De vervaldatum van een factuur is de basis van alle aspecten van je betaaltransactie, waaronder financiële planning en klantrelaties. De vervaldatum bepaalt de betalingsvoorwaarden en vergoedingen voor te late betalingen, helpt alle partijen zich veilig te voelen over hoe ze samen zaken doen en geeft een basisniveau van professionaliteit aan dat klanten vaak waarderen.

Hieronder leggen we uit hoe vervaldatums voor facturen komen kijken, welke termen bedrijven kunnen kiezen en hoe je betalingen afhandelt.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke standaard vervaldatum past bij jouw bedrijf?
  
• Hoe kies je de juiste vervaldatum voor je facturen?
  
• Hoe je ervoor kunt zorgen dat je vervaldatums opvallen op facturen en contracten
  
• Wat te doen als facturen verschuldigd zijn en betalingen te laat zijn
  
• Wanneer moet je vervaldata aanpassen en wanneer moet je standvastig blijven?
  

Welke standaard vervaldatum past bij jouw bedrijf?

Het kiezen van de juiste vervaldatum voor facturen kan een groot verschil maken in hoe gemakkelijk (en snel) je betaald krijgt. Dit zijn de standaardopties en wanneer ze meestal het beste werken:

• Verschuldigd bij ontvangst: Dit is de 'betaal mij nu'-optie voor situaties waarin je onmiddellijke betaling wilt of verwacht. Het werkt goed voor kleine projecten of als je een relatie hebt met klanten die gewend zijn aan snelle doorlooptijden. Onthoud dat niet elke klant kan of wil betalen op het moment dat ze een factuur ontvangen, dus gebruik dit als je weet dat ze zich op hun gemak zullen voelen bij het raam.

• Netto 15: Een periode van 15 dagen geeft klanten meer tijd om te betalen zonder dat je te lang hoeft te wachten op de betaling. Dit kan een goede keuze zijn voor reguliere projecten met een lagere waarde of als je werkt met kleinere bedrijven die snel betalen.

• Netto 30: Netto 30 geeft klanten een solide maand om te betalen. Dat is meer tijd om hun uitgaven te beheren en nog steeds een redelijke wachttijd. Het is een must voor veel business-to-business (B2B)-transacties en het is meestal goed om de juiste balans te vinden tussen flexibiliteit en snelle betaling.

• Netto 60: Netto 60 termijnen komen vaker voor bij grotere klanten of grotere projecten met hogere inzetten (en factuurbedragen). Je kunt deze tijdlijn vaak verwachten wanneer je met grote bedrijven of overheidsinstanties werkt. Het werkt goed als je bedrijf een langere pauze tussen betalingen aankan, maar het is niet ideaal als je een snellere omzet nodig hebt.

• Netto 90: Sommige industrieën of grote klanten kunnen netto 90 termijnen vragen, hoewel dit zeldzamer wordt gebruikt. Productie en bepaalde grootschalige industrieën werken soms met deze termen. Het is lang wachten, dus ga deze route alleen als je comfortabel een paar maanden kunt wachten om de betaling te ontvangen.

Zo kies je de juiste vervaldatum voor je facturen

Om de juiste vervaldatum voor facturen te kiezen, moet je de financiële behoeften van je bedrijf in evenwicht brengen met het ideale betaalschema van je klant. Dit kan leiden tot meer voorspelbare betalingen en sterkere klantrelaties. Hier zijn manieren om een geschikte vervaldatum in te stellen:

• Ken de planning van je klant: Sommige klanten betalen rekeningen alleen op bepaalde data, zoals de 15e of het einde van de maand. Als je je vervaldatum kunt timen met hun gebruikelijke betalingscyclus, is de kans groter dat je de betaling zonder vertraging ontvangt.

• Stem de voorwaarden af op de grootte van het project: Kleinere, eenvoudige banen zijn goede kandidaten voor kortere termijnen, zoals netto 15. Voor grotere, complexere projecten kan een langere periode nodig zijn, bijvoorbeeld netto 30 of netto 60. Dit geeft klanten ademruimte zonder dat je te lang hoeft te wachten.

• Denk na over je geldbehoeften: Als je afhankelijk bent van gestaag inkomend geld om je uitgaven te dekken, overweeg dan kortere betalingstermijnen. Zorg ervoor dat de tijdlijn eerlijk is voor klanten, anders loop je het risico dat je betalingen later ontvangt dan je had gepland.

• Volg de industriestandaarden: Betalingstermijnen zoals netto 30 en netto 60 zijn gebruikelijk omdat klanten eraan gewend zijn en ze doorgaans als eerlijk worden geaccepteerd. Als je de standaard in je branche kent, kun je voorwaarden stellen die je klanten vertrouwd voorkomen.

• Wees duidelijk en consistent: Welke datum je ook kiest, zorg ervoor dat deze prominent op de factuur staat en bespreek dit indien nodig van tevoren. Op die manier is er geen ruimte voor verwarring.

Zorgen ervoor dat vervaldatums opvallen op facturen en contracten

Door vervaldatums uit te laten zien op facturen en contracten, kun je betalingsachterstanden voorkomen. Hier zijn manieren om ervoor te zorgen dat je klanten zien - en onthouden - wanneer betalingen verschuldigd zijn:

• Zet de uitgerekende datum vooraan en in het midden: Plaats de vervaldatum bovenaan je factuur of in de buurt van het totaalbedrag. Je wilt dat het een van de eerste dingen is die klanten zien wanneer ze het document openen.

• Gebruik vetgedrukte lettertypen of verschillende kleuren: Door vetgedrukte tekst te gebruiken voor de vervaldatum of een kleur te gebruiken die contrasteert met de rest van de tekst, kan deze eruit springen. Overdrijf niet met kleuren; Een enkele opvallende kleur is voldoende zonder de rest van de factuur te overweldigen.

• Voeg een duidelijk label toe: In plaats van alleen 'Netto 30' of 'Verschuldigd op: 15-09-23' te vermelden, probeer je 'Betaling verschuldigd op' gevolgd door de datum. Op deze manier is er geen twijfel over wanneer de betaling wordt verwacht. Eenvoudige, directe bewoordingen kunnen het verschil maken.

• Herhaal de vervaldatum op een paar plaatsen: Door de vervaldatum in meerdere secties te herhalen, zoals in de buurt van het totaalbedrag en in elke sectie met betalingsvoorwaarden, kan het belang ervan worden versterkt. Dit verkleint ook de kans dat een klant het over het hoofd ziet, vooral op een drukke pagina.

• Gebruik geautomatiseerde herinneringen: Als je facturatiesoftware gebruikt, configureer deze dan om automatische herinneringen naar klanten te sturen. Bij veel platforms kun je deze met tussenpozen inplannen (zoals een week voor de vervaldatum), zodat je de vervaldatum op de radar van de klant kunt houden zonder dat je handmatig hoeft op te volgen.

• Neem een kort betalingsbeleid op: Een korte beschrijving van je betaaltermijnen, waaronder kosten voor te late betaling of stimulansen voor vroegtijdige betaling, kunnen helpen om de verwachtingen ten aanzien van de vervaldatum te verduidelijken. Op deze manier weten klanten dat het je menens is met tijdige betalingen.

• Ontwerp voor eenvoud: Een overzichtelijke, overzichtelijke factuur maakt het voor klanten gemakkelijker om belangrijke details te vinden, inclusief de vervaldatum. Vermijd het overspoelen van de pagina met te veel informatie; Concentreer je op een strakke lay-out die je uitgerekende datum op natuurlijke wijze laat opvallen.

Wat te doen bij vervaldatum van facturen en te late betalingen

In de Verenigde Staten verloopt 55% van de B2B facturen de vervaldatum en is dan achterstallig. Achterstallige betalingen zijn frustrerend, maar er zijn manieren om ze aan te pakken zonder bruggen te verbranden. Pak achterstallige facturen als volgt aan:

• Begin met een vriendelijke herinnering: Soms vergeten klanten het gewoon. Een beleefde, informele e-mail met vermelding van de factuur, de vervaldatum en het bedrag kan vaak al voldoende zijn. Houd het luchtig en vriendelijk: je controleert of de factuur niet door de mazen van het net is geglipt.

• Follow-up met een telefoontje: Als je na die eerste herinnering nog steeds niets van je hoort, probeer dan te bellen. E-mails kunnen zich opstapelen, maar een kort praatje snijdt vaak door de ruis heen. Houd het vriendelijk maar direct: bevestig dat ze de factuur hebben ontvangen en kijk of er iets is waarmee je kunt helpen.

• Stuur de factuur opnieuw met kosten voor te late betaling, indien van toepassing: Als je voorwaarden late vergoedingen bevatten, is dit het moment om ze beleefd ter sprake te brengen. Stuur de factuur opnieuw en noteer eventuele extra kosten, maar zorg ervoor dat de klant van tevoren op de hoogte is van deze voorwaarden. Klanten verrassen met extra kosten kan averechts werken, dus een heads-up kan helpen om de zaken op schema te houden.

• Bied indien nodig een betalingsplan aan: Als de klant vast lijkt te zitten, overweeg dan om een betalingsplan aan te bieden. Het is een goede manier om flexibiliteit te tonen en toch toe te werken naar volledige betaling. Dit kan je helpen wat cashflow te krijgen en geeft aan dat je openstaat voor oplossingen.

• Overweeg een persoonlijk bezoek: Voor lokale klanten die je goed kent, kun je ze bezoeken om te laten zien dat je serieus bent, maar nog steeds geïnvesteerd in de relatie. Houd het professioneel en gebruik de check-in als een kans om problemen op te lossen als ze het moeilijk hebben.

• Stuur een formele sommatiebrief: Een sommatiebrief kan een handige volgende stap zijn als je nergens komt. Dit is een duidelijke, laatste mededeling dat je betaling verwacht. Het geeft aan dat je verdere actie zou kunnen ondernemen. Afhankelijk van hoe sterk je je berichtgeving wilt hebben, kun je deze zelf opstellen of een advocaat laten afhandelen.

• Schakel een incassobureau in: Als al het andere faalt en het onbetaalde bedrag de moeite waard is, kan een incassobureau een optie zijn. Het bureau neemt meestal een percentage van wat het verzamelt, dus dit is meestal een laatste redmiddel. Maar het bureau kan helpen als het verschuldigde bedrag groot genoeg is en je andere routes hebt uitgeput.

Wanneer moet je vervaldatums aanpassen en wanneer moet je voet bij stuk houden

Weten wanneer je een vervaldatum moet aanpassen en wanneer je standvastig moet blijven, kan een groot verschil maken bij het beheren van klantrelaties en het stabiliseren van je cashflow. Flexibiliteit laat zien dat je de klant waardeert, terwijl je stevig vasthoudt en communiceert dat je je betalingsvoorwaarden serieus neemt. Het komt neer op de behoeften van je bedrijf en je klant.

Hier zijn scenario's waarin het een goed idee is om vervaldatums aan te passen:

• Als je werkt met een oude klant die doorgaans op tijd betaalt maar om uitstel vraagt, is het vaak de moeite waard om de vervaldatum te verlengen. Flexibiliteit toont goede wil en versterkt je betrokkenheid bij de relatie. Verduidelijk dat het een eenmalige beleefdheid is om te voorkomen dat je een nieuwe verwachting stelt.

• Grote projecten met meerdere fases lopen soms vertraging op. Als de klant hier niet de oorzaak van is, kan het redelijk zijn om de betalingstermijn aan te passen. Door betalingsmijlpalen af te stemmen op projectfasen, kan het proces voor beide partijen soepeler verlopen en kan het werk worden voortgezet zonder een impasse over datums.

• Wanneer externe factoren zoals economische neergang van invloed zijn op klanten, is een beetje begrip belangrijk. Het aanbieden van een verlengde vervaldatum of het implementeren van een tijdelijk betalingsplan kan helpen om relaties intact te houden in moeilijke tijden, en klanten zullen die flexibiliteit onthouden.

Hier zijn scenario's waarin het een goed idee is om je aan je betalingsvoorwaarden te houden:

• Voor nieuwe klanten is het slim om vast te houden aan de afgesproken voorwaarden totdat je een betalingsgeschiedenis met hen hebt opgebouwd. Door je aan de vervaldatum te houden, wordt de norm gezet en wordt het risico op betalingsachterstanden verkleind.

• Als je vooraf hebt geïnvesteerd in materialen, tijd of arbeid voor een project, helpt het aanhouden van de vervaldatum ervoor te zorgen dat je die kosten niet voor een langere periode hoeft te dekken.

• Als een klant de gewoonte heeft om te laat te betalen, is het meestal het beste om op de vervaldatum voet bij stuk te houden. Voortdurend aanpassen aan klanten die gewoonlijk te laat komen, kan een patroon creëren dat moeilijk te doorbreken is. Voet bij stuk houden versterkt het belang van tijdige betalingen en geeft aan dat late betalingen niet de norm zijn.

• Soms heeft een vertraagde betaling van de ene klant invloed op je vermogen om voor anderen te leveren. Houd in deze gevallen vast aan de vervaldatum, zodat je middelen kunt beheren, personeel kunt betalen of projecten in beweging kunt houden.