La date d'échéance d'une facture est un élément central de tous les aspects de votre transaction de paiement, y compris la planification financière et la relation client. La date d'échéance détermine les conditions de paiement et les frais de retard, contribue à instaurer un climat de confiance entre les parties et témoigne d'un niveau de professionnalisme de base que les clients ont tendance à apprécier.

Dans cet article, nous allons vous présenter le principe des dates d'échéance des factures, les différentes conditions à disposition des entreprises et les tactiques de traitement des paiements.

Que contient cet article?

• Quelle date d'échéance standard convient le mieux à votre entreprise?
  
• Comment choisir la bonne date d'échéance pour vos factures?
  
• Comment faire en sorte que vos dates d'échéance soient visibles sur les factures et les contrats?
  
• Que faire lorsque les factures sont arrivées à échéance et que les paiements sont en retard?
  
• Quand ajuster les dates d'échéance et quand s'en tenir aux conditions initiales?
  

Quelle date d'échéance standard convient le mieux à votre entreprise?

Bien choisir la date d'échéance de vos factures peut faire une grande différence dans la facilité (et la rapidité) avec laquelle vous recevrez le paiement. Voici les options les plus courantes et les cas dans lesquels elles sont généralement les plus adaptées :

• Due à la réception : il s'agit de l'option de paiement à réception qui convient aux situations où vous souhaitez ou attendez un paiement immédiat. Cette option est intéressante pour les petits projets ou si vous traitez avec des clients habitués aux délais d'exécution rapides. N'oubliez pas que tous les clients ne peuvent pas ou ne veulent pas payer au moment où ils reçoivent une facture. Choisissez alors cette solution uniquement si vous savez qu'elle ne leur posera pas de problème.

• Net 15 : un délai de 15 jours donne aux clients plus de temps pour payer sans vous faire attendre trop longtemps. Cette solution peut s'avérer judicieuse pour les projets réguliers de faible valeur ou si vous travaillez avec de petites entreprises qui paient rapidement.

• Net 30 : un délai de 30 jours laisse aux clients un bon mois pour payer. Ils disposent ainsi de plus de temps pour gérer leurs dépenses, tout en vous garantissant un délai d'attente raisonnable. Il s'agit d'une solution de choix pour de nombreuses transactions interentreprises, qui offre généralement un bon équilibre entre flexibilité et rapidité de paiement.

• Net 60 : les délais de 60 jours sont plus fréquents pour les clients importants ou les projets de grande envergure avec des enjeux (et des montants facturés) plus élevés. Ce type d'échéance est fréquent lorsque vous travaillez avec de grandes entreprises ou des organismes publics. Cette option est intéressante si votre entreprise peut faire face à des délais d'attente plus longs entre les paiements, mais n'est pas idéale si vous avez besoin d'un fonds de roulement rapide.

• Net 90 : certains secteurs spécifiques ou gros clients peuvent demander des délais de paiement de 90 jours, bien que cette option soit rarement utilisée. L'industrie manufacturière et quelques industries à grande échelle appliquent parfois ces conditions. Ce délai impose une longue attente, alors n'optez pour cette solution que si vous pouvez vous permettre d'attendre quelques mois avant de recevoir le paiement.

Comment choisir la bonne date d'échéance pour vos factures?

Pour choisir la date d'échéance appropriée pour vos factures, trouvez un équilibre entre les besoins financiers de votre entreprise et le calendrier de paiement idéal de votre client. Vous pourrez ainsi mieux prévoir les paiements et renforcer les relations avec vos clients. Voici quelques conseils pour définir une date d'échéance appropriée :

• Évaluez le rythme de paiement de votre client : certains clients ne paient leurs factures qu'à certaines dates, comme le 15 ou en fin du mois. Si vous parvenez à faire coïncider votre date d'échéance avec leur cycle de paie habituel, vous aurez plus de chances de recevoir le paiement dans les temps.

• Adaptez les conditions de paiement à la taille du projet : pour les petits projets simples, des délais plus courts (comme 15 jours nets) sont de bonnes options. Les projets plus importants et plus complexes peuvent nécessiter un délai de paiement plus long, par exemple, 30 ou 60 jours nets. Cela donne aux clients une marge de manœuvre sans vous faire attendre trop longtemps.

• Réfléchissez à vos besoins de trésorerie : si vous comptez sur des rentrées de fonds régulières pour couvrir vos dépenses, optez pour des délais de paiement plus courts. Assurez-vous que ces délais sont équitables pour vos clients, sinon vous risquez de recevoir les paiements plus tard que prévu.

• Respectez les normes du secteur : les conditions de paiement telles que 30 et 60 jours nets sont courantes, car les clients y sont habitués et sont généralement considérées comme équitables. Connaître les normes de votre secteur d'activité peut vous aider à définir des conditions qui sembleront familières à vos clients.

• Faites preuve de transparence et de cohérence : quelle que soit la date d'échéance choisie, assurez-vous qu'elle soit bien visible sur la facture et discutez-en avec le client dès le départ, si nécessaire. Vous évitez ainsi toute confusion.

Comment faire en sorte que vos dates d'échéance soient visibles sur les factures et les contrats?

En faisant clairement figurer les dates d'échéance sur les factures et les contrats, vous éviterez les retards de paiement. Voici des moyens pour vous assurer que vos clients voient (et retiennent) les dates d'échéance des paiements :

• Mettez la date d'échéance en évidence : placez la date d'échéance en haut de votre facture ou près du montant total dû. Ainsi, ce sera l'une des premières choses que les clients verront lorsqu'ils liront le document.

• Utilisez des polices en gras ou des couleurs différentes : l'utilisation de texte en gras pour la date d'échéance ou d'une couleur qui contraste avec le reste du texte peut le faire ressortir. N'exagérez pas avec les couleurs; une seule couleur distinctive suffira et ne surchargera pas la facture.

• Ajoutez un libellé clair : au lieu d'indiquer uniquement « Net 30 » ou « Date d'échéance : 15/09/2023 », utilisez plutôt le libellé « Paiement dû avant le » suivi de la date. De cette façon, il n'y a aucun doute sur la date prévue du paiement. Une formulation simple et directe peut faire la différence.

• Rappelez la date d'échéance à plusieurs endroits : le fait de rappeler la date d'échéance à plusieurs endroits, par exemple près du montant total dû et dans les conditions de paiement, peut renforcer son importance. Cela réduit également le risque qu'un client l'omette, en particulier sur une facture chargée.

• Utilisez des rappels automatiques : si vous utilisez un logiciel de facturation, configurez-le de manière à envoyer des rappels automatiques aux clients. De nombreuses plateformes vous permettent de programmer ces rappels à intervalles réguliers (par exemple, une semaine avant la date d'échéance), afin de rappeler au client la date d'échéance sans avoir à effectuer de suivi manuel.

• Incluez une politique de paiement succincte : un bref énoncé de vos conditions de paiement, comme des frais de retard ou des incitations pour paiement anticipé, peut aider à clarifier les attentes concernant la date d'échéance. De cette façon, les clients savent que vous attachez de l'importance au respect des délais de paiement.

• Établissez des factures simples : une facture épurée et bien organisée permet aux clients de trouver plus facilement les informations importantes, y compris la date d'échéance. Évitez de surcharger la facture avec trop d'informations; optez pour une mise en page épurée qui fait ressortir la date d'échéance naturellement.

Que faire lorsque les factures sont arrivées à échéance et que les paiements sont en retard?

Aux États-Unis, 55 % des factures interentreprises dépassent la date d’échéance et font l'objet d'un retard de paiement. Les retards de paiement sont frustrants, mais il existe des moyens de les gérer sans brûler les ponts. Voici comment traiter les factures en retard de paiement :

• Commencez par un rappel amical : parfois, les clients oublient tout simplement de payer leurs factures. Envoyez un courriel poli et informel mentionnant la facture, la date d’échéance et le montant. Adoptez un ton léger et convivial; vous voulez simplement vérifier que la facture n'est pas passée entre les mailles du filet.

• Poursuivez par un appel : si vous n'avez pas de nouvelles après ce premier rappel, essayez de passer un appel téléphonique. Les courriels peuvent s'accumuler, mais une brève conversation téléphonique permet souvent de tirer les choses au clair. Restez amical, mais direct : demandez si la facture a bien été reçue et s'il y a un problème que vous pouvez aider à résoudre.

• Renvoyez la facture avec les frais de retard, s'il y a lieu : si vos conditions prévoient des frais de retard, c'est le moment d'en parler poliment. Renvoyez la facture en y ajoutant les frais supplémentaires, mais assurez-vous que le client a bien été informé de ces conditions à l'avance. Une mauvaise surprise chez le client avec des frais supplémentaires pourrait se retourner contre vous; c'est pourquoi un avertissement peut aider à remettre les choses sur la bonne voie.

• Proposez un échéancier de paiement, si nécessaire : si le client rencontre des difficultés, envisagez de lui proposer un échéancier de paiement. C'est un bon moyen de faire preuve de flexibilité tout en permettant de commencer à récupérer les fonds. Cela peut vous aider à générer des liquidités et montrer que vous souhaitez trouver des solutions.

• Envisagez une visite en personne : pour les clients locaux que vous connaissez bien, vous pouvez leur rendre visite pour montrer que vous prenez le problème au sérieux tout en restant investi dans la relation. Restez professionnel et profitez de l'occasion pour essayer de résoudre les problèmes auxquels ils sont confrontés.

• Envoyez une mise en demeure formelle : une lettre de mise en demeure peut s'avérer nécessaire si vous n'obtenez pas de réponse. Il s'agit d'un dernier avertissement que vous attendez un paiement. Cela montre que vous pourriez prendre des mesures supplémentaires. Selon la force que vous souhaitez donner à votre message, vous pouvez le rédiger vous-même ou confier sa rédaction à un avocat.

• Faites appel à une agence de recouvrement : en dernier recours, si le montant impayé est suffisamment élevé, une agence de recouvrement peut être une option. L'agence prélève généralement un pourcentage sur le montant recouvré. Il s'agit donc généralement d'une solution de dernier recours. Cette solution est donc à privilégier si le montant dû est suffisamment important et que toutes les autres méthodes ont échoué.

Quand ajuster les dates d'échéance et quand s'en tenir aux conditions initiales?

Savoir quand ajuster une date d'échéance et quand s'en tenir aux conditions initiales peut faire une grande différence dans la gestion des relations avec les clients et la stabilisation de votre flux de trésorerie. En faisant preuve de souplesse, vous montrez que vous accordez de l'importance au client, tandis qu'en restant ferme, vous indiquez que vous prenez vos conditions de paiement au sérieux. Tout dépend des besoins de votre entreprise et de votre client.

Voici quelques scénarios dans lesquels il est judicieux de modifier les dates d'échéance :

• Si vous travaillez avec un client de longue date qui paie généralement à temps, mais demande un délai supplémentaire, il vaut souvent la peine de repousser la date d'échéance. La flexibilité est une preuve de bonne volonté et renforce votre engagement dans la relation. Précisez qu'il s'agit d'une marque de courtoisie ponctuelle afin d'éviter de susciter de nouvelles attentes.

• Les grands projets comportant plusieurs phases connaissent parfois des retards. Si le client n'en est pas la cause, il peut être juste d'ajuster le délai de paiement. L'alignement des échéances de paiement sur les phases du projet peut rendre le processus plus fluide pour les deux parties et permettre au projet de se poursuivre sans faire d'impasse sur les dates.

• Lorsque des facteurs externes, tels que les ralentissements économiques, affectent vos clients, il est important de faire preuve de compréhension. En proposant un report de l'échéance ou en mettant en place un échéancier de paiement temporaire, vous contribuerez à préserver vos relations pendant les périodes difficiles, et les clients se souviendront de cette flexibilité.

Voici quelques scénarios dans lesquels il est judicieux de s'en tenir aux conditions de paiement initiales :

• Pour les nouveaux clients, il est judicieux de s'en tenir aux conditions convenues jusqu'à ce que vous ayez établi un historique de paiement avec eux. Le respect de la date d'échéance permet de fixer des attentes claires et de réduire le risque de retard de paiement.

• Si vous avez investi à l'avance dans les matériaux, le temps ou la main-d'œuvre pour un projet, le respect de la date d'échéance vous permet de vous assurer que vous n'avez pas à couvrir ces coûts pendant une période prolongée.

• Si un client a l'habitude de payer en retard, il est généralement préférable de s'en tenir à la date d'échéance. S'adapter constamment aux clients qui repoussent habituellement les paiements peut créer une tendance difficile à corriger. Faire preuve de fermeté renforce l'importance des paiements ponctuels et signale que les retards de paiement ne sont pas la norme.

• Parfois, un retard de paiement d'un client peut avoir des répercussions sur vos autres engagements. Dans ces cas, restez ferme sur la date d'échéance afin de pouvoir gérer les ressources, le paiement du personnel ou l'avancement des projets.