En fakturas förfallodatum förankrar alla aspekter av din betalningstransaktion, inklusive ekonomisk planering och kundrelationer. Betalningsvillkor och förseningsavgifter formas efter förfallodatumet. Det hjälper alla parter att känna sig säkra på hur de gör affärer tillsammans och signalerar en grundläggande nivå av professionalism som kunder tenderar att uppskatta.

Nedan förklarar vi mekaniken bakom fakturans förfallodatum, de olika villkor som företag kan välja mellan och metoder för att hantera betalningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilket standardförfallodatum passar ditt företag?
  
• Så här väljer du rätt förfallodag för dina fakturor
  
• Så här säkerställer du att dina förfallodatum är väl synliga på fakturor och kontrakt
  
• Vad du ska göra när en faktura förfaller och betalningen är försenad
  
• När du ska justera förfallodatum och när du ska hålla fast vid dem
  

Vilket standardförfallodatum passar ditt företag?

Att välja rätt förfallodatum för fakturor kan göra stor skillnad för hur enkelt (och snabbt) du får betalt. Här är standardalternativen och när de vanligtvis fungerar bäst:

• Förfaller vid mottagandet: Det här är "betala mig nu"-valet, för situationer när du vill ha eller förväntar dig omedelbar betalning. Det fungerar bra för små projekt eller om du har en relation med kunder som är vana vid snabba vändningar. Kom ihåg att inte alla kunder kan eller vill betala i samma ögonblick som de får en faktura, så använd detta när du vet att kunden kommer att vara bekväma med fristen de får.

• 15 dagar netto: Ett frist på 15 dagar ger kunderna mer tid att betala utan att du behöver vänta för länge på att få betalt. Detta kan vara ett bra val för vanliga projekt med lägre värde eller om du arbetar med mindre företag som betalar snabbt.

• 30 dagar netto: 30 dagar netto ger kunderna en hel månad att betala. Det ger dem ännu mer tid till att hantera sina utgifter och är fortfarande en rimlig väntetid. Det är ett populärt val för många B2B-transaktioner (business-to-business) och har vanligtvis rätt balans mellan flexibilitet och snabb betalning.

• 60 dagar netto: 60 dagar netto är vanligare om du har större kunder eller projekt med högre insatser (och fakturabelopp). Du kan ofta förvänta dig den här tidsplanen när du arbetar med stora företag eller myndigheter. Detta fungerar bra om ditt företag kan hantera ett längre avbrott mellan betalningar, men det är inte idealiskt om du behöver snabbare omsättning.

• 90 dagar netto: Vissa branscher eller stora kunder kan begära 90 dagar netto, även om detta används mer sällan. Tillverkningsindustrin och vissa storskaliga industrier arbetar ibland med dessa förfallodatum. Det är en lång väntan, så gå bara den här vägen om du bekvämt kan vänta några månader på att få betalningen.

Så väljer du rätt förfallodag för dina fakturor

För att välja rätt förfallodag för dina fakturor, ska du balansera ditt företags ekonomiska behov med din kunds idealiska betalningsplan. Det kan leda till mer förutsägbara betalningar och starkare kundrelationer. Här är några sätt att sätta ett lämpligt förfallodatum:

• Känn till din kunds betalningsschema: Vissa kunder betalar räkningar endast på vissa datum, till exempel den 15:e eller slutet av månaden. Om du kan tajma ditt förfallodatum med deras vanliga betalningscykel är det mer sannolikt att du får betalningen i tid.

• Matcha villkoren med projektets storlek: Mindre, enklare jobb passar bra för kortare förfallodatum, till exempel 15 dagar netto. Större, mer komplexa projekt kan behöva en längre tidsperiod, till exempel 30 eller 60 dagar netto. Detta ger kunderna andrum utan att du behöver vänta för länge.

• Tänk på dina kassabehov: Om du förlitar dig på stabilt inkommande likvida medel för att klara dina utgifter bör du överväga kortare betalningstider. Se till att tidsplanen är rättvis för kunderna, annars riskerar du att få betalningar senare än du planerat.

• Följ branschstandarder: Betalningsvillkor som 30 eller 60 dagar netto är vanliga eftersom kunderna är vana vid dem och de vanligtvis accepteras som schyssta. Att känna till vad som är standard i din bransch kan hjälpa dig att sätta betalningsvillkor som känns välbekanta för dina kunder.

• Var tydlig och konsekvent: Oavsett vilket datum du väljer, se till att det framgår tydligt på fakturan och diskutera det i förväg om det behövs. På så sätt finns det inget utrymme för förvirring.

Så här säkerställer du att dina förfallodatum är väl synliga på fakturor och kontrakt

Genom att se till att förfallodatumet syns tydligt på fakturor och kontrakt kan du undvika försenade betalningar. Det här är några sett att se till att dina kunder ser och kommer ihåg när betalningar förfaller:

• Sätt förfallodatumet på en central plats: Placera förfallodagen högst upp på fakturan eller nära totalbeloppet. Du vill att det ska vara en av de första sakerna som kunderna ser när de öppnar dokumentet.

• Använd fetstil eller olika färger: Att använda fet text för förfallodagen eller använda en färg som står i kontrast till resten av texten kan få det att sticka ut. Men överdriv inte användningen av färger. En enda färg som sticker ut räcker utan att ta överhanden över resten av fakturan.

• Märk förfallodatumet tydligt: Istället för att bara ange 30 dagar netto" eller "Förfallodatum: 15/09/23" kan du prova "Betalning förfaller" följt av datumet. På så sätt är det ingen tvekan om när betalning förväntas. Enkla, direkta formuleringar kan göra skillnad.

• Upprepa förfallodatumet på några ställen: Att upprepa förfallodatumet på flera ställen, till exempel nära det totala beloppet och i betalningsvillkorsavsnittet, kan betona dess betydelse. Detta minskar också risken för att en kund förbiser det, särskilt på en fullspäckad sida.

• Använd automatiska påminnelser: Om du använder faktureringsprogram kan du konfigurera det så att det skickar automatiska påminnelser till kunderna. Många plattformar låter dig schemalägga dessa utifrån bestämda intervall (t.ex. en vecka före förfallodatumet), så att du kan se till att kunden har förfallodatumet i färskt minne utan att behöva följa upp manuellt.

• Inkludera en kortfattad betalningspolicy: En kort redogörelse av dina betalningsvillkor, inklusive förseningsavgifter eller incitament för tidig betalning, kan hjälpa till att klargöra förväntningarna på förfallodagen. På så sätt vet kunderna att du menar allvar med tidsenliga betalningar.

• Enkel design: En enkel, översiktlig och välorganiserad faktura gör det lättare för kunderna att hitta viktiga uppgifter, inklusive förfallodatum. Undvik att fylla sidan med för mycket information. Fokusera på en ren layout som gör att ditt förfallodatum sticker ut naturligt.

Vad du ska göra när en faktura förfaller och betalningen är försenad

I USA passerar 55 % av alla B2B-fakturor förfallodatumet och förfaller utan att betalning genomförts. Sena betalningar är frustrerande, men det finns sätt att hantera dem utan att bränna broar. Så här hanterar du förfallna fakturor:

• Börja med en vänlig påminnelse: Ibland glömmer kunderna helt enkelt. Ofta räcker det med ett artigt och avslappnat e-postmeddelande där du nämner fakturan, förfallodatum och belopp. Håll det enkelt och vänligt – du kollar bara läget för att se till att fakturan inte faller mellan stolarna.

• Följ upp med ett samtal: Om du inte hör något efter den första påminnelsen kan du försöka med ett telefonsamtal. E-postmeddelanden kan läggas på hög, men en kort pratstund tar sig ofta igenom bruset. Var vänlig men direkt, bekräfta att de har fått fakturan och se om det finns något du kan hjälpa till med.

• Skicka fakturan på nytt med förseningsavgifter, om tillämpligt: Om dina villkor inkluderar förseningsavgifter är det nu dags att artigt ta upp dem. Skicka fakturan igen och ange eventuella extra avgifter, men se till att kunden känner till dessa villkor i förväg. Att överraska kunder med extra avgifter kan slå fel, så en förvarning kan hjälpa till att hålla saker och ting på rätt spår.

• Erbjud en betalningsplan om det behövs: Om kunden verkar ha problem, överväg att erbjuda en betalningsplan. Det är ett bra sätt att visa flexibilitet samtidigt som ditt mål är full betalning. Detta kan hjälpa dig att få lite kassaflöde och signalerar att du är öppen för lösningar.

• Överväg ett personligt besök: För lokala kunder som du känner väl kan du besöka dem för att visa att du är seriös men ändå satsar på relationen. Håll det professionellt och använd besöket som en möjlighet att lösa problem om de har det svårt.

• Skicka ett formellt kravbrev: Ett kravbrev kan vara ett bra nästa steg om du inte kommer någonstans. Detta är ett tydligt, slutgiltigt meddelande om att du förväntar dig betalning. Det signalerar att du kan vidta ytterligare åtgärder. Beroende på hur starkt du vill ha ditt meddelande ska uppfattas kan du skriva det själv eller låta en advokat hantera det.

• Använd ett inkassoföretag: Om allt annat misslyckas och det obetalda beloppet är värt det kan ett inkassoföretag vara ett alternativ. Ett inkassoföretag tar vanligtvis en procentandel av vad det driver in, så detta är vanligtvis en sista utväg. Men inkassoföretaget kan hjälpa till om skuldbeloppet är tillräckligt stort och du har uttömt andra vägar.

När du ska justera förfallodatum och när du ska hålla fast vid dem

Att veta när man ska justera ett förfallodatum och när man ska hålla fast vid det kan göra stor skillnad vid hantering av kundrelationer och för att stabilisera ditt kassaflöde. Flexibilitet visar att du värdesätter kunden, medan att stå fast kommunicerar att du tar dina betalningsvillkor på allvar. Det beror på ditt företags och din kunds behov.

Här är några exempel på när det är en bra idé att justera förfallodatumen:

• Om du arbetar med en långvarig kund som vanligtvis betalar i tid, men ber om en förlängning, är det ofta värt att förlänga förfallodatumet. Flexibilitet visar god vilja och förstärker ditt engagemang i relationen. Förtydliga att det är en engångsföreteelse för att undvika att sätta en ny förväntan.

• Stora projekt med flera faser drabbas ibland av förseningar. Om kunden inte är orsaken till dessa kan det vara rättvist att justera tidsplanen för betalningen. Att anpassa betalningsmilstolpar till projektfaser kan göra processen smidigare för båda parter och hålla arbetet igång utan man når en återvändsgränd vid datumdiskussioner.

• När externa faktorer som ekonomiska nedgångar påverkar kunder är det viktigt att förstå dem. Att erbjuda ett förlängt förfallodatum eller implementera en tillfällig betalningsplan kan hjälpa till att hålla relationerna intakta under tuffa tider, och kunderna kommer att komma ihåg den flexibiliteten.

Här följer några exempel på när det är en bra idé att hålla fast vid dina betalningsvillkor:

• För nya kunder är det smart att hålla fast vid de överenskomna villkoren tills du har byggt upp en betalningshistorik med dem. Att hålla sig till förfallodagen sätter standarden och minskar risken för försenade betalningar.

• Om du i förväg har investerat i material, tid eller arbete för ett projekt kan det vara bra att bibehålla förfallodatumet så att du inte blir ståendes med dessa kostnader under en längre period.

• Om en kund har för vana att betala för sent är det oftast bäst att hålla fast vid förfallodatumet. Att ständigt anpassa sig till kunder som ofta betalar sent kan skapa ett mönster som är svårt att bryta. Att stå fast förstärker vikten av tidsenliga betalningar och signalerar att sena betalningar inte är normen.

• Ibland kan en försenad betalning från en kund påverka din förmåga att leverera till andra. Håll fast vid förfallodatumet i dessa fall så att du kan hantera resurser, betala personal eller hålla projekten igång.