Pagamentos B2B são transações entre empresas que envolvem a troca de bens, serviços ou informações. Em comparação com as transações de clientes, esses pagamentos geralmente envolvem somas maiores, prazos de pagamento mais longos, contratos mais complexos e diversas partes interessadas, o que pode atrasar a conclusão do pagamento. Tanto o pagador quanto o beneficiário devem gerenciar questões de conformidade e segurança, o que aumenta a complexidade operacional dessas transações. Devido a esses desafios, pagamentos B2B podem exigir software ou plataformas de pagamento especializados. Em 2023, o valor do mercado global de B2B foi de mais de US$ 26 trilhões.

Abaixo, vamos explicar o que você precisa saber sobre pagamentos B2B: os diferentes tipos de pagamentos B2B, como aceitá-los e como mobilizar sua estratégia com precisão.

Neste artigo:

• Tipos de pagamentos B2B
  
• Como funciona processamento de pagamentos B2B
  
• Desafios com pagamentos B2B
  
• Melhores práticas de processamento de pagamentos B2B
  
• Como aceitar pagamentos B2B
  
• Como a Stripe ajuda as empresas a processar pagamentos B2B?
  

Tipos de pagamentos B2B

Como muitos outros tipos de pagamento, os pagamentos B2B não usam apenas uma forma de pagamento. Como a tecnologia gerou uma variedade cada vez maior de formas de pagamento, formas de pagamento B2B também se diversificaram. Veja a seguir alguns dos principais tipos de pagamentos B2B:

• Wire transfers
  Wire transfers são transações diretas entre contas bancárias e costumam ser usadas para pagamentos de alto valor e sensíveis ao prazo. Eles são rápidos e confiáveis, mas podem ser caros, com taxas que variam de US$ 15 a US$ 45. Todas as partes precisam compartilhar informações financeiras para iniciar a transação.

• Transferências ACH
  Transferências ACH, ou Pagamentos Automated Clearing House (ACH), são transferências eletrônicas de fundos adequadas para pequenas e médias transações e pagamentos recorrentes. Elas são mais baratas que as wire transfers, mas levam mais tempo para serem processadas, geralmente de dois a três dias úteis.

• Cheques
  Apesar da crescente digitalização, os cheques continuam sendo um método comum para transações B2B: mais de 2/3 dos entrevistados na Pesquisa AFP de 2020 da Associação de Profissionais Financeiros ainda usavam cheques para fazer a maioria de seus pagamentos B2B. Embora os cheques ofereçam um rastro de papel, eles vêm com riscos, como a possibilidade de voltar. O processamento manual também pode introduzir atrasos e custos administrativos.

• Cartões de crédito
  Cartões de crédito são convenientes para transações instantâneas e geralmente são usados para pagamentos de pequeno a médio porte. Muitas vezes, as empresas arcam com o custo das tarifas por essa conveniência. Devido a taxas e limites de transação, os cartões de crédito raramente são usados para grandes transações.

• Plataformas peer-to-peer
  Plataformas peer-to-peer, como PayPal facilitam pagamentos nacionais e internacionais. Eles permitem transações rápidas sem exigir que nenhuma das partes compartilhe dados bancários diretamente. As tarifas são baseadas em transações e podem variar dependendo de vários fatores.

Outras plataformas digitais, como Square e Venmo for Business, oferecem transações rápidas e estruturas de tarifas variadas. Muitas vezes, incluem recursos extras, como rastreamento de inventário e recursos de faturamento, que atraem empresas menores.

Como funciona o processamento de pagamentos B2B

Podemos dividir o processamento de pagamentos B2B em vários componentes principais:

• Negociação e estabelecimento de contratos
  Antes de realizar qualquer pagamento, ambas as partes precisam concordar com os termos e condições, incluindo preço, formas de pagamento e cronogramas. As negociações contratuais estabelecem as bases para todo o processo de pagamento, detalhando expectativas e criando uma base legal para a relação comercial.

• Geração e entrega de faturas
  Quando os serviços ou mercadorias são entregues, o vendedor normalmente cria uma fatura descrevendo o custo, as condições de pagamento e outras informações importantes. O vendedor envia essa fatura ao comprador, muitas vezes por e-mail, embora algumas empresas ainda possam usar o correio. Sistemas de faturamento digital ganharam popularidade por sua capacidade de acelerar essa etapa.

• Reconciliação e aprovação de faturas
  Depois de receber a fatura, o departamento de contas a pagar do comprador vai analisá-la para confirmar se corresponde ao contrato e às mercadorias ou serviços recebidos. Após a aprovação, esta fatura será agendada para pagamento. Os softwares de contabilidade modernos podem automatizar grande parte desse processo, embora a intervenção humana seja frequentemente necessária para verificação e aprovação.

• Execução de pagamentos
  Aqui, o pagamento pode ser feito de várias formas, como wire transfers, pagamentos ACH, cartões de crédito ou cheques. Cada forma tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens, como custo, velocidade e nível de documentação fornecida.

• Verificação de transações
  Após o pagamento, é comum que ambas as partes passem por um processo de verificação. O pagador confirmará que o pagamento foi debitado de sua conta, enquanto o beneficiário confirmará o recebimento dos fundos. Essa etapa geralmente envolve a coordenação entre os departamentos de contas a pagar e contas a receber.

• Manutenção de registros
  A documentação adequada é fundamental para conformidade, auditoria e possível resolução de contestações. Ambas as partes atualizarão seus registros contábeis para refletir a transação concluída, garantindo que tudo esteja alinhado para futuras avaliações financeiras.

• Verificações de conformidade
  Muitas vezes, as verificações de conformidade são realizadas durante o processo de pagamento para verificar se todas as atividades estão de acordo com as leis e diretrizes relevantes, especialmente quando o pagamento envolve transações internacionais ou setores com regulamentações rígidas. A não conclusão dessas verificações pode resultar em repercussões jurídicas.

• Resolução de contestação
  Se surgirem discrepâncias, como pagamentos curtos ou atrasos no pagamento, um processo formal é iniciado para resolver o problema. Isso pode envolver a revisão de contratos, faturas e registros de pagamento.

Por meio dessas etapas, plataformas digitais e sistemas de software podem fornecer automação, medidas de segurança e facilidade de rastreamento, ajudando as empresas a desenvolver um processo de pagamento B2B eficaz.

Desafios com pagamentos B2B

O gerenciamento de pagamentos B2B demanda uma estratégia multifacetada que aborda inconsistências de dados, conformidade, custos e liquidez, entre outros fatores. Todas essas áreas estão prontas para intervenção tecnológica, seja por meio de integrações de interface de programação de aplicativos (API), ferramentas de monitoramento em tempo real ou software de automação. Embora não exista uma solução única para todos, a combinação dessas ferramentas pode ajudar a reduzir as complexidades dos pagamentos B2B.

• Inconsistências na sincronização de dados
  Um dos maiores desafios da gestão de pagamentos B2B é a sincronização de dados. Quando as empresas operam com diferentes sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais) e transações, as inconsistências podem levar a atrasos no processamento ou até erros no faturamento. A integração de API pode reduzir esses desafios, permitindo que diferentes sistemas se comuniquem de forma mais eficaz.

• Complexidade da conformidade
  Gerenciar a conformidade (como códigos fiscais, sanções comerciais ou tarifas de transações internacionais) em um ambiente regulatório complexo e em constante mudança pode ser um processo demorado. E as penalidades por lapsos podem ser severas, pois afetam não apenas os resultados de uma empresa, mas também as relações comerciais de longo prazo. Para se manter na frente, as empresas devem implementar monitoramento em tempo real e conformidade automatizada.

• Gestão de custos
  As tarifas de processamento podem tirar uma grande fatia dos lucros. Ao lidar com tarifas bancárias, tarifas de conversão de moedas ou cobranças de gateways de pagamento, os custos podem se acumular rapidamente. Ao renegociar as condições e buscar tarifas mais favoráveis, é possível exercer mais controle sobre esses gastos.

• Condições de pagamento e seu impacto
  As condições de pagamento podem ter um impacto significativo na sua liquidez. Embora estender condições de pagamento mais generosas possa atrair mais compradores, isso também pode sobrecarregar seus recursos. Da mesma forma, pressionar por pagamentos rápidos pode sobrecarregar (e, em última análise, atrapalhar) sua cadeia de suprimentos. Encontrar o equilíbrio certo requer um olhar atento às suas finanças e, talvez, até mesmo alguma modelagem preditiva.

• Lutas de reconciliação
  A Reconciliação manual é outra área vulnerável à ineficiência. Quando os pagamentos não correspondem automaticamente às faturas, o trabalho manual necessário para conciliá-las impacta negativamente a produtividade. Uma forma de combater isso é usar ferramentas de automação que possam associar pagamentos a faturas pendentes.

• Desafios multimoedas e internacionais
  Lidar com várias moedas pode complicar ainda mais as coisas, e as flutuações da taxa de câmbio podem afetar as estratégias de preços e as margens de lucro. Sistemas sofisticados de gerenciamento de moeda que bloqueiam as taxas ou oferecem conversões em tempo real podem fornecer algum grau de previsibilidade.

Práticas recomendadas de processamento de pagamentos B2B

Estas são as estratégias que podem otimizar seu processamento de pagamentos B2B:

• Integrações com foco na API
  Quando seu sistema de processamento de pagamentos se comunica fluentemente com suas outras plataformas, como gerenciamento de inventário, contabilidade ou sistemas de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente), seu trabalho se torna infinitamente mais fácil. As APIs podem transmitir dados em tempo real entre plataformas, tornando as discrepâncias raras. E quando as discrepâncias ocorrem, elas são mais fáceis de detectar. Isso mantém sua empresa ágil, ajuda a detectar erros rapidamente e minimiza o trabalho manual que a reconciliação de dados incompatíveis exige.

• Monitoramento de conformidade em tempo real
  A conformidade pode fazer ou interromper uma operação B2B. O monitoramento em tempo real pode sinalizar inconsistências e problemas instantaneamente, facilitando a manutenção da conformidade e evitando surpresas desagradáveis, como penalidades legais e outras complicações.

• Auditoria detalhada de custos
  Quando se trata de dissecar os custos de transação, a transparência é fundamental. Cada tarifa de processamento, cobrança de gateway ou qualquer outro custo associado ao pagamento devem ser documentados cuidadosamente. A auditoria de custos de rotina permite identificar onde é possível negociar melhores termos ou mudar para uma configuração de pagamento mais favorável.

• Otimização das condições de pagamento
  Toda empresa quer receber o mais rápido e fácil possível, mas condições de pagamento agressivas às vezes podem sair pela culatra e causar tensão nas relações comerciais. Por outro lado, termos de pagamento longos podem prejudicar seu capital de giro. A análise pode ajudá-lo a encontrar o ponto ideal — talvez 45 dias corridos em vez de 30 ou 60. A modelagem preditiva permite antecipar melhor como as mudanças nos prazos de pagamento podem afetar diferentes aspectos do negócio, da liquidez ao relacionamento com fornecedores.

• Automação para reconciliação
  A Reconciliação manual pode consumir mais horas do que muitas empresas podem pagar. Soluções automatizadas podem associar faturas aos pagamentos recebidos, identificando inconsistências para análise e evitando que você e sua equipe trabalhem de forma demorada e tediosa.

• Opções multimoedas
  Se a sua empresa cruzar fronteiras, você precisará lidar com várias moedas — e volatilidade da taxa de câmbio. Algumas empresas escolhem uma conta bancária multimoedas, mas também existem sistemas especializados de gerenciamento de moedas que permitem bloquear taxas de câmbio favoráveis por um período definido. Isso pode oferecer previsibilidade em um cenário volátil.

• Transparência com fornecedores e clientes
  Transparência gera confiança. Se os fornecedores e clientes tiverem acesso a dados em tempo real, eles poderão detectar e resolver problemas mais rapidamente. Isso não significa revelar toda a cartilha, mas o compartilhamento estratégico de cronogramas de pagamento, o status de processamento e outros dados relacionados a transações podem ajudar muito na construção de relacionamentos resilientes.

• Auditorias periódicas
  Isso envolve verificar seus registros de pagamento em extratos bancários e logs de contabilidade, além de detectar discrepâncias. Não é incomum que as empresas descubram que têm perdido pequenas quantias de dinheiro consistentemente ao longo do tempo devido a erros simples — algo que um sistema automatizado não necessariamente detectará.

O foco nessas práticas recomendadas pode ajudar sua empresa a elevar os recursos de processamento de pagamentos, tornando as operações mais ágeis, compatíveis e econômicas. Mas essas não são soluções pontuais: quando bem-feitas, elas fazem parte de uma estratégia abrangente que evolui com o seu negócio.

Como aceitar pagamentos B2B

Antes de começar a aceitar pagamentos B2B, é importante realizar uma avaliação exaustiva das suas necessidades comerciais. Isso envolve vários elementos-chave:

• Parceiros de transação
  O primeiro passo é identificar com quem você está fazendo negócios. São pequenas empresas ou grandes corporações? Isso é importante, porque as grandes corporações geralmente preferem formas de pagamento como transferência eletrônica de fundos (EFT) ou Automated Clearing House (ACH), enquanto empresas menores podem preferir cartões de crédito.

• Formas de pagamento preferidas
  Diferentes setores têm normas de pagamento diferentes, e entender essas diferenças pode ajudar sua empresa a ter sucesso. Por exemplo, no setor de software como serviço (SaaS), assinaturas e pagamentos recorrentes são padrão e esses métodos exigem funções específicas no seu sistema de pagamentos.

• Volume de transações
  O volume e a frequência das transações podem influenciar a escolha do provedor de processamento de pagamentos e também o nível de automação necessário. Se você processa milhares de transações por dia, a automação não é apenas uma conveniência — é uma necessidade.

• Transações internacionais
  Se você estiver lidando com parceiros internacionais, a conversão de moeda, as taxas internacionais e a conformidade com leis fiscais estrangeiras se tornam preocupações imediatas. Você precisará de um processador de pagamentos capaz de lidar com várias moedas e dados de remessa.

• Avaliação das opções de processamento de pagamentos
  Com uma visão clara de suas necessidades, é hora de avaliar suas opções para provedores de processamento de pagamento. Veja o que procurar:

  • Recursos e escalabilidade: Provedores como a Stripe oferecem uma grande variedade de recursos, como faturamento por assinatura e suporte a várias moedas, mas pode não ser uma solução única. Verifique se a plataforma escolhida pode ser dimensionada de acordo com suas necessidades, principalmente se a sua empresa tem alto potencial de crescimento.
    
  • Estrutura de taxas: As taxas de transação são apenas a ponta do iceberg. Aprofunde-se para descobrir taxas mensais, tarifas de configuração e qualquer outra cobrança oculta. Isso afeta seus resultados diretamente, por isso vale a pena fazer uma análise completa de custo-benefício.
    
  • Segurança e conformidade: Violações de dados podem ser um grande problema para qualquer negócio. Verifique se o provedor escolhido cumpre as normas setoriais de segurança de dados, por exemplo, conformidade com a Payment Card Industry (PCI) para transações com cartão de crédito.
    

O processo de aceitar pagamentos B2B

Depois de escolher seu provedor e configurar seu sistema, você estará pronto para começar a aceitar pagamentos. Veja como isso funciona:

• Faturamento
  A primeira etapa para receber um pagamento é uma fatura detalhada. Sempre que possível, automatize seu sistema para que ele inclua itens de linha, impostos e cobranças adicionais sem depender de você. Alguns provedores de pagamento oferecem faturamento dinâmico, o que significa que a fatura é atualizada em tempo real conforme os elementos mudam. Isso proporciona a você e ao seu cliente uma visão atualizada dos custos.

• Escrituração contábil e contabilidade
  Assim que tiver recebido o pagamento, os detalhes da transação devem fluir automaticamente para o seu software de contabilidade. A integração do provedor de pagamentos com o software de contabilidade pode ser automática. A sincronização em tempo real pode eliminar erros humanos e economizar tempo valioso, especialmente em escala.

Como a Stripe ajuda as empresas a processar pagamentos B2B?

Apesar do enorme volume e crescimento contínuo do setor de pagamentos B2B, a infraestrutura que o suporta muitas vezes está desatualizada. Veja como a Stripe enfrenta esse desafio:

• Modernização do faturamento
  Tradicionalmente, as empresas iniciam seus processos contábeis com notas fiscais em papel. Esse método pode levar a erros e incertezas nas previsões de receita. Stripe desenvolveu faturas on-line que se integram a um sistema de pagamento eletrônico integrado. Essas faturas se adaptam ao método e idioma preferidos das empresas e cumprem as regulamentações locais.

• Transferências bancárias
  A Stripe introduziu uma nova versão de transferências bancárias em 2022. Esse sistema utiliza VBANs (números de contas bancárias virtuais) para facilitar a reconciliação e simplificar os processos de reembolso e devolução. Além disso, ele sincroniza bem com outros sistemas, como faturamento e assinaturas. Empresas que usam esse recurso relataram uma diminuição na intervenção manual em seus processos de pagamento. Por exemplo, o cofundador da Yorlet, uma empresa de software de gerenciamento de propriedades, estimou que esse novo tipo de transferência bancária economiza 1,5 hora por semana para o negócio devido à redução da reconciliação manual.

• Pagamentos recorrentes
  Muitas transações B2B, como assinaturas mensais, são recorrentes. Embora muitas empresas desejem simplificar esses pagamentos recorrentes, configurá-los com métodos tradicionais requer processos complexos. Por exemplo, antes de realizar débitos automáticos ACH, as empresas precisam verificar as contas dos clientes, o que pode ser demorado.

• Stripe Financial Connections
  Esse recurso simplifica o processo de verificação para empresas, permitindo que estabeleçam conexões online diretas com as contas bancárias dos clientes. Mais da metade dos usuários da Stripe prefere usar o Financial Connections em vez de microdepósitos para este fim.

• Colaboração e integração
  A Stripe trabalha com várias empresas, incluindo a plataforma global de comunicação Zoom, para ajudar a processar pagamentos por ACH sem a espera normalmente associada aos microdepósitos, o que é uma vantagem para cada empresa e suas equipes de desenvolvimento.

Ao enfrentar os desafios do setor de pagamentos B2B e fornecer soluções concretas às empresas, a Stripe está criando um futuro mais programável e lucrativo para pagamentos B2B.