Les conditions de paiement sont incluses dans les contrats et les factures afin d’établir le moment où l’acheteur est censé payer son achat. Dans les « délais de paiement de 30 jours », l’acheteur doit payer le vendeur dans les 30 jours suivant la date de la facture. Selon l’accord, ces conditions peuvent également être formulées comme « 30 jours nets » ou inclure des variantes telles que « 30 jours à compter de la réception des marchandises » et « 30 jours après la fin du mois ».

Nous vous expliquons ci-dessous l’incidence des délais de paiement de 30 jours sur les flux de trésorerie, comment appliquer ces conditions et les autres options à prendre en compte lorsque vous facturez vos clients.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Pourquoi les délais de paiement de 30 jours sont-ils si courants?
  
• Quel est l’incidence des délais de paiement de 30 jours sur les flux de trésorerie?
  
• Quand les entreprises doivent-elles offrir des délais de paiement de 30 jours?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles faire respecter les délais de paiement de 30 jours?
  
• Quelles sont les autres options aux délais de paiement de 30 jours?
  

Pourquoi les délais de paiement de 30 jours sont-ils si courants?

Au fil du temps, les conditions de paiement de 30 jours sont devenues la norme dans de nombreux secteurs. Ils établissent des attentes cohérentes dans les différents secteurs et équilibrent les besoins financiers des acheteurs et des vendeurs dans les transactions commerciales. Voici pourquoi les délais de paiement de 30 jours sont si populaires :

• Ils permettent aux entreprises de générer des revenus ou de gérer elles-mêmes leurs entrées de trésorerie avant d’effectuer les paiements.

• Ils font preuve de bonne volonté, ce qui peut renforcer les relations à long terme.

• Ces conditions donnent aux acheteurs l’assurance qu’ils n’ont pas besoin de payer immédiatement à la livraison, ce qui peut les encourager à fidéliser leurs clients.

• Ils s’harmonisent bien avec les systèmes comptables et les normes, qui sont souvent conçues autour de cycles mensuels.

• Ces durées créent moins de stress que les durées plus courtes (p. ex. clauses de 7 ou 15 jours) et sont moins sujettes aux retards de paiement.

• Elles comportent moins de risques que les durées plus longues (p. ex. clauses de 60 ou 90 jours).

Quel est l’incidence des délais de paiement de 30 jours sur les flux de trésorerie?

Pour les acheteurs et les vendeurs, les délais de paiement de 30 jours affectent les flux de trésorerie de différentes manières.

Pour les vendeurs, les termes de 30 jours sont bons pour établir des relations et stimuler les ventes, mais ils nécessitent une planification minutieuse pour couvrir les dépenses pendant que les vendeurs attendent d’être payés. Ces conditions peuvent rendre les produits ou services plus attrayants, mais elles retardent également le paiement. Cela signifie que les vendeurs doivent attendre avant d’utiliser cet argent pour payer leurs factures, acheter des fournitures ou réinvestir dans l’entreprise. S’ils ont besoin de liquidités avant les paiements, ils devront peut-être emprunter de l’argent, ce qui entraîne des coûts supplémentaires (comme des intérêts). Et il est toujours possible que les clients ne paient pas à temps, ce qui peut avoir une incidence sur la planification des vendeurs.

Pour les acheteurs, les durées de 30 jours constituent un coussin utile pour la gestion de la trésorerie, mais elles nécessitent un suivi budgétaire attentif pour éviter les dépenses excessives. Ces conditions offrent aux acheteurs plus de temps et de flexibilité, ce qui facilite la gestion de leur argent et le remboursement d’autres dépenses dont les délais de paiement peuvent être plus courts. Mais ils peuvent aussi donner l’impression que les acheteurs ont plus d’argent qu’ils n’en ont réellement. Si les acheteurs ont de nombreux paiements dus à peu près au même moment, les échéances de 30 jours peuvent être source de stress et épuiser leurs réserves de liquidités.

Quand les entreprises devraient-elles offrir des délais de paiement de 30 jours?

Vous devriez offrir des délais de paiement de 30 jours lorsque cela est judicieux pour vos opérations, vos finances et vos relations avec les clients. Si vous ne connaissez pas bien un client ou si sa solvabilité est douteuse, les délais de 30 jours peuvent être risqués. De même, si vous avez du mal à payer vos propres factures, vous ne voudrez peut-être pas prolonger les délais de paiement à moins que cela ne soit absolument nécessaire.

Voici quelques situations dans lesquelles des délais de paiement de 30 jours peuvent être un bon choix :

• Pour établir des relations avec les clients : Si vous entretenez une relation continue avec un client et que vous lui faites confiance pour payer à temps, des délais de 30 jours peuvent renforcer ce partenariat.

• Pour rester compétitif : De nombreux secteurs, tels que le commerce de gros, l’industrie manufacturière et les services interentreprises (B2B), fonctionnent selon des cycles de paiement de 30 jours. Si vos concurrents proposent des délais de 30 jours, vous risquez de perdre des clients si vous exigez un paiement plus tôt.

• Pour sécuriser des clients plus importants : Les clients plus importants peuvent s’attendre à ce que ces conditions de paiement fassent partie de leurs contrats d’achat standard et ces conditions peuvent être nécessaires pour les obtenir.

• Pour donner de la flexibilité aux nouvelles entreprises ou aux petits clients : Les petites ou les nouvelles entreprises ont souvent besoin de temps pour gérer leur budget. Ces conditions peuvent leur permettre de collaborer plus facilement avec vous.

• Pour augmenter les ventes : Donner aux acheteurs 30 jours pour payer peut les rendre plus à l’aise pour passer des commandes plus importantes.

• Pour attirer de nouveaux clients : Les options de paiement flexibles peuvent être un argument de vente, surtout si vous essayez de conquérir de nouveaux clients. Vous pouvez utiliser les termes de 30 jours de manière stratégique, par exemple lors du lancement d’un nouveau produit ou de l’expansion sur un nouveau marché.

Comment les entreprises peuvent-elles faire respecter les délais de paiement de 30 jours?

Pour faire respecter les délais de paiement de 30 jours, vous devez utiliser les données des clients, intégrer des communications et des rappels clairs, et instaurer une culture de responsabilité avec vos clients. Voici quelques conseils pour l’application de la loi.

Définissez les conditions de paiement à l’avance

N’attendez pas d’avoir envoyé une facture pour discuter des modalités de paiement. Définissez les attentes à l’avance lorsque vous concluez l’affaire ou signez le contrat. Considérez vos conditions comme non négociables, sauf s’il y a une bonne raison de faire une exception.

Encouragez le paiement rapide

Offrez des avantages tels que des remises, une livraison plus rapide et un accès exclusif à des services pour les clients qui respectent vos règles. Pour les clients qui paient plus tôt, envisagez d’offrir un rabais (par exemple, 2 % de réduction s’ils payent dans les 10 jours). Faites en sorte que ces incitations soient spécifiques au client, avec des récompenses plus importantes pour vos clients les plus rémunérateurs ou pour les commandes à volume élevé.

Découragez les retards de paiement

Si un client paie en retard à plusieurs reprises, informez-le que cela pourrait entraîner des conditions plus strictes, telles que des paiements initiaux, des limites de crédit plus strictes et des frais de retard. Vous ne voulez pas nuire à vos relations, mais une petite pénalité peut encourager des paiements rapides. Vous devrez peut-être également suspendre des expéditions ou retarder de nouvelles commandes jusqu’à ce que le client paie.

Soyez stratégique dans vos suivis

Utilisez un logiciel pour suivre vos factures. Mettez en place des rappels automatiques, notamment :

• Un remerciement lors de l’envoi de la facture

• Un rappel amical une semaine avant la date d’échéance

• Un rappel poli, mais ferme sur la date d’échéance

• Un suivi plus pointu si le client dépasse le délai de quelques jours

Personnalisez ces suivis. Un petit rappel peut faire l’affaire pour les clients fidèles qui n’ont jamais payé en retard, mais les récidivistes auront besoin d’un avis plus ferme. Pour les clients plus importants, un courriel ou un appel rapide d’un membre senior de l’équipe, tel que votre directeur financier ou votre responsable des ventes, peut faire avancer le processus.

Personnaliser les conditions de paiement en fonction du client

Avant d’offrir des conditions de 30 jours, examinez l’historique du client et effectuez une vérification de crédit pour voir s’il paie les autres fournisseurs à temps. Envisagez d’utiliser des durées plus courtes (p. ex. 15 jours nets) ou un montant de crédit moins élevé pour les nouveaux clients, puis prolongez les durées de 30 jours ou plus une fois qu’ils ont prouvé qu’ils sont responsables.

Pour les clients existants, faites attention aux clients qui paient toujours en retard et ajustez la façon dont vous travaillez avec eux. Ils peuvent avoir besoin de conditions plus strictes ou de rappels plus fréquents. Si vous avez un client important qui n’est pas fiable, réfléchissez à des moyens de contourner ses habitudes. Vous pouvez demander un paiement initial partiel ou fixer des délais plus courts pour des commandes plus importantes. L’objectif est de vous protéger tout en gardant la relation intacte.

Suivre les données de paiement

Surveillez vos jours de ventes en cours (DSO). Il s’agit du temps qu’il vous faut en moyenne pour encaisser les paiements. Si ce nombre augmente, envisagez de resserrer votre processus. Vérifiez que vos factures ne contiennent pas d’erreurs et assurez-vous qu’elles sont faciles à comprendre. Si quelque chose ne va pas ou manque (p. ex. une date d’échéance, des frais détaillés, des instructions de paiement), cela peut donner aux clients une excuse pour retarder le paiement. Voyez s’il est utile d’ajuster votre calendrier : certains clients répondent plus rapidement s’ils reçoivent des factures au début du mois ou juste avant le jour de paie.

Utiliser le renforcement positif

Lorsque vous effectuez un suivi, rappelez aux clients la valeur que vous avez apportée. Par exemple, vous pourriez dire : « Nous sommes heureux d’avoir pu livrer votre commande plus tôt que prévu, un paiement en temps opportun nous aide à continuer à fournir ce niveau de service. » Cela permet de garder un ton professionnel tout en renforçant l’importance de respecter les conditions de paiement.

Avoir un plan de secours

Si un client est constamment en retard, envisagez de vendre ses factures à une société d’affacturage. Vous recevrez la majeure partie de l’argent à l’avance, et la société d’affacturage se chargera de la collecte. Pour les risques plus importants, vous pouvez également opter pour une assurance-crédit afin de vous protéger en cas de défaillance totale d’un client.

Quelles sont les autres options de paiement que celles au délai de 30 jours?

Bien que les délais de paiement de 30 jours soient courants, il existe de nombreuses autres options qui peuvent répondre aux besoins de votre entreprise ou de vos clients. Le choix des bons termes dépend de facteurs tels que la fiabilité de vos clients et la nature de votre secteur d’activité. Voici d’autres options standard.

Paiement sur réception

Le paiement est exigible dès que la facture est émise ou que les biens ou services sont livrés. Il s’agit d’une bonne option pour les petites transactions ponctuelles, avec de nouveaux clients, ou lorsque vos liquidités sont basses et que vous avez besoin de fonds immédiatement. Mais cela peut être rebutant pour les gros clients qui s’attendent à de la flexibilité.

Paiement anticipé ou acomptes initiaux

Le paiement partiel ou total est dû avant le début des travaux ou la livraison des marchandises. Il s’agit d’une option moins risquée qui fournit un fonds de roulement avant que vous ne commenciez le travail. C’est un bon choix pour les projets de grande valeur ou personnalisés où vous engagez des coûts à l’avance ou lorsque vous travaillez avec des clients qui ont des antécédents de retards de paiement. Mais cela pourrait dissuader les clients, en particulier dans les secteurs où les paiements initiaux sont inhabituels.

Net 7 ou net 15

Le paiement est dû 7 ou 15 jours après la date de facturation. Il s’agit d’une bonne option pour les petites entreprises ou les jeunes entreprises ayant des flux de trésorerie serrés ou dans des secteurs où les cycles de paiement plus rapides sont la norme (par exemple, le travail indépendant, le conseil). Mais cela peut être un défi pour les clients qui sont habitués à des durées plus longues.

Net 45 ou net 60

Le paiement est dû 45 ou 60 jours après la date de facturation. Il s’agit d’une bonne option lorsque vous travaillez avec de grandes entreprises qui exigent des durées prolongées ou pour des clients qui paient systématiquement en retard à des termes plus courts, car l’officialisation de cycles plus longs peut aider à aligner les attentes. C’est un bon moyen d’accommoder les gros clients, mais cela peut mettre à rude épreuve votre trésorerie.

Paiements basés sur des jalons

Le paiement est dû par versements échelonnés en fonction d’étapes spécifiques du projet (par exemple, 30 % à l’avance, 40 % à mi-parcours, 30 % à l’achèvement). Il s’agit d’une bonne option pour les projets à long terme ou coûteux où il n’est pas pratique d’attendre le paiement intégral à la fin, ou lorsque vous souhaitez réduire les risques en liant le paiement à l’avancement. Cela permet d’équilibrer le risque entre l’acheteur et le vendeur, mais nécessite plus de facturation et de suivi.

Mandats de représentation

Un montant fixe est dû à l’avance pour réserver votre temps ou vos services. Il s’agit d’une bonne option pour les services continus tels que le conseil, le travail juridique ou créatif, ou lorsque vous souhaitez un revenu prévisible chaque mois. Cela réduit également le besoin de facturation fréquente.

Modèles d’abonnement ou prépayés

Le paiement est dû à l’avance pour l’accès à des biens ou services sur une période donnée (p. ex. mensuellement, trimestriellement, annuellement). Il s’agit d’une bonne option pour les entreprises proposant des services récurrents, tels que les logiciels-services, la maintenance et les adhésions, ou lorsque la priorité est de disposer d’un revenu prévisible. Il fournit une source de revenus prévisible, mais nécessite une communication claire pour éviter les malentendus sur les frais en cours.

Paiement à l’utilisation

Le paiement est dû immédiatement avant ou après chaque transaction, comme dans un modèle de payer et emporter. Il s’agit d’une bonne option pour les petits achats, les clients qui n’ont pas besoin de délais prolongés ou lorsque les marges sont minces et que vous ne pouvez pas attendre les paiements. Elle permet d’éliminer le risque de retards de paiement et d’offrir un accès instantané aux fonds, mais elle peut limiter votre clientèle.

Conditions de paiement dynamiques

Les conditions de paiement varient en fonction de l’historique de paiement du client ou du montant de la commande. Par exemple, les clients fiables peuvent obtenir des conditions net 60, tandis que les nouveaux clients ou les clients irréguliers obtiennent net 15. Il s’agit d’une bonne option si vous souhaitez récompenser certains clients ou offrir aux clients à volume élevé une flexibilité supplémentaire. Ce type de personnalisation peut renforcer les relations avec des clients importants, mais il ajoute de la complexité à la facturation et nécessite une gestion prudente.