Teilabrechnungen sind ein wichtiges Tool, mit dem Unternehmen Einnahmen in einem regelmäßigen Zyklus verbuchen können. Kundinnen und Kunden sind mit diesen außerdem in jeder Zahlungsphase darüber informiert, was sie wann erhalten. Bei Teilabrechnungen werden Zahlungen in strukturierte, übersichtliche Phasen aufgegliedert, die an die Meilensteine eines Projekts gebunden sind. So werden sowohl auf Käufer- als auch Verkäuferseite Erwartungen klar erfüllt und Zahlungen werden auf abgeschlossene Arbeiten abgestimmt. Im Folgenden werden die Mechanismen, Komponenten und Best Practices zur Implementierung von Teilabrechnungen für verschiedene Szenarien Ihres Unternehmens vorgestellt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Teilabrechnungen?
  
• Komponenten der Teilabrechnung
  
• Wann eignen sich Teilabrechnungen?
  
• Wie funktionieren Teilabrechnungen?
  
• Best Practices für Teilabrechnungen
  

Was sind Teilabrechnungen?

Bei der Abrechnungsmethode „Teilabrechnung“, manchmal auch Abschlagszahlung genannt, stellen Unternehmen ihren Kundinnen und Kunden ein Projekt oder eine langfristige Dienstleistung phasenweise in Rechnung. Anstatt den gesamten Betrag nach Abschluss aller Arbeiten abzurechnen, teilen Unternehmen die Gesamtkosten anhand von Projektmeilensteinen, Projektdauer oder bestimmten Phasen auf mehrere Rechnungen auf.

Diese Methode eignet sich besonders für Projekte mit längeren Dauern, da Unternehmen konsistent Einnahmen verbuchen, was bei der Finanzplanung des Projekts hilfreich ist. Für Kundinnen und Kunden machen Teilzahlungen größere Ausgaben überschaubarer. Darüber hinaus kann der Arbeitsfortschritt klar dokumentiert werden. Der Wechsel zu Teilabrechnungen kann für Unternehmen insbesondere dann ein strategisch sinnvoller Schritt sein, wenn sie an langfristigen Verträgen beteiligt sind oder an umfangreichen Projekten arbeiten.

Komponenten der Teilabrechnung

Die Teilabrechnung enthält bestimmte Komponenten, die sie von einer Standard-Rechnung unterscheiden. Diese Komponenten zu verstehen, ist sowohl für Aussteller als auch für die Empfängerinnen und Empfänger einer Rechnung wichtig. So werden Rechnungen aufgeschlüsselt:

• Projektübersicht: Die Rechnung sollte kurz das Projekt oder den Auftrag beschreiben. Wenn es sich bei der geleisteten Arbeit beispielsweise um die Entwicklung einer Website handelt, könnte die Beschreibung folgendermaßen lauten: „Entwicklung der Website für XYZ.“

• Meilenstein oder Phasenbeschreibung: Geben Sie an, welchen Teil des Projekts diese spezielle Rechnung abdeckt. Wenn Sie z. B. ein Buch lektorieren, könnte dies so aussehen: „Lektorat: Kapitel 1 bis 5.“

• Prozentsatz des gesamten Arbeitsumfangs: Geben Sie an, welchen Anteil des gesamten Projekts diese Rechnung ausmacht. Bei einem einjährigen Beratungsprojekt, das vierteljährlich abgerechnet wird, könnte auf der Teilabrechnung „25 % des gesamten Projekts“ stehen.

• Fälliger Betrag für diese Phase: Geben Sie klar an, welchen Betrag Empfänger/innen für diese bestimmte Phase oder diesen Meilenstein schulden.

• Bisherige Zahlungen: Führen Sie alle Beträge auf, die die Empfänger/innen in früheren Abrechnungszyklen bereits bezahlt haben.

• Ausstehender Betrag: Geben Sie auch den Betrag an, der noch fällig sein wird, nachdem die Kundin oder der Kunde die Rechnung bezahlt hat. So kommen zukünftige Forderungen niemals überraschend.

• Zahlungsbedingungen: Wie bei jeder Rechnung sollten Sie auch hier die Zahlungsbedingungen angeben. Hier könnte die Anzahl der Tage angegeben werden, innerhalb derer die Zahlung erfolgen soll, z. B. „Zahlungsziel: 30 Tage“.

• Kontaktdaten: Geben Sie die Kontaktdaten des Ausstellers und der Empfängerin/des Empfängers an.

• Hinweise oder besondere Anweisungen: Hier können Sie zusätzliche Informationen im Zusammenhang mit der Zahlung oder dem Projekt einfügen. Zum Beispiel: „Die nächste Phase beginnt nach der Zahlungsfreigabe.“

Wann eignen sich Teilabrechnungen?

Teilabrechnungen sind für viele verschiedene Projekte in einer Vielzahl von Branchen nützlich, insbesondere wenn die Arbeit umfangreich ist oder sich ein Projekt lange hinzieht. Im Folgenden finden Sie einige spezifische Szenarien und Beispiele, die veranschaulichen, wann diese Abrechnungsmethode geeignet sein könnte:

• Bauwesen und Immobilienwesen
  Ein Bauherr könnte einen Teil der Gesamtkosten eines Projekts in Rechnung stellen, wenn vorab festgelegte Phasen abgeschlossen sind, wie z. B. wenn das Fundaments gesetzt wurde, das Grundgerüst steht oder wenn der Bau vollkommen abgeschlossen ist. So wird eine stetige Einnahmequelle für laufende Ausgaben gewährleistet.

• Beratung
  Ein Beratungsunternehmen, das ein einjähriges Marktforschungsprojekt übernommen hat, kann am Ende eines jeden Quartals oder bei Erreichen bestimmter Meilensteine eine Rechnung stellen, anstatt bis zum Jahresende zu warten.

• Softwareentwicklung
  Ein Tech-Startup, das eine neue App entwickelt, kann seiner Kundin/seinem Kunden nach Abschluss jeder Phase, z. B. Design, Beta-Test und endgültige Bereitstellung, eine Rechnung stellen, um die Kosten auf die gesamte Zeitspanne des Projekts zu verteilen.

• Verarbeitendes Gewerbe
  Ein Hersteller für maßgefertigte Möbeln kann phasenweise abrechnen, während er an einem individuellen Projekt arbeitet. So könnte die erste Rechnung bei der Auftragsvergabe anfallen, gefolgt von einer weiteren nach der Materialbeschaffung und die Schlussrechnung wird bei der Lieferung gestellt.

• Eventmanagement
  Für ein Team, das eine große Konferenz organisiert, verteilen sich Kosten und Vorbereitungen oft über mehrere Monate. Die Rechnungsstellung würde sich z. B. anbieten, nachdem der Veranstaltungsort gebucht wurde, nachdem die Veranstaltung beworben wurde und nach dem Ende der Konferenz.

• Freiberufler/innen
  Ein Grafikdesigner, der an einem Branding-Paket arbeitet, das Logo, Broschüren und eine Website enthält, könnte jeweils nach Fertigstellung der einzelnen Komponenten eine Rechnung senden.

• Forschung und Entwicklung
  Ein Biotech-Unternehmen, das umfangreiche Forschungsarbeiten durchführt, kann jeweils nach Abschluss der einzelnen Phasen eine Rechnung stellen, z. B. bei Literaturrecherchen, Laborexperimenten und Feldexperimenten.

In all diesen Szenarien machen Teilabrechnungen die Einnahmen von Unternehmen planbarer. Dadurch dass die Zahlungen auf die Arbeitsphasen abgestimmt sind, können beide Parteien den Projektfortschritt und ihre eigenen finanziellen Verpflichtungen verfolgen.

Wie funktionieren Teilabrechnungen?

Wie auch bei anderen Abrechnungsmodellen wirken sich auch bei Teilabrechnungen die Art des Projekts, die Art des Unternehmens und die Kundinnen und Kunden darauf aus, wie die Rechnungsstellung abläuft. Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Überblick über die Mechanismen von Teilabrechnungen:

• Meilensteine und Zahlungsziele vereinbaren: Vor Beginn eines Projekts bespricht der Dienstleister den Umfang des Projekts mit seiner Kundin/seinem Kunden. Das Projekt wird in kleinere Segmente aufgeteilt und es wird definiert, was genau den Abschluss einer Phase auszeichnet. Beide Seiten einigen sich auf den Zahlungsbetrag für die jeweiligen Segmente. Durch klare, in dieser Phase getroffene Vereinbarungen werden später Unklarheiten und Meinungsverschiedenheiten verhindert.

• Einen Meilenstein erreichen: Sobald Arbeiten abgeschlossen sind, sollte der Dienstleister diese in Rechnung stellen. Der Dienstleister sollte die Dokumentation der abgeschlossenen Arbeit, z. B. Berichte, Fotos oder Entwürfe, für seine Unterlagen aufbewahren. Durch diese Art der Dokumentation erfährt die Kundin/der Kunde außerdem, wie das Projekt voranschreitet.

• Rechnung erstellen und versenden: Wenn ein Segment abgeschlossen ist, erstellt der Dienstleister eine Rechnung mit Details zur geleisteten Arbeit, den Zahlungsbetrag für diese Phase und weitere wichtige Bedingungen, z. B. wann die Zahlung fällig ist. Die Aufnahme aller relevanten Details in die Rechnung sorgt auf Kundenseite für Klarheit und kann Zahlungsverzögerungen verhindern.

• Prüfung und Bezahlung durch die Kundin/den Kunden: Nach Erhalt der Rechnung gleicht die Auftraggeberin/der Auftraggeber diese mit der ursprünglichen Vereinbarung und dem Nachweis der abgeschlossenen Arbeiten ab. Wenn alles übereinstimmt, wird die Zahlung geleistet. Wenn sich auf Kundenseite Fragen oder Probleme ergeben, sollte der Dienstleister schnell auf diese reagieren.

• Zum nächsten Segment übergehen: Sobald die Rechnung beglichen ist, beginnt der Dienstleister mit der Arbeit am nächsten Segment. Dieser Kreislauf aus Arbeit, Abrechnung und Zahlung wird so lange fortgesetzt, bis das Projekt abgeschlossen ist.

Für Unternehmen bedeuten Teilabrechnungen, insbesondere bei längeren Projekten, regelmäßige Einnahmen. Bei Kundinnen und Kunden sorgen Teilabrechnungen für strukturierte Zahlungen und stets aktuelle Infos zum Projektstatus. So bleiben diese während des gesamten Vorhabens auf dem Laufenden.

Best Practices für Teilabrechnungen

Teilabrechnungen erfordern ein tiefgehendes Verständnis der Geschäftsziele und Kundenerwartungen, welche von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Nichtsdestotrotz gibt es einige Best Practices, die bei Teilabrechnungen immer zum Tragen kommen. Dazu gehören:

• Transparenz gewährleisten: Beschreiben Sie in der Vereinbarung klar die Meilensteine oder Phasen eines Projekts. Transparente Erwartungen senken potenzielle Zahlungsanfechtungen und halten alle Parteien darüber auf dem Laufenden, was in den Teilzahlungen abgedeckt ist.

• Abrechnungshäufigkeit anpassen: Entscheiden Sie je nach Projektdauer, ob Sie nach jedem Meilenstein oder nach einem festen Zeitplan (z. B. monatlich) abrechnen. Wichtig ist es, ein Gleichgewicht zu finden, das den Projektbetrieb am Laufen hält, ohne die Kundin/den Kunden mit häufigen Zahlungen zu belasten.

• Aufzeichnungen detailliert festhalten: Dokumentieren Sie alle erledigten Arbeiten, aufgewendeten Stunden, gekaufte Materialien und weitere relevante Metriken. Dies bietet Ihre Rechnungsgrundlage und hilft gleichzeitig dabei, Kundinnen und Kunden über mögliche Unklarheiten aufzuklären.

• Offene Kommunikation: Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden regelmäßig über Ihren Fortschritt, insbesondere wenn es Verzögerungen oder Änderungen gibt. Das stärkt das Vertrauen und kann die Rechnungsstellung vereinfachen.

• Flexibel, aber standhaft bleiben: Natürlich sollten Sie auf Projektänderungen oder unerwarteten Hürden reagieren, doch die vereinbarte Zahlungsstruktur sollte stets beibehalten werden. So werden Ihre Geschäftsinteressen gewahrt, ohne Kompromisse bei der Qualität Ihrer Dienstleistungen einzugehen.

• Rechnungen umgehend stellen: Sobald Sie einen vereinbarten Meilenstein oder einen bestimmten Zeitpunkt gemäß dem festgelegtem Zeitplan erreicht haben, versenden Sie die Rechnung. Eine schnelle Rechnungsstellung bedeutet meist auch eine schnellere Bezahlung.

• Konditionen und Verzugsgebühren deutlich kommunizieren: Nennen Sie die Zahlungsbedingungen, z. B. 30 Tage netto oder 60 Tage netto, und geben Sie an, ob für verspätete Zahlungen Verzugsgebühren anfallen. So machen sie Kundinnen und Kunden Ihre Erwartungen deutlich.

Wenn Unternehmen sich an diese Best Practices halten, können Sie den Ablauf ihrer Teilrechnungen optimieren, und so Transaktionen auf gelieferte Dienstleistungen, ihren Service und die Projektabwicklung abstimmen.