B2B-betalningar är transaktioner mellan företag som involverar utbyte av varor, tjänster eller information. Jämfört med kundtransaktioner rör dessa betalningar vanligtvis större summor pengar, längre betalningsvillkor, mer komplexa kontrakt och flera intressenter, vilket kan fördröja genomförandet av betalningen. Både betalaren och betalningsmottagaren måste hantera efterlevnads- och säkerhetsfrågor, vilket ökar den operativa komplexiteten i dessa transaktioner. På grund av dessa utmaningar kan B2B-betalningar kräva specialiserad programvara eller betalningsplattformar. År 2023 var värdet på den globala B2B-marknaden över 26 biljoner dollar.

Nedan går vi igenom vad du behöver veta om B2B-betalningar: de olika typerna av B2B-betalningar, hur du accepterar dem och hur du genomför din strategi med precision och noggrannhet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av B2B-betalningar
  
• Så fungerar B2B-betalningsbehandling
  
• Utmaningar med B2B-betalningar
  
• Bästa praxis för B2B-betalningsbehandling
  
• Så här tar du emot B2B-betalningar
  
• Hur hjälper Stripe företag att behandla B2B-betalningar?
  

Typer av B2B-betalningar

I likhet med många andra typer av betalningar använder B2B-betalningar inte bara en betalningsmetod. I takt med att tekniken erbjuder ett ständigt växande utbud av betalningsmetoder har B2B-betalningsmetoderna också diversifierats. Här är en snabb översikt över några av de viktigaste typerna av B2B-betalningar:

• Banköverföringar
  Banköverföringar är direkta transaktioner mellan bankkonton och används ofta för stora, brådskande betalningar. De är snabba och pålitliga, men de kan vara dyra, med avgifter som sträcker sig från 15 USD till 45 USD. Båda parter måste dela finansiell information för att initiera transaktionen.

• ACH-överföringar
  ACH-överföringar eller Automated Clearing House-betalningar, är elektroniska överföringar väl lämpade för små till medelstora transaktioner och återkommande betalningar. De är billigare än banköverföringar men tar längre tid att behandla, vanligtvis två till tre arbetsdagar.

• Papperscheckar
  Trots den ökande digitaliseringen fortsätter papperscheckar att vara en vanlig metod för B2B-transaktioner: mer än två tredjedelar av de svarande i AFP 2020-undersökningen från Association for Financial Professionals, använde fortfarande checkar för att göra majoriteten av sina B2B-betalningar. Även om checkar erbjuder ett fysiskt bevis innebär de risker, till exempel risken för att checken avvisas. Manuell behandling kan också medföra förseningar och administrativa kostnader.

• Kreditkort
  Kreditkort är praktiska för omedelbara transaktioner och används vanligtvis för små till medelstora betalningar. Företag står ofta för kostnaden för avgifter för denna bekvämlighet. På grund av avgifter och transaktionsgränser används kreditkort sällan för stora transaktioner.

• Peer-to-peer-plattformar
  Peer-to-peer-plattformar som PayPal möjliggör både inhemska och internationella betalningar. De tillåter snabba transaktioner utan att någon av parterna behöver dela bankuppgifter direkt. Avgifterna är transaktionsbaserade och kan variera beroende på flera faktorer.

Andra digitala plattformar, som Square och Venmo for Business, erbjuder snabba transaktioner och varierande avgiftsstrukturer. De innehåller ofta extra funktioner som lagerspårning och faktureringsfunktioner, vilket tilltalar mindre företag.

Så fungerar B2B-betalningsbehandling

Vi kan dela upp B2B-betalningsbehandling i flera nyckelkomponenter:

• Förhandla fram och upprätta avtal
  Innan en betalning kan ske måste båda parter komma överens om villkoren, inklusive pris, betalningsmetoder och tidsfrister. Avtalsförhandlingar lägger grunden för hela betalningsprocessen, tydliggör förväntningar och skapar en rättslig grund för affärsrelationen.

• Generera och skicka fakturor
  När tjänsterna eller varorna har levererats skapar säljaren vanligtvis en faktura som beskriver kostnaden, betalningsvillkor och annan viktig information. Säljaren skickar denna faktura till köparen, ofta via e-post, även om vissa företag fortfarande kan använda traditionell post. Digital fakturering har blivit populära för sin förmåga att snabba upp det här steget.

• Fakturaavstämning och godkännande
  Efter att ha mottagit fakturan kommer köparens leverantörsreskontra att granska den för att bekräfta att den motsvarar avtalet och de mottagna varorna eller tjänsterna. När fakturan har godkänts schemaläggs den för betalning. Modern bokföringsprogramvara kan automatisera mycket av denna process, även om mänsklig inblandning ofta behövs för verifiering och godkännande.

• Genomförande av betalning
  Här sker betalningen, vilket kan ske på olika sätt, till exempel banköverföringar, ACH-betalningar, kreditkort eller papperscheckar. Varje metod har sina egna fördelar och nackdelar, såsom kostnad, hastighet och nivå på den dokumentation som tillhandahålls.

• Verifiering av transaktioner
  Efter att betalningen har gjorts är det vanligt att båda parter går igenom en verifieringsprocess. Betalaren kommer att bekräfta att betalningen har debiterats från deras konto, medan betalningsmottagaren kommer att bekräfta mottagandet av medlen. Det här steget innebär ofta samordning mellan avdelningar för leverantörsreskontra och kundreskontra.

• Bokföring
  Korrekt dokumentation är nyckeln till efterlevnad, revision och potentiell tvistlösning. Båda parter kommer att uppdatera sina redovisning för att återspegla den genomförda transaktionen, vilket säkerställer att allt stämmer överens för framtida finansiella bedömningar.

• Efterlevnadskontroller
  Ofta utförs efterlevnadskontroller under betalningsprocessen för att verifiera att alla aktiviteter följer relevanta lagar och riktlinjer, särskilt när betalningen involverar internationella transaktioner eller branscher med strikta regler. Underlåtenhet att utföra dessa kontroller kan leda till rättsliga konsekvenser.

• Lösning av tvister
  Om avvikelser uppstår, till exempel ofullständiga betalningar eller betalningsförseningar, inleds en formell process för att lösa problemet. Det kan handla om att granska avtal, fakturor och betalningshistorik.

Genom dessa steg kan digitala plattformar och mjukvarusystem tillhandahålla automatisering, säkerhetsåtgärder och enkel spårning, vilket hjälper företag att utveckla en effektiv B2B-betalningsbehandling.

Utmaningar med B2B-betalningar

Att hantera B2B-betalningar kräver en mångfacetterad strategi som bland annat hanterar inkonsekvenser vad gäller data, efterlevnad, kostnader och likviditet. Vart och ett av dessa områden är redo för tekniska insatser, antingen genom API-integrationer (Application Programming Interface), realitdövervakningsverktyg eller automatiseringsprogramvara. Även om det inte finns någon lösning som passar alla kan en kombination av dessa verktyg hjälpa till att minska komplexiteten i B2B-betalningar.

• Inkonsekvenser i datasynkronisering
  En av de största utmaningarna med att hantera B2B-betalningar är datasynkronisering. När företag arbetar med olika ERP- och transaktionssystem kan inkonsekvenserna leda till förseningar i behandlingen, eller ännu värre, fel i faktureringen. API-integration kan minska dessa utmaningar, genom att olika system kan kommunicera mer effektivt.

• Komplexiteten vid efterlevnad
  Det kan vara en tidskrävande process att hantera efterlevnad, oavsett om det handlar om skattelagstiftning, handelssanktioner eller avgifter för gränsöverskridande transaktioner, inom ett komplext och ständigt föränderligt regelverk. Och påföljderna vid försummelse kan påverka ett företag allvarligt, eftersom de inte bara påverkar ett företags resultat utan även långsiktiga affärsrelationer. För att ligga steget före bör företag implementera realtidsövervakning och automatiserad efterlevnad.

• Kostnadshantering
  Behandlingsavgifter kan ta en stor del av vinsten. Oavsett om du har att göra med bankavgifter, valutaomvandlingsavgifter eller avgifter från betalningsgateways, kan kostnaderna snabbt ackumuleras. Genom att omförhandla villkoren och leta efter mer förmånliga priser är det möjligt att få en större kontroll över dessa utgifter.

• Betalningsvillkor och deras inverkan
  Betalningsvillkoren kan ha en betydande inverkan på din likviditet. Även om mer generösa betalningsvillkor kan göra dig mer attraktiv för köpare, kan det också tänja på dina resurser. På samma sätt kan påtryckningar om snabba betalningar belasta, och i slutändan störa, din leveranskedja. För att hitta rätt balans krävs en närmare titt på din ekonomi och kanske till och med lite prediktiv modellering.

• Avstämningssvårigheter
  Manuell avstämning är ett annat område som är sårbart vid ineffektivitet. När betalningar inte automatiskt matchar fakturor påverkas produktiviteten negativt av det manuella arbete som krävs för att stämma av dem. Ett sätt att bekämpa detta är att använda automatiseringsverktyg som kan matcha betalningar mot utestående fakturor.

• Olika valutor och andra gränsöverskridande utmaningar
  Att hantera flera valutor kan komplicera saken ytterligare, och växelkursfluktuationer kan påverka både prissättningsstrategier och vinstmarginaler. Sofistikerade valutahanteringssystem som låser in kurser eller erbjuder realtidskonverteringar kan ge en viss grad av förutsägbarhet här.

Bästa praxis för B2B-betalningsbehandling

Här följer strategierna som kan optimera din B2B-betalningsbehandling:

• API-basserrade integrationer
  När ditt betalningsbehandlingssystem kommunicerar smidigt med dina andra plattformar, oavsett om det handlar om lagerhantering, redovisning eller CRM-system (Customer Relationship Management), blir ditt jobb oändligt mycket enklare. API:er kan överföra realtidsdata mellan plattformar, vilket gör avvikelser sällsynta. Och när avvikelser uppstår är de lättare att upptäcka. Detta gör ditt företag flexibelt, hjälper dig att snabbt fånga upp fel och minimerar det manuella arbete som krävs för att stämma av data som inte stämmer överens.

• Övervakning av efterlevnad i realtid
  Efterlevnad kan vara avgörande för en B2B-operation. Övervakning i realtid kan flagga inkonsekvenser och problem omedelbart, vilket gör det lättare att följa efterlevnadskraven och räddar dig från obehagliga överraskningar som rättsliga påföljder och andra komplikationer.

• Detaljerad kostnadsrevision
  Vid noggrann granskning av transaktionskostnader är transparens nyckeln. Varje behandlingsavgift, gateway-avgift eller andra kostnader i samband med betalning bör dokumenteras noggrant. Rutinmässig kostnadsrevision gör att du kan identifiera var du kan förhandla fram bättre villkor eller byta till ett mer fördelaktigt betalningsupplägg.

• Optimering av betalningsvillkor
  Alla företag vill få betalt så snabbt och enkelt som möjligt, men aggressiva betalningsvillkor kan ibland slå tillbaka och orsaka påfrestningar i affärsrelationerna. Å andra sidan kan långa betalningsvillkor skada ditt rörelsekapital. Analyser kan hjälpa dig att hitta den perfekta punkten – kanske 45 kalenderdagar i stället för 30 eller 60 kalenderdagar. Med hjälp av prediktiv modellering kan du bättre förutse hur förändringar i betalningsvillkor kan påverka olika aspekter av din verksamhet, från likviditet till leverantörsrelationer.

• Automatisering för avstämning
  Manuell avstämning kan sluka fler timmar än vad många företag har råd med. Automatiserade lösningar kan matcha fakturor med mottagna betalningar, flagga avvikelser för granskning och bespara dig och ditt team tidsödande tråkigt arbete.

• Alternativ vid flera valutor
  Om ditt företag är gränsöverskridande måste du hantera flera valutor och växelkursvolatilitet. Vissa företag väljer ett flervalutakonto, men det finns också specialiserade valutahanteringssystem som gör att du kan låsa förmånliga växelkurser under en viss period. Detta kan ge dig förutsägbarhet i en annars flyktig miljö.

• Transparens med leverantörer och kunder
  Transparens skapar förtroende. Om leverantörer och kunder har tillgång till realtidsdata kan de fånga upp och åtgärda problem snabbare. Det betyder inte att du måste avslöja hela ditt arbetsflöde, men strategisk delning av betalningstider, behandlingsstatus och andra transaktionsrelaterade data kan räcka långt för att bygga motståndskraftiga relationer.

• Regelbundna revisioner
  Detta innebär att du kontrollerar dina betalningsposter mot kontoutdrag och bokföringsloggar och flaggar eventuella avvikelser. Det är inte ovanligt att företag upptäcker att de har förlorat små summor pengar konsekvent över tid på grund av enkla fel, något som ett automatiserat system inte nödvändigtvis fångar.

Genom att fokusera på dessa bästa praxis kan ditt företag förbättra sin betalningsbehandlingskapacitet och göra verksamheten mer flexibel, kompatibel och kostnadseffektiv. Men det här är inga engångslösningar: när de görs på rätt sätt är de en del av en omfattande strategi som utvecklas med ditt företag.

Så här tar du emot B2B-betalningar

Innan du börjar acceptera B2B-betalningar är det viktigt att göra en grundlig utvärdering av dina affärsbehov. Detta omfattar flera viktiga delar:

• Transaktionspartners
  Det första steget är att identifiera vem du gör affärer med. Är det små företag eller stora koncerner? Detta är viktigt eftersom större företag ofta föredrar betalningsmetoder som elektronisk överföring av medel (EFT) eller ACH (Automated Clearing House), medan mindre företag kanske föredrar kreditkort.

• Föredragna betalningsmetoder
  Olika branscher har olika betalningsnormer och att förstå dessa skillnader kan hjälpa ditt företag att lyckas. Till exempel, i SaaS-branschen (molnbaserad mjukvarutjänst) är abonnemang och återkommande betalningar standard, och dessa metoder kräver specifika funktioner i ditt betalningssystem.

• Transaktionsvolym
  Volymen och frekvensen av transaktioner kan påverka valet av betalningsbehandlingsleverantör och även den automatiseringsnivå du behöver. Om du behandlar tusentals transaktioner per dag är automatisering inte bara en bekvämlighet – det är en nödvändighet.

• Gränsöverskridande transaktioner
  Om du har att göra med internationella partners blir valutaomvandling, internationella avgifter och efterlevnad av utländska skattelagar omedelbara huvudbry. Du behöver en betalningsbehandlare som kan hantera flera valutor och överföringsinformation.

• Utvärdering av alternativ för betalningsbehandling
  När du har fått en tydlig bild av dina behov är det dags att överväga olika alternativ av betalningsbehandlingslevernatörer. Det här är vad du ska leta efter:

  • Funktioner och skalbarhet: Medan leverantörer som Stripe erbjuder ett brett utbud av funktioner, såsom abonnemangsfakturering och stöd för flera valutor kanske det inte är en lösning som passar alla. Kontrollera om din valda plattform kan skalas upp efter dina behov, särskilt om ditt företag har hög tillväxtpotential.
    
  • Avgiftsstruktur: Transaktionsavgifter är bara toppen av isberget. Gör en djupdykning för att upptäcka månadsavgifter, konfigurationsavgifter och andra dolda avgifter. Detta påverkar ditt resultat direkt, så det är värt att göra en fullständig lönsamhetsanalys.
    
  • Säkerhet och efterlevnad: Dataintrång kan innebära undergång för alla företag. Se till att de leverantörer du valt följer branschstandarder för datasäkerhet, till exempel PCI-efterlevnad (Payment Card Industry) för kreditkortstransaktioner.
    

Processen för att ta emot B2B-betalningar

När du har valt din leverantör och konfigurerat ditt system är du redo att börja ta emot betalningar. Nedan följer en närmare titt på hur det fungerar:

• Fakturering
  Det första steget för att få betalt är en korrekt, detaljerad faktura. När det är möjligt kan du automatisera systemet så att det inkluderar radposter, skatter och extra avgifter utan att du behöver göra något. Vissa betalleverantörer erbjuder dynamisk fakturering, vilket innebär att fakturan uppdateras i realtid när element ändras. Detta ger både dig och din kund en aktuell överblick över kostnaderna.

• Bokföring och redovisning
  När du har tagit emot betalningen ska transaktionsuppgifterna automatiskt föras in i ditt bokföringsprogram. Om du integrerar din betalleverantör och ditt bokföringsprogram kan detta ske automatiskt. Synkronisering i realtid kan eliminera mänskliga fel och spara värdefull tid, särskilt i stor skala.

Hur hjälper Stripe företag att behandla B2B-betalningar?

Trots B2B-betalningssektorns enorma volym och fortsatta tillväxt har infrastrukturen som stöder denna sektor ofta varit föråldrad. Så här hanterar Stripe den här utmaningen:

• Modernisering av fakturering
  Traditionellt börjar företag sina redovisningsprocesser med pappersfakturor. Denna metod kan leda till fel och osäkerhet i intäktsprognoser. Stripe har utvecklat onlinefakturor som integreras med ett inbyggt elektroniskt betalningssystem. Dessa fakturor anpassas till den metod och det språk som företagen föredrar och följer lokala bestämmelser.

• Banköverföringar
  Stripe införde en ny version av banköverföring under 2022. Det här systemet utnyttjar virtuella bankkontonummer (VBAN-nummer) för att underlätta avstämning och återbetalnings- och returprocesser. Det synkar också bra med andra system som till exempel för fakturering och abonnemang. Företag som använder den här funktionen har rapporterat en minskning i antalet manuella ingrepp i sina betalningsprocesser. Till exempel uppskattade medgrundaren av Yorlet – ett programvaruföretag för fastighetsförvaltning – att denna nya typ av banköverföring sparar företaget 1,5 timmar i veckan på grund av minskad manuell avstämning.

• Återkommande betalningar
  Många B2B-transaktioner, till exempel månadsabonnemang, är återkommande. Även om många företag vill förenkla dessa återkommande betalningar krävs det komplicerade processer för att anpassa dem till traditionella metoder. Till exempel, innan de utför ACH-direktdebiteringar, måste företag först verifiera sina kunders konton, vilket kan vara tidskrävande.

• Stripe Financial Connections
  Den här funktionen förenklar verifieringsprocessen för företag, så att de kan upprätta direkta onlineanslutningar till sina kunders bankkonton. Mer än hälften av Stripes användare föredrar att använda Financial Connections framför traditionella mikroinsättningar för detta ändamål.

• Samarbete och integration
  Stripe arbetar med olika företag – inklusive den globala kommunikationsplattformen Zoom – för att hjälpa dem att behandla betalningar via ACH utan den väntetid som vanligtvis förknippas med mikroinsättningar, vilket är till stor hjälp för varje företag och dess utvecklingsteam.

Genom att ta itu med utmaningarna inom B2B-betalningssektorn och förse företag med konkreta lösningar skapar Stripe en mer programmerbar, och lönsam, framtid för B2B-betalningar.