Het maken van een factuur voor een resterend saldo is een kans om een project soepel af te ronden en een positieve, blijvende indruk achter te laten bij je klant. Of het nu gaat om de laatste termijnbetaling voor een groot project of een kleinere nabetaling, een goed gestructureerde factuur voor het resterende saldo kan je helpen sneller betaald te krijgen, onnodige heen-en-weergeloop te voorkomen en de relatie met je klant sterk te houden. Bijna de helft van de facturen die Amerikaanse bedrijven versturen, raakt achterstallig, maar met follow-upfacturen kun je het betalingsproces versnellen en dit veelvoorkomende probleem voorkomen.

Hieronder leggen we uit hoe je een factuur voor het resterende saldo maakt, hoe je naar eerdere betalingen verwijst en hoe je het resterende bedrag weergeeft. Ook geven we tips voor het opnemen van eventuele extra's, zoals kosten voor te late betaling en prikkels voor vroegtijdige betaling.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur voor het resterende saldo?
  
• Hoe structureer je een factuur voor het resterende saldo?
  
• Instellen van betalingstermijnen en vervaldata voor het eindsaldo
  
• Veelgemaakte fouten vermijden bij het verzenden van facturen voor het resterende saldo
  
• Omgaan met aanpassingen of geschillen op facturen voor het resterende saldo
  

Wat is een factuur voor het resterende saldo?

Een factuur voor het resterende saldo is een document dat een bedrijf uitreikt aan een klant om een onbetaald deel van een eerdere factuur te innen. Als een klant een gedeeltelijke betaling doet of een openstaand saldo heeft op een eerste factuur, wordt op een factuur voor het resterende saldo gespecificeerd wat er nog verschuldigd is. De factuur bevat doorgaans de oorspronkelijke factuurgegevens, eventuele betalingen die al zijn gedaan, het openstaande saldo en bijgewerkte betalingstermijnen.

Hoe structureer je een factuur voor het resterende saldo?

Je factuur voor het resterende saldo moet zo gestructureerd zijn dat de klant kan zien wat hij verschuldigd is, waar de betaling voor dient en hoe hij contact met je kan opnemen als hij vragen heeft. Als je bovenaan een overzicht toevoegt met het openstaande saldo en de vervaldatum, begrijpen klanten snel wat ze moeten doen. Elk deel van je factuur voor het resterende saldo moet visueel duidelijk zijn met kopteksten of vetgedrukte tekst, zodat de klant de factuur gemakkelijk kan scannen. Hier lees je hoe je je factuur kunt structureren.

Koptekst

• Bedrijfsnaam en logo

• E-mailadres, telefoonnummer en adres van het bedrijf

• Factuurtitel (bijv. “Factuur voor het resterende saldo”)

Klantinformatie

• Volledige naam of bedrijfsnaam van de klant

• Factuuradres, e-mailadres en telefoonnummer van de klant

Factuurgegevens

• Uniek factuurnummer

• Uitgiftedatum

• Het oorspronkelijke factuurnummer waarvoor nog een saldo verschuldigd is

• Gespecificeerde lijst van producten en diensten:

• Vervaldatum resterend saldo

Saldo-overzicht

• Oorspronkelijk factuurbedrag

• Betalingen die zijn gedaan en hun data

• Uitstaand saldo

Betaalinstructies

• Geaccepteerde betaalmethoden

• Online betaallink of postadres voor cheques, indien van toepassing

Aanvullende opmerkingen of voorwaarden

• Kosten voor te late betaling

• Kortingen bij vervroegde betaling

• Verdere betalingsinstructies

Instellen van betalingstermijnen en vervaldata voor het eindsaldo

Door betalingstermijnen en vervaldata voor het eindsaldo in te stellen, krijgen klanten inzicht in hun verplichtingen en kunnen ze hun betalingen dienovereenkomstig plannen. Hier volgen enkele tips om dat te doen:

• Vermeld voor betalingsvoorwaarden zowel de betalingstermijn (bijv. netto 30, netto 15) als de werkelijke vervaldatum voor maximale duidelijkheid.

• Vermeld de gewenste betalingsmethoden - of het nu gaat om creditcards, bankoverschrijvingen of cheques - en voeg eventuele betalingsinstructies toe. Als er verwerkingskosten zijn verbonden aan een bepaalde methode, vermeld dat dan ook.

• Overweeg het gebruik van boetes voor te late betaling en kortingen voor vroegtijdige betaling om tijdige betaling te stimuleren. Wat kosten voor te late betaling betreft, brengen bedrijven vaak een klein percentage (bijvoorbeeld 1%-2%) in rekening voor elke maand dat de betaling te laat is. Vermeld wanneer deze kosten voor late betaling van toepassing zijn (bijvoorbeeld na een respijtperiode van 10 dagen). Voor vroegtijdige betalingen kunnen bedrijven een korting van 2% aanbieden voor betalingen die ze binnen 10 dagen na facturatie ontvangen.

Veelgemaakte fouten vermijden bij het verzenden van facturen voor het resterende saldo

Voor het verzenden van facturen voor het resterende saldo is zorgvuldige aandacht voor details vereist. Misstappen kunnen betalingen vertragen of klanten in verwarring brengen. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten en tips om ze te vermijden.

Vergeten te verwijzen naar de oorspronkelijke factuur

Als je het oorspronkelijke factuurnummer of de betaalgeschiedenis niet vermeldt, kan het voor de klant moeilijk zijn om het resterende saldo te achterhalen. Verwijs altijd naar het oorspronkelijke factuurnummer en vermeld eventuele betalingen die al zijn gedaan.

Geen vervaldatum instellen

Het vermelden van algemene termen zoals “netto 30” of “binnenkort verschuldigd” zonder een specifieke datum kan verwarring veroorzaken. Vermeld altijd een werkelijke vervaldatum om misverstanden over betalingstermijnen te voorkomen.

Vaag zijn over kosten voor te late betaling

Klanten kunnen gefrustreerd raken als late kosten niet van tevoren worden vermeld. Vermeld eventuele kosten voor te late betaling in het deel over de betalingstermijnen op de factuur. Vermeld zowel het tarief (bijv. 1,5% maandelijkse rente) als de datum waarop deze begint te lopen, zodat klanten precies weten wat ze kunnen verwachten.

Facturen verzenden zonder betalingsinstructies

Als je betalingsinstructies weglaat, wordt het voor klanten moeilijker om te betalen en kan de verwerking vertraging oplopen. Vermeld details over geaccepteerde betaalmethoden (bijv. bankoverschrijving, creditcard, cheque), samen met alle benodigde account- of linkgegevens. Vermeld de kosten voor bepaalde methoden (bijv. creditcardverwerking) om verrassingen te voorkomen.

Slechte opmaak en onduidelijkheid

Als je een onoverzichtelijke of slecht opgemaakte factuur verzendt, kan dat leiden tot verwarring en betalingsachterstanden. Gebruik een gestructureerde opmaak met koppen en gemakkelijk te lezen secties voor resterend saldo, betaalgeschiedenis en termijnen. Markeer of gebruik vetgedrukte tekst voor het resterende saldo en de vervaldatum, zodat ze opvallen.

Geen follow-up voor achterstallige betalingen

Stel herinneringen in om een paar dagen voor de vervaldatum contact op te nemen met klanten en direct daarna weer als de factuur achterstallig is. Met tools zoals Stripe Invoicing kunnen vriendelijke herinneringen en follow-upberichten worden geautomatiseerd.

Saldogegevens overslaan

Als je geen gespecificeerd overzicht geeft, zelfs als dit op de oorspronkelijke factuur stond, kan de klant het saldo in twijfel trekken. Vermeld de items of diensten die door het resterende saldo worden gedekt om geschillen te voorkomen en klanten gerust te stellen over de legitimiteit van de kosten.

Een persoonlijke tint weglaten

Het verzenden van een puur transactiebericht kan onpersoonlijk overkomen, vooral als de klant problemen had met of vragen had over eerdere facturen. Een eenvoudige zin als “Laat het ons weten als je vragen hebt over dit saldo of hulp nodig hebt bij de betaling” voegt een persoonlijke tint toe en laat zien dat je openstaat om eventuele problemen aan te pakken. Dit kan goodwill kweken en snelle betaling aanmoedigen.

Geen prikkels voor vroegtijdige betaling gebruiken

Als vroegtijdige betaling voordelig is voor je bedrijf, overweeg dan om een kleine korting te geven (bijv. 1%-2% bij betaling binnen 10 dagen). Dit kan aanzetten tot snellere betalingen zonder dat het financieel veel impact heeft.

Automatiseringsopties negeren

Het handmatig bijhouden van facturen voor het resterende saldo kan leiden tot fouten, vertragingen en gemiste follow-ups. Overweeg het gebruik van facturatiesoftware zoals Stripe Invoicing voor geautomatiseerde facturatiefuncties, inclusief het bijhouden van betalingen en herinneringen.

Omgaan met aanpassingen of geschillen op facturen voor het resterende saldo

Een vriendelijke, oplossingsgerichte aanpak kan je helpen bij het afhandelen van geschillen. Door snel te reageren en transparant te zijn over je prijzen en proces laat je klanten zien dat ze gewaardeerd worden, zelfs tijdens moeilijke gesprekken. Hier volgen enkele tips om dit proces in goede banen te leiden.

Snel reageren op geschillen of aanpassingsverzoeken

Als een klant een balans in twijfel trekt, reageer dan snel. Neem hun bezorgdheid in detail door, of het nu gaat om een mogelijke facturatiefout of een probleem met het product of de dienst zelf. Zo laat je klanten zien dat je ze serieus neemt en blijft het proces voor beide partijen in beweging.

Eventuele fouten verduidelijken en corrigeren

Als er een fout in de factuur staat (zoals een dubbele betaling of een onjuist tarief), corrigeer deze dan en stuur een bijgewerkte factuur met het gecorrigeerde bedrag, eventueel met een korte uitleg voor de aanpassing. Een transparante correctie kan verwarring voorkomen en laat zien dat je proactief bent om dingen in orde te maken.

Een uitsplitsing geven wanneer dat nodig is

Als de klant meer details wil, geef dan een gespecificeerde lijst met kosten, inclusief eerdere betalingen en wat onder het saldo valt. Als je alles op een rijtje ziet, kan verwarring vaak meteen worden weggenomen.

Openstaan voor redelijke aanpassingen

Als het geschil gaat over de kwaliteit van het werk of de omvang van de dienst, overweeg dan een oplossing aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan een gedeeltelijke krediet, een korting op toekomstige diensten of een aangepast tarief. Je flexibiliteit laat de klant zien dat je investeert in hun tevredenheid en kan vaak relaties versterken en leiden tot herhalingsaankopen.

Uitleggen wat de kosten of boetes voor te late betaling zijn

Als kosten voor te late betaling deel uitmaken van het saldo en de klant ze in twijfel trekt, licht dan je betalingsvoorwaarden toe. Leg het doel achter de kosten uit en als de klant een goede geschiedenis bij je heeft, overweeg dan een eenmalige kwijtschelding. Het is veel gemakkelijker voor klanten om kosten voor te late betaling te accepteren als ze het doel ervan begrijpen, en een kwijtschelding van goodwill (als het zinvol is) kan ook een positieve klantrelatie versterken.

Zorgen voor een betaalplan voor echte ontberingen

Als de klant moeite heeft om te betalen, overweeg dan een betaalplan dat kleinere, gespreide betalingen mogelijk maakt. Met een betaalplan kun je het saldo in de loop van de tijd terugvorderen zonder de klantrelatie te schaden. Documenteer de regeling zodat iedereen op één lijn zit.

Voorzichtig laten escaleren, indien nodig

Als het geschil aanhoudt en niet gemakkelijk op te lossen is, is het misschien tijd om het voorzichtig te laten escaleren. Escalatie kan de situatie urgenter maken en zorgt vaak voor een snellere oplossing. Betrek een senior teamlid of schakel een tussenpersoon in als het om een aanzienlijk saldo gaat. Als laatste redmiddel, alleen als het echt nodig is, kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen.

Houd elke interactie bij

Bewaar alle e-mails, gespreksnotities of samenvattingen van vergaderingen die betrekking hebben op het geschil of de aanpassing. Documentatie helpt je om consistent te blijven bij toekomstige follow-ups en beschermt je als er later vragen opduiken.

Follow-up zodra de betaling is voldaan

Nadat het saldo is vereffend (of er een betaalplan is opgesteld), stuur je een kort follow-upbericht waarin je de klant bedankt voor het regelen van de kwestie en waarin je de uiteindelijke overeenkomst samenvat. Een laatste contactmoment maakt een positieve indruk en zorgt ervoor dat de zaak volledig wordt afgesloten.