I termini di pagamento sono inclusi nei contratti e nelle fatture per stabilire quando si prevede che l'acquirente pagherà l'acquisto. In base ai "Termini di pagamento a 30 giorni", l'acquirente deve pagare il venditore entro 30 giorni dalla data della fattura. A seconda dell'accordo, questi termini potrebbero anche includere variazioni come "30 giorni dal ricevimento della merce" e "30 giorni fine mese".

Di seguito vengono illustrati l'impatto dei termini di pagamento a 30 giorni sul flusso di cassa, le modalità di applicazione di questi termini e le alternative da considerare quando emetti le fatture per i tuoi clienti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché i termini di pagamento a 30 giorni sono così comuni?
  
• In che modo i termini di pagamento a 30 giorni influiscono sul flusso di cassa?
  
• Quando le attività dovrebbero offrire termini di pagamento a 30 giorni?
  
• In che modo le attività possono far rispettare i termini di pagamento a 30 giorni?
  
• Quali alternative esistono ai termini di pagamento a 30 giorni?
  

Perché i termini di pagamento a 30 giorni sono così comuni?

Nel corso del tempo, i termini di pagamento a 30 giorni sono diventati la norma in molti settori. Stabiliscono aspettative coerenti tra i diversi settori e bilanciano le esigenze finanziarie di acquirenti e venditori nelle transazioni commerciali. Ecco perché i termini di pagamento a 30 giorni sono una scelta così diffusa:

• Danno alle attività il tempo di generare entrate o gestire i propri flussi di cassa prima di effettuare i pagamenti.

• Dimostrano buona volontà, che può rafforzare le relazioni a lungo termine.

• Questi termini offrono agli acquirenti la certezza di non dover pagare immediatamente alla consegna, il che può incoraggiare a ripetere l'acquisto.

• Sono ben allineati con i sistemi di contabilità e gli standard, che spesso sono basati su cicli mensili.

• Questi termini creano meno stress rispetto ai termini più brevi (ad esempio termini a 7 giorni, termini a 15 giorni) e sono meno soggetti a ritardi nei pagamenti.

• Comportano un rischio inferiore rispetto ai termini più lunghi (ad esempio, termini a 60 giorni, termini a 90 giorni).

In che modo i termini di pagamento a 30 giorni influiscono sul flusso di cassa?

Per acquirenti e venditori, i termini di pagamento a 30 giorni influiscono sul flusso di cassa in modi diversi.

Per i venditori, i termini di 30 giorni sono utili per costruire relazioni e aumentare le vendite, ma richiedono un'attenta pianificazione per coprire le spese mentre i venditori aspettano di essere pagati. Questi termini possono rendere prodotti o servizi più attraenti, ma ritardano anche il pagamento. Ciò significa che i venditori devono aspettare per utilizzare quei soldi per pagare le bollette, acquistare forniture o reinvestire nell'attività. Se hanno bisogno di contanti prima che arrivino i pagamenti, potrebbero dover prendere in prestito denaro, il che aggiunge costi extra, come gli interessi. E c'è sempre la possibilità che i clienti non paghino in tempo, il che potrebbe influire sui piani dei venditori.

Per gli acquirenti, i termini a 30 giorni rappresentano un utile ammortizzatore per la gestione della liquidità, ma richiedono un attento monitoraggio del budget per evitare spese eccessive. Questi termini consentono agli acquirenti di avere più tempo e maggiore flessibilità, semplificando la gestione del denaro e il pagamento di altre spese che potrebbero richiedere termini di pagamento più brevi. Tuttavia possono anche far sembrare che gli acquirenti abbiano più soldi di quanti ne abbiano in realtà. Se gli acquirenti hanno molti pagamenti in scadenza più o meno nello stesso periodo, i termini a 30 giorni possono causare stress e ridurre drasticamente le riserve di liquidità.

Quando le attività dovrebbero offrire termini di pagamento a 30 giorni?

Dovresti offrire termini di pagamento a 30 giorni quando ha senso per le operazioni, le finanze e le relazioni con i clienti della tua attività. Se non conosci bene un cliente o la sua affidabilità creditizia è dubbia, i termini a 30 giorni potrebbero essere rischiosi. Allo stesso modo, se hai difficoltà a pagare le tue fatture, potresti non voler estendere i termini di pagamento a meno che non sia assolutamente necessario.

Ecco alcune situazioni in cui i termini di pagamento a 30 giorni potrebbero essere una buona scelta:

• Per consolidare le relazioni con i clienti: se hai un rapporto continuativo con un cliente e ti fidi che paghi in tempo, i termini a 30 giorni possono rafforzare questa partnership.

• Per rimanere competitivi: molti settori, come quello all'ingrosso, quello manifatturiero e i servizi business-to-business (B2B), operano con cicli di pagamento di 30 giorni. Se i tuoi concorrenti offrono termini di 30 giorni, potresti perdere affari se richiedi il pagamento prima.

• Per acquisire clienti più grandi: i clienti di dimensioni più grandi potrebbero aspettarsi questi termini di pagamento come parte degli accordi di acquisto standard e queste condizioni di pagamento potrebbero essere necessarie per concludere affari con loro.

• "Per offrire flessibilità alle nuove attività o ai piccoli clienti: le piccole o nuove imprese hanno spesso bisogno di tempo per gestire il proprio budget. Questi termini possono rendere più facile per loro lavorare con te.

• Per aumentare le vendite: dare agli acquirenti 30 giorni per pagare potrebbe renderli più propensi a effettuare ordini più consistenti.

• Per attirare nuovi clienti: le opzioni di pagamento flessibili possono essere un punto di forza, soprattutto se stai cercando di acquisire nuovi clienti. Potresti utilizzare i termini a 30 giorni in modo strategico, ad esempio quando lanci un nuovo prodotto o ti espandi in un nuovo mercato.

In che modo le attività possono far rispettare i termini di pagamento a 30 giorni?

Per far rispettare i termini di pagamento a 30 giorni, dovresti utilizzare i dati dei clienti, includere comunicazioni e promemoria chiari e costruire una cultura di responsabilità con i tuoi clienti. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per l'applicazione di questi termini.

Definisci i termini di pagamento in anticipo

Non aspettare di inviare una fattura per parlare dei termini di pagamento. Definisci chiaramente le aspettative fin dall'inizio quando concludi l'affare o firmi il contratto. Considera i tuoi termini non negoziabili a meno che non ci sia una buona ragione per fare un'eccezione.

Incentiva i pagamenti puntuali

Offri vantaggi come sconti, consegne più rapide e accesso esclusivo ai servizi per i clienti che seguono le tue regole. Per i clienti che pagano in anticipo, valuta l'offerta di uno sconto (ad es. 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni). Adatta questi incentivi a ogni cliente, prevedendo ricompense differenziate in base al volume degli ordini o alla puntualità dei pagamenti.

Scoraggia i pagamenti in ritardo

Se un cliente paga ripetutamente in ritardo, è opportuno informarlo che tale comportamento potrebbe comportare condizioni meno favorevoli, quali pagamenti anticipati, limiti di credito inferiori e l'applicazione di penali per il ritardo. È preferibile non compromettere le relazioni, ma una piccola penale può favorire i pagamenti puntuali. Potrebbe anche essere necessario sospendere le spedizioni o ritardare i nuovi ordini fino a quando il cliente non paga.

Sii strategico con i follow-up

Utilizza un software per tenere traccia delle fatture. Implementa promemoria automatici, ad esempio:

• Un ringraziamento quando invii la fattura

• Un promemoria amichevole una settimana prima della scadenza

• Un promemoria cortese ma deciso sulla data di scadenza

• Un sollecito di pagamento più esplicito se il cliente non rispetta la scadenza di alcuni giorni

Personalizza i follow-up. Un promemoria cortese potrebbe essere sufficiente per i clienti leali che non hanno mai pagato in ritardo, ma per i clienti che ritardano abitualmente i pagamenti sarà necessario un sollecito più deciso. Per i clienti più grandi, una breve email o una telefonata del direttore finanziario o del responsabile commerciale, può sbloccare la situazione.

Personalizza i termini di pagamento in base al cliente

Prima di offrire termini a 30 giorni, esamina la cronologia del cliente ed esegui un controllo del credito per vedere se paga puntualmente altri fornitori. Prendi in considerazione l'utilizzo di termini più brevi (ad es. 15 giorni) o un importo di credito inferiore per i nuovi clienti, poi estendi i termini a 30 giorni o più una volta che ne avrai verificato l'affidabilità.

Per i clienti esistenti, presta attenzione a quali pagano sempre in ritardo e modifica il modo in cui lavori con loro. Potrebbero avere bisogno di termini più rigidi o di promemoria più frequenti. Se hai un cliente importante che non è affidabile, valutare strategie alternative per ovviare alle sue abitudini. Potresti chiedere un pagamento parziale anticipato o impostare termini più brevi per ordini più grandi. L'obiettivo è proteggerti mantenendo intatta la relazione.

Monitora i dati di pagamento

Monitora i giorni di insoluto, ovvero il tempo medio necessario per riscuotere i pagamenti. Se questo numero è in aumento, valuta la possibilità di implementare misure più rigide. Ricontrolla che le fatture non contengano errori e assicurati che siano facili da capire. Se c'è qualcosa che non va o manca (ad es. data di scadenza, dettaglio degli addebiti, istruzioni di pagamento), i clienti potrebbero avere una scusa per ritardare il pagamento. Cerca di capire se modificare le tempistiche può essere d'aiuto: alcuni clienti rispondono più rapidamente se ricevono le fatture all'inizio del mese o poco prima del giorno del pagamento.

Usa il rinforzo positivo

Quando lo fai, ricorda ai clienti il valore che hai fornito. Ad esempio, potresti dire: "Siamo lieti di aver potuto consegnare il tuo ordine prima del previsto: il pagamento puntuale ci aiuta a continuare a fornire questo livello di servizio". In questo modo mantieni un tono professionale e rafforzi il motivo per cui è importante rispettare i termini di pagamento.

Predisponi un piano di riserva

Se un cliente è costantemente in ritardo, prendi in considerazione la possibilità di vendere le sue fatture a una società di factoring. Riceverai la maggior parte del denaro in anticipo e la società di factoring si occuperà della riscossione. Per i rischi maggiori, puoi anche prendere in considerazione l'assicurazione del credito commerciale per proteggerti nel caso in cui un cliente sia completamente inadempiente.

Quali alternative esistono ai termini di pagamento a 30 giorni?

Sebbene i termini di pagamento a 30 giorni siano comuni, esistono numerose alternative che potrebbero rispondere meglio alle esigenze della tua attività o dei tuoi clienti. La scelta dei termini giusti dipende da fattori quali l'affidabilità dei clienti e la natura del settore in cui operi. Di seguito sono riportate alcune altre opzioni standard.

Pagamento a vista

Il pagamento è dovuto non appena viene emessa la fattura o i beni o i servizi vengono consegnati. È una buona opzione per le transazioni una tantum di piccolo importo, con nuovi clienti o quando i fondi sono limitati e hai bisogno di liquidità immediata. Tuttavia potrebbe non essere ben visto dai clienti che si aspettano flessibilità.

Pagamento anticipato o acconto iniziale

Il pagamento parziale o completo è dovuto prima dell'inizio dei lavori o della consegna della merce. Si tratta di un'opzione a basso rischio che fornisce capitale circolante prima di iniziare il lavoro. È una buona scelta per progetti personalizzati o di alto valore in cui si sostengono costi iniziali o quando si lavora con clienti che hanno una storia di ritardi nei pagamenti. Tuttavia potrebbe essere un deterrente per i clienti, soprattutto nei settori in cui i pagamenti anticipati sono insoliti.

Pagamento a 7 o 15 giorni

Il pagamento è dovuto 7 o 15 giorni dopo la data della fattura. Questa opzione è consigliata per le piccole imprese o le start-up con flussi di cassa limitati o in settori in cui cicli di pagamento più rapidi sono la norma (ad es. lavoro freelance, consulenza). Tuttavia può rappresentare una sfida per i clienti che sono abituati a termini più lunghi.

Pagamento a 45 o 60 giorni

Il pagamento è dovuto 45 o 60 giorni dopo la data della fattura. È una buona opzione quando si lavora con aziende di grandi dimensioni che richiedono termini estesi o per i clienti che pagano costantemente in ritardo con termini più brevi, poiché la formalizzazione di cicli più lunghi potrebbe aiutare ad allineare le aspettative. È un buon modo per soddisfare le esigenze dei grandi clienti, ma può mettere a dura prova il tuo flusso di cassa.

Pagamenti basati su traguardi

Il pagamento è dovuto a rate legate al raggiungimento di traguardi specifici del progetto (ad es. 30% in anticipo, 40% a metà, 30% al completamento). Questa opzione è ideale per i progetti a lungo termine o ad alto costo in cui non è pratico attendere il pagamento completo alla fine o quando si vuole ridurre il rischio legando il pagamento allo stato di avanzamento. Aiuta a bilanciare il rischio tra acquirente e venditore, ma richiede più fatturazione e monitoraggio.

Accordi di compenso ricorrente

Un importo fisso è dovuto in anticipo per prenotare il tuo tempo o i tuoi servizi. È una buona opzione per servizi continui come consulenze, lavori legali o creativi o quando si vuole un reddito prevedibile ogni mese. Inoltre, riduce la necessità di fatture frequenti.

Modelli in abbonamento o prepagati

L'accesso a beni o servizi deve essere pagato in anticipo per un periodo (ad es. mensile, trimestrale, annuale). È una buona opzione per le attività con servizi ricorrenti, come software-as-a-service (SaaS), manutenzione e abbonamenti oppure quando la priorità è avere entrate prevedibili. Fornisce un flusso di ricavi prevedibile, ma richiede una comunicazione chiara per evitare malintesi sugli addebiti ricorrenti.

Pagamento a consumo

Il pagamento è dovuto immediatamente prima o dopo ogni transazione, come in un modello cash-and-carry. È una buona opzione per gli acquisti più piccoli, per i clienti che non hanno bisogno di termini estesi o quando i margini sono sottili e non puoi aspettare i pagamenti. Può eliminare il rischio dei ritardi nei pagamenti e fornire un accesso immediato ai fondi, ma potrebbe limitare la base di clienti.

Termini di pagamento dinamici

I termini di pagamento variano in base alla cronologia dei pagamenti del cliente o alla dimensione dell'ordine. Ad esempio, per i clienti affidabili potrebbero essere a 60 giorni, mentre per i clienti nuovi o incostanti a 15 giorni. È una buona opzione se vuoi premiare determinati clienti o offrire ai clienti una maggiore flessibilità ai clienti con volumi elevati di ordini. Questo tipo di personalizzazione può rafforzare i rapporti con clienti importanti, ma aggiunge complessità alla fatturazione e richiede un'attenta gestione.