Betalningsvillkor ingår i avtal och fakturor för att fastställa när köparen förväntas betala för sitt köp. Om betalningsvillkoret är 30 dagar måste köparen betala säljaren inom 30 dagar efter fakturadatumet. Beroende på avtalet kan dessa villkor också formuleras som ”30 dagar netto" eller innehålla variationer som "30 dagar från mottagande av varor" och "30 dagar efter månadens slut".

Nedan förklarar vi hur betalningsvillkor på 30 dagar påverkar kassaflödet, hur dessa villkor efterlevs och alternativ att överväga när du fakturerar dina kunder.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är betalningsvillkor på 30 dagar så vanligt?
  
• Hur påverkar betalningsvillkor på 30 dagar kassaflödet?
  
• När bör företag erbjuda betalningsvillkoret 30 dagar?
  
• Hur kan företag tillämpa betalningsvillkoret 30 dagar?
  
• Vilka alternativ finns?
  

Varför är betalningsvillkor på 30 dagar så vanligt?

Med tiden har betalningsvillkoret att betala inom 30 dagar blivit normen i många branscher. De skapar en konsekvent förväntan inom olika sektorer och balanserar köparnas och säljarnas finansiella behov i affärstransaktioner. Här är anledningen till att 30 dagar är ett så populärt val:

• De ger företag tid att generera intäkter eller hantera sina egna kassainflöden innan de gör betalningar.

• De visar på goodwill, vilket kan stärka långsiktiga relationer.

• Dessa villkor ger köparna förtroende för att de inte behöver betala direkt vid leverans, vilket kan uppmuntra till återkommande affärer.

• De stämmer väl överens med redovisningssystem och standarder, som ofta är utformade kring månadscykler.

• Dessa villkor skapar mindre stress än kortare villkor (t.ex. betalning inom 7 dagar eller 15 dagar) och är mindre benägna att bli försenade.

• De medför mindre risk än längre löptider (t.ex. 60-dagarsperioder, 90-dagarsperioder).

Hur påverkar betalningsvillkor på 30 dagar kassaflödet?

För köpare och säljare påverkar betalningsvillkor på 30 dagar kassaflödet på olika sätt.

För säljare är 30 dagar bra för att bygga relationer och öka försäljningen, men de kräver noggrann planering för att täcka utgifter medan man väntar på att få betalt. Dessa villkor kan göra produkter eller tjänster mer tilltalande, men de försenar också betalningen. Det betyder att säljare måste vänta med att använda pengarna för att betala räkningar, köpa förnödenheter eller investera tillbaka i verksamheten. Om de behöver kontanter innan betalningarna kommer in kan de behöva låna pengar, vilket lägger till extra kostnader (t.ex. ränta). Och det finns alltid en risk att kunderna inte betalar i tid, vilket kan påverka säljarnas planering.

För köpare ger villkor på 30 dagar lite utrymme innan de behöver betala, men det kräver noggrann budgetövervakning för att undvika överutgifter. Villkoren ger köpare extra tid och flexibilitet, vilket gör det lättare att hantera pengar och betala av andra utgifter som kan ha kortare betalningstider. Men de kan också få det att verka som att köparna har mer pengar än de egentligen har. Om köpare har många betalningar som ska betalas ungefär samtidigt kan 30-dagarsvillkor orsaka stress och tömma kassareserverna.

När bör företag erbjuda betalningsvillkoret 30 dagar?

Du bör erbjuda 30 dagar när det passar din verksamhet, ekonomi och dina kundrelationer. Om du inte känner en kund väl eller om deras kreditvärdighet är tveksam kan ett villkor på 30 dagar vara riskabelt. På samma sätt, om du kämpar för att betala dina egna räkningar, kanske du inte vill förlänga betalningsvillkoren om det inte är absolut nödvändigt.

Här är några situationer där betalningsvillkor på 30 dagar kan vara ett bra val:

• För att bygga kundrelationer: Om du har en pågående relation med en kund och litar på att hen betalar i tid kan villkor på 30 dagar stärka det partnerskapet.

• För att förbli konkurrenskraftig: Många branscher, till exempel grossist-, tillverknings- och business-to-business-tjänster (B2B), har betalningscykler på 30 dagar. Om dina konkurrenter erbjuder villkor på 30 dagar kan du förlora affärer om du kräver betalning tidigare.

• För att säkra större kunder: Större kunder kan förvänta sig dessa betalningsvillkor som en del av sina standardinköpsavtal och dessa villkor kan vara nödvändiga för att säkra dem som kund.

• För att ge nya företag eller små kunder flexibilitet: Små eller nya företag behöver ofta tid för att hantera sina budgetar. Dessa villkor kan göra det lättare för dem att arbeta med dig.

• För att öka försäljningen: Att ge köpare 30 dagar på sig att betala kan göra dem mer bekväma med att göra större beställningar.

• För att locka nya kunder: Flexibla betalningsalternativ kan vara ett försäljningsargument, särskilt om du försöker vinna nya kunder. Du kan använda 30-dagarsperioder strategiskt, till exempel när du lanserar en ny produkt eller expanderar till en ny marknad.

Hur kan företag tillämpa betalningsvillkoret 30 dagar?

För att tillämpa betalningsvillkoret på 30 dagar bör du använda kunddata, införliva tydlig kommunikation och påminnelser och bygga upp en kultur av ansvarstagande med dina kunder. Här är några tips hur du kan tillämpa villkoret.

Var tydlig med betalningsvillkoren från början

Vänta inte med att prata om betalningsvillkor tills du skickar en faktura. Se till att kunden redan är medveten om villkoren när affären avslutas eller avtalet undertecknas. Behandla dina villkor som icke förhandlingsbara om det inte finns en god anledning att göra ett undantag.

Uppmuntra till snabba betalningar

Erbjud förmåner som rabatter, snabbare leverans och exklusiv tillgång till tjänster för kunder som följer dina regler. Överväg att erbjuda en rabatt för kunder som betalar tidigt (t.ex. 2 % rabatt om fakturan betalas inom 10 dagar). Gör dessa incitament specifika för kunden, med större belöningar för dina bäst betalande kunder eller på stora beställningar.

Motverka sena betalningar

Om en kund upprepade gånger betalar sent, låt dem veta att det kan leda till strängare villkor, såsom förskottsbetalningar, stramare kreditgränser och förseningsavgifter. Du vill inte skada relationer, men en liten avgift kan uppmuntra till snabba betalningar. Du kan också behöva pausa leveranser eller fördröja nya beställningar tills kunden betalar.

Var strategisk i din uppföljning

Använd programvara för att spåra dina fakturor. Implementera automatiska påminnelser, inklusive:

• Ett tack när du skickar fakturan

• En vänlig påminnelse en vecka före förfallodagen

• En artig men bestämd påminnelse på förfallodagen

• En skarpare uppföljning om kunden missar deadline med några dagar

Gör dessa uppföljningar personliga. En vänlig påminnelse kan fungera för lojala kunder som aldrig har betalat för sent, men kunder som gång på gång betalar för sent behöver en mer bestämd varning. För större kunder kan ett snabbt e-postmeddelande eller samtal från en senior teammedlem, till exempel din ekonomichef (CFO) eller säljledare, få igång processen.

Anpassa betalningsvillkoren för kunden

Innan du erbjuder betalning inom 30 dagar bör du granska kundens historik och göra en kreditkontroll för att se om de betalar andra leverantörer i tid. Överväg att använda kortare betalningsvillkor (t.ex. 15 dagar) eller en mindre kreditsumma för nya kunder, och förläng sedan villkoren till 30 dagar eller längre när de har bevisat att de är ansvarsfulla.

För befintliga kunder bör du vara uppmärksam på vilka som alltid betalar sent och anpassa hur du arbetar med dem. De kan behöva striktare villkor eller fler påminnelser. Om du har en viktig kund som är opålitlig, tänk på sätt att kringgå deras vanor. Du kan be om en partiell förskottsbetalning eller ange kortare villkor för större beställningar. Målet är att skydda dig själv samtidigt som du håller relationen intakt.

Spåra betalningsdata

Övervaka din utestående dagsförsäljning (DSO). Detta är hur lång tid det tar för dig att debitera betalningar i genomsnitt. Om denna siffra ökar, överväg att ha striktare villkor. Dubbelkolla dina fakturor för fel och se till att de är lätta att förstå. Om något är fel eller saknas (t.ex. förfallodatum, specificerade avgifter, betalningsinstruktioner) kan det ge kunderna en ursäkt för att skjuta upp betalningen. Se om det hjälper att justera din timing: vissa kunder betalar snabbare om de får fakturor i början av månaden eller precis före lönedagen.

Använd positiv förstärkning

När du följer upp, påminn kunderna om det värde du har tillfört. Du kan till exempel säga: "Vi är glada att vi kunde leverera din beställning tidigare än planerat – betalning i tid hjälper oss att fortsätta tillhandahålla den här servicenivån." Detta håller tonen professionell samtidigt som den förstärker varför det är viktigt att hålla sig till betalningsvillkoren.

Ha en reservplan

Om en kund konsekvent är sen, överväg att sälja deras fakturor till ett factoringföretag. Du får det mesta av pengarna i förskott och factoringföretaget sköter indrivningen. För större risker kan du också titta på kreditförsäkringar för att skydda dig själv om en kund går i konkurs helt och hållet.

Vilka alternativ finns?

Även om betalningsvillkor på 30 dagar är vanligt finns det många alternativ som kan passa ditt företags eller dina kunders behov. Att välja rätt villkor beror bl.a. på dina kunders tillförlitlighet och vilken bransch du verkar i. Här är några andra standardalternativ.

Betalning vid mottagande

Betalning ska ske så snart fakturan utfärdas eller varor eller tjänster levereras. Detta är ett bra alternativ för mindre engångstransaktioner, med nya kunder eller när det är ont om pengar och du behöver pengar omedelbart. Men det kan vara avskräckande för större kunder som förväntar sig flexibilitet.

Förskottsbetalning eller direktinsättning

En del av eller hela beloppet ska betalas innan arbetet påbörjas eller varorna levereras. Detta är ett alternativ med lägre risk som ger rörelsekapital innan du påbörjar jobbet. Det är ett bra val för projekt med högt värde eller anpassade projekt där du ådrar dig kostnader i förskott eller när du arbetar med kunder som har varit sena att betala innan. Men det kan avskräcka kunder, särskilt i branscher där förskottsbetalningar är ovanliga.

7 eller 15 dagar

Betalning förfaller 7 eller 15 dagar efter fakturadatum. Detta är ett bra alternativ för mindre företag eller startup-företag med snävt kassaflöde eller i branscher där snabbare betalningscykler är normen (t.ex. frilansarbete, konsulttjänster). Men det kan vara en utmaning för kunder som är vana vid längre löptider.

45 eller 60 dagar

Betalning förfaller 45 eller 60 dagar efter fakturadatum. Detta är ett bra alternativ när du arbetar med stora företag som kräver förlängda villkor eller för kunder som konsekvent betalar sent under kortare villkor, eftersom längre cykler kan hjälpa till att anpassa förväntningarna. Det är ett bra sätt att ta emot stora kunder men kan påverka ditt kassaflöde.

Milstolpsbaserade betalningar

Betalningen ska ske i delbetalningar som är kopplade till specifika milstolpar för projektet (t.ex. 30 % i förskott, 40 % när projektet har kommit halvvägs, 30 % när det är slutfört). Detta är ett bra alternativ för långsiktiga eller kostsamma projekt där det inte är möjligt att vänta på full betalning i slutet, eller när du vill minska risken genom att knyta betalningen till särskilda milstolpar under projektets gång. Det hjälper till att balansera risken mellan köpare och säljare men kräver mer fakturering och spårning.

Engagemangsavtal

Ett fast belopp förfaller i förskott för att reservera din tid eller dina tjänster. Detta är ett bra alternativ för löpande tjänster som konsulttjänster, juridiskt eller kreativt arbete eller när du vill ha förutsägbar inkomst varje månad. Det minskar också behovet av frekvent fakturering.

Abonnemangsmodeller eller förbetalda modeller

Betalning ska ske i förskott för tillgång till varor eller tjänster under en period (t.ex. månadsvis, kvartalsvis, årsvis). Det här är ett bra alternativ för företag med återkommande tjänster, som SaaS (software-as-a-service), underhåll och medlemskap – eller när förutsägbara intäkter är en prioritet. Det ger en förutsägbar intäktsström men kräver tydlig kommunikation för att undvika missförstånd om löpande avgifter.

Pay-as-you-go

Betalning ska ske omedelbart före eller efter varje transaktion, som i en cash-and-carry-modell. Detta är ett bra alternativ för mindre inköp, kunder som inte behöver förlängda villkor eller när marginalerna är små och du inte kan vänta på betalningar. Det kan ta bort risken för sena betalningar och ge omedelbar tillgång till medel, men det kan begränsa din kundbas.

Dynamiska betalningsvillkor

Betalningsvillkoren varierar beroende på kundens betalningshistorik eller orderstorlek. Till exempel kan pålitliga kunder få 60 dagar på sig, medan nya eller inkonsekventa kunder får 15. Detta är ett bra alternativ om du vill belöna vissa kunder eller erbjuda kunder som gör stora köp extra flexibilitet. Den här typen av anpassning kan stärka relationerna med viktiga kunder, men det gör faktureringen mer komplicerad och kräver noggrann hantering.