Voortgangsfacturatie is een belangrijk hulpmiddel dat ondernemingen een consistente inkomstenstroom biedt en klanten bij elke betalingsfase een duidelijk beeld geeft van de waarde die ze ontvangen. Door betalingen op te splitsen in gestructureerde, transparante fasen die aan projectmijlpalen zijn gekoppeld, kunnen kopers en verkopers met voortgangsfacturatie duidelijke verwachtingen handhaven en betalingen afstemmen op het voltooide werk. Hieronder bespreken we de mechanismen, onderdelen en best practices voor het implementeren van voortgangsfacturatie in verschillende bedrijfsscenario's.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is voortgangsfacturatie?
  
• Onderdelen van voortgangsfacturatie
  
• Wanneer gebruik je voortgangsfacturatie?
  
• Hoe werkt voortgangsfacturatie?
  
• Best practices voor voortgangsfacturatie
  

Wat is voortgangsfacturatie?

Voortgangsfacturatie is een facturatiemethode waarbij ondernemingen klanten stapsgewijs kosten in rekening brengen voor een project of een langdurige dienst. In plaats van het volledige bedrag te factureren zodra het werk is voltooid, verdelen ondernemingen de totale kosten over meerdere facturen op basis van projectmijlpalen, perioden of specifieke fasen.

Deze aanpak kan met name gunstig zijn voor langdurige projecten, omdat het ondernemingen een stabiele inkomstenstroom biedt, wat kan helpen bij het beheren van de financiën gedurende het hele project. Voor klanten kan het grote uitgaven beter beheersbaar maken door betalingen te spreiden, en het kan ook dienen als een duidelijke indicator van de voortgang van het werk. Het invoeren van voortgangsfacturatie kan een strategische zet zijn voor ondernemingen, vooral voor ondernemingen die werken met langetermijncontracten of omvangrijke projecten.

Onderdelen van voortgangsfacturatie

Voortgangsfacturatie bevat specifieke onderdelen die afwijken van een standaardfactuur. Inzicht in deze elementen is essentieel voor zowel de uitgever als de ontvanger van de factuur. Hier zetten we ze op een rijtje:

• Overzicht van het project: De factuur moet een korte beschrijving van het project of de taak bevatten. Als het werk bijvoorbeeld het ontwikkelen van een website betreft, kan de beschrijving luiden: "Website-ontwikkeling voor XYZ BV".

• Mijlpaal- of fasebeschrijving: Geef aan op welk deel van het project deze specifieke factuur betrekking heeft. Voor de revisie van een boek kan dit luiden: "Revisie: Hoofdstukken 1–5".

• Percentage van het totale werk: Geef aan welk deel van het totale project deze factuur vertegenwoordigt. Voor een adviesproject van een jaar dat elk kwartaal wordt gefactureerd, zet je bijvoorbeeld "25% van het totale project" op de factuur.

• Te betalen bedrag voor deze fase: Vermeld duidelijk het bedrag dat de ontvanger verschuldigd is voor deze specifieke fase of mijlpaal.

• Eerdere betalingen: Vermeld bedragen die de ontvanger al heeft betaald in eerdere facturatiecycli.

• Resterend saldo: Geef het bedrag aan dat nog verschuldigd is nadat de klant deze factuur heeft betaald, zodat de klant een duidelijk beeld krijgt van toekomstige verplichtingen.

• Betalingstermijnen: Voeg ook de betaalvoorwaarden toe, zoals bij elke factuur. Hiermee kun je het aantal dagen opgeven waarbinnen de betaling moet worden voldaan, bijvoorbeeld "Betaling verschuldigd binnen 30 dagen".

• Contactgegevens: Verstrek de contactgegevens van de uitgever en ontvanger.

• Opmerkingen of speciale instructies: Hier kun je eventuele aanvullende informatie of specificaties toevoegen met betrekking tot de betaling of het project. Bijvoorbeeld: "Volgende fase begint na verwerking van de betaling".

Wanneer gebruik je voortgangsfacturatie?

Voortgangsfacturatie is nuttig voor veel verschillende projecten in diverse branches, vooral wanneer het werk omvangrijk is of lang duurt. Hier volgen een paar specifieke scenario's en voorbeelden die laten zien wanneer deze facturatiemethode geschikt kan zijn:

• Bouw en vastgoed
  Een huizenbouwer kan een deel van de totale kosten van een project factureren bij het bereiken van vooraf bepaalde fasen, zoals de voltooiing van de fundering, het geraamte of de definitieve afwerking. Dit zorgt voor een stabiele geldstroom voor lopende uitgaven.

• Adviesdiensten
  Een adviesbureau dat een marktonderzoeksproject van een jaar op zich heeft genomen, kan aan het einde van elk kwartaal of bij het bereiken van specifieke onderzoeksmijlpalen factureren, in plaats van te wachten tot het einde van het jaar.

• Softwareontwikkeling
  Een techstart-up die een nieuwe app ontwikkelt, kan ervoor kiezen om klanten te factureren na de voltooiing van elke fase, zoals ontwerp, bètatests en uiteindelijke implementatie. Zo verdeelt het de kosten over de levensduur van het project.

• Productie
  Een fabrikant van op maat gemaakte meubels kan stapsgewijs factureren tijdens het maken van een speciale set. De goedkeuring van het ontwerp kan leiden tot de eerste factuur, gevolgd door een andere na de aanschaf van het materiaal en de uiteindelijke factuur bij levering.

• Eventmanagement
  Voor een team dat een groot congres organiseert, worden kosten en voorbereidingen verspreid over maanden. Ze kunnen hun klant factureren na het boeken van de locatie, vervolgens na het voltooien van de eerste evenementpromoties en ten slotte na de uitvoering van het evenement.

• Freelancers
  Een grafisch ontwerper die werkt aan een brandingpakket met logo, brochures en een website, kan facturen sturen na voltooiing van elk element.

• Onderzoek en ontwikkeling
  Een biotechbedrijf dat uitgebreid onderzoek doet, kan factureren na het voltooien van elke fase, zoals literatuuronderzoek, laboratoriumexperimenten en veldtesten.

In elk scenario biedt voortgangsfacturatie ondernemingen voorspelbaarheid in hun inkomstenstroom. Door betalingen af te stemmen op de werkfasen, kunnen beide partijen de voortgang van het project en hun eigen financiële verplichtingen bijhouden.

Hoe werkt voortgangsfacturatie?

Net als elk ander facturatiemodel wordt voortgangsfacturatie op verschillende manieren uitgevoerd, afhankelijk van de exacte aard van het project, het type onderneming en de klant. Hier volgt een algemeen overzicht van de werking van voortgangsfacturatie:

• Afspraken maken over mijlpalen en betalingen: Voor aanvang van een project bespreken de dienstverlener en de klant samen de omvang van het project. Ze splitsen het project op in kleinere segmenten, elk met een definitie van voltooiing. Beide partijen komen het betalingsbedrag voor elk segment overeen. Duidelijke afspraken in dit stadium voorkomen verwarring en meningsverschillen achteraf.

• Een mijlpaal bereiken: Een dienstverlener factureert voor het segment dat is afgerond naarmate het werk vordert. De dienstverlener moet documentatie van het voltooide werk, zoals rapporten, foto's of concepten, bewaren voor hun administratie. Deze documentatie geeft de klant ook een idee van het voltooide werk.

• De factuur maken en versturen: Wanneer het segment is voltooid, stelt de dienstverlener een factuur op met details over het voltooide werk, het betalingsbedrag voor die fase en andere belangrijke voorwaarden, zoals wanneer de betaling verschuldigd is. Het opnemen van alle relevante gegevens in de factuur biedt de klant duidelijkheid en kan betalingsachterstanden verminderen.

• Controle en betaling door klant: Na ontvangst van de factuur controleert de klant deze aan de hand van de initiële overeenkomst en het bewijs van de voltooide werkzaamheden. Als alles klopt, wordt de betaling gedaan. Als de klant vragen of problemen heeft, moet de dienstverlener deze snel beantwoorden of oplossen.

• Doorgaan naar het volgende segment: Nadat de factuur is vereffend, begint de dienstverlener aan het volgende segment te werken. Deze cyclus van werken, factureren en betalen gaat door totdat het project is voltooid.

Voor ondernemingen zorgt voortgangsfacturatie voor regelmatige inkomsten, vooral voor langere projecten. Voor klanten biedt het gestructureerde betalingen en updates over de status van het project, zodat ze gedurende het hele proces waarde zien.

Best practices voor voortgangsfacturatie

Voortgangsfacturatie vereist grondige kennis van de bedrijfsdoelstellingen en de verwachtingen van de klant, die van onderneming tot onderneming verschillen. Desalniettemin zijn sommige best practices universeel als het gaat om voortgangsfacturatie. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Zorgen voor transparantie: Schets duidelijk de mijlpalen of fasen van een project in de overeenkomst. Door transparante verwachtingen te stellen, verminder je potentiële geschillen en blijven alle partijen op de hoogte van wat elke termijnbetaling dekt.

• De facturatiefrequentie aanpassen: Bepaal afhankelijk van de duur van het project of je na elke mijlpaal factureert of volgens een vast schema (bijvoorbeeld maandelijks). De sleutel is om een evenwicht te vinden waarbij de activiteiten kunnen doorgaan zonder de klant te belasten.

• Gedetailleerde gegevens bijhouden: Documenteer al het voltooide werk, de bestede uren, de gekochte materialen of andere relevante statistieken. Dit biedt een basis voor elke factuur en helpt bij eventuele verduidelijkingen waar de klant om kan vragen.

• Communicatiekanalen openen: Houd klanten regelmatig op de hoogte van je voortgang, vooral als er vertragingen of wijzigingen zijn. Dit draagt bij aan het vertrouwen en kan het facturatieproces soepeler laten verlopen.

• Flexibel maar standvastig zijn: Het is belangrijk om je aan te passen aan projectwijzigingen of onverwachte obstakels, maar het is net zo belangrijk om de overeengekomen betalingsstructuur te handhaven. Dit beschermt je zakelijke belangen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening.

• Snel factureren: Wanneer je de afgesproken mijlpaal hebt bereikt, of het specifieke tijdstip volgens het gekozen schema, verstuur je de factuur. Snelle facturering kan snelle betalingen aanmoedigen.

• Duidelijk zijn over voorwaarden en boetes: Geef een overzicht van de betaaltermijnen, zoals binnen 30 of 60 dagen, en of er boetes zijn verbonden aan te late betalingen. Dit schept een duidelijke verwachting voor klanten.

Door deze best practices toe te passen, kunnen ondernemingen hun proces voor voortgangsfacturatie stroomlijnen, waarbij elke transactie wordt afgestemd op de frequentie van waardelevering en service- of projectuitvoering.