As condições de pagamento são incluídas em contratos e faturas para estabelecer quando o comprador deve pagar por sua compra. Em "prazos de pagamento de 30 dias", o comprador deve pagar ao vendedor em até 30 dias após a data da fatura. Dependendo do contrato, esses prazos também podem ser expressos como "30 dias corridos" ou incluir variações como "30 dias a partir do recebimento das mercadorias" e "30 dias após o final do mês".

Abaixo, explicaremos como os prazos de pagamento de 30 dias afetam o fluxo de caixa, como aplicar esses prazos e as alternativas a serem consideradas quando você faturar seus clientes.

O que há neste artigo?

• Por que prazos de pagamento de 30 dias são tão comuns?
  
• Como os prazos de pagamento de 30 dias impactam o fluxo de caixa?
  
• Quando as empresas devem oferecer prazos de pagamento de 30 dias?
  
• Como as empresas podem impor os prazos de pagamento de 30 dias?
  
• Quais as alternativas aos prazos de pagamento dos 30 dias?
  

Por que os prazos de pagamento de 30 dias são tão comuns?

Com o tempo, os prazos de pagamento de 30 dias se tornaram a norma em vários setores. Eles estabelecem uma expectativa consistente em diferentes setores e equilibram as necessidades financeiras de compradores e vendedores em transações comerciais. Veja por que os prazos de pagamento de 30 dias são uma escolha tão popular:

• Proporcionam às empresas tempo para gerar receita ou gerenciar suas próprias entradas de caixa antes de realizar pagamentos.

• Demonstram boa vontade, o que pode fortalecer relacionamentos de longo prazo.

• Esses prazos dão aos compradores a confiança de que não precisam pagar imediatamente na entrega, o que pode incentivar a repetição dos negócios.

• Eles se alinham bem com sistemas contábeis e normas, que geralmente são concebidos em torno de ciclos mensais.

• Esses termos criam menos estresse do que prazos mais curtos (por exemplo, prazos de 7 dias, prazos de 15 dias) e são menos propensos a atrasos nos pagamentos.

• Eles vêm com menos risco do que prazos mais longos (por exemplo, prazos de 60 dias, prazos de 90 dias).

Como os prazos de pagamento de 30 dias afetam o fluxo de caixa?

Para compradores e vendedores, os prazos de pagamento de 30 dias afetam o fluxo de caixa de diferentes maneiras.

Para os vendedores, prazos de 30 dias são bons para construir relacionamentos e impulsionar vendas, mas exigem um planejamento cuidadoso para cobrir as despesas enquanto os vendedores estão esperando para receber pagamentos. Esses prazos podem tornar produtos ou serviços mais atraentes, mas também atrasam o pagamento. Isso significa que os vendedores precisam esperar para usar esse dinheiro para pagar contas, comprar suprimentos ou investir de volta no negócio. Se eles precisam de dinheiro antes que os pagamentos cheguem, eles podem ter de pedir dinheiro emprestado, o que adiciona custos extras (como juros). E sempre existe a chance de os clientes não pagarem no prazo, o que pode afetar o planejamento dos vendedores.

Para os compradores, os prazos de 30 dias fornecem uma margem útil para gerenciar o caixa, mas exigem um monitoramento cuidadoso do orçamento para evitar gastos excessivos. Esses prazos oferecem aos compradores mais tempo e flexibilidade, facilitando o gerenciamento de dinheiro e o pagamento de outras despesas que poderiam ter prazos de pagamento mais curtos. Contudo, também podem fazer parecer que os compradores têm mais dinheiro do que realmente têm. Se os compradores tiverem muitos pagamentos vencidos na mesma época, os prazos de 30 dias podem causar estresse e drenar as reservas de caixa.

Quando as empresas devem oferecer prazos de pagamento de 30 dias?

Ofereça prazos de pagamento de 30 dias para que isso faça sentido para operações, finanças e relacionamento com clientes. Se você não conhece bem um cliente ou sua credibilidade é questionável, prazos de 30 dias podem ser arriscados. Da mesma forma, se você está tendo dificuldades para pagar suas próprias contas, talvez não queira estender os prazos de pagamento, a menos que seja absolutamente necessário.

Veja algumas situações em que os prazos de pagamento de 30 dias podem ser uma boa opção:

• Construir relacionamento com clientes: se você tem um relacionamento contínuo com um cliente ou cliente e confia que ele pague em dia, os prazos de 30 dias podem fortalecer essa parceria.

• Para se manter competitivo: vários setores, como atacado, manufatura e serviços business-to-business (B2B), operam com ciclos de pagamento de 30 dias. Se seus concorrentes oferecerem prazos de 30 dias, você poderá perder negócios se exigir o pagamento mais cedo.

• Para garantir clientes maiores: clientes maiores podem esperar que essas condições de pagamento façam parte dos contratos de compra padrão, e talvez sejam necessárias para proteger seus negócios.

• Dar flexibilidade a novas empresas ou pequenos clientes: empresas pequenas ou novas geralmente precisam de tempo para gerenciar seus orçamentos. Esses prazos podem facilitar o trabalho com você para eles.

• Para aumentar as vendas: dar aos compradores 30 dias para pagar pode deixá-los mais confortáveis para fazer pedidos maiores.

• Atrair novos clientes: opções de pagamento flexíveis podem ser um ponto de venda, especialmente se você estiver tentando conquistar novos clientes. Você pode usar prazos de 30 dias estrategicamente, como ao lançar um novo produto ou expandir para um novo mercado.

Como as empresas podem aplicar os prazos de pagamento de 30 dias?

Para aplicar os prazos de pagamento de 30 dias, você deve usar dados do cliente, incorporar comunicações e lembretes claros e criar uma cultura de responsabilidade com seus clientes. Aqui estão algumas dicas para a fiscalização.

Definir antecipadamente as condições de pagamento

Não espere até enviar uma fatura para falar sobre as condições de pagamento. Defina a expectativa antecipadamente quando fechar o negócio ou assinar o contrato. Trate seus prazos como inegociáveis, a menos que haja um bom motivo para abrir uma exceção.

Incentive o pagamento imediato

Ofereça vantagens como descontos, entrega mais rápida e acesso exclusivo a serviços para clientes que seguirem suas regras. Para clientes que pagam antecipadamente, considere oferecer um desconto (por exemplo, 2% de desconto se for pago em 10 dias). Torne esses incentivos específicos para o cliente, com recompensas maiores para seus clientes que mais pagam ou em pedidos de alto volume.

Desencoraje pagamentos atrasados

Se um cliente pagar com atraso repetidamente, informe-o de que isso pode resultar em condições mais rígidas, como pagamentos antecipados, limites de crédito mais rígidos e tarifas por atraso. Você não quer prejudicar relacionamentos, mas uma pequena taxa pode incentivar pagamentos rápidos. Também pode ser necessário suspender envios ou atrasar novos pedidos até que o cliente pague.

Seja estratégico com seus acompanhamentos

Use um software para acompanhar suas faturas. Implemente lembretes automáticos, incluindo:

• Um agradecimento quando você envia a fatura

• Uma cutucada amigável uma semana antes da data de vencimento

• Um lembrete educado, mas firme na data de vencimento

• Um acompanhamento mais próximo se o cliente perder o prazo por alguns dias

Personalize esses acompanhamentos. Um lembrete gentil pode funcionar para clientes fiéis que nunca pagaram com atraso, mas infratores reincidentes precisarão de um aviso mais firme. Para clientes maiores, um e-mail ou ligação rápida de um membro da equipe sênior, como seu diretor financeiro (CFO) ou líder de vendas, pode fazer o processo avançar.

Personalizar os prazos de pagamento para o cliente

Antes de oferecer prazos de 30 dias, analise o histórico do cliente e execute uma verificação de crédito para ver se ele paga outros fornecedores no prazo. Considere usar prazos mais curtos (p. ex., 15 líquidos) ou um valor menor de crédito para novos clientes, e depois estender os prazos para 30 dias ou mais depois que provarem que são responsáveis.

Para clientes existentes, preste atenção a quais clientes sempre pagam atrasados e ajuste como você trabalha com eles. Eles podem precisar de termos mais rigorosos ou lembretes mais frequentes. Se você tem um cliente importante que não é confiável, pense em maneiras de contornar seus hábitos. Você pode pedir um pagamento parcial à vista ou definir prazos mais curtos para pedidos maiores. O objetivo é se proteger, mantendo o relacionamento intacto.

Acompanhar dados de pagamento

Monitore seus dias de vendas pendentes (DSO). Este é o tempo médio de recebimento dos pagamentos. Se esse número estiver aumentando, considere tornar seu processo mais rígido. Verifique se há erros nas suas faturas e confirme se elas são fáceis de entender. Se algo estiver errado ou faltando (p. ex., data de vencimento, cobranças detalhadas, instruções de pagamento), isso pode dar aos clientes uma desculpa para atrasar o pagamento. Analise se ajustar sua periodicidade ajuda: alguns clientes respondem mais rápido se recebem faturas no início do mês ou antes do dia do pagamento.

Usar reforço positivo

Quando você fizer o acompanhamento, lembre os clientes do valor que você forneceu. Por exemplo, você pode dizer: "Estamos felizes por podermos entregar seu pedido antes do prazo, e o pagamento pontual nos ajuda a continuar oferecendo esse nível de serviço". Isso mantém o tom profissional e reforça por que manter os prazos de pagamento é importante.

Tenha um plano de backup

Se um cliente está sempre atrasado, considere vender suas faturas para uma empresa de factoring. Você receberá a maior parte do dinheiro adiantado e a empresa de factoring cuidará da cobrança. Para riscos maiores, você também pode considerar um seguro de crédito comercial para se proteger no caso de um cliente ficar inadimplente totalmente.

Quais alternativas existem aos prazos de pagamento de 30 dias?

Os prazos de pagamento de 30 dias são comuns, mas existem muitas alternativas que podem se adequar às necessidades da sua empresa ou dos seus clientes. A escolha dos prazos certos depende de fatores como a confiabilidade dos clientes e a natureza do seu setor. Aqui estão algumas outras opções padrão.

Pagamento no recibo

O pagamento vence assim que a fatura é emitida ou as mercadorias ou serviços são entregues. Esta é uma boa opção para transações menores e avulsas, com novos clientes ou quando o dinheiro está apertado e você precisa de fundos imediatos. No entanto, isso pode ser desagradável para clientes maiores que esperam flexibilidade.

Pagamento antecipado ou depósitos antecipados

O pagamento parcial ou total é devido antes do início do trabalho ou da entrega das mercadorias. Esta é uma opção de menor risco que fornece capital de giro antes de iniciar o trabalho. É uma boa opção para projetos personalizados ou de alto valor em que você incorre em custos iniciais ou quando trabalha com clientes que têm um histórico de pagamentos atrasados. Contudo, isso pode assustar os clientes, especialmente em setores onde pagamentos antecipados são incomuns.

7 dias corridos ou 15 dias corridos

O pagamento vence 7 ou 15 dias após a data da fatura. É uma boa opção para empresas menores ou startups com fluxo de caixa restrito ou em setores onde ciclos de pagamento mais rápidos são a norma (por exemplo, trabalho como freelancer, consultoria). Entretanto, pode ser um desafio para os clientes que estão acostumados com prazos mais longos.

45 dias corridos ou 60 dias corridos

O pagamento vence 45 ou 60 dias após a data da fatura. Esta é uma boa opção quando você trabalha com grandes corporações que exigem prazos estendidos ou para clientes que consistentemente pagam atrasados em prazos mais curtos, pois formalizar ciclos mais longos pode ajudar a alinhar as expectativas. É uma boa maneira de acomodar grandes clientes, mas pode sobrecarregar seu fluxo de caixa.

Pagamentos baseados em marcos

O pagamento deve ser pago em parcelas associadas a etapas específicas do projeto (ex.: 30% no início, 40% na metade, 30% na conclusão). É uma boa opção para projetos de longo prazo ou de alto custo em que aguardar o pagamento total no final não é prático ou quando se quer reduzir o risco vinculando o pagamento ao progresso. Isso ajuda a equilibrar o risco entre comprador e vendedor, mas requer mais faturamento e rastreamento.

Contratos de retenção

Um valor fixo deve ser pago antecipadamente para reservar seu tempo ou serviços. Esta é uma boa opção para serviços contínuos, como consultoria, trabalho jurídico ou criativo, ou quando você quiser uma renda previsível a cada mês. Também reduz a necessidade de faturamento frequente.

Modelos de assinatura ou pré-pago

O pagamento deve ser feito antecipadamente para o acesso a bens ou serviços durante um período (por exemplo, mensal, trimestral, anual). Essa é uma boa opção para empresas com serviços recorrentes (como software como serviço (SaaS), manutenção e associações, ou quando a receita previsível é uma prioridade. Ele fornece um fluxo de receita previsível, mas exige uma comunicação clara para evitar mal-entendidos sobre cobranças em andamento.

Pagamento por uso

O pagamento é devido imediatamente antes ou depois de cada transação, como em um modelo pagamento à vista. Essa é uma boa opção para compras menores, clientes que não precisam de prazos estendidos ou quando as margens são baixas e você não pode esperar pelos pagamentos. Isso pode eliminar o risco de atraso nos pagamentos e fornecer acesso instantâneo aos fundos, mas pode limitar sua base de clientes.

Prazos de pagamento dinâmicos

Os prazos de pagamento variam conforme o histórico de pagamentos ou o tamanho do pedido do cliente. Por exemplo, clientes confiáveis podem obter 60 dias corridos, enquanto clientes novos ou inconsistentes recebem 15 dias corridos. Esta é uma boa opção se você quiser recompensar determinados clientes ou oferecer flexibilidade extra a clientes de alto volume. Esse tipo de personalização pode fortalecer o relacionamento com clientes importantes, mas adiciona complexidade ao faturamento e exige gerenciamento cuidadoso.