Uma fatura de 50% de entrada é um documento de cobrança emitido por um vendedor ou prestador de serviços que solicita um pagamento inicial de 50% do custo total de um produto ou serviço. Esse tipo de fatura é muito usado em setores que envolvem custos iniciais ou nos quais o vendedor precisa garantir as despesas iniciais antes de começar a trabalhar ou entregar o produto.

Em 2023, a maioria das pequenas empresas tinha faturas não pagas, e pedir uma entrada pode reduzir o risco de não receber o pagamento de um cliente. Explicamos aqui como estruturar uma fatura de 50% de entrada, explicar sua necessidade aos clientes, comunicar as condições para pagamento do valor restante e gerenciar reembolsos e cancelamentos.

Neste artigo:

• Como estruturar uma fatura de 50% de entrada
  
• Como explicar a exigência de 50% de entrada aos clientes
  
• Como comunicar as condições de pagamento do valor restante
  
• Como gerenciar reembolsos e cancelamentos de pagamentos adiantados
  

Como estruturar uma fatura de 50% de entrada

Uma fatura de um adiantamento de 50% deve comunicar as condições de pagamento e o valor devido ao cliente. Sugestão de estrutura:

Cabeçalho

• Nome e logotipo da sua empresa

• Seu endereço, telefone e e-mail

• Um número de fatura único

• Data de emissão da fatura

• Data de vencimento do adiantamento de 50%

• Nome, endereço e dados de contato do cliente

Título

• Título claro (ex.: "Fatura de 50% de entrada")
  

Descrição do projeto ou produto

• Breve descrição do produto ou serviço

• Detalhes do projeto ou descrições das entregas devidas

• Número de referência ou orçamento que tenha sido fornecido

Seção de dados de pagamento

• O custo total do produto ou serviço

• O adiantamento solicitado (ex.: entrada de 50% de US$ 10.000 = US$ 5.000)

• O valor remanescente após a conclusão de marcos específicos

Exemplo de tabela de resumo

Instruções de pagamento

• Formas de pagamento aceitas (ex.: transferência bancária, cartão de crédito, cheque)

• Dados da conta bancária, se preferir transferência bancária

• Referências que o cliente deve incluir ao fazer o pagamento

Termos e condições

• Condições de pagamento

• Finalidade do adiantamento

• Condições para reembolso da entrada, se houver

• Tarifas por atraso ou juros por pagamentos atrasados

• Prazos de pagamento adicionais

Dados de contato para consultas

• Seu e-mail ou telefone para qualquer dúvida sobre a fatura
  

Notas (opcional)

• Uma nota de agradecimento educada ou menção do motivo pelo qual o pagamento antecipado ajuda a iniciar o projeto com eficiência (ex.: "Agradecemos o pagamento pontual, que nos ajuda a começar o trabalho imediatamente.")
  

Como explicar a exigência de 50% de entrada aos clientes

Explicar o adiantamento de 50% aos clientes pode exigir uma discussão cuidadosa. Priorize a transparência e esclareça as vantagens práticas, com diálogo e tranquilidade. Veja como comunicar esse requisito de forma tranquila para seus clientes.

Explique o raciocínio

Justifique o pagamento adiantado explicando seu valor para ambas as partes.

• Exemplo: "Preciso de um adiantamento de 50% para poder alocar o tempo e os recursos necessários para o seu projeto desde o início."
  

Enfatize o compromisso mútuo

Deixe claro para o cliente que o adiantamento cobre suas despesas e confirma o compromisso de ambos os lados.

• Exemplo: "A entrada de 50% reserva meu tempo e foco para o seu projeto. Com isso, fico preparado para me dedicar às suas necessidades, e garantimos compromisso dos dois lados com o melhor resultado."
  

Faça a conexão com seu processo de trabalho

Vincule o adiantamento à sua forma de trabalho.

• Exemplo: "Assim que recebo a entrada, começo imediatamente o trabalho de base: planejar, pesquisar, comprar materiais e reservar os profissionais necessários. Com isso, garantimos o ritmo de trabalho sem atrasos."
  

Faça a conexão com a segurança do projeto

O cliente pode preocupar-se com o risco de um adiantamento. Esclareça que é uma questão de estrutura e segurança.

• Exemplo: "A entrada de 50% cria um equilíbrio e protege os seus interesses e os meus. Você sabe que o trabalho está avançando corretamente, e eu tenho a garantia de suporte necessária para uma boa execução."
  

Diga que é um procedimento padrão

Você pode explicar que o adiantamento é o padrão do mercado e garante a organização dos projetos bem-sucedidos.

• Exemplo: "O adiantamento de 50% é uma prática comum para projetos como esse, principalmente em serviços personalizados. Com isso, cubro os custos iniciais e posso me compromete totalmente com a entrega dos melhores resultados para você."
  

Fale de forma tranquilizadora

Escolha bem suas palavras. Seja confiante e compreensivo.

• Exemplo: "Quero que fiquemos todos confortáveis com o processo. O adiantamento de 50% é só uma garantia para que eu possa me dedicar totalmente ao seu projeto e para dar segurança para as duas partes. Se você tiver qualquer dúvida, estou à disposição para esclarecer."
  

Exemplo de explicação

"Para começar o seu projeto, eu preciso de um adiantamento de 50%. Esse valor inicial me permite alocar o tempo e os recursos necessários para o seu projeto, para o planejamento, pesquisa inicial e garantia dos materiais necessários.

"O adiantamento de 50% garante o compromisso de ambas as partes. Para você, significa que o projeto vai começar e continuar dentro do cronograma. Para mim, ele dá a garantia de que preciso para priorizar seu projeto com toda a atenção desde o início.

"Esse procedimento é comum no setor e facilita o desenvolvimento do projeto para os dois lados. Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais detalhes, estou à disposição para todos os esclarecimentos. Meu objetivo é deixar todos tranquilos para seguir em frente com o projeto."

Como comunicar as condições de pagamento do valor restante

Comunicar as condições de pagamento do valor restante ajuda a gerenciar expectativas e evitar mal-entendidos. Veja como informar esses termos:

Incluir os termos de pagamento na fatura

Na fatura inicial da entrada de 50%, especifique o prazo para pagamento dos 50% restantes.

• Exemplo: "O valor restante de US$ 5.000 deve ser pago na conclusão do projeto."

• Exemplo: "O pagamento dos 50% restantes deve ser feito até 14 dias após a entrega do projeto."

Indique o que será considerado "conclusão". Pode ser a entrega final da mercadoria, atingindo um marco acordado, ou a aprovação do trabalho pelo cliente.

Use linguagem direta

Sua comunicação deve ser concisa e de fácil compreensão.

• Exemplo: "A fatura dos 50% restantes será enviada após a entrega e aprovação do projeto pelo cliente."

• Exemplo: "A fatura dos US$ 5.000 restantes será enviada após a conclusão do [marco específico], com vencimento em sete dias."

Adicione os termos ao seu contrato

Inclua os termos de pagamento no seu contrato inicial ou contrato de serviços. Mencione que o saldo restante é pago na conclusão de entregas específicas ou na entrega final.

• Exemplo: "O cliente concorda em pagar um adiantamento de 50% após a assinatura, e o saldo restante vencerá 14 dias após o recebimento do produto final."
  

Especifique datas de vencimento, períodos de carência e multas por atraso

Indique o prazo do pagamento final e se há um período de carência.

• Exemplo: "O saldo restante vence 14 dias após a entrega, com carência de três dias para pagamento final."
  

Mencione as multas aplicáveis em caso de atraso do pagamento restante.

• Exemplo: "Pagamentos recebidos depois de 14 dias incorrerão em uma multa por atraso de 2% ao mês."
  

Envie lembretes de pagamento

Agende lembretes de pagamento durante todo o projeto e quando a data de vencimento se aproximar. Informe desde já ao cliente que você enviará um lembrete de pagamento e lembre-o das condições de pagamento quando o projeto estiver perto da conclusão.

• Exemplo: "Enviaremos um lembrete três dias antes da data de vencimento do valor restante."

• Exemplo: "Como estamos próximos do final do projeto, gostaria de lembrar que o saldo restante de 50%, no valor de US$ 5.000, deve ser pago quando entregarmos o produto acabado na próxima semana."

Como gerenciar reembolsos e cancelamentos de pagamentos adiantados

Um projeto pode ser cancelado. Para se proteger nesses casos, tenha políticas claras de reembolso e cancelamento comunicadas por escrito antes de começar a trabalhar com um cliente. Seu contrato deve conter uma seção explicando o procedimento em caso de projeto cancelado e quando um pagamento antecipado pode ser reembolsado e quando não pode.

Ao desenvolver suas políticas de reembolso e cancelamento, considere o seguinte:

• Reembolsos parciais: muitas vezes, as empresas cobram reembolsos de acordo com a quantidade de trabalho concluído. Por exemplo, se tiverem concluído 40% do projeto, retêm 40% do total devido. Se tiverem feito despesas do próprio bolso ou incorrido em custos com terceiros, também podem deduzi-los do reembolso.

• Prazos de cancelamento: um prazo para cancelamento estabelece até quando o cliente pode cancelar e receber um reembolso total ou parcial. Esses prazos podem ser condicionais e especificar que o valor do reembolso diminui quanto mais tempo o cliente espera para cancelar.

  • Exemplo: "Você pode cancelar até sete dias após o pagamento para receber um reembolso total, desde que serviço não tenha começado."
    

• Aviso prévio: informe aos clientes o prazo de aviso prévio para cancelar um projeto. Isso esclarece o cronograma da sua política de reembolso.

  • Exemplo: "Para cancelar, avise com pelo menos 14 dias de antecedência."
    

• Exemplos de situações: exemplos específicos são úteis quando se discute reembolsos. Assim o cliente sabe exatamente o que esperar em diferentes situações.

  • Exemplo: "Se você cancelar antes do início do trabalho, emitiremos um reembolso total, menos os custos já incorridos (como taxas de licenciamento, materiais encomendados)."
    
  • Exemplo: "Se o projeto estiver 25% concluído, reembolsaremos 50% da entrada."
    

• Condições de pagamento: informe aos clientes quanto tempo você levará para processar reembolsos após o cancelamento.

  • Exemplo: "Os reembolsos serão processados em até 14 dias úteis assim que chegarmos a um acordo sobre o cancelamento."
    

Exemplo de política de reembolso e cancelamento

• Depósito não reembolsável: "O adiantamento inicial de 50% não é reembolsável após o início dos trabalhos. Ele cobre planejamento antecipado, recursos e despesas iniciais."

• Cancelamento antes do início dos trabalhos: "Se o cliente cancelar antes do início do trabalho, emitiremos um reembolso total, menos os custos incorridos."

• Reembolso parcial para trabalho em andamento: "Se o contrato for cancelado após o início do trabalho, faremos um reembolso proporcional ao trabalho concluído. Quaisquer despesas incorridas serão deduzidas desse valor."

• Aviso prévio: "Os pedidos de cancelamento devem ser apresentados por escrito, com pelo menos sete dias de antecedência."

Quando o cliente solicitar um cancelamento, veja se você pode resolver algum problema. Isso pode fazer com que ele decida continuar o projeto. Se não for possível chegar a um acordo, seja positivo e cortês ao lembrá-lo de sua política de reembolso. O objetivo é proteger seu tempo e seu trabalho sem parecer inflexível.

• Exemplo: "Fazemos o possível para sermos flexíveis, mas como muitos recursos são usados para começar, o adiantamento de 50% geralmente não é reembolsável depois que o trabalho começa."