La fatturazione ad avanzamento dei lavori è uno strumento importante che assicura alle attività un flusso di ricavi consistente, dando al contempo ai clienti un'immagine chiara del valore che ricevono in ogni fase del pagamento. Suddividendo i pagamenti in fasi strutturate e trasparenti associate alle tappe fondamentali del progetto, la fatturazione ad avanzamento dei lavori consente ad acquirenti e venditori di mantenere chiare aspettative e allineare i pagamenti con il lavoro completato. Di seguito ne illustriamo i meccanismi, i componenti e le best practice per implementare la fatturazione ad avanzamento dei lavori in diversi scenari.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è la fatturazione ad avanzamento dei lavori?
  
• Componenti della fatturazione ad avanzamento dei lavori
  
• Quando si può utilizzare la fatturazione ad avanzamento dei lavori?
  
• Come funziona la fatturazione ad avanzamento dei lavori?
  
• Migliori prassi per la fatturazione ad avanzamento dei lavori
  

Che cos'è la fatturazione ad avanzamento dei lavori?

La fatturazione ad avanzamento dei lavori è una modalità di addebito con cui le attività addebitano ai clienti un costo incrementale per un progetto o un servizio a lungo termine. Invece di addebitare l'intero importo una volta completato il lavoro, le attività dividono il costo totale in più fatture in base a momenti fondamentali del progetto, a specifici periodi di tempo o a fasi specifiche.

Questo approccio può essere particolarmente vantaggioso per i progetti con tempistiche estese perché offre alle attività un flusso costante di entrate, che può aiutare a gestire le finanze durante l'intero progetto. Per i clienti, può rendere più gestibili le grandi spese distribuendo i pagamenti e può anche fungere da chiaro indicatore dell'avanzamento del lavoro. L'adozione della fatturazione ad avanzamento dei lavori può essere una mossa strategica per le attività, in particolare per quelle coinvolte in contratti a lungo termine o progetti di grandi dimensioni.

Componenti della fatturazione ad avanzamento dei lavori

La fatturazione ad avanzamento dei lavori include componenti specifici che differiscono da una fattura standard. Comprendere questi elementi è fondamentale sia per l'emittente che per il destinatario. Ecco i dettagli:

• Panoramica del progetto: la fattura deve contenere una breve descrizione del progetto o del lavoro. Ad esempio, se il lavoro prevede lo sviluppo di siti Web, la voce potrebbe indicare "Sviluppo di siti Web per XYZ SpA".

• Descrizione dell'attività cardine o della fase: descrivi in dettaglio quale parte del progetto copre questa specifica fattura. Per un lavoro di revisione di un libro, questo potrebbe essere "Revisione: capitoli 1-5".

• Percentuale del lavoro totale: indica quale frazione dell'intero progetto rappresenta questa fattura. Per un progetto di consulenza della durata di un anno con fatturazione trimestrale, potresti riportare "25% del progetto totale".

• Importo dovuto per questa fase: indica chiaramente l'importo che il destinatario deve corrispondere per questa particolare fase o traguardo.

• Pagamenti precedenti: elenca tutti gli importi che il destinatario ha già pagato in cicli di fatturazione precedenti.

• Saldo residuo: indica l'importo che sarà ancora dovuto dopo che il cliente avrà pagato la fattura corrente, fornendo al cliente un quadro chiaro degli obblighi futuri.

• Termini di pagamento: come per qualsiasi fattura, includi i termini di pagamento. È possibile specificare il numero di giorni entro cui deve essere effettuato il pagamento, ad esempio "Pagamento entro 30 giorni".

• Informazioni di contatto: fornisci i recapiti dell'emittente e del destinatario della fattura.

• Note o istruzioni speciali: qui puoi aggiungere eventuali informazioni o specifiche aggiuntive relative al pagamento o al progetto. Ad esempio, "La fase successiva inizierà dopo il saldo del pagamento".

Quando si può utilizzare la fatturazione ad avanzamento dei lavori?

La fatturazione ad avanzamento dei lavori è utile per molti progetti diversi, in una varietà di settori, soprattutto quando l'ambito di lavoro è ampio o dura a lungo. Di seguito sono riportati alcuni scenari ed esempi specifici che illustrano quando questa modalità di fatturazione potrebbe essere appropriata:

• Edilizia e settore immobiliare
  Un costruttore edile potrebbe fatturare una parte del costo totale di un progetto al raggiungimento di fasi predeterminate, come il completamento delle fondamenta, la struttura o le finiture finali. Ciò garantisce un flusso costante di fondi per le spese correnti.

• Servizi di consulenza
  Una società di consulenza che ha intrapreso un progetto di ricerca di mercato della durata di un anno potrebbe fatturare alla fine di ogni trimestre o al raggiungimento di specifici traguardi di ricerca, invece di aspettare fino alla fine dell'anno.

• Sviluppo software
  Una start-up tecnologica che sviluppa una nuova app può scegliere di emettere una fattura al proprio cliente dopo il completamento di ogni fase, come la progettazione, il beta test e la distribuzione finale, per distribuire il costo per tutta la durata del progetto.

• Industria manifatturiera
  Un produttore di mobili su misura potrebbe fatturare in modo incrementale mentre lavora su un set personalizzato. L'approvazione iniziale del progetto potrebbe attivare l'emissione della prima fattura, seguita da un'altra dopo l'approvvigionamento del materiale e dalla fattura finale al momento della consegna.

• Gestione eventi
  Per un team che organizza una grande conferenza, i costi e i preparativi sono distribuiti nell'arco di diversi mesi. Potrebbe emettere una fattura al cliente dopo aver prenotato la sede, quindi dopo aver completato le promozioni iniziali dell'evento e infine dopo l'esecuzione dell'evento.

• Liberi professionisti
  Un graphic designer che lavora su un pacchetto di branding che include logo, brochure e un sito web potrebbe emettere una fattura al completamento di ogni elemento.

• Ricerca e sviluppo
  Un'azienda biotecnologica che conduce ricerche considerevoli potrebbe emettere una fattura dopo aver completato ogni fase, come la revisione della letteratura, gli esperimenti di laboratorio e i test sul campo.

In ogni scenario, la fatturazione ad avanzamento dei lavori assicura una prevedibilità del flusso di ricavi. Allineando i pagamenti alle fasi di lavoro, entrambe le parti possono tenere traccia dell'avanzamento del progetto e dei propri impegni finanziari.

Come funziona la fatturazione ad avanzamento dei lavori?

Come qualsiasi altro modello di fatturazione, quella ad avanzamento dei lavori viene eseguita in modi diversi a seconda della natura esatta del progetto, del tipo di attività e del cliente. Ecco una panoramica generale dei meccanismi di fatturazione ad avanzamento dei lavori:

• Accordo su traguardi e pagamenti: prima di iniziare un progetto, sia il fornitore di servizi che il cliente discutono l'ambito del progetto. Dividono il progetto in segmenti più piccoli, ognuno con una definizione di completamento. Entrambe le parti concordano l'importo del pagamento per ciascun segmento. Accordi chiari in questa fase evitano confusione e disaccordi in seguito.

• Raggiunta di un traguardo: man mano che il lavoro procede e il fornitore di servizi termina un segmento, dovrebbe fatturare tale porzione del lavoro. Il fornitore di servizi deve conservare la documentazione del lavoro finito, come rapporti, foto o bozze, per i propri archivi. Questa documentazione fornisce anche al cliente un'idea del lavoro completato.

• Creazione e invio della fattura: al termine del segmento, il fornitore di servizi redige una fattura con i dettagli sul lavoro completato, l'importo del pagamento per quella fase e altri termini importanti, ad esempio quando il pagamento è dovuto. L'inclusione di tutti i dettagli rilevanti nella fattura offre al cliente chiarezza e può ridurre i ritardi di pagamento.

• Il cliente controlla e paga: dopo aver ricevuto la fattura, il cliente la confronta con l'accordo iniziale e la prova del lavoro finito. Se tutto combacia, effettua il pagamento. Se il cliente ha domande o problemi, il fornitore di servizi dovrebbe affrontarli rapidamente.

• Passaggio al segmento successivo: una volta saldata la fattura, il fornitore di servizi inizia a lavorare sul segmento successivo. Questo ciclo di lavoro, fatturazione e pagamento continua fino al completamento del progetto.

Per le attività, la fatturazione ad avanzamento dei lavori facilita i ricavi regolari, soprattutto per i progetti più lunghi. Per i clienti, offre pagamenti strutturati e aggiornamenti sullo stato del progetto, in modo che vedano il valore durante tutto il processo.

Migliori prassi per la fatturazione ad avanzamento dei lavori

La fatturazione ad avanzamento dei lavori richiede una conoscenza approfondita degli obiettivi dell'attività e delle aspettative dei clienti, che variano a seconda del business. Tuttavia, alcune best practice sono universali quando si tratta di fatturazione ad avanzamento dei lavori, quali:

• Garantire la trasparenza: delinea chiaramente le tappe o le fasi di un progetto nell'accordo. La definizione di aspettative trasparenti riduce le potenziali controversie e consente a tutte le parti di essere informate su ciò che copre ogni rata di pagamento.

• Adattare la frequenza delle fatture: in base alla durata del progetto, decidi se emettere la fattura dopo ogni fase importante del lavoro o in base a una programmazione fissa (ad esempio, mensile). La chiave è trovare un equilibrio che mantenga le operazioni senza gravare sul cliente.

• Mantenere registri dettagliati: documenta tutto il lavoro completato, le ore impiegate, i materiali acquistati o qualsiasi altra metrica rilevante. Ciò fornisce una base per ogni fattura e aiuta con eventuali chiarimenti che il cliente potrebbe richiedere.

• Aprire canali di comunicazione: aggiorna regolarmente i clienti sui tuoi progressi, soprattutto se ci sono ritardi o modifiche. Questo contribuisce a creare fiducia e può rendere più agevole il processo di fatturazione.

• Rimanere flessibili ma decisi: se da un lato è importante essere adattabili in base alle modifiche del progetto o agli ostacoli imprevisti, dall'altro è altrettanto importante rispettare la struttura di pagamento concordata. In questo modo si proteggono gli interessi dell'attività senza compromettere la qualità del servizio.

• Fatturare in modo tempestivo: una volta raggiunto il traguardo concordato o il momento specifico in base al programma impostato, invia la fattura. La fatturazione tempestiva può incoraggiare pagamenti tempestivi.

• Essere chiari su termini e sanzioni: delinea i termini di pagamento, ad esempio a 30 o 60 giorni, e indica se sono previste penali associate a pagamenti tardivi. Questo crea una chiara aspettativa per i clienti.

L'adozione di queste buone prassi può aiutare le attività a semplificare il processo di fatturazione ad avanzamento dei lavori, allineando ogni transazione alla cadenza di erogazione del valore e di realizzazione del servizio o del progetto.