Les paiements interentreprises (B2B) sont des transactions entre entreprises qui impliquent l’échange de biens, de services ou d’informations. Comparativement aux transactions avec les clients, ces paiements impliquent généralement des sommes d’argent plus importantes, des délais de paiement plus longs, des contrats et la participation de plusieurs parties prenantes, ce qui peut ralentir le paiement. Le payeur et le bénéficiaire doivent gérer les questions de conformité et de sécurité, ce qui ajoute à la complexité opérationnelle de ces transactions. En raison de ces défis, les paiements interentreprises (B2B) peuvent nécessiter des logiciels ou des plateformes de paiement spécialisés. En 2023, la valeur du marché mondial interentreprises (B2B) s’élevait à plus de 26 000 milliards de dollars.

Ci-dessous, nous allons vous expliquer ce que vous devez savoir sur les paiements interentreprises (B2B) : les différents types de paiements interentreprises (B2B), comment les accepter et comment mobiliser votre stratégie avec précision et exactitude.

Que contient cet article?

• Types de paiements interentreprises
  
• Fonctionnement du traitement des paiements interentreprises (B2B)
  
• Défis liés aux paiements interentreprises (B2B)
  
• Pratiques exemplaires en matière de traitement des paiements interentreprises (B2B)
  
• Comment accepter les paiements interentreprises (B2B)
  
• Comment Stripe aide-t-elle les entreprises à traiter les paiements interentreprises (B2B)?
  

Types de paiements interentreprises

Comme beaucoup d’autres types de paiements, les paiements interentreprises (B2B) ne se font pas par un seul moyen de paiement. Alors que la technologie a ouvert la voie à une variété toujours croissante de moyens de paiement, les moyens de paiement interentreprises (B2B) se sont également diversifiés. Voici un aperçu des principaux types de paiements interentreprises (B2B) :

• Virements bancaires
  Les virements bancaires sont des transactions directes entre comptes bancaires et sont souvent utilisés pour les paiements importants et urgents. Ils sont rapides et fiables, mais ils peuvent être coûteux, avec des frais allant de 15 $ à 45 $. Les deux parties doivent partager des informations financières pour initier la transaction.

• Transferts ACH
  Les transferts ACH, ou paiements automatisés par chambre de compensation, sont des transferts électroniques de fonds qui sont bien adaptés aux transactions de petite et moyenne taille et aux paiements récurrents. Ils sont moins coûteux que les virements bancaires, mais leur traitement prend plus de temps, généralement deux à trois jours ouvrables.

• Chèques papier
  Malgré la numérisation croissante, les chèques papier restent une méthode courante pour les transactions interentreprises (B2B) : plus des deux tiers des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête AFP 2020 de l’Association for Financial Professionals utilisaient encore des chèques pour effectuer la majorité de leurs paiements interentreprises (B2B). Bien que les chèques laissent une trace écrite, ils comportent des risques, tels que la possibilité qu’un chèque soit sans provision. Le traitement manuel peut également entraîner des retards et des coûts administratifs.

• Cartes de crédit
  Les cartes de crédit sont commodes pour les transactions instantanées et sont généralement utilisées pour les paiements de petite et moyenne taille. Les entreprises assument souvent le coût des frais pour cette commodité. En raison des frais et des limites de transaction, les cartes de crédit sont rarement utilisées pour les transactions importantes.

• Plateformes poste-à-poste
  Les plateformes poste-à-poste telles que PayPal facilite les paiements nationaux et internationaux. Elles permettent des transactions rapides sans que l’une ou l’autre des parties n’ait à partager directement ses coordonnées bancaires. Les frais sont basés sur la transaction et peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs.

D’autres plateformes numériques, telles que Square et Venmo for Business, permettent des transactions rapides et des structures de frais variables. Elles incluent souvent des fonctionnalités supplémentaires telles que le suivi des stocks et les capacités de facturation, qui plaisent aux petites entreprises.

Comment fonctionne le traitement des paiements interentreprises (B2B)

Nous pouvons décomposer le traitement des paiements interentreprises (B2B) en plusieurs éléments clés :

• Négociation et mise en place de contrats
  Avant de pouvoir effectuer un paiement, les deux parties doivent se mettre d’accord sur les conditions générales, notamment le prix, les modes de paiement et les délais. Les négociations contractuelles jettent les bases de l’ensemble du processus de paiement, en précisant les attentes et en créant une base juridique pour la relation commerciale.

• Génération et livraison des factures
  Une fois les services ou les biens livrés, le vendeur crée généralement une facture décrivant le coût, les modalités de paiement et autres informations importantes. Le vendeur envoie cette facture à l’acheteur, souvent par courriel, bien que certaines entreprises puissent encore utiliser le courrier traditionnel. Les systèmes de facturation numérique ont gagné en popularité en raison de leur capacité à accélérer cette étape.

• Rapprochement et approbation des factures
  Après réception de la facture, le service des comptes fournisseurs de l’acheteur l’examinera pour confirmer qu’elle correspond au contrat et aux biens ou services reçus. Une fois approuvée, le paiement de cette facture est programmé. Les logiciels comptables modernes peuvent automatiser une grande partie de ce processus, bien qu’une intervention humaine soit souvent nécessaire pour la vérification et l’approbation.

• Exécution des paiements
  Ici, le paiement a lieu, ce qui peut se faire de différentes manières, telles que des virements bancaires, des paiements ACH, des cartes de crédit ou des chèques papier. Chaque méthode présente ses propres avantages et inconvénients, tels que le coût, la rapidité et le niveau de documentation fournie.

• Vérification des transactions
  Une fois le paiement effectué, il est d’usage que les deux parties passent par un processus de vérification. Le payeur confirmera que le paiement a été débité de son compte, tandis que le bénéficiaire confirmera la réception des fonds. Cette étape implique souvent une coordination entre les services des comptes fournisseurs et des comptes clients.

• Tenue de dossiers
  Une documentation adéquate est essentielle pour la conformité, l’audit et la résolution éventuelle des litiges. Les deux parties mettront à jour leurs registres comptables pour refléter la transaction effectuée, en veillant à ce que tout soit conforme aux évaluations financières futures.

• Contrôles de conformité
  Souvent, des contrôles de conformité sont effectués pendant le processus de paiement pour vérifier que toutes les activités respectent les lois et directives pertinentes, en particulier lorsque le paiement implique des transactions internationales ou des industries avec des réglementations strictes. Le non-respect de ces vérifications pourrait entraîner des répercussions juridiques.

• Résolution des litiges
  En cas de divergence, comme des paiements insuffisants ou des retards de paiement, un processus formel est lancé pour résoudre le problème. Cela peut impliquer l’examen des contrats, des factures et des registres de paiement.

Au cours de ces étapes, les plateformes numériques et les systèmes logiciels peuvent fournir une automatisation, des mesures de sécurité et une facilité de suivi, aidant ainsi les entreprises à développer un processus de paiement interentreprises (B2B) efficace.

Les défis des paiements interentreprises (B2B)

La gestion des paiements interentreprises (B2B) exige une stratégie multidimensionnelle qui traite, entre autres, les incohérences de données, la conformité, les coûts et la liquidité. Chacun de ces domaines est prêt pour une intervention technologique, que ce soit par le biais d’intégrations d’interfaces de programmation d’applications (API), des outils de suivi en temps réel ou des logiciels d’automatisation. Bien qu’il n’existe pas de solution unique, une combinaison de ces outils peut contribuer à simplifier les paiements interentreprises (B2B).

• Incohérences dans la synchronisation des données
  L’un des plus grands défis de la gestion des paiements interentreprises (B2B) est la synchronisation des données. Lorsque les entreprises fonctionnent avec différents systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) et de transactions, les incohérences peuvent entraîner des retards de traitement ou, pire, des erreurs de facturation. L’intégration d’API peut atténuer ces difficultés, en permettant aux différents systèmes de communiquer plus efficacement.

• Complexité de la conformité
  La gestion de la conformité, qu’il s’agisse de codes fiscaux, de sanctions commerciales ou de frais de transactions transfrontalières, dans un environnement réglementaire complexe et en constante évolution, peut prendre beaucoup de temps. Et les pénalités pour manquements peuvent être sévères, car elles ont un impact non seulement sur les résultats d’une entreprise, mais aussi sur les relations commerciales à long terme. Pour garder une longueur d’avance, les entreprises doivent mettre en œuvre une surveillance en temps réel et une conformité automatisée.

• Gestion des coûts
  Les frais de traitement peuvent réduire considérablement les bénéfices. Qu’il s’agisse de frais bancaires, de frais de conversion de devises ou de paiements provenant de passerelles de paiement, les coûts peuvent s’accumuler rapidement. En renégociant les conditions et en cherchant des taux plus avantageux, il est possible d’exercer un meilleur contrôle sur ces dépenses.

• Les modalités de paiement et leur incidence
  Les modalités de paiement peuvent avoir une incidence significative sur vos liquidités. Bien que le fait d’accorder des modalités de paiement plus généreuses puisse vous rendre plus attrayant pour les acheteurs, cela peut également épuiser vos ressources. De même, insister pour des paiements rapides pourrait mettre à rude épreuve et, à terme, perturber, votre chaîne d’approvisionnement. Pour trouver le bon équilibre, il faut examiner de près vos finances et, peut-être, même faire un peu de modélisation prédictive.

• Complications durant le rapprochement
  Le rapprochement manuel est un autre domaine vulnérable à l’inefficacité. Lorsque les paiements ne correspondent pas automatiquement aux factures, le travail manuel nécessaire pour les rapprocher a une incidence négative sur la productivité. L’un des moyens de lutter contre ce problème est d’utiliser des outils d’automatisation capables de faire correspondre les paiements aux factures impayées.

• Défis multidevises et transfrontaliers
  Traiter avec plusieurs devises peut compliquer encore plus les choses, et les fluctuations des taux de change peuvent affecter à la fois les stratégies de prix et les marges bénéficiaires. Des systèmes sophistiqués de gestion des devises qui bloquent les taux ou offrent des conversions en temps réel peuvent offrir un certain degré de prévisibilité à cet égard.

Pratiques exemplaires de traitement des paiements interentreprises (B2B)

Voici les stratégies qui peuvent optimiser le traitement de vos paiements interentreprises (B2B) :

• Intégrations axées sur les API
  Lorsque votre système de traitement des paiements communique efficacement avec vos autres plateformes, qu’il s’agisse de systèmes de gestion des stocks, de comptabilité ou de gestion de la relation client (GRC), votre travail devient infiniment plus facile. Les API peuvent transmettre des données en temps réel entre les plateformes, ce qui rend les écarts rares. Et lorsque des écarts se produisent, ils sont plus faciles à repérer. Cela permet à votre entreprise de rester agile, de détecter rapidement les erreurs et de réduire le travail manuel qu’exige le rapprochement des données incompatibles.

• Surveillance de la conformité en temps réel
  La conformité peut décider de l’échec ou de la réussite d’une opération interentreprises (B2B). La surveillance en temps réel peut signaler instantanément les incohérences et les problèmes, ce qui facilite la mise en conformité et vous évite les mauvaises surprises telles que les pénalités légales et autres complications.

• Audit détaillé des coûts
  Lorsqu’il s’agit de disséquer les coûts de transaction, la transparence est essentielle. Tous les frais de traitement, les frais de passerelle ou tout autre coût associé au paiement doivent être documentés avec soin. L’audit de routine des coûts vous permet d’identifier les domaines dans lesquels vous pouvez négocier de meilleures conditions ou passer à une configuration de paiement plus favorable.

• Optimisation des conditions de paiement
  Toutes les entreprises veulent être payées le plus rapidement et le plus facilement possible, mais des conditions de paiement agressives peuvent parfois se retourner contre elles et provoquer des tensions dans les relations commerciales. D’un autre côté, de longs délais de paiement pourraient nuire à votre fonds de roulement. L’analyse peut vous aider à trouver le point idéal, peut-être Net 45 au lieu de Net 30 ou Net 60. Grâce à la modélisation prédictive, vous pouvez mieux anticiper l’incidence des changements dans les conditions de paiement sur différents aspects de votre entreprise, de la liquidité aux relations avec les fournisseurs.

• Automatisation pour le rapprochement
  Le rapprochement manuel peut prendre plus d’heures que de nombreuses entreprises ne peuvent se le permettre. Les solutions automatisées permettent de faire correspondre les factures aux paiements reçus, ce qui permet de signaler les incohérences et de vous éviter, à vous et à votre équipe, un travail fastidieux et fastidieux.

• Options multidevises
  Si votre entreprise traverse les frontières, vous devrez gérer plusieurs devises et la volatilité des taux de change. Certaines entreprises choisissent un compte bancaire multidevises, mais il existe également des systèmes spécialisés de gestion des devises qui vous permettent de bloquer des taux de change favorables pendant une période déterminée. Cela peut vous donner de la prévisibilité dans un environnement autrement instable.

• Transparence avec les fournisseurs et les clients
  La transparence crée la confiance. Si les fournisseurs et les clients ont accès à des données en temps réel, ils peuvent détecter et résoudre les problèmes plus rapidement. Il ne s’agit pas de révéler l’intégralité de votre stratégie en cours, mais un partage stratégique des délais de paiement, des statuts de traitement et d’autres données liées aux transactions peut grandement contribuer à établir des relations résilientes.

• Audits réguliers
  Il s’agit de vérifier vos relevés de paiement par rapport aux relevés bancaires et aux journaux comptables, et de signaler toute anomalie. Il n’est pas rare que les entreprises découvrent qu’elles perdent régulièrement de petites sommes d’argent au fil du temps en raison d’erreurs simples, ce qu’un système automatisé ne détectera pas nécessairement.

En vous concentrant sur ces pratiques exemplaires, vous pouvez aider votre entreprise à améliorer ses capacités de traitement des paiements, ce qui rend ses opérations plus agiles, plus conformes et plus rentables. Mais il ne s’agit pas de solutions ponctuelles : lorsqu’elles sont bien conçues, elles font partie d’une stratégie globale qui évolue avec votre entreprise.

Comment accepter les paiements interentreprises (B2B)

Avant de commencer à accepter des paiements interentreprises (B2B), il est important de procéder à une évaluation exhaustive des besoins de votre entreprise. Cela implique plusieurs éléments clés :

• Partenaires de transaction
  La première étape consiste à identifier les personnes avec qui vous faites affaire. S’agit-il de petites entreprises ou de grandes entreprises? C’est important parce que les grandes entreprises préfèrent souvent des méthodes de paiement telles que transfert électronique de fonds (TEF) ou chambre de compensation automatisée (ACH), tandis que les petites entreprises pourraient préférer les cartes de crédit.

• Moyens de paiement préférés
  Les normes de paiement varient d’un secteur à l’autre, et la compréhension de ces différences peut contribuer à la réussite de votre entreprise. Par exemple, dans le secteur des logiciels-services, les abonnements et les paiements récurrents sont standard et nécessitent des fonctionnalités spécifiques dans votre système de paiement.

• Volume de transactions
  Le volume et la fréquence des transactions peuvent influencer le choix du prestataire de services de traitement des paiements, ainsi que le niveau d’automatisation dont vous aurez besoin. Si vous traitez des milliers de transactions par jour, l’automatisation n’est pas seulement une commodité, c’est une nécessité.

• Transactions transfrontalières
  Si vous faites affaire avec des partenaires internationaux, la conversion de devises, les frais internationaux et la conformité aux lois fiscales étrangères deviennent des préoccupations immédiates. Vous aurez besoin d’un prestataire de services de paiement capable de traiter plusieurs devises et informations de versement.

• Évaluation des options de traitement des paiements
  Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, il est temps d’évaluer les options qui s’offrent à vous en matière de prestataires de services de traitement des paiements. Voici ce qu’il faut rechercher :

  • Fonctionnalités et évolutivité : Bien que des fournisseurs comme Stripe offrent un large éventail de fonctionnalités, telles que la facturation par abonnement et la prise en charge de plusieurs devises, il n’existe peut-être pas de solution universelle. Vérifiez si la plateforme que vous avez choisie peut s’adapter à vos besoins, en particulier si votre entreprise a un fort potentiel de croissance.
    
  • Structure tarifaire : Les frais de transaction ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Creusez davantage pour découvrir les frais mensuels, les frais de configuration et tous les autres frais cachés. Cela affecte directement vos résultats, il vaut donc la peine de faire une analyse coûts-avantages complète.
    
  • Sécurité et conformité : Les violations de données peuvent être fatales pour toute entreprise. Assurez-vous que le fournisseur que vous avez choisi respecte les normes du secteur en matière de sécurité des données, par exemple la conformité PCI (Payment Card Industry) pour les transactions par carte de crédit.
    

Le processus d’acceptation des paiements interentreprises (B2B)

Une fois que vous avez choisi votre fournisseur et configuré votre système, vous pouvez commencer à accepter des paiements. Voici comment cela fonctionne :

• Facturation
  La première étape pour se faire payer est de fournir une facture détaillée. Dans la mesure du possible, automatisez votre système afin qu’il inclue les postes, les taxes et les frais supplémentaires sans avoir besoin de votre intervention. Certains prestataires de services de paiement proposent une facturation dynamique, ce qui signifie que la facture est mise à jour en temps réel au fur et à mesure que les éléments changent. Cela vous permet, à vous et à votre client, d’avoir une vue d’ensemble des coûts à la minute près.

• Tenue de livres et comptabilité
  Une fois que vous avez reçu le paiement, les détails de la transaction devraient automatiquement être transférés dans votre logiciel de comptabilité. Si vous intégrez votre prestataire de services de paiement et votre logiciel de comptabilité, cela peut être automatique. La synchronisation en temps réel peut éliminer les erreurs humaines et vous faire gagner un temps précieux, en particulier à grande échelle.

Comment Stripe aide-t-elle les entreprises à traiter les paiements interentreprises (B2B)?

Malgré le volume massif et la croissance continue du secteur des paiements interentreprises (B2B), l’infrastructure qui soutient ce secteur a souvent été obsolète. Voici comment Stripe relève ce défi :

• Modernisation de la facturation
  Traditionnellement, les entreprises commencent leurs processus comptables par des factures papier. Cette méthode peut entraîner des erreurs et des incertitudes dans les prévisions de revenus. Stripe a développé des factures en ligne qui s’intègrent à un système de paiement électronique intégré. Ces factures s’adaptent au moyen et à la langue préférés des entreprises et respectent les réglementations locales.

• Virements bancaires
  Stripe introduit une nouvelle version des virements bancaires en 2022. Ce système utilise les numéros de compte bancaire virtuels pour faciliter le rapprochement et simplifier les processus de remboursement et de retour. Il se synchronise également bien avec d’autres systèmes tels que la facturation et les abonnements. Les entreprises qui utilisent cette fonctionnalité ont signalé une diminution des interventions manuelles dans leurs processus de paiement. Par exemple, le cofondateur de Yorlet, une société de logiciels de gestion immobilière, a estimé que ce nouveau type de virement bancaire permettait à l’entreprise d’économiser 1,5 heure par semaine grâce à la réduction du rapprochement manuel.

• Paiements récurrents
  De nombreuses transactions interentreprises (B2B), comme les abonnements mensuels, sont récurrentes. Bien que de nombreuses entreprises souhaitent simplifier ces paiements récurrents, leur mise en place avec des méthodes traditionnelles nécessite des processus complexes. Par exemple, avant d’effectuer des prélèvements automatiques ACH, les entreprises doivent d’abord vérifier les comptes de leurs clients, ce qui peut prendre beaucoup de temps.

• Stripe Financial Connections
  Cette fonctionnalité simplifie le processus de vérification pour les entreprises, en leur permettant d’établir des connexions en ligne directes avec les comptes bancaires de leurs clients. Plus de Stripe utilisateurs préfèrent utiliser Financial Connections par rapport aux microversements à cet effet.

• Collaboration et intégration
  Stripe collabore avec différentes entreprises, dont la plateforme de communication internationale Zoom, pour les aider à traiter les paiements via ACH sans les attentes généralement associées aux microversements, ce qui est une aubaine pour chaque entreprise et ses équipes de développement.

En relevant les défis du secteur des paiements interentreprises (B2B)et en fournissant aux entreprises des solutions concrètes, Stripe crée un avenir plus prévisible et plus rentable pour les paiements interentreprises (B2B).