Come accettare i pagamenti B2B: informazioni essenziali per le aziende

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Accetta pagamenti online, di persona e in tutto il mondo con una soluzione di pagamento sviluppata per qualsiasi tipo di attività, dalle start-up in espansione alle società internazionali.

Ulteriori informazioni 
  1. Introduzione
  2. Tipi di pagamenti B2B
  3. Come funziona l’elaborazione dei pagamenti B2B
  4. Sfide dei pagamenti B2B
  5. Best practice per l’elaborazione dei pagamenti B2B
  6. Come accettare i pagamenti B2B
    1. Il processo per accettare i pagamenti B2B
  7. In che modo Stripe può aiutare le attività a elaborare i pagamenti B2B?

I pagamenti B2B sono transazioni tra attività che implicano lo scambio di beni, servizi o informazioni. Rispetto alle transazioni dei clienti, questi pagamenti comportano solitamente somme di denaro maggiori, termini di pagamento più lunghi, contratti più complessi e molteplici soggetti interessati, il che può rallentare il completamento del pagamento. Sia il pagatore che il beneficiario devono gestire questioni di conformità e sicurezza, il che aumenta la complessità operativa di queste transazioni. A causa di queste sfide, i pagamenti B2B potrebbero richiedere piattaforme di pagamento o software specializzati. Nel 2023 il valore del mercato B2B globale superava i 26 mila miliardi di dollari.

In questo articolo presentiamo una panoramica delle tipologie di pagamenti B2B e spieghiamo come fare per accettarli e per attivare una strategia personale precisa e accurata.

Contenuto dell'articolo

  • Tipi di pagamenti B2B
  • Come funziona l'elaborazione dei pagamenti B2B
  • Sfide dei pagamenti B2B
  • Best practice per l'elaborazione dei pagamenti B2B
  • Come accettare i pagamenti B2B
  • In che modo Stripe può aiutare le attività a elaborare i pagamenti B2B?

Tipi di pagamenti B2B

Come molti altri tipi di pagamenti, i pagamenti B2B non usano un'unica modalità di pagamento. Poiché la tecnologia ha introdotto una gamma di modalità di pagamento in continua espansione, anche le modalità di pagamento B2B si sono diversificate. Ecco una breve panoramica dei principali tipi di pagamenti B2B:

  • Bonifici bancari
    I bonifici bancari sono transazioni dirette tra conti bancari e vengono spesso utilizzati per pagamenti urgenti di importi elevati. Sono veloci e affidabili, ma possono essere costosi, con commissioni che variano tra 15 e 45 $. Entrambe le parti devono condividere le informazioni finanziarie per avviare la transazione.

  • Trasferimenti ACH
    I trasferimenti ACH, o pagamenti Automated Clearing House, sono trasferimenti elettronici di fondi adatti per transazioni di piccole e medie dimensioni e pagamenti ricorrenti. Sono meno costosi dei bonifici bancari ma richiedono più tempo per l'elaborazione, in genere due o tre giorni lavorativi.

  • Assegni cartacei
    Nonostante la crescente digitalizzazione, gli assegni cartacei continuano a essere un metodo comune per le transazioni B2B: più di due terzi degli intervistati nel sondaggio AFP 2020 dell'Association for Financial Professionals utilizzava ancora gli assegni per la maggior parte dei propri pagamenti B2B. Sebbene gli assegni offrano una traccia cartacea, comportano dei rischi, come la possibilità che un assegno venga respinto. L'elaborazione manuale può inoltre comportare ritardi e costi amministrativi.

  • Carte di credito
    Le carte di credito sono comode per le transazioni istantanee e sono generalmente usate per pagamenti medio-piccoli. Le attività spesso sostengono il costo delle commissioni per usufruire di questa comodità. A causa delle commissioni e dei limiti di transazione, le carte di credito vengono utilizzate raramente per transazioni di grandi dimensioni.

  • Piattaforme peer-to-peer
    Le piattaforme peer-to-peer come PayPal facilitano i pagamenti nazionali e internazionali. Consentono transazioni rapide senza richiedere alle parti di condividere direttamente i dati bancari. Le commissioni sono basate sulle transazioni e possono variare in base a diversi fattori.

Altre piattaforme digitali, come Square e Venmo for Business, forniscono transazioni rapide e strutture tariffarie diverse. Spesso includono funzionalità aggiuntive come fatturazione e monitoraggio dell'inventario, che risultano interessanti per le attività più piccole.

Come funziona l'elaborazione dei pagamenti B2B

L'elaborazione dei pagamenti B2B può essere suddivisa in diversi componenti chiave:

  • Negoziazione e definizione del contratto
    Prima che possa avvenire qualsiasi pagamento, entrambe le parti devono concordare termini e condizioni, inclusi prezzi, modalità di pagamento e tempistiche. Le trattative contrattuali pongono le basi per l'intero processo di pagamento, precisando le aspettative e creando una base giuridica per il rapporto commerciale.

  • Generazione e invio delle fatture
    Una volta consegnati i beni o servizi, il venditore generalmente crea una fattura delineando il costo, i termini di pagamento e altre informazioni importanti. Il venditore invia questa fattura all'acquirente, spesso via email, anche se alcune attività potrebbero ancora utilizzare la posta tradizionale. I sistemi di fatturazione digitale hanno guadagnato popolarità per la loro capacità di accelerare questo passaggio.

  • Riconciliazione e approvazione delle fatture
    Dopo aver ricevuto la fattura, il reparto di contabilità fornitori dell'acquirente la esaminerà per confermare che corrisponda al contratto e ai beni o servizi ricevuti. Una volta approvata, questa fattura viene messa in pagamento. I moderni software di contabilità possono automatizzare gran parte di questo processo, sebbene spesso sia necessario l'intervento umano per la verifica e l'approvazione.

  • Esecuzione del pagamento
    A questo punto si procede con il pagamento che può avvenire con varie modalità, ad esempio tramite bonifici, pagamenti ACH, carte di credito o assegni cartacei. Ciascuna modalità presenta una serie di vantaggi e svantaggi in termini di costi, velocità e livello di documentazione fornita.

  • Verifica della transazione
    Dopo aver effettuato il pagamento, è consuetudine che entrambe le parti eseguano un processo di verifica. Il pagatore confermerà che il pagamento è stato addebitato sul proprio conto, mentre il beneficiario confermerà la ricezione dei fondi. Questo passaggio spesso comporta il coordinamento tra i reparti di contabilità clienti e contabilità fornitori.

  • Tenuta dei registri
    Una documentazione adeguata è fondamentale per la conformità, il controllo e la risoluzione delle potenziali controversie. Entrambe le parti aggiorneranno i propri registri contabili per riflettere la transazione completata, garantendo che tutto sia a posto per le future valutazioni finanziarie.

  • Controlli di conformità
    Spesso, durante il processo di pagamento vengono effettuati controlli di conformità per verificare che tutte le fasi rispettino le leggi e le linee guida pertinenti, soprattutto quando il pagamento coinvolge transazioni internazionali o settori con normative rigorose. La mancata esecuzione di questi controlli potrebbe comportare ripercussioni legali.

  • Risoluzione delle contestazioni
    In caso di discrepanze, come pagamenti incompleti o in ritardo, viene avviato un processo formale per risolvere il problema. Ciò può comportare la revisione di contratti, fatture e registrazioni dei pagamenti.

Attraverso queste fasi, le piattaforme digitali e i sistemi software possono fornire automazione, misure di sicurezza e facilità di tracciamento, aiutando le attività a sviluppare un processo di pagamento B2B efficace.

Sfide dei pagamenti B2B

La gestione dei pagamenti B2B richiede una strategia articolata che affronti, tra gli altri fattori, le incoerenze dei dati, la conformità, i costi e la liquidità. Ognuna di queste aree è matura per un intervento tecnologico, che sia tramite integrazioni di API (interfacce di programmazione delle applicazioni), strumenti di monitoraggio in tempo reale o software di automazione. Sebbene non esista una soluzione valida per tutti, una combinazione di questi strumenti può aiutare ad alleviare le complessità dei pagamenti B2B.

  • Incoerenze nella sincronizzazione dei dati
    Una delle maggiori sfide nella gestione dei pagamenti B2B è la sincronizzazione dei dati. Quando le attività operano con sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e sistemi di transazione diversi, le incoerenze possono portare a ritardi nell'elaborazione o, peggio, a errori nella fatturazione. L'integrazione di API può mitigare queste sfide, consentendo a sistemi diversi di comunicare in modo più efficace.

  • Complessità della conformità
    Gestire la conformità, che si tratti di codici fiscali, sanzioni commerciali o commissioni per transazioni transfrontaliere, all'interno di un contesto normativo complesso e in continua evoluzione può essere un processo molto lungo. Inoltre, le sanzioni per gli errori possono essere severe, poiché influiscono non solo sui profitti di un'azienda, ma anche sui rapporti commerciali a lungo termine. Per restare al passo, le attività dovrebbero implementare il monitoraggio in tempo reale e la conformità automatizzata.

  • Gestione dei costi
    Le spese di elaborazione possono incidere notevolmente sui profitti. Che si tratti di commissioni bancarie o di conversione di valuta o addebiti dei gateway di pagamento, i costi possono aumentare rapidamente. Rinegoziando i termini e cercando tariffe più favorevoli, è possibile esercitare un maggiore controllo su queste spese.

  • Termini di pagamento e relativo impatto
    I termini di pagamento possono avere un impatto significativo sulla liquidità. Anche se offrendo termini di pagamento più generosi potresti attrarre gli acquirenti, puoi trovarti a esaurire le risorse. Allo stesso modo, insistere per pagamenti rapidi potrebbe mettere a dura prova e, in ultima analisi, interrompere la catena di approvvigionamento. Trovare il giusto equilibrio richiede uno sguardo attento alle tue finanze e probabilmente anche alcuni modelli predittivi.

  • Problemi di riconciliazione
    La riconciliazione manuale è un'altra area soggetta a inefficienze. Quando i pagamenti non corrispondono automaticamente alle fatture, il lavoro manuale necessario per la riconciliazione ha un impatto negativo sulla produttività. Un modo per risolvere questo problema è utilizzare strumenti di automazione in grado di abbinare i pagamenti alle fatture in sospeso.

  • Sfide relative alle transazioni multi-valuta e transfrontaliere
    La gestione di più valute può complicare ulteriormente le cose e le fluttuazioni dei tassi di cambio possono influenzare sia le strategie di prezzo che i margini di profitto. Sofisticati sistemi di gestione valutaria che bloccano i tassi o offrono conversioni in tempo reale possono fornire un certo grado di prevedibilità in questi casi.

Best practice per l'elaborazione dei pagamenti B2B

Ecco le strategie che possono ottimizzare l'elaborazione dei pagamenti B2B:

  • Integrazioni basate su API
    Quando il sistema di elaborazione dei pagamenti comunica in modo fluido con le altre piattaforme, siano esse sistemi di gestione dell'inventario, contabilità o gestione delle relazioni con i clienti (CRM), il lavoro diventa infinitamente più semplice. Le API possono trasmettere dati in tempo reale tra le piattaforme, riducendo significativamente le discrepanze. E anche quando si verificano delle discrepanze, è molto più facile individuarle. Questo mantiene agile la tua attività, ti aiuta a rilevare rapidamente gli errori e riduce al minimo il lavoro manuale richiesto dalla riconciliazione dei dati non corrispondenti.

  • Monitoraggio della conformità in tempo reale
    La conformità può creare o interrompere un'operazione B2B. Il monitoraggio in tempo reale può segnalare istantaneamente incoerenze e problemi, semplificando il rispetto della conformità ed evitando spiacevoli sorprese come sanzioni legali e altre complicazioni.

  • Controllo dettagliato dei costi
    Nell'analisi dei costi delle transazioni la trasparenza assume un ruolo fondamentale. Ogni commissione di elaborazione, addebito dei gateway o qualsiasi altro costo associato al pagamento deve essere documentato in modo accurato. Il controllo di routine dei costi ti consente di identificare gli ambiti in cui puoi negoziare condizioni migliori o passare a una configurazione di pagamento più favorevole.

  • Ottimizzazione dei termini di pagamento
    Ogni attività desidera essere pagata nel modo più rapido e semplice possibile, ma termini di pagamento aggressivi a volte possono rivelarsi controproducenti e causare tensioni nei rapporti commerciali. D'altra parte, lunghi termini di pagamento potrebbero incidere negativamente sul capitale circolante. Le analisi possono aiutarti a trovare un punto di equilibrio, ad esempio il pagamento a 45 giorni invece che a 30 o 60. Utilizzando i modelli predittivi, puoi anticipare meglio il modo in cui i cambiamenti nei termini di pagamento possono influire su diversi aspetti della tua attività, dalla liquidità alle relazioni con i fornitori.

  • Automazione per la riconciliazione
    La riconciliazione manuale può richiedere più ore di quelle che molte attività possono permettersi. Le soluzioni automatizzate possono abbinare le fatture ai pagamenti ricevuti, segnalando le incoerenze da controllare e risparmiando a te e al tuo team un lavoro noioso e dispendioso in termini di tempo.

  • Opzioni multi-valuta
    Se la tua attività opera oltre i confini, dovrai gestire più valute e la volatilità dei tassi di cambio. Alcune attività scelgono un conto bancario multi-valuta, ma esistono anche sistemi specializzati per la gestione valutaria che consentono di bloccare tassi di cambio favorevoli per un determinato periodo. Questo può offrirti una certa prevedibilità in un ambiente altrimenti volatile.

  • Trasparenza con fornitori e clienti
    La trasparenza crea fiducia. Se fornitori e clienti hanno accesso ai dati in tempo reale, possono individuare e risolvere i problemi più rapidamente. Questo non significa rivelare tutto, ma la condivisione strategica delle tempistiche di pagamento, degli stati di elaborazione e di altri dati relativi alle transazioni può contribuire notevolmente alla creazione di relazioni resilienti.

  • Controlli regolari
    Questo comporta il controllo delle registrazioni dei pagamenti a fronte degli estratti conto bancari e dei registri contabili e la segnalazione di eventuali discrepanze. Non è raro che le attività scoprano di aver perso costantemente piccole somme di denaro nel tempo a causa di semplici errori, che un sistema automatizzato non necessariamente rileva.

Concentrarsi su queste best practice può aiutare la tua attività a migliorare le proprie capacità di elaborazione dei pagamenti, rendendo le operazioni più agili, conformi e convenienti. Ma queste non sono soluzioni una tantum: se implementate correttamente, diventano parte di una strategia globale che si evolve insieme alla tua attività.

Come accettare i pagamenti B2B

Prima di iniziare ad accettare i pagamenti B2B, è importante condurre una valutazione esaustiva delle esigenze della tua attività. Questo coinvolge diversi elementi chiave:

  • Partner delle transazioni
    Il primo passo è identificare con chi fai affari. Si tratta di piccole imprese o grandi multinazionali? Questo aspetto è importante perché spesso le grandi aziende preferiscono modalità di pagamento come trasferimenti Electronic Funds Transfer (EFT) o Automated Clearing House (ACH), mentre le piccole attività potrebbero preferire le carte di credito.

  • Modalità di pagamento preferite
    Settori diversi hanno norme di pagamento diverse e comprendere queste differenze può aiutare la tua attività ad avere successo. Ad esempio, nel settore Software-as-a-Service (SaaS), abbonamenti e pagamenti ricorrenti sono standard e queste modalità richiedono funzionalità specifiche nel sistema di pagamento.

  • Volume delle transazioni
    Il volume e la frequenza delle transazioni possono influenzare la scelta del fornitore di elaborazione dei pagamenti e anche il livello di automazione di cui avrai bisogno. Se devi elaborare migliaia di transazioni al giorno, l'automazione non è solo una comodità, è una necessità.

  • Transazioni transfrontaliere
    Se tratti con partner internazionali, la conversione di valuta, le commissioni internazionali e il rispetto delle leggi fiscali straniere diventano preoccupazioni immediate. Avrai pertanto bisogno di un elaboratore di pagamento capace di gestire più valute e informazioni sulla rimessa fiscale.

  • Valutazione delle opzioni per l'elaborazione dei pagamenti
    Una volta che hai un quadro chiaro delle tue esigenze, è il momento di valutare le diverse opzioni per i fornitori di elaborazione dei pagamenti. Ecco cosa è importante considerare:

    • Funzionalità e possibilità di crescita: anche se i fornitori come Stripe offrono un'ampia gamma di funzionalità, come l'addebito su abbonamenti e il supporto multi-valuta, potrebbero non essere una soluzione valida per tutti. Verifica se la piattaforma prescelta può espandersi con le tue esigenze, specialmente se la tua attività ha un alto potenziale di crescita.
    • Struttura tariffaria: le commissioni di transazione sono solo la punta dell'iceberg. Approfondisci per scoprire tariffe mensili, costi di attivazione e qualsiasi altro addebito nascosto. Questo ha un impatto diretto sui tuoi profitti, quindi vale la pena fare un'analisi completa costi-benefici.
    • Sicurezza e conformità: le violazioni dei dati possono essere estremamente dannose per qualsiasi attività. Assicurati che il fornitore prescelto rispetti gli standard del settore per la sicurezza dei dati, ad esempio la conformità allo standard Payment Card Industry (PCI) per le transazioni con carta di credito.

Il processo per accettare i pagamenti B2B

Una volta scelto il fornitore e configurato il sistema, puoi iniziare ad accettare pagamenti. Vediamo più da vicino come funziona questo processo:

  • Fatturazione
    Il primo passo per essere pagato è una fattura dettagliata e accurata. Ove possibile, automatizza il tuo sistema in modo che includa voci riga, tasse e costi aggiuntivi senza bisogno del tuo input. Alcuni fornitori di servizi di pagamento forniscono la fatturazione dinamica, che significa che la fattura si aggiorna automaticamente quando cambiano gli elementi. Questo offre a te e al tuo cliente una visione aggiornata dei costi.

  • Tenuta dei libri e contabilità
    Una volta ricevuto il pagamento, i dettagli della transazione dovrebbero confluire automaticamente nel tuo software di contabilità. Se integri il fornitore di servizi di pagamento con il software di contabilità, questo passaggio può essere automatico. La sincronizzazione in tempo reale può eliminare gli errori umani e consentirti di risparmiare tempo prezioso, soprattutto su larga scala.

In che modo Stripe può aiutare le attività a elaborare i pagamenti B2B?

Nonostante l'enorme volume e la continua crescita del settore dei pagamenti B2B, l'infrastruttura che supporta questo settore è spesso obsoleta. Ecco in che modo Stripe affronta questa sfida:

  • Modernizzazione della fatturazione
    Tradizionalmente, le attività avviano i processi contabili con fatture cartacee. Questo metodo può generare errori e incertezze nelle previsioni dei ricavi. Stripe ha sviluppato le fatture online che si integrano con un sistema di pagamento elettronico predefinito. Queste fatture si adattano alla modalità e alla lingua preferita delle attività e rispettano le normative locali.

  • Bonifici bancari
    Stripe ha introdotto una nuova versione dei bonifici bancari nel 2022. Questo sistema utilizza i numeri di conto bancario virtuali (VBAN) per facilitare la riconciliazione e semplificare i processi di rimborso e reso. Inoltre, si sincronizza perfettamente con altri sistemi come fatturazione e abbonamenti. Le aziende che utilizzano questa funzionalità hanno segnalato una diminuzione degli interventi manuali nei loro processi di pagamento. Ad esempio, il cofondatore di Yorlet, una società di software per la gestione immobiliare, ha stimato che questo nuovo tipo di bonifico bancario fa risparmiare all'azienda 1,5 ore a settimana grazie alla riduzione della riconciliazione manuale.

  • Pagamenti ricorrenti
    Molte transazioni B2B, come gli abbonamenti mensili, sono ricorrenti. Sebbene molte attività desiderino semplificare questi pagamenti ricorrenti, la configurazione con le modalità tradizionali comporta processi complessi. Ad esempio, prima di usare gli addebiti diretti ACH, le attività devono verificare i conti dei clienti, il che può richiedere molto tempo.

  • Stripe Financial Connections
    Questa funzionalità semplifica il processo di verifica per le attività, consentendo loro di stabilire connessioni online dirette con i conti bancari dei propri clienti. Più della metà degli utenti Stripe preferisce utilizzare Financial Connections rispetto ai tradizionali microdepositi a tale scopo.

  • Collaborazione e integrazione
    Stripe collabora con varie aziende, inclusa la piattaforma di comunicazione globale Zoom, per aiutarle a elaborare i pagamenti tramite ACH senza le attese tipicamente associate ai microdepositi, il che rappresenta un vantaggio per ogni attività e i team di sviluppo.

Affrontando le sfide nel settore dei pagamenti B2B e offrendo alle attività soluzioni tangibili, Stripe sta creando un futuro più programmabile e redditizio per i pagamenti B2B.

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