornisci un’alternativa se ci sono difficoltà nel pagare

Se il cliente ha difficoltà a pagare, prendi in considerazione l'implementazione di un piano di pagamento che consenta pagamenti più piccoli e scaglionati. Un piano di pagamento può aiutarti a recuperare il saldo nel tempo senza danneggiare la relazione con il cliente. Assicurati che tutti capiscano le nuove condizioni del piano.

Aumenta gradualmente, se necessario

Se la contestazione è in corso e non si risolve facilmente, potrebbe essere il momento di passare delicatamente all'azione. L'escalation può aggiungere urgenza alla situazione e spesso incoraggia una risoluzione più rapida. Coinvolgi un membro senior del team o rivolgiti a un mediatore se il saldo è sostanziale. Come ultima risorsa, e solo se necessario, prendi in considerazione l'utilizzo di un'agenzia di riscossione.

Tieni traccia di ogni interazione

Salva tutte le e-mail, le note di chiamata o i riepiloghi di eventuali riunioni relative alla contestazione o alla rettifica. Una documentazione accurata ti permette di seguire gli sviluppi in modo coerente e ti offre una solida base in caso di necessità.

Esegui un follow-up una volta risolto il pagamento

Dopo che il saldo è stato saldato (o è stato messo in atto un piano di pagamento), invia un breve messaggio di follow-up che ringrazia il cliente per aver risolto il problema e riassume l'accordo finale. Un contatto finale lascia un'ottima impressione e chiude definitivamente la pratica.