Los plazos de pago se incluyen en los contratos y facturas para establecer cuándo se espera que el comprador pague su compra. En plazos de pago a 30 días, el comprador debe pagarle al vendedor en los 30 días posteriores a la fecha de la factura. Dependiendo del acuerdo, también pueden expresarse como «30 netos» o incluir variaciones como «30 días a partir de la recepción de los bienes» o «30 días después de final de mes».

A continuación, explicamos cómo afectan los plazos de pago a 30 días al flujo de caja, cómo aplicarlos y qué alternativas debes tener en cuenta cuando factures a tus clientes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué son tan comunes los plazos de pago a 30 días?
  
• ¿Cómo afectan los plazos de pago a 30 días al flujo de caja?
  
• ¿Cuándo deben ofrecer plazos de pago a 30 días las empresas?
  
• ¿Cómo pueden hacer cumplir los plazos de pago a 30 días las empresas?
  
• ¿Qué alternativas existen a los plazos de pago a 30 días?
  

¿Por qué son tan comunes los plazos de pago a 30 días?

Con el tiempo, los plazos de pago a 30 días se han convertido en la norma en muchos sectores. Establecen unas expectativas unificadas en diferentes sectores y equilibran las necesidades financieras de compradores y vendedores en las transacciones comerciales. A continuación se explica por qué los plazos de pago de 30 días son una opción tan utilizada:

• Dan tiempo a las empresas para generar ingresos o gestionar sus propias entradas de efectivo antes de realizar los pagos.

• Demuestran buena voluntad, lo que puede fortalecer las relaciones a largo plazo.

• Estos plazos ofrecen a los compradores la confianza de que no tienen que pagar inmediatamente después de la entrega, lo que puede fomentar que vuelvan a comprar en esa empresa.

• Se alinean bien con las normativas y sistemas contables, que a menudo se diseñan en torno a ciclos mensuales.

• Estos plazos generan menos estrés que los plazos más cortos (por ejemplo, plazos de 7 días o de 15 días) y son menos propensos a retrasos en los pagos.

• Tienen menos riesgo que los plazos más largos (p. ej., plazos de 60 días o de 90 días).

¿Cómo afectan los plazos de pago a 30 días al flujo de caja?

Para compradores y vendedores, los plazos de pago a 30 días afectan al flujo de caja de diferentes maneras.

Para los vendedores, los plazos de 30 días son buenos para establecer relaciones y aumentar las ventas, pero requieren una planificación cuidadosa para cubrir los gastos mientras los vendedores esperan recibir el pago. Estos plazos pueden hacer que los productos o servicios sean más atractivos, pero también retrasan el pago. Eso significa que los vendedores tienen que esperar para usar ese dinero para pagar facturas, comprar suministros o volver a invertir en el negocio. Si necesitan efectivo antes de recibir los pagos, es posible que tengan que pedir dinero prestado, lo que añade costes adicionales (como intereses). Y siempre existe la posibilidad de que los clientes no paguen a tiempo, lo que puede afectar a la planificación de los vendedores.

Para los compradores, los plazos de 30 días proporcionan un colchón útil para administrar el efectivo, pero requieren un control cuidadoso del presupuesto para evitar gastos excesivos. Estos plazos ofrecen a los compradores más tiempo y flexibilidad, lo que facilita la gestión del dinero y el pago de otros gastos que podrían tener plazos de pago más cortos. Sin embargo, también pueden hacer que parezca que los compradores tienen más dinero del que realmente tienen. Si los compradores tienen muchos pagos que vencen más o menos al mismo tiempo, los plazos de 30 días pueden causar estrés y agotar las reservas de efectivo.

¿Cuándo deben ofrecer plazos de pago de 30 días las empresas?

Debes ofrecer plazos de pago a 30 días cuando tenga sentido para tus operaciones, finanzas y relaciones con los clientes. Si no conoces bien a un cliente o su solvencia crediticia es cuestionable, los plazos a 30 días pueden ser arriesgados. Del mismo modo, si tienes dificultades para pagar tus propias facturas, es posible que no quieras extender los plazos de pago a menos que sea absolutamente necesario.

A continuación verás algunas situaciones en las que los plazos de pago a 30 días pueden ser una buena opción:

• Para establecer relaciones con los clientes: Si tienes una relación continua con un cliente y confías en que te pagará a tiempo, los plazos de 30 días pueden fortalecer esa colaboración.

• Para seguir siendo competitivos: Muchos sectores, como el mayorista, el de fabricación y el de servicios de empresa a empresa (B2B), operan con ciclos de pago de 30 días. Si la competencia ofrece plazos de 30 días, podrías perder clientes si exiges recibir el pago antes.

• Para conseguir clientes más grandes: Los clientes más grandes pueden esperar estos plazos de pago como parte de sus acuerdos de compra habituales y estas condiciones pueden ser necesarias para asegurar su negocio.

• Para dar flexibilidad a las nuevas empresas o a los pequeños clientes: Las empresas pequeñas o nuevas a menudo necesitan tiempo para administrar sus presupuestos. Estos plazos pueden hacer que les resulte más fácil trabajar contigo.

• Para aumentar las ventas: Dar a los compradores 30 días para pagar puede hacer que se sientan más cómodos al hacer pedidos más grandes.

• Para atraer nuevos clientes: Las opciones de pago flexibles pueden ser un atractivo de venta, sobre todo si estás intentando conseguir nuevos clientes. Podrías usar los plazos de 30 días de forma estratégica, como cuando lanzas un nuevo producto o te expandes a un nuevo mercado.

¿Cómo pueden hacer cumplir los plazos de pago a 30 días las empresas?

Para hacer cumplir los plazos de pago a 30 días, debes utilizar los datos de los clientes, incorporar comunicaciones y recordatorios claros y crear una cultura de rendición de cuentas con tus clientes. A continuación incluimos algunos consejos para lograr que los clientes cumplan tus plazos.

Establece las condiciones de pago por adelantado

No esperes a enviar una factura para hablar sobre las condiciones de pago. Establece las expectativas por adelantado cuando cierres el trato o firmes el contrato. Trata tus plazos como no negociables a menos que haya una buena razón para hacer una excepción.

Fomenta el pago a tiempo

Ofrece ventajas como descuentos, entregas más rápidas y acceso exclusivo a servicios para los clientes que cumplan tus plazos. A los clientes que pagan por adelantado, puedes ofrecerles un descuento (p. ej., un 2 % de descuento si se paga en un plazo de 10 días). Haz que estos incentivos sean específicos para el cliente y ofrece mayores recompensas para los clientes que te más paguen o que te encarguen pedidos de gran volumen.

Desincentiva los pagos atrasados

Si un cliente paga tarde repetidamente, indícale que eso podría dar lugar a condiciones más estrictas, como pagos por adelantado, límites de crédito más estrictos y cargos por pagos atrasados. No querrás dañar las relaciones, pero una pequeña comisión puede fomentar la puntualidad en los pagos. También es posible que debas pausar los envíos o retrasar los pedidos nuevos hasta que el cliente pague.

Sé estratégico con el seguimiento

Utiliza un software para hacer el seguimiento de tus facturas. Implementa recordatorios automáticos, como los siguientes:

• Un agradecimiento al enviar la factura

• Un recordatorio amistoso una semana antes de la fecha de vencimiento

• Un recordatorio cortés pero firme el día de la fecha vencimiento

• Un seguimiento más preciso si el cliente se retrasa unos días respecto a la fecha límite

Personaliza estos seguimientos. Un recordatorio amable puede funcionar para los clientes leales que nunca han pagado tarde, pero los infractores reincidentes necesitarán un aviso más firme. En el caso de los clientes más grandes, un correo electrónico rápido o una llamada de un miembro sénior del equipo, como el director financiero (CFO) o el responsable de ventas, pueden poner en marcha el proceso.

Personaliza las condiciones de pago para el cliente

Antes de ofrecer plazos de 30 días, revisa el historial del cliente y realiza una verificación de crédito para ver si paga a otros proveedores a tiempo. Considera la posibilidad de utilizar plazos más cortos (p. ej., 15 netos) o una cantidad menor de crédito para los nuevos clientes y luego amplía los plazos a 30 días o más una vez que hayan demostrado que son responsables.

Para los clientes existentes, presta atención a cuáles pagan siempre tarde y adapta la forma en la que trabajas con ellos. Es posible que necesiten condiciones más estrictas o recordatorios más frecuentes. Si tienes un cliente importante que no es fiable, piensa en formas de evitar sus hábitos. Podrías solicitar un pago parcial por adelantado o establecer plazos más cortos para los pedidos de mayor volumen. El objetivo es protegerte a ti mismo mientras mantienes intacta la relación.

Haz un seguimiento de los datos de pago

Controla tus días de ventas pendientes de cobro. Es lo que tardas de media en cobrar los pagos. Si ese número está aumentando, considera la posibilidad de endurecer el proceso. Vuelve a revisar tus facturas en busca de errores y asegúrate de que sean fáciles de entender. Si hay algún error o falta (p. ej., fecha de vencimiento, cargos pormenorizados, instrucciones de pago), eso podría dar a los clientes una excusa para retrasar el pago. Comprueba si ajustar los plazos te ayuda: algunos clientes responden más rápido si reciben las facturas a principios de mes o justo antes del día de pago.

Utiliza el refuerzo positivo

Cuando hagas un seguimiento, recuérdales a los clientes el valor que has proporcionado. Por ejemplo, podrías decir: «Nos alegramos de haber podido entregarle su pedido antes de lo previsto; el pago puntual nos ayuda a seguir ofreciéndole este nivel de servicio». Esto hace que el tono sea profesional y refuerza por qué es importante respetar los plazos de pago.

Ten un plan de respaldo

Si un cliente se retrasa constantemente, considera la opción de vender tus facturas a una empresa de factoring. Recibirás la mayor parte del dinero por adelantado y la empresa de factoring se encargará del cobro. Para riesgos más grandes, también puedes buscar un seguro de crédito comercial para protegerte en caso de que un cliente deje de pagar por completo.

¿Qué alternativas existen a los plazos de pago a 30 días?

Aunque los plazos de pago de 30 días son lo más habitual, existen muchas alternativas que pueden adaptarse a tu negocio o a las necesidades de tus clientes. La elección de los plazos adecuados depende de factores como la fiabilidad de tus clientes y la naturaleza de tu sector. A continuación se incluyen algunas otras opciones habituales.

Pago a la recepción

El pago vence en el momento en que se emite la factura o se entregan los bienes o servicios. Esta es una buena opción para transacciones más pequeñas y únicas, con nuevos clientes o cuando el dinero es escaso y necesita fondos inmediatos. No obstante, podría ser desagradable para los clientes más grandes que esperan flexibilidad.

Pago por adelantado o depósitos por adelantado

El pago parcial o total vence antes de que comience el trabajo o de que se entreguen los bienes. Esta es una opción de menor riesgo que proporciona capital antes de comenzar el trabajo. Es una buena opción para proyectos personalizados o de alto valor en los que incurres en costes por adelantado o cuando trabajas con clientes que tienen un historial de retrasos en los pagos. Sin embargo, podría disuadir a los clientes, sobre todo en sectores en los que los pagos por adelantado son poco frecuentes.

7 netos o 15 netos

El pago vence 7 o 15 días después de la fecha de la factura. Es una buena opción para las empresas más pequeñas o las startups con un flujo de caja ajustado o en sectores donde los ciclos de pago más rápidos son la norma (p. ej., trabajo por cuenta propia, consultoría). Por el contrario, puede suponer un desafío para los clientes que estén acostumbrados a plazos más largos.

45 netos o 60 netos

El pago vence 45 o 60 días después de la fecha de la factura. Esta es una buena opción cuando trabajas con grandes empresas que requieren plazos más amplios o para clientes que pagan constantemente tarde en plazos más cortos, ya que formalizar ciclos más largos puede ayudar a ajustar las expectativas. Es una buena manera de complacer a los grandes clientes, pero puede afectar a tu flujo de caja.

Pagos por progreso

El pago se debe realizar en cuotas vinculadas a avances específicos del proyecto (p. ej., 30 % por adelantado, 40 % a mitad de camino y 30 % al finalizar). Esta es una buena opción para proyectos a largo plazo o de alto coste en los que no es práctico esperar a recibir el pago completo al final o cuando quieras reducir el riesgo vinculando el pago al progreso. Ayuda a equilibrar el riesgo entre el comprador y el vendedor, pero requiere más facturación y seguimiento.

Acuerdos de retención

Se debe pagar una cantidad fija por adelantado para reservar tu tiempo o tus servicios. Es una buena opción para servicios continuos, como consultoría, trabajo legal o creativo, o cuando quieres recibir ingresos predecibles cada mes. También reduce la necesidad de facturar con frecuencia.

Modelos de suscripción o de prepago

El acceso a los bienes o servicios se debe pagar por adelantado durante un período (por ejemplo, mensual, trimestral o anual). Es una buena opción para empresas con servicios recurrentes, como software como servicio (SaaS), mantenimiento y membresías, o cuando los ingresos predecibles son una prioridad. Proporciona un flujo de ingresos predecible, pero requiere una comunicación clara para evitar malentendidos sobre los cargos en curso.

Pago por consumo

El pago vence inmediatamente antes o después de cada transacción, como en un modelo del tipo «cash-and-carry». Es una buena opción para compras más pequeñas, clientes que no necesitan plazos tan amplios o cuando los márgenes son estrechos y no puedes esperar a recibir los pagos. Puede eliminar el riesgo de que se retrasen los pagos y proporcionar acceso instantáneo a los fondos, pero podría limitar tu base de clientes.

Plazos de pago dinámicos

Los plazos de pago varían según el historial de pagos del cliente o del tamaño del pedido. Por ejemplo, los clientes fiables pueden pagar a 60 netos, mientras que los clientes nuevos o inconsistentes deben hacerlo a 15 netos. Es una buena opción si quieres recompensar a ciertos clientes u ofrecer flexibilidad adicional a los clientes de gran volumen. Este tipo de personalización puede fortalecer las relaciones con clientes importantes, pero añade complejidad a la facturación y requiere una gestión cuidadosa.