Zahlungsbedingungen sind in Verträgen und Rechnungen enthalten, um festzulegen, wann der oder die Käufer/in voraussichtlich für seinen oder ihren Kauf zahlen muss. Gemäß den „30-Tage-Zahlungsfristen“ muss der oder Käufer/in den oder die Verkäufer/in innerhalb von 30 Tagen nach dem Rechnungsdatum bezahlen. Je nach Vereinbarung können diese Bedingungen auch als „Netto 30“ formuliert sein oder Variationen wie „30 Tage ab Wareneingang“ und „30 Tage nach Monatsende“ enthalten.

Im Folgenden erläutern wir, wie sich eine Zahlungsfrist von 30 Tagen auf den Cashflow auswirkt, wie Sie diese Bedingungen durchsetzen können und welche Alternativen Sie bei der Rechnungsstellung an Ihre Kundinnen und Kunden in Betracht ziehen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum sind 30-Tage-Zahlungsfristen so üblich??
  
• Wie wirken sich 30-Tage-Zahlungsfristen auf den Cashflow aus?
  
• Wann sollten Unternehmen eine 30-Tage-Zahlungsfrist anbieten?
  
• Wie können Unternehmen 30-Tage-Zahlungsfristen durchsetzen?
  
• Welche Alternativen gibt es zu 30-Tage-Zahlungsfristen?
  

Warum sind 30-Tage-Zahlungsfristen so üblich?

Im Laufe der Zeit haben sich 30-Tage-Zahlungsfristen in vielen Branchen durchgesetzt. Sie setzen branchenübergreifend einheitliche Erwartungen und gleichen die finanziellen Bedürfnisse von Käuferinnen und Käufern und Verkäuferinnen und Verkäufern bei Geschäftstransaktionen aus. Hier erfahren Sie, warum 30-Tage-Zahlungsfristen so beliebt sind:

• Sie geben Unternehmen Zeit, Einnahmen zu generieren oder ihre eigenen Geldzuflüsse zu verwalten, bevor sie Zahlungen leisten.

• Sie zeigen guten Willen, was langfristige Beziehungen stärken kann.

• Diese Bedingungen geben Käuferinnen und Käufern die Gewissheit, dass sie nicht sofort bei Lieferung bezahlen müssen, was zu Wiederholungsgeschäften führen kann.

• Sie lassen sich gut an Buchhaltungssystemen und Standards orientieren, die häufig auf monatliche Zyklen ausgelegt sind.

• Diese Laufzeiten verursachen weniger Stress als kürzere Laufzeiten (z. B. 7-Tage-Laufzeiten, 15-Tage-Laufzeiten) und sind weniger anfällig für Zahlungsverzug.

• Sie sind mit einem geringeren Risiko verbunden als längere Laufzeiten (z. B. 60-Tage-Laufzeiten, 90-Tage-Laufzeiten).

Wie wirkt sich eine 30-Tage-Zahlungsfrist auf den Cashflow aus?

Für Käufer/innen und Verkäufer/innen wirken sich 30-Tage-Zahlungsfristen auf unterschiedliche Weise auf den Cashflow aus.

Für Verkäufer/innen eignen sich Laufzeiten von 30 Tagen gut, um Beziehungen aufzubauen und den Umsatz anzukurbeln, aber sie erfordern eine sorgfältige Planung zur Deckung der Kosten, während die Verkäufer/innen darauf warten, bezahlt zu werden. Diese Bedingungen können Produkte oder Dienstleistungen attraktiver machen, aber sie verzögern auch die Zahlung. Das bedeutet, dass Verkäufer/innen warten müssen, bis sie dieses Geld verwenden können, um Rechnungen zu bezahlen, Vorräte zu kaufen oder wieder in das Geschäft zu investieren. Wenn sie liquide Mittel benötigen, bevor Zahlungen eingehen, müssen sie sich möglicherweise Geld leihen, was zusätzliche Kosten (z. B. Zinsen) verursacht. Und es besteht immer die Möglichkeit, dass Kundinnen und Kunden nicht pünktlich zahlen, was sich auf die Planung der Verkäufer/innen auswirken könnte.

Für Käuferinnen und Käufer bieten 30-Tage-Zahlungsfristen ein hilfreiches Polster für die Verwaltung von liquiden Mitteln, aber sie erfordern eine sorgfältige Budgetüberwachung, um zu hohe Ausgaben zu vermeiden. Diese Bedingungen geben Käuferinnen und Käufern zusätzliche Zeit und Flexibilität, was es einfacher macht, Geld zu verwalten und andere Ausgaben abzuzahlen, für die möglicherweise kürzere Zahlungsziele gelten. Sie können aber auch den Anschein erwecken, dass die Käuferinnen und Käufer mehr Geld haben, als sie tatsächlich haben. Wenn Käuferinnen und Käufer viele Zahlungen etwa zur gleichen Zeit fällig haben, können 30-Tage-Zahlungsfristen Stress verursachen und Reserven an liquiden Mitteln aufzehren.

Wann sollten Unternehmen eine 30-Tage-Zahlungsfrist anbieten?

Sie sollten 30-Tage-Zahlungsfristen anbieten, wenn dies für Ihre Betriebsabläufe, Finanzen und Kundenbeziehungen sinnvoll ist. Wenn Sie einen Kunden/eine Kundin nicht gut kennen oder seine oder ihre Kreditwürdigkeit fragwürdig ist, können 30-Tage-Zahlungsfristen riskant sein. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre eigenen Rechnungen zu bezahlen, sollten Sie die Zahlungsfristen nicht verlängern, es sei denn, es ist absolut notwendig.

Hier sind einige Situationen, in denen eine 30-Tage-Zahlungsfrist eine gute Wahl sein kann:

• Aufbau von Kundenbeziehungen: Wenn Sie eine laufende Beziehung zu einem Kunden/einer Kundin haben und darauf vertrauen, dass er pünktlich zahlt, können 30-Tage-Zahlungsfristen diese Partnerschaft stärken.

• Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit: Viele Branchen, wie der Großhandel, das verarbeitende Gewerbe und Business-to-Business (B2B)-Dienstleistungen, arbeiten mit 30-Tage-Zahlungszyklen. Wenn Ihre Konkurrenten 30-Tage-Zahlungsfristen anbieten, könnten Sie Aufträge verlieren, wenn Sie die Zahlung früher verlangen.

• Sicherung größerer Kundinnen und Kunden: Größere Kundinnen und Kunden erwarten diese Zahlungsbedingungen möglicherweise als Teil ihrer Standard-Kaufverträge und diese Bedingungen könnten notwendig sein, um ihr Unternehmen zu sichern.

• Flexibilität für neue Unternehmen oder kleinen Kundinnen und Kunden: Kleine oder neue Unternehmen brauchen oft Zeit, um ihre Budgets zu verwalten. Diese Begriffe können es ihnen erleichtern, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

• Umsatzsteigerung: Wenn Sie Käuferinnen und Käufern 30 Tage Zeit zur Zahlung geben, können sie möglicherweise größere Bestellungen aufgeben.

• Kundengewinnung: Flexible Zahlungsmöglichkeiten können ein Verkaufsargument sein, vor allem, wenn Sie versuchen, neue Kundinnen und Kunden zu gewinnen. Sie können 30-Tage-Zahlungsfristen strategisch einsetzen, zum Beispiel bei der Einführung eines neuen Produkts oder bei der Expansion in einen neuen Markt.

Wie können Unternehmen eine 30-Tage-Zahlungsfrist durchsetzen?

Um 30-Tage-Zahlungsfristen durchzusetzen, sollten Sie Kundendaten verwenden, klare Mitteilungen und Erinnerungen integrieren und eine Kultur der Verantwortlichkeit gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden aufbauen. Hier sind einige Tipps zur Durchsetzung.

Zahlungsbedingungen im Voraus festlegen

Warten Sie nicht, bis Sie eine Rechnung versenden, um über Zahlungsbedingungen zu sprechen. Legen Sie die Erwartung im Voraus fest, wenn Sie das Geschäft abschließen oder den Vertrag unterzeichnen. Behandeln Sie Ihre Bedingungen als nicht verhandelbar, es sei denn, es gibt einen triftigen Grund, eine Ausnahme zu machen.

Zu schnellen Zahlungen ermutigen

Bieten Sie Kundinnen und Kunden, die sich an Ihre Regeln halten, Vergünstigungen wie Rabatte, schnellere Lieferung und exklusiven Zugang zu Dienstleistungen an. Kundinnen und Kunden, die früh bezahlen, können einen Rabatt anbieten (z. B. 2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen). Machen Sie diese Anreize kundenspezifisch, mit größeren Belohnungen für Ihre bestzahlenden Kundinnen und Kunden oder bei großen Bestellungen.

Von verspäteten Zahlungen abraten

Wenn ein Kunde oder eine Kundin wiederholt zu spät zahlt, teilen Sie ihm oder ihr mit, dass dies zu strengeren Bedingungen führen kann, z. B. zu Vorauszahlungen, engeren Kreditlimits und Verzugsgebühren. Sie möchten Geschäftsbeziehungen nicht beschädigen, aber eine kleine Gebühr kann zu schnellen Zahlungen führen. Möglicherweise müssen Sie auch Lieferungen unterbrechen oder neue Bestellungen verschieben, bis der Kunde/die Kundin bezahlt hat.

Beim Nachfassen strategisch vorgehen

Verwenden Sie Software, um Ihre Rechnungen zu verfolgen. Implementieren Sie automatische Erinnerungen, einschließlich:

• Ein Dankeschön beim Absenden der Rechnung

• Eine freundliche Erinnerung eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum

• Eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung an den Fälligkeitstermin

• Ein eindringlicheres Nachfassen, wenn der Kunde/die Kundin die Frist um ein paar Tage überschreitet

Passen Sie diese Nachfassaktionen an. Eine freundliche Erinnerung mag bei treuen Kundinnen und Kunden, die noch nie zu spät bezahlt haben, ausreichen, aber Wiederholungstäter brauchen eine deutlichere Mahnung. Bei größeren Kundinnen und Kunden kann eine kurze E-Mail oder ein Anruf von einem leitenden Teammitglied, z. B. Ihrem oder Ihrer Chief Financial Officer (CFO) oder Vertriebsleiter/in, den Prozess in Gang bringen.

Zahlungsbedingungen an Kundinnen und Kunden anpassen

Bevor Sie 30-Tage-Zahlungsfristen anbieten, überprüfen Sie die Historie des Kunden/der Kundin und führen Sie eine Bonitätsprüfung durch, um zu sehen, ob er/sie andere Anbieter pünktlich bezahlt. Erwägen Sie kürzere Laufzeiten (z. B. Netto 15) oder einen kleineren Kreditbetrag für neue Kundinnen und Kunden und verlängern Sie die Laufzeiten dann auf 30 Tage oder länger, sobald sie nachgewiesen haben, dass sie verantwortlich sind.

Achten Sie bei bestehenden Kundinnen und Kunden darauf, wer immer zu spät zahlt, und passen Sie Ihre Zusammenarbeit entsprechend an. Möglicherweise benötigen sie strengere Fristen oder häufigere Mahnungen. Im Falle unzuverlässiger Kundinnen und Kunden sollten Sie überlegen, wie Sie deren Gewohnheiten umgehen können. Sie können eine teilweise Vorauszahlung verlangen oder kürzere Bedingungen für größere Bestellungen festlegen. Das Ziel ist es, sich selbst zu schützen und gleichzeitig die Beziehung intakt zu halten.

Zahlungsdaten nachverfolgen

Überwachen Sie Ihre Forderungslaufzeiten. So lange dauert es im Durchschnitt, bis Sie Zahlungen einziehen. Wenn diese Zahl steigt, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihren Prozess zu verschärfen. Prüfen Sie Ihre Rechnungen auf Fehler und stellen Sie sicher, dass sie leicht verständlich sind. Wenn etwas nicht stimmt oder fehlt (z. B. Fälligkeitsdatum, aufgeschlüsselte Zahlungen, Zahlungsanweisungen), könnte dies Kundinnen und Kunden eine Ausrede liefern, die Zahlung zu verzögern. Finden Sie heraus, ob es hilft, Ihr Timing anzupassen: Einige Kundinnen und Kunden reagieren schneller, wenn sie Rechnungen zu Beginn des Monats oder kurz vor der Gehaltszahlung erhalten.

Positive Verstärkung verwenden

Wenn Sie nachfassen, erinnern Sie Ihre Kundinnen und Kunden an den Wert, den Sie ihnen geboten haben. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Wir freuen uns, dass wir Ihre Bestellung vorzeitig liefern konnten – eine rechtzeitige Zahlung hilft uns, diesen Service weiterhin anzubieten.“ So bleibt der Ton professionell und unterstreicht, warum es wichtig ist, sich an die Zahlungsbedingungen zu halten.

Einen Plan B haben

Wenn ein Kunde/eine Kundin ständig in Verzug gerät, sollten Sie in Erwägung ziehen, seine/ihre Rechnungen einem Inkassounternehmen zu übergeben. Sie erhalten den größten Teil des Geldes im Voraus, und das Inkassounternehmen kümmert sich um den Einzug. Bei größeren Risiken können Sie auch eine Warenkreditversicherung in Betracht ziehen, um sich für den Fall zu schützen, dass ein Kunde/eine Kundin seinen/ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt.

Welche Alternativen gibt es zu 30-Tage-Zahlungsfristen?

30-Tage-Zahlungsfristen sind zwar üblich, es gibt aber auch zahlreiche Alternativen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens oder Ihrer Kundinnen und Kunden entsprechen könnten. Die Wahl der richtigen Bedingungen hängt von Faktoren wie der Zuverlässigkeit Ihrer Kundinnen und Kunden und der Ihrer jeweiligen Branche ab. Im Folgenden finden Sie einige weitere Standardoptionen.

Zahlung nach Erhalt

Die Zahlung ist fällig, sobald die Rechnung ausgestellt oder die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden. Dies ist eine gute Option für kleinere, einmalige Transaktionen mit neuen Kundinnen und Kunden oder wenn die Mittel knapp sind und Sie sofort Geld benötigen. Aber es könnte für größere Kundinnen und Kunden, die Flexibilität erwarten, abschreckend sein.

Vorauszahlung oder Anzahlung

Die Zahlung ist vor Beginn der Auftragsausführung oder vor Lieferung der Waren vollständig oder teilweise fällig. Dies ist eine risikoärmere Option, bei der Ihnen vor Beginn der Auftragsausführung Betriebskapital zur Verfügung gestellt wird. Es ist eine gute Wahl für hochwertige oder kundenspezifische Projekte, bei denen im Voraus Kosten anfallen oder wenn Sie mit Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten, die in der Vergangenheit verspätet gezahlt haben. Aber es könnte Kundinnen und Kunden abschrecken, insbesondere in Branchen, in denen Vorauszahlungen ungewöhnlich sind.

Netto 7 oder Netto 15

Die Zahlung ist 7 bzw. 15 Tage nach Rechnungsdatum fällig. Dies ist eine gute Option für kleinere Unternehmen oder Start-ups mit knappen Cashflows oder in Branchen, in denen schnellere Zahlungszyklen die Regel sind (z. B. Freiberufler, Beratung). Aber es kann eine Herausforderung für Kundinnen und Kunden sein, die an längere Laufzeiten gewöhnt sind.

Netto 45 oder Netto 60

Die Zahlung ist 45 oder 60 Tage nach Rechnungsdatum fällig. Dies ist eine gute Option, wenn Sie mit großen Unternehmen zusammenarbeiten, die verlängerte Laufzeiten erfordern, oder für Kundinnen und Kunden, die regelmäßig zu spät mit kürzeren Laufzeiten zahlen, da die Festlegung längerer Zyklen dazu beitragen kann, die Erwartungen anzupassen. Es ist eine gute Möglichkeit, Großkunden zufriedenzustellen, kann aber Ihren Cashflow belasten.

Zahlungen auf Basis von Meilensteinen

Die Zahlung ist in Raten fällig, die an bestimmte Projektmeilensteine gebunden sind (z. B. 30 % im Voraus, 40 % zur Halbzeit, 30 % bei Fertigstellung). Dies ist eine gute Option für langfristige oder kostenintensive Projekte, bei denen es nicht praktikabel ist, am Ende auf die vollständige Zahlung zu warten, oder wenn Sie das Risiko reduzieren möchten, indem Sie die Zahlung an Leistungen knüpfen. Dies hilft, das Risiko zwischen Käufern/Käuferinnen und Verkäufern/Verkäuferinnen auszugleichen, erfordert aber mehr Rechnungsstellung und Nachverfolgung.

Vorschussvereinbarungen

Ein Festbetrag ist im Voraus fällig, um Ihre Zeit oder Dienstleistungen zu reservieren. Dies ist eine gute Option für laufende Dienstleistungen wie Beratung, juristische oder kreative Arbeit oder wenn Sie jeden Monat ein vorhersehbares Einkommen erzielen möchten. Außerdem ersparen Sie sich so häufige Rechnungsstellungen.

Abo- oder Prepaid-Modelle

Für den Zugang zu Waren oder Dienstleistungen über einen Zeitraum (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) ist eine Vorauszahlung fällig. Dies ist eine gute Option für Unternehmen mit wiederkehrenden Dienstleistungen wie Software-as-a-Service (SaaS), Wartung und Mitgliedschaften oder wenn vorhersehbare Einnahmen im Vordergrund stehen. Es bietet eine vorhersehbare Einnahmequelle, erfordert aber auch eine klare Kommunikation, um Missverständnisse über laufende Gebühren zu vermeiden.

Nachträgliche Abrechnung (Pay as you go)

Die Zahlung ist wie bei einem Cash-and-Carry-Modell sofort vor oder nach jeder Transaktion fällig. Dies ist eine gute Option für kleinere Einkäufe, Kundinnen und Kunden, die keine verlängerten Laufzeiten benötigen, oder wenn die Margen gering sind und Sie nicht auf Zahlungen warten können. Dies kann das Risiko von Zahlungsverzug beseitigen und sofortigen Zugriff auf Gelder ermöglichen, könnte aber Ihren Kundenstamm einschränken.

Dynamische Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen variieren je nach Zahlungsverhalten oder Auftragsvolumen des Kunden/der Kundin. Zuverlässige Kundinnen und Kunden erhalten z. B. netto 60, während neue oder unzuverlässige Kundinnen und Kunden netto 15 erhalten. Dies ist eine gute Option, wenn Sie bestimmte Kundinnen und Kunden belohnen oder Kundinnen und Kunden mit hohem Volumen zusätzliche Flexibilität bieten möchten. Diese Art der Anpassung kann die Beziehungen zu wichtigen Kundinnen und Kunden stärken, erhöht aber die Komplexität der Rechnungsstellung und erfordert eine sorgfältige Verwaltung.