Betalingstermijnen worden in contracten en facturen opgenomen om vast te leggen wanneer de koper voor de aankoop moet betalen. Onder "Betalingstermijnen van 30 dagen" moet de koper de verkoper binnen 30 dagen na de factuurdatum betalen. Afhankelijk van de overeenkomst kunnen deze voorwaarden ook worden geformuleerd als 'netto 30' of variaties bevatten zoals '30 dagen na ontvangst van goederen' en '30 dagen na het einde van de maand'.

Hieronder leggen we uit hoe betalingstermijnen van 30 dagen van invloed zijn op de cashflow, hoe je deze voorwaarden kunt afdwingen en welke alternatieven je moet overwegen wanneer je je klanten factureert.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom zijn betalingstermijnen van 30 dagen zo gebruikelijk?
  
• Hoe beïnvloeden betalingstermijnen van 30 dagen de cashflow?
  
• Wanneer moeten bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen aanbieden?
  
• Hoe kunnen bedrijven betalingstermijnen van 30 dagen afdwingen?
  
• Welke alternatieven bestaan er voor betalingstermijnen van 30 dagen?
  

Waarom zijn betalingstermijnen van 30 dagen zo gebruikelijk?

In de loop der tijd zijn betalingstermijnen van 30 dagen in veel sectoren de norm geworden. Ze scheppen een consistente verwachting in verschillende sectoren en brengen de financiële behoeften van kopers en verkopers bij zakelijke transacties in evenwicht. Dit is waarom betalingstermijnen van 30 dagen zo een populaire keuze zijn:

• Ze geven bedrijven de tijd om inkomsten te genereren of hun eigen kasinstroom te beheren voordat ze betalingen doen.

• Ze tonen goodwill, wat langdurige relaties kan versterken.

• Deze voorwaarden geven kopers het vertrouwen dat ze niet onmiddellijk bij levering hoeven te betalen, wat herhalingsaankopen kan aanmoedigen.

• Ze sluiten goed aan bij boekhoudsystemen en normen, die vaak zijn ontworpen rond maandelijkse cycli.

• Deze termijnen zorgen voor minder stress dan kortere termijnen (bijv. termijnen van 7 dagen, termijnen van 15 dagen) en zijn minder vatbaar voor betalingsachterstanden.

• Ze brengen minder risico's met zich mee dan langere looptijden (bijv. termijnen van 60 dagen, termijnen van 90 dagen).

Welke invloed hebben betalingstermijnen van 30 dagen op de cashflow?

Voor kopers en verkopers hebben betalingstermijnen van 30 dagen op verschillende manieren invloed op de cashflow.

Voor verkopers zijn termijnen van 30 dagen goed voor het opbouwen van relaties en het stimuleren van de verkoop, maar ze vereisen een zorgvuldige planning om de kosten te dekken terwijl verkopers wachten om betaald te worden. Deze voorwaarden kunnen producten of diensten aantrekkelijker maken, maar ze vertragen ook de betaling. Dat betekent dat verkopers moeten wachten om dat geld te gebruiken om rekeningen te betalen, voorraden te kopen of terug in het bedrijf te investeren. Als ze contant geld nodig hebben voordat de betalingen binnenkomen, moeten ze mogelijk geld lenen, wat extra kosten met zich meebrengt (zoals rente). En er is altijd een kans dat klanten niet op tijd betalen, wat van invloed kan zijn op de planning van verkopers.

Voor kopers bieden termijnen van 30 dagen een handige buffer voor het beheren van contant geld, maar ze vereisen zorgvuldige budgetbewaking om te voorkomen dat ze te veel uitgeven. Deze voorwaarden geven kopers extra tijd en flexibiliteit, waardoor het gemakkelijker wordt om geld te beheren en andere uitgaven af te betalen waarvoor mogelijk kortere betalingstermijnen gelden. Maar ze kunnen het ook laten lijken alsof kopers meer geld hebben dan ze in werkelijkheid hebben. Als kopers rond dezelfde tijd veel betalingen moeten betalen, kunnen termijnen van 30 dagen stress veroorzaken en de kasreserves uitputten.

Wanneer moeten bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen bieden?

Bied betalingstermijnen van 30 dagen wanneer dit zinvol is voor je activiteiten, financiën en klantrelaties. Als je een klant niet goed kent of als de kredietwaardigheid van de klant twijfelachtig is, kan een termijn van 30 dagen riskant zijn. Evenzo, als je moeite hebt om je eigen rekeningen te betalen, wil je misschien de betalingstermijnen niet verlengen, tenzij dit absoluut noodzakelijk is.

Hier zijn enkele situaties waarin een betalingstermijn van 30 dagen een goede keuze kan zijn:

• Om klantrelaties op te bouwen: Als je een doorlopende relatie heeft met een klant of klant en erop vertrouwt dat ze op tijd betalen, kunnen termijnen van 30 dagen deze partnerschap versterken.

• Om concurrerend te blijven: Veel branches, zoals de groothandel, de industrie en business-to-business (B2B)-diensten, werken met betalingscycli van 30 dagen. Als je concurrenten termijnen van 30 dagen bieden, kun je zaken mislopen als je eerder betaling eist.

• Om grotere klanten binnen te halen: Grotere klanten verwachten deze betalingsvoorwaarden misschien als onderdeel van hun standaard inkoopovereenkomsten en deze voorwaarden kunnen nodig zijn om hun bedrijf veilig te stellen.

• Om nieuwe bedrijven of kleine klanten flexibiliteit te bieden: Kleine of nieuwe bedrijven hebben vaak tijd nodig om hun budget te beheren. Deze voorwaarden kunnen het voor hen gemakkelijker maken om met je samen te werken.

• Om de verkoop te verhogen: Als je kopers 30 dagen de tijd geeft om te betalen, voelen ze zich misschien meer op hun gemak bij het plaatsen van grotere bestellingen.

• Om nieuwe klanten aan te trekken: Flexibele betalingsopties kunnen een verkoopargument zijn, vooral als je nieuwe klanten voor je probeert te winnen. Je kunt termijnen van 30 dagen strategisch gebruiken, bijvoorbeeld bij het lanceren van een nieuw product of het uitbreiden naar een nieuwe markt.

Hoe kunnen bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen afdwingen?

Om betalingstermijnen van 30 dagen af te dwingen, moet je klantgegevens gebruiken, duidelijke communicatie en herinneringen opnemen en een cultuur van verantwoordelijkheid opbouwen bij je klanten. Hier zijn enkele tips voor handhaving.

Spreek vooraf betalingsvoorwaarden af

Wacht niet tot je een factuur stuurt om het over betalingsvoorwaarden te hebben. Bepaal vooraf de verwachting wanneer je de deal sluit of het contract ondertekent. Behandel je voorwaarden als niet-onderhandelbaar, tenzij er een goede reden is om een uitzondering te maken.

Stimuleer snelle betaling

Bied extraatjes zoals kortingen, snellere levering en exclusieve toegang tot diensten voor klanten die zich aan je regels houden. Klanten die vroeg betalen, kun je een korting aanbieden (bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen). Maak deze incentives specifiek voor de klant, met grotere beloningen voor je best betalende klanten of bij bestellingen met een hoog volume.

Late betaling ontmoedigen

Als een klant herhaaldelijk te laat betaalt, laat hem dat dan weten dat dit kan leiden tot strengere voorwaarden, zoals vooruitbetalingen, strengere kredietlimieten en boetes voor te late betalingen. Je wilt relaties niet beschadigen, maar een kleine vergoeding kan snelle betalingen aanmoedigen. Het kan ook zijn dat je leveringen moet pauzeren of nieuwe bestellingen moet uitstellen totdat de klant betaalt.

Wees strategisch met je follow-ups

Gebruik software om je facturen bij te houden. Implementeer automatische herinneringen, waaronder:

• Een bedankje bij het versturen van de factuur

• Een vriendelijk duwtje in de rug een week voor de uitgerekende datum

• Een beleefde maar stevige herinnering op de vervaldatum

• Een scherpere opvolging als de klant de deadline enkele dagen niet haalt

Pas deze follow-ups aan. Een vriendelijke herinnering kan werken voor loyale klanten die nog nooit te laat hebben betaald, maar recidivisten zullen dit beter moeten opmerken. Voor grotere klanten kan een snelle e-mail of telefoontje van een senior teamlid, zoals je chief financial officer (CFO) of verkoopsleider, het proces in gang zetten.

Betalingsvoorwaarden op maat maken voor de klant

Voordat je een termijn van 30 dagen aanbiedt, moet je de historiek van de klant bekijken en een kredietwaardigheidscontrole uitvoeren om te zien of de klant andere leveranciers op tijd betaalt. Overweeg om kortere termijnen (bijvoorbeeld netto 15) of een lager kredietbedrag te gebruiken voor nieuwe klanten. Verleng vervolgens de termijnen tot 30 dagen of langer zodra ze hebben bewezen verantwoordelijk te zijn.

Let voor bestaande klanten op welke klanten altijd te laat betalen en pas aan hoe je met hen werkt. Het kan zijn dat ze strengere voorwaarden of frequentere herinneringen nodig hebben. Als je een belangrijke klant hebt die onbetrouwbaar is, bedenk dan manieren om hun gewoonten te omzeilen. Je kunt vragen om een gedeeltelijke vooruitbetaling of kortere termijnen instellen voor grotere bestellingen. Het doel is om jezelf te beschermen en tegelijkertijd de relatie intact te houden.

Betalingsgegevens bijhouden

Bewaak je dagen uitstaande verkopen (DSO). Dit is hoelang je gemiddeld nodig hebt om betalingen te innen. Als dit aantal toeneemt, overweeg dan om je proces aan te scherpen. Controleer je facturen nogmaals op fouten en zorg ervoor dat ze gemakkelijk te begrijpen zijn. Als er iets mis is of ontbreekt (bijv. vervaldatum, gespecificeerde kosten, betalingsinstructies), kan dit klanten een excuus geven om de betaling uit te stellen. Kijk of het helpt om je timing aan te passen: sommige klanten reageren sneller als ze facturen aan het begin van de maand of vlak voor de betaaldag ontvangen.

Gebruik positieve bekrachtiging

Wanneer je opvolgt, herinner klanten dan aan de waarde die je hebt geboden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "We zijn blij dat we je bestelling eerder dan gepland konden leveren - tijdige betaling helpt ons om dit serviceniveau te blijven bieden." Dit houdt de toon professioneel en versterkt waarom het belangrijk is om je aan betalingsvoorwaarden te houden.

Zorg voor een back-upplan

Als een klant consequent te laat is, overweeg dan om zijn facturen aan een factoringmaatschappij te verkopen. Je ontvangt het grootste deel van het geld vooraf en de factormaatschappij zorgt voor de incasso. Voor grotere risico's kun je ook kijken naar een kredietverzekering om uzelf te beschermen in het geval dat een klant volledig in gebreke blijft.

Welke alternatieven bestaan er voor een betalingstermijn van 30 dagen?

Hoewel betalingstermijnen van 30 dagen gebruikelijk zijn, zijn er tal van alternatieven die mogelijk passen bij de behoeften van je bedrijf of klant. Het kiezen van de juiste termen hangt af van factoren zoals de betrouwbaarheid van je klanten en de aard van je branche. Hier zijn enkele andere standaardopties.

Betaling bij ontvangst

De betaling is verschuldigd zodra de factuur is uitgegeven of de goederen of diensten zijn geleverd. Dit is een goede optie voor kleine, eenmalige transacties, met nieuwe klanten of wanneer je krap bij kas zit en je direct geld nodig hebt. Maar het kan onaangenaam zijn voor grotere klanten die flexibiliteit verwachten.

Vooruitbetaling of aanbetalingen vooraf

Een gedeeltelijke of volledige betaling is verschuldigd voordat de werkzaamheden beginnen of de goederen worden geleverd. Dit is een optie met een lager risico die werkkapitaal biedt voordat je aan de klus begint. Het is een goede keuze voor hoogwaardige of op maat gemaakte projecten waarbij je vooraf kosten maakt of wanneer je werkt met klanten met een geschiedenis van late betalingen. Maar het kan klanten afschrikken, vooral in sectoren waar betalingen vooraf ongebruikelijk zijn.

Netto 7 of netto 15

De betaling is verschuldigd 7 of 15 dagen na de factuurdatum. Dit is een goede optie voor kleinere bedrijven of startups met een krappe cashflow of in branches waar snellere betalingscycli de norm zijn (bijv. freelance werk, consultancy). Maar het kan een uitdaging zijn voor klanten die gewend zijn aan langere termijnen.

Netto 45 of netto 60

De betaling is verschuldigd 45 of 60 dagen na de factuurdatum. Dit is een goede optie wanneer je werkt met grote bedrijven die langere termijnen vereisen of voor klanten die consequent te laat betalen onder kortere termijnen, omdat het formaliseren van langere cycli kan helpen om de verwachtingen op elkaar af te stemmen. Het is een goede manier om grote klanten tegemoet te komen, maar kan je cashflow onder druk zetten.

Betalingen met mijlpalen

De betaling is verschuldigd in termijnen die zijn gekoppeld aan specifieke mijlpalen van het project (bijvoorbeeld 30% vooraf, 40% halverwege en 30% na voltooiing). Dit is een goede optie voor projecten op de lange termijn of projecten met hoge kosten waarbij het niet praktisch is om aan het einde van de tijd op de volledige betaling te wachten of wanneer je het risico wilt verminderen door de betaling te koppelen aan de voortgang. Het helpt om het risico tussen koper en verkoper in evenwicht te brengen, maar vereist meer facturering en tracking.

Overeenkomsten inzake voorschotten

Er is vooraf een vast bedrag verschuldigd om je tijd of diensten te reserveren. Dit is een goede optie voor doorlopende diensten zoals advies, juridisch of creatief werk of wanneer je elke maand een voorspelbaar inkomen wilt. Het vermindert ook de noodzaak van frequente facturering.

Abonnements- of prepaidmodellen

Voor toegang tot goederen of diensten gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks) moet je de betaling vooraf betalen. Dit is een goede optie voor bedrijven met terugkerende diensten, zoals Software-as-a-Service (SaaS), onderhoud en lidmaatschappen, of wanneer voorspelbare inkomsten een prioriteit zijn. Het biedt een voorspelbare inkomstenstroom, maar vereist duidelijke communicatie om misverstanden over lopende kosten te voorkomen.

betalen naar gebruik

De betaling is onmiddellijk voor of na elke transactie verschuldigd, zoals bij een cash-and-carry-model. Dit is een goede optie voor kleinere aankopen, klanten die geen verlengde termijnen nodig hebben, of wanneer de marges dun zijn en je niet kunt wachten op betalingen. Het kan het risico van late betalingen wegnemen en directe toegang tot geld bieden, maar het kan je klantenbestand beperken.

Dynamische betalingsvoorwaarden

Betalingstermijnen variëren op basis van de betalingsgeschiedenis of de bestelgrootte van de klant. Betrouwbare klanten kunnen bijvoorbeeld netto 60 krijgen, terwijl nieuwe of inconsistente klanten netto 15 krijgen. Dit is een goede optie als je bepaalde klanten wilt belonen of klanten met een hoog volume extra flexibiliteit wilt bieden. Dit soort maatwerk kan de relatie met belangrijke klanten versterken, maar het maakt facturen complexer en vereist een zorgvuldig beheer.