A data de vencimento de uma fatura ancora todos os aspectos da sua transação de pagamento, incluindo o planejamento financeiro e o relacionamento com o cliente. A data de vencimento molda os termos de pagamento e as tarifas por atraso, ajuda todas as partes a se sentirem seguras sobre a condução de negócios juntas e sinaliza um nível básico de profissionalismo que os clientes tendem a apreciar.

Abaixo, explicamos a mecânica das datas de vencimento de faturas, a variedade de termos que as empresas podem escolher e as táticas para lidar com pagamentos.

Neste artigo:

• Qual data de vencimento padrão combina com a sua empresa?
  
• Como escolher a data de vencimento correta para suas faturas
  
• Como garantir que suas datas de vencimento se destaquem em faturas e contratos
  
• O que fazer quando as faturas vencem e há atraso nos pagamentos
  
• Quando ajustar datas de vencimento e quando manter-se firme
  

Qual data de vencimento padrão combina com a sua empresa?

A escolha da data de vencimento correta para faturas pode fazer uma grande diferença na facilidade (e rapidez) com que você recebe pagamentos. Aqui estão as opções padrão e quando elas normalmente funcionam melhor:

• Vencimento após o recebimento: Esta é a opção "pague-me agora" — para situações em que você deseja ou espera um pagamento imediato. Funciona bem para pequenos projetos ou se você tem um relacionamento com clientes que estão acostumados a retornos rápidos. Lembre-se que nem todo cliente pode ou quer pagar no momento em que recebe uma fatura, então use essa opção quando souber que ele estará confortável com a janela.

• Net 15: Uma janela de 15 dias dá aos clientes mais tempo para pagar sem fazer você esperar muito tempo para receber o pagamento. Essa pode ser uma boa opção para projetos regulares e de menor valor ou se você estiver trabalhando com empresas menores que pagam rapidamente.

• Net 30: Net 30 dá aos clientes um mês inteiro para pagar. Isso significa mais tempo para gerenciar suas despesas e ainda um tempo de espera razoável. É uma opção ideal para muitas transações business-to-business (B2B) e costuma representar o equilíbrio perfeito entre flexibilidade e rapidez no pagamento.

• Net 60: Os termos net 60 são mais comuns com clientes maiores ou projetos amplos com participações (e valores de fatura) mais altos. Muitas vezes, você pode esperar esse cronograma quando trabalha com grandes corporações ou agências governamentais. Funciona bem quando sua empresa consegue lidar com uma pausa maior entre os pagamentos, mas não é o ideal se você precisa de um volume de negócios mais rápido.

• Net 90: Algumas indústrias ou grandes clientes podem solicitar o net 90, embora ele seja mais raramente usado. Os setores de manufatura e outros de grande escala às vezes trabalham com esses termos. É uma longa espera, então siga este caminho apenas se você puder confortavelmente esperar alguns meses para receber o pagamento.

Como escolher a data de vencimento correta para suas faturas

Para escolher a data de vencimento correta para as faturas, equilibre as necessidades financeiras da empresa com o cronograma de pagamentos ideal para o cliente. Isso pode levar a pagamentos mais previsíveis e relacionamentos mais fortes com os clientes. Veja algumas maneiras de definir uma data de vencimento adequada:

• Conheça o cronograma do seu cliente: Alguns clientes pagam contas apenas em determinadas datas, como o dia 15 ou o final do mês. Se puder programar a data de vencimento com o ciclo de pagamento habitual, é mais provável que você receba o pagamento sem atraso.

• Adeque os termos ao tamanho do projeto: Trabalhos menores e diretos são bons candidatos para períodos mais curtos, como o net 15. Projetos maiores e mais complexos podem precisar de uma janela maior, por exemplo, net 30 ou net 60. Isso dá aos clientes espaço para respirar sem fazer você esperar muito tempo.

• Pense nas suas necessidades de caixa: Se você depende de uma entrada de dinheiro estável para cobrir suas despesas, considere termos de pagamento mais curtos. Verifique se o cronograma é justo para os clientes, senão você corre o risco de receber pagamentos depois do planejado.

• Siga os padrões do setor: termos de pagamento como net 30 e net 60 são comuns porque os clientes estão acostumados com eles e normalmente são aceitos como justos. Conhecer o padrão em seu setor pode ajudar você a definir termos que pareçam familiares aos seus clientes.

• Priorize clareza e consistência: Qualquer que seja a data escolhida, verifique se ela aparece em destaque na fatura e discuta o assunto antecipadamente, se necessário. Dessa forma, não há espaço para confusão.

Como garantir que suas datas de vencimento se destaquem em faturas e contratos

Destacar datas de vencimento em faturas e contratos ajuda a evitar atrasos nos pagamentos. Veja algumas maneiras de assegurar que seus clientes vejam (e lembrem) quando os pagamentos devem ser feitos:

• Coloque a data de vencimento em destaque: Coloque a data de vencimento na parte superior da fatura ou perto do valor total. Ela deve ser uma das primeiras coisas que os clientes veem quando abrem o documento.

• Use fontes em negrito ou cores diferentes: Usar texto em negrito para a data de vencimento ou usar uma cor que contraste com o resto do texto pode fazer com que ela se destaque. Não exagere nas cores. Uma única cor de destaque será suficiente sem sobrecarregar o restante da fatura.

• Adicione uma marca clara: Em vez de exibir apenas "net 30" ou "vencimento: 15/09/23", tente "pagamento com vencimento até" seguido da data. Dessa forma, não há dúvidas sobre quando o pagamento é esperado. Uma formulação simples e direta pode fazer a diferença.

• Repita a data de vencimento em alguns lugares: Repetir o vencimento em várias seções, como perto do valor total e em qualquer seção de termos de pagamento, pode reforçar sua importância. Isso também reduz a chance de um cliente ignorá-lo, especialmente em uma página cheia de informações.

• Use lembretes automatizados: Se estiver usando um software de cobrança, configure-o para enviar lembretes automáticos aos clientes. Muitas plataformas permitem agendar esses intervalos (como uma semana antes da data de vencimento), para que você possa manter a data de vencimento no radar do cliente sem precisar fazer acompanhamento manual.

• Inclua uma breve política de pagamentos: Uma breve declaração sobre as condições de pagamento, incluindo tarifas por atraso ou incentivos para pagamento antecipado, pode ajudar a esclarecer as expectativas em relação à data de vencimento. Dessa forma, os clientes sabem que você leva a sério os pagamentos pontuais.

• Design voltado para a simplicidade: Uma fatura ordenada e bem organizada facilita a localização de dados importantes, como a data de vencimento. Evite lotar a página com muita informação. Concentre-se em um layout claro que permita que sua data de vencimento se destaque naturalmente.

O que fazer quando as faturas vencem e há atraso nos pagamentos

Nos Estados Unidos, 55% das faturas B2B ultrapassam a data de vencimento e tornam-se pendentes. Os atrasos nos pagamentos são frustrantes, mas há maneiras de lidar com eles sem perder os clientes. Veja como lidar com faturas vencidas:

• Comece com um lembrete amigável: Às vezes, os clientes simplesmente esquecem. Um e-mail educado e casual mencionando a fatura, a data de vencimento e o valor pode, muitas vezes, ser o suficiente. Mantenha a comunicação leve e amigável: você está verificando se a fatura não passou despercebida.

• Acompanhe com uma ligação: Se você não receber um retorno após o primeiro lembrete, tente uma chamada telefônica. Os e-mails podem se acumular, mas um breve bate-papo muitas vezes resolve a situação. Seja amigável, mas vá direto ao ponto: confirme se o cliente recebeu a fatura e veja se há algo com que você possa ajudar.

• Reenvie a fatura com tarifas por atraso, se for o caso: Se seus termos incluem tarifas por atraso, agora é a hora de educadamente abordá-las. Reenvie a fatura, observando as tarifas adicionadas, mas certifique-se de que o cliente esteja ciente desses termos com antecedência. Surpreender os clientes com cobranças extras pode sair pela culatra, então um aviso antecipado pode ajudar a manter as coisas nos trilhos.

• Ofereça um plano de pagamento, se necessário: Se o cliente parecer preso, considere oferecer um plano de pagamento. É uma boa maneira de mostrar flexibilidade enquanto ainda trabalha para receber o pagamento total. Isso pode ajudar você a obter um fluxo de caixa e deixa claro que está aberto a soluções.

• Considere uma visita presencial: Para clientes locais que você conhece bem, você pode visitá-los para mostrar que está falando sério, mas que ainda está investindo no relacionamento. Mantenha o profissionalismo e use a visita como uma oportunidade para solucionar problemas se o cliente estiver com dificuldades.

• Envie uma carta de demanda formal: Uma carta de demanda pode ser um próximo passo útil se você não estiver chegando a lugar nenhum. Este é um aviso final claro de que você espera receber o pagamento. Isso sinaliza que você pode tomar outras medidas. Dependendo de quão forte você quer que seja sua mensagem, pode redigi-la por si ou contratar um advogado.

• Use uma agência de cobrança: Se tudo falhar e o valor não pago valer a pena, uma agência de cobrança pode ser uma opção. A agência normalmente recebe uma porcentagem do que coleta, então esse geralmente é um último recurso. Porém, a agência pode ajudar se o valor devido for grande o suficiente e você tiver esgotado outras rotas.

Quando ajustar datas de vencimento e quando manter-se firme

Saber quando ajustar um prazo e quando se manter firme pode fazer uma grande diferença na gestão do relacionamento com os clientes e na estabilização do seu fluxo de caixa. A flexibilidade mostra que você valoriza o cliente, enquanto uma postura firme comunica que você leva a sério suas condições de pagamento. Tudo se resume às necessidades do seu negócio e do seu cliente.

Veja a seguir alguns cenários em que é recomendável ajustar as datas de vencimento:

• Se você está trabalhando com um cliente de longa data que normalmente paga em dia, mas pede uma prorrogação, muitas vezes vale a pena estender o prazo de validade. A flexibilidade demonstra boa vontade e reforça seu compromisso com o relacionamento. Esclareça que é uma cortesia única para evitar estabelecer uma nova expectativa.

• Grandes projetos com várias fases às vezes sofrem atrasos. Se o cliente não for o causador disso, pode ser justo ajustar o cronograma de pagamento. O alinhamento dos marcos de pagamento com as fases do projeto pode tornar o processo mais tranquilo para ambas as partes e manter o trabalho em andamento sem impasses sobre as datas.

• Quando fatores externos, como crises econômicas afetam os clientes, um pouco de compreensão importa. Oferecer um prazo estendido ou implementar um plano de pagamento temporário pode ajudar a manter os relacionamentos intactos durante tempos difíceis, e os clientes se lembrarão dessa flexibilidade.

Veja a seguir alguns cenários em que é recomendável manter-se firme às suas condições de pagamento:

• Para novos clientes, é mais sábio manter-se firme nos termos acordados até que você tenha construído um histórico de pagamentos com eles. Respeitar a data de vencimento define o padrão e reduz o risco de atraso nos pagamentos.

• Se você investiu antecipadamente em materiais, tempo ou mão de obra para um projeto, manter a data de vencimento ajuda a garantir que você não fique cobrindo esses custos por um período prolongado.

• Se um cliente tem o hábito de pagar com atraso, geralmente é melhor se manter firme na data de vencimento. Ajustar constantemente para clientes que estão habitualmente atrasados pode definir um padrão que é difícil de quebrar. Manter-se firme reforça a importância de pagamentos pontuais e sinaliza que pagamentos atrasados não são a norma.

• Às vezes, um pagamento atrasado de um cliente afeta sua capacidade de entregar para outros. Mantenha-se firme na data de vencimento nesses casos para que você possa gerenciar recursos, pagar a equipe ou manter os projetos em movimento.