B2B-betalingen zijn transacties tussen ondernemingen waarbij goederen, diensten of informatie worden uitgewisseld. In vergelijking met consumententransacties gaat het bij deze betalingen meestal om grotere bedragen, langere betalingstermijnen, complexere contracten en meerdere belanghebbenden, waardoor de voltooiing van de betaling kan worden vertraagd. Zowel de betaler als de begunstigde moeten compliance- en beveiligingsproblemen beheren, wat de operationele complexiteit van deze transacties vergroot. Vanwege deze uitdagingen kan voor B2B-betalingen gespecialiseerde software of betaalplatforms nodig zijn. In 2023 bedroeg de waarde van de wereldwijde B2B-markt meer dan 26 biljoen dollar.

Hieronder laten we zien wat je moet weten over B2B-betalingen: de verschillende soorten B2B-betalingen, hoe je ze kunt accepteren en hoe je je strategie nauwkeurig en doelgericht kunt inzetten.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten B2B-betalingen
  
• Hoe B2B-betalingsverwerking werkt
  
• Uitdagingen bij B2B-betalingen
  
• Best practices voor het verwerken van B2B-betalingen
  
• Hoe je B2B-betalingen kunt accepteren
  
• Hoe helpt Stripe ondernemingen bij het verwerken van B2B-betalingen?
  

Soorten B2B-betalingen

Net als veel andere soorten betalingen wordt bij B2B-betalingen niet slechts één betaalmethode gebruikt. Naarmate de technologie zijn intrede heeft gedaan in een steeds grotere verscheidenheid aan betaalmethoden, zijn ook B2B-betaalmethoden gediversifieerd. Hier volgt een kort overzicht van de belangrijkste soorten B2B-betalingen:

• Bankoverschrijvingen
  Bankoverschrijvingen zijn directe transacties tussen bankrekeningen en worden vaak gebruikt voor grote, tijdgevoelige betalingen. Ze zijn snel en betrouwbaar, maar ze kunnen duur zijn, met kosten variërend van 15 tot 45 USD. Beide partijen moeten financiële informatie delen om de transactie te starten.

• ACH-overschrijvingen
  ACH-overschrijvingen of Automated Clearing House-betalingen zijn elektronische overschrijvingen die zeer geschikt zijn voor kleine tot middelgrote transacties en terugkerende betalingen. Ze zijn minder duur dan bankoverschrijvingen, maar het duurt langer om ze te verwerken, meestal twee tot drie werkdagen.

• Papieren cheques
  Ondanks de toenemende digitalisering blijven papieren cheques een veelgebruikte methode voor B2B-transacties: meer dan twee derde van de respondenten van de AFP 2020-enquête van de Association for Financial Professionals gebruikte nog steeds cheques voor het merendeel van hun B2B-betalingen. Hoewel cheques een papieren spoor bieden, brengen ze risico's met zich mee, zoals de mogelijkheid dat een cheque ongedekt is. Handmatige verwerking kan ook leiden tot vertragingen en administratieve kosten.

• Creditcards
  Creditcards zijn handig voor directe transacties en worden over het algemeen gebruikt voor kleine tot middelgrote betalingen. Ondernemingen betalen vaak de kosten voor dit gemak. Vanwege vergoedingen en transactielimieten worden creditcards zelden gebruikt voor grote transacties.

• Peer-to-peer-platforms
  Peer-to-peer-platforms zoals PayPal maken zowel binnenlandse als internationale betalingen mogelijk. Ze maken snelle transacties mogelijk zonder dat een van beide partijen hun bankgegevens rechtstreeks hoeft te delen. De kosten zijn gebaseerd op transacties en kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren.

Andere digitale platforms, zoals Square en Venmo for Business, bieden snelle transacties en verschillende tariefstructuren. Ze bevatten vaak extra functies, zoals voorraadbeheer en facturatiemogelijkheden, die aantrekkelijk zijn voor kleinere ondernemingen.

Hoe B2B-betalingsverwerking werkt

We kunnen B2-betalingsverwerking opsplitsen in verschillende hoofdcomponenten:

• Contractonderhandeling en overeenstemming
  Voordat een betaling kan plaatsvinden, moeten beide partijen het eens worden over de algemene voorwaarden, waaronder de prijs, betaalmethoden en tijdlijnen. Contractonderhandelingen leggen de basis voor het hele betaalproces, beschrijven verwachtingen en creëren een juridische basis voor de zakelijke relatie.

• Factuur genereren en leveren
  Zodra de diensten of goederen zijn geleverd, maakt de verkoper meestal een factuur met een overzicht van de kosten, betalingsvoorwaarden en andere belangrijke informatie. De verkoper stuurt deze factuur naar de koper, vaak via e-mail, hoewel sommige ondernemingen nog steeds traditionele post gebruiken. Digitale facturatie heeft aan populariteit gewonnen vanwege het vermogen om deze stap te versnellen.

• Reconciliatie en goedkeuring van facturen
  Na ontvangst van de factuur zal de crediteurenadministratie van de koper deze beoordelen om te bevestigen dat deze overeenkomt met het contract en de ontvangen goederen of diensten. Na goedkeuring wordt deze factuur ingepland voor betaling. Moderne boekhoudsoftware kan een groot deel van dit proces automatiseren, hoewel menselijke tussenkomst vaak nodig is voor verificatie en goedkeuring.

• Uitvoering van betalingen
  Hier vindt de betaling plaats, wat op verschillende manieren kan gebeuren, zoals via bankoverschrijvingen, ACH-betalingen, creditcards of papieren cheques. Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen, zoals kosten, snelheid en het niveau van de verstrekte documentatie.

• Verificatie van transacties
  Nadat de betaling is gedaan, is het gebruikelijk dat beide partijen een verificatieproces doorlopen. De betaler bevestigt dat de betaling van de rekening is afgeschreven, terwijl de begunstigde de ontvangst van het geld bevestigt. Deze stap omvat vaak coördinatie tussen de crediteuren- en debiteurenafdelingen.

• Bijhouden van gegevens
  Goede documentatie is essentieel voor naleving, controle en mogelijke geschillenbeslechting. Beide partijen zullen hun boekhouding bijwerken om de voltooide transactie weer te geven, zodat alles in overeenstemming is met toekomstige financiële beoordelingen.

• Compliancecontroles
  Vaak worden tijdens het betaalproces compliancecontroles uitgevoerd om te controleren of alle activiteiten voldoen aan de relevante wetten en richtlijnen, vooral wanneer de betaling betrekking heeft op internationale transacties of industrieën met strikte regelgeving. Als je deze controles niet uitvoert, kan dit juridische gevolgen hebben.

• Geschillenbeslechting
  Als er afwijkingen optreden, zoals een onvolledige betaling of betalingsachterstanden, wordt een formeel proces gestart om het probleem op te lossen. Denk hierbij aan het controleren van contracten, facturen en betaalgegevens.

Tijdens deze fasen kunnen digitale platforms en softwaresystemen automatisering, beveiligingsmaatregelen en traceerbaarheid bieden, waardoor ondernemingen een effectief B2B-betaalproces kunnen ontwikkelen.

Uitdagingen bij B2B-betalingen

Het beheer van B2B-betalingen vereist een veelzijdige strategie die onder andere inconsistenties in gegevens, compliance, kosten en liquiditeit aanpakt. Elk van deze gebieden is rijp voor technologische interventie, of het nu gaat om API-integraties (Application Programming Interface), realtime monitoringtools of automatiseringssoftware. Er is geen kant-en-klare oplossing, maar een combinatie van deze tools kan B2B-betalingen veel eenvoudiger maken.

• Inconsistenties in gegevenssynchronisatie
  Een van de grootste uitdagingen bij het beheer van B2B-betalingen is het synchroniseren van gegevens. Wanneer ondernemingen met verschillende ERP- en transactiesystemen werken, kunnen de inconsistenties leiden tot vertragingen in het proces, of erger nog, tot fouten in de facturering. API-integratie kan deze uitdagingen verminderen, waardoor verschillende systemen effectiever kunnen communiceren.

• Complexiteit van compliance
  Het beheren van compliance, of het nu gaat om belastingwetten, handelssancties of kosten voor internationale transacties, kan een tijdrovend proces zijn. En de straffen voor fouten kunnen zwaar zijn, omdat ze niet alleen van invloed zijn op de bedrijfsresultaten, maar ook op langdurige zakelijke relaties. Om hun concurrenten voor te blijven, moeten ondernemingen realtime monitoring en geautomatiseerde naleving implementeren.

• Kostenbeheersing
  Verwerkingskosten kunnen een grote hap uit de winst nemen. Of je nu te maken hebt met bankkosten, kosten voor valutaomzetting of kosten van betaalgateways, kosten kunnen snel oplopen. Door de voorwaarden te herzien en rond te shoppen voor gunstigere tarieven, is het mogelijk om meer controle over deze uitgaven uit te oefenen.

• Betalingstermijnen en hun impact
  De betalingstermijn kan een aanzienlijke impact hebben op je liquiditeit. Hoewel het bieden van langere betalingstermijnen je aantrekkelijker kan maken voor kopers, kan het er ook toe leiden dat je middelen te veel verdeeld worden. Ook het aandringen op snelle betalingen kan je toeleveringsketen onder druk zetten en uiteindelijk verstoren. Het vinden van de juiste balans vereist een nauwkeurige blik op je financiën en misschien zelfs enige voorspellende modellering.

• Problemen met reconciliatie
  Handmatige reconciliatie is een ander gebied dat kwetsbaar is voor inefficiëntie. Wanneer betalingen niet automatisch overeenkomen met facturen, heeft het handmatige werk dat nodig is om ze te reconciliëren een negatieve invloed op de productiviteit. Een manier om dit tegen te gaan, is door automatiseringstools te gebruiken die betalingen kunnen koppelen aan openstaande facturen.

• Uitdagingen bij multivaluta en internationale betalingen
  Omgaan met meerdere valuta's kan de zaken nog ingewikkelder maken, en wisselkoersschommelingen kunnen zowel prijsstrategieën als winstmarges beïnvloeden. Geavanceerde valutabeheersystemen die koersen vastzetten of realtime conversies bieden, kunnen hier een zekere mate van voorspelbaarheid bieden.

Best practices voor het verwerken van B2B-betalingen

Dit zijn de strategieën die de verwerking van B2B-betalingen kunnen optimaliseren:

• API-first integraties
  Wanneer je betalingsverwerkingssysteem vloeiend communiceert met je andere platforms, of dat nu voorraadbeheer, boekhouding of CRM-systemen (Customer Relationship Management) zijn, wordt je werk oneindig veel eenvoudiger. API's kunnen realtime gegevens tussen platforms verzenden, waardoor afwijkingen zeldzaam zijn. En als er toch afwijkingen optreden, zijn ze gemakkelijker te herkennen. Dit houdt je onderneming flexibel, helpt je fouten snel te onderscheppen en minimaliseert het handmatige werk dat het reconciliëren van niet-overeenkomende gegevens vereist.

• Realtime monitoring van compliance
  Compliance kan een B2B-bewerking maken of breken. Realtime monitoring kan inconsistenties en problemen onmiddellijk signaleren, waardoor het gemakkelijker wordt om aan de regels te blijven voldoen en je geen onaangename verrassingen krijgt zoals juridische sancties en andere complicaties.

• Gedetailleerde kostencontrole
  Als het gaat om het ontleden van transactiekosten, is transparantie de sleutel. Alle verwerkingskosten, gatewaykosten of andere kosten in verband met betalingen moeten zorgvuldig worden gedocumenteerd. Routinematige kostencontrole stelt je in staat om te bepalen op welke gebieden je over betere voorwaarden kunt onderhandelen of kunt overstappen op een gunstigere betalingsconfiguratie.

• Optimalisatie van de betalingstermijnen
  Elke onderneming wil zo snel en gemakkelijk mogelijk betaald worden, maar agressieve betalingsvoorwaarden kunnen soms averechts werken en de zakelijke relaties onder druk zetten. Aan de andere kant kunnen lange betalingstermijnen je werkkapitaal schaden. Met analyses kun je de sweet spot vinden, zoals netto 45 dagen in plaats van 30 of 60. Met behulp van voorspellende modellen kun je beter anticiperen op de impact die veranderingen in betalingstermijnen kunnen hebben op verschillende aspecten van je onderneming, van liquiditeit tot leveranciersrelaties.

• Automatisering voor reconciliatie
  Handmatige reconciliatie kunnen meer uren opslokken dan veel ondernemingen zich kunnen veroorloven. Geautomatiseerde oplossingen kunnen facturen koppelen aan ontvangen betalingen, waardoor inconsistenties worden gemarkeerd voor controle en jij en je team tijdrovend en vervelend werk worden bespaard.

• Opties voor meerdere valuta
  Als je onderneming internationaal actief is, heb je te maken met meerdere valuta's – en de volatiliteit van de wisselkoersen. Sommige ondernemingen kiezen voor een bankrekening met meerdere valuta's, maar er zijn ook gespecialiseerde valutabeheersystemen waarmee je voor een bepaalde periode gunstige wisselkoersen kunt vastleggen. Dit kan je voorspelbaarheid geven in een anders volatiele omgeving.

• Transparantie met leveranciers en klanten
  Transparantie schept vertrouwen. Als leveranciers en klanten toegang hebben tot realtime gegevens, kunnen ze problemen sneller opsporen en aanpakken. Dit betekent niet dat je je hele draaiboek moet onthullen, maar het strategisch delen van betalingstermijnen, verwerkingsstatussen en andere transactiegerelateerde gegevens kan een grote bijdrage leveren aan het opbouwen van veerkrachtige relaties.

• Regelmatige audits
  Dit houdt in dat je je betaalgegevens controleert aan de hand van bankafschriften en boekhoudlogboeken en dat je eventuele verschillen markeert. Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven ontdekken dat ze in de loop van de tijd consequent kleine bedragen hebben verloren als gevolg van eenvoudige fouten, iets wat een geautomatiseerd systeem niet noodzakelijkerwijs zal opvangen.

Door deze best practices te volgen, kan je onderneming betalingen beter verwerken, waardoor de bedrijfsvoering flexibeler, complianter en kosteneffectiever wordt. Maar dit zijn geen eenmalige oplossingen: als ze goed worden uitgevoerd, maken ze deel uit van een alomvattende strategie die met je onderneming meegroeit.

Hoe je B2B-betalingen kunt accepteren

Voordat je begint met het accepteren van B2B-betalingen, is het belangrijk dat je een uitgebreide evaluatie maakt van de behoeften van je onderneming. Dit omvat verschillende belangrijke elementen:

• Transactiepartners
  De eerste stap is vaststellen met wie je zakendoet. Zijn dit kleine ondernemingen of grote bedrijven? Dit is van belang omdat grotere bedrijven vaak de voorkeur geven aan betaalmethoden zoals elektronische overboekingen (EFT) of Automated Clearing House (ACH), terwijl kleinere ondernemingen misschien de voorkeur geven aan creditcards

• Gewenste betaalmethoden
  Verschillende industrieën hebben verschillende betalingsnormen, en door de verschillen te begrijpen, kan je je onderneming helpen succes te boeken. In de SaaS-sector (Software-as-a-Service) zijn bijvoorbeeld abonnementen en terugkerende betalingen standaard en voor deze methoden zijn specifieke opties nodig in je betaalsysteem.

• Transactievolume
  Het volume en de frequentie van transacties kunnen van invloed zijn op de keuze van de betaaldienstverlener en ook op de mate van automatisering die je nodig hebt. Als je duizenden transacties per dag verwerkt, is automatisering niet alleen een gemak, maar ook een noodzaak.

• Internationale transacties
  Als je te maken hebt met internationale partners, moet je direct rekening houden met valutaomzetting, internationale kosten en naleving van buitenlandse belastingwetten. Je hebt een betalingsverwerker nodig die meerdere valuta's en overboekingsgegevens kan verwerken.

• Beoordelen van opties voor betalingsverwerking
  Zodra je een duidelijk beeld hebt van je behoeften, is het tijd om je opties voor betalingsverwerkers af te wegen. Hier moet je op letten:

  • Functies en schaalbaarheid: Hoewel aanbieders zoals Stripe een breed scala aan functies bieden, zoals facturatie van abonnementen en ondersteuning van meerdere valuta's, zijn ze niet altijd een universele oplossing. Controleer of het platform dat je kiest kan meegroeien met je behoeften, vooral als je onderneming een groot groeipotentieel heeft.
    
  • Tariefstructuur: Transactiekosten zijn slechts het topje van de ijsberg. Graaf dieper om maandelijkse kosten, opstartkosten en andere verborgen kosten te ontdekken. Dit heeft een directe invloed op je bedrijfsresultaten, dus het is de moeite waard om een volledige kosten-batenanalyse uit te voeren.
    
  • Beveiliging en compliance: Datalekken kunnen voor elk bedrijf de ondergang betekenen. Zorg ervoor dat de door jou gekozen provider voldoet aan de industrienormen voor gegevensbeveiliging, zoals Payment Card Industry (PCI) voor creditcardtransacties.
    

Het proces van het accepteren van B2B-betalingen

Nadat je je provider hebt gekozen en je je systeem hebt ingesteld, ben je klaar om betalingen te accepteren. Hieronder lees je hoe het werkt:

• Facturatie
  De eerste stap om betaald te worden is een nauwkeurige, gedetailleerde factuur. Automatiseer je systeem waar mogelijk zodat het regelitems, belastingen en extra kosten omvat zonder dat je input nodig hebt. Sommige betaaldienstverleners bieden dynamische facturatie aan, wat inhoudt dat de factuur in realtime wordt bijgewerkt wanneer elementen veranderen. Zo hebben zowel jij als je klant een actueel overzicht van de kosten.

• Boekhouding en accounting
  Nadat je de betaling hebt ontvangen, worden de transactiegegevens automatisch in je boekhoudsoftware ingevoerd. Als je je betalingsprovider en boekhoudsoftware integreert, kan dit automatisch gaan. Realtime synchronisatie kan menselijke fouten elimineren en je kostbare tijd besparen, vooral op schaal.

Hoe helpt Stripe ondernemingen bij het verwerken van B2B-betalingen?

Ondanks het enorme volume en de aanhoudende groei van de B2B-betaalsector is de infrastructuur voor deze sector vaak verouderd. Dit zijn de manieren waarop Stripe deze uitdaging aanpakt:

• Modernisering van facturatie
  Traditioneel beginnen ondernemingen hun boekhoudprocessen met papieren facturen. Deze methode kan leiden tot fouten en onzekerheden in omzetprognoses. Stripe heeft online facturen ontwikkeld die integreren met een ingebouwd elektronisch betalingssysteem. Deze facturen zijn aangepast aan de voorkeursmethode en taal van ondernemingen en voldoen aan de lokale regelgeving.

• Bankoverschrijvingen
  Stripe heeft in 2022 een nieuwe versie van bankoverschrijvingen geïntroduceerd. Dit systeem maakt gebruik van virtuele bankrekeningnummers (VBAN's) voor eenvoudige reconciliatie en eenvoudiger terugbetalings- en retourprocessen. Het synchroniseert ook goed met andere systemen, bijvoorbeeld voor facturatie en abonnementen. Bedrijven die deze functie gebruiken, melden een afname van handmatige interventie in hun betalingsprocessen. De medeoprichter van Yorlet, een softwarebedrijf voor vastgoedbeheer, schatte bijvoorbeeld dat dit nieuwe type bankoverschrijving de onderneming 1,5 uur per week bespaart omdat er minder handmatige reconciliatie nodig is.

• Terugkerende betalingen
  Veel B2B-transacties, zoals maandabonnementen, zijn terugkerend. Hoewel veel ondernemingen deze terugkerende betalingen willen vereenvoudigen, zijn er ingewikkelde processen nodig om ze op te zetten met traditionele methoden. Voordat ondernemingen bijvoorbeeld ACH Direct Debits uitvoeren, moeten ze voordat eerst de rekeningen van hun klanten verifiëren, wat tijdrovend kan zijn.

• Stripe Financial Connections
  Deze functie vereenvoudigt het verificatieproces voor ondernemingen en stelt ze in staat om directe online verbindingen tot stand te brengen met de bankrekeningen van hun klanten. Meer dan de helft van de Stripe-gebruikers geeft de voorkeur aan Financial Connections boven traditionele microafschrijvingen voor dit doel.

• Samenwerking en integratie
  Stripe werkt samen met verschillende bedrijven, waaronder het wereldwijde communicatieplatform Zoom, om ze te helpen betalingen via ACH te verwerken zonder wachttijden die doorgaans gepaard gaan met microafschrijvingen. Dat is voor alle ondernemingen en hun ontwikkelingsteams een zegen.

Door de uitdagingen in de B2B-betaalsector aan te pakken en ondernemingen tastbare oplossingen te bieden, creëert Stripe een meer programmeerbare en winstgevende toekomst voor B2B-betalingen.