Acceptation des paiements B2B : tout ce que les entreprises doivent savoir

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Acceptez des paiements en ligne, en personne et dans le monde entier, grâce à une solution de paiement adaptée à toutes les entreprises, des start-up aux multinationales.

En savoir plus 
  1. Introduction
  2. Les types de paiements B2B
  3. Fonctionnement du processus de paiement B2B
  4. Défis posés par les paiements B2B
  5. Bonnes pratiques en matière de traitement des paiements B2B
  6. Acceptation des paiements B2B
    1. Accepter les paiements B2B
  7. Comment Stripe aide les entreprises à traiter les paiements B2B ?

Les paiements B2B sont des transactions entre les entreprises, qui concernent les échanges de biens, de services et d'informations. À l'inverse des transactions entre particuliers, ces paiements impliquent généralement des montants plus élevés, des conditions de paiement plus longues, des contrats plus complexes ainsi que plusieurs parties prenantes. Autant de facteurs susceptibles de ralentir la réalisation du paiement. Il incombe à la fois au payeur et au destinataire du paiement de gérer les questions de sécurité et de conformité, en plus de la complexité opérationnelle de ce type de transaction. En raison de ces défis, les paiements B2B peuvent nécessiter des plateformes de paiement ou des logiciels spécialisés. En 2023, la valeur du marché B2B mondial était estimée à plus de 26 000 milliards de dollars.

Ci-dessous figure tout ce que vous devez savoir sur les paiements B2b : les différentes catégories, comment les accepter et comment mettre en œuvre votre stratégie avec justesse et précision.

Sommaire

  • Les types de paiements B2B
  • Fonctionnement du processus de paiement B2B
  • Défis posés par les paiements B2B
  • Bonnes pratiques en matière de traitement des paiements B2B
  • Acceptation des paiements B2B
  • Comment Stripe aide les entreprises à traiter les paiements B2B ?

Les types de paiements B2B

À l'instar d'un grand nombre de types de paiements, les paiements B2B n'utilisent pas seulement un moyen de paiement. À mesure que la technologie introduit sans cesse de nouveaux moyens de paiement à notre quotidien, il est logique que les moyens de paiement B2B soient eux aussi très variés. Voici les principaux types de paiements B2B.

  • Virements bancaires
    Les virements bancaires sont des transactions directes entre comptes bancaires. Souvent, ils sont utilisés dans le cadre de paiements importants et urgents. Rapides et fiables, ils peuvent s'avérer onéreux, avec des frais allant de 15 $ à 45 $. Dans ce contexte, les deux parties doivent s'échanger leurs informations financières pour initier la transaction.

  • Virements ACH
    Les virements ACH, ou paiements Automated Clearing House, sont des transferts de fonds électroniques particulièrement adaptés aux petites et moyennes transactions ainsi qu'aux paiements récurrents. Ils sont moins onéreux que les virements bancaires, mais plus longs à traiter (deux à trois jours ouvrables).

  • Chèques papier
    Malgré l'essor de la numérisation, les chèques restent un moyen de paiement fréquent pour les transactions B2B. En effet, plus de deux tiers des répondants à l'enquête de 2020 de l'Association des professionnels de la finance utilisent toujours les chèques pour la majorité de leurs paiements B2B. Même si les chèques constituent une trace écrite, ils ne sont pas sans risques (chèque en bois, par exemple). En outre, leur traitement manuel est susceptible d'ajouter du retard et des frais administratifs.

  • Cartes bancaires
    Les cartes bancaires sont pratiques dans le cadre des transactions instantanées. On les utilise généralement pour les petits et moyens paiements. Ce sont les entreprises qui supportent le coût des frais liés à cette praticité. Les cartes bancaires sont rarement utilisées pour les transactions importantes en raison des frais et des limites de transaction qu'elles imposent.

  • Plateformes de pair à pair
    Les plateformes de pair à pair telles que PayPal facilitent les paiements nationaux et internationaux. Les transactions sont rapides, et les parties n'ont pas besoin de partager directement leurs coordonnées bancaires. Les frais se basent sur la transaction et dépendent de plusieurs facteurs.

D'autres plateformes numériques proposent des transactions rapides et une structure de frais variables (p. ex. Square et Venmo for Business). Elles présentent souvent des fonctionnalités supplémentaires, comme un suivi de l'inventaire, ou des fonctionnalités de facturation qui plaisent aux petites entreprises.

Fonctionnement du processus de paiement B2B

Il est possible de décomposer le traitement des paiements B2B selon plusieurs volets principaux.

  • Négociation et établissement du contrat
    Avant tout paiement, il faut que les deux parties acceptent les conditions générales, y compris le prix, le moyen de paiement et le calendrier. Les négociations de contrats préparent le terrain pour le processus de paiement dans son ensemble, en précisant les attentes et en créant une base juridique à la relation commerciale.

  • Création et envoi de la facture
    Une fois les biens et services reçus, le vendeur émet généralement une facture qui récapitule le coût, les conditions de paiement et toute autre information importante. En général, le vendeur envoie la facture à l'acheteur par e-mail, bien que certains préfèrent recourir au courrier papier, plus traditionnel. Les systèmes de facturation numérique sont de plus en plus populaires, car ils accélèrent ce processus.

  • Rapprochement et validation des factures
    Après réception de la facture, le service de comptes fournisseurs de l'acheteur vérifie les informations pour confirmer qu'elles correspondent au contrat et aux biens ou services reçus. Une fois la facture approuvée, son paiement est programmé. Un logiciel de comptabilité actuel pourra automatiser une bonne partie de ce processus, bien qu'une intervention humaine soit souvent nécessaire pour la vérification et la validation.

  • Exécution du paiement
    C'est le moment du paiement ! Il peut être effectué de plusieurs manières : virement bancaire, paiement ACH, carte bancaire ou chèque. Chaque méthode dispose de ses propres avantages et inconvénients, notamment au niveau du prix, de la rapidité et de la documentation fournie.

  • Vérification de la transaction
    Une fois le paiement effectué, les deux parties engagent habituellement un processus de vérification. Le payeur confirme que le paiement a été débité de son compte tandis que le destinataire du paiement confirme la bonne réception des fonds. Souvent, cette étape nécessite de la coordination de la part des services de comptes fournisseurs et de comptes débiteurs.

  • Tenue de registres
    Une documentation en règle est primordiale pour la conformité, les audits et en cas de litige. Les deux parties doivent mettre leurs dossiers comptables à jour de manière à refléter la transaction, s'assurant par la même occasion que tout est en ordre pour de futures évaluations financières.

  • Contrôles de conformité
    Les contrôles de conformité sont souvent exercés au cours du processus de paiement dans le but de vérifier que l'ensemble des activités respecte les lois et directives applicables. C'est encore plus vrai lorsque le paiement implique des transactions internationales ou un secteur aux réglementations strictes. Un manquement à ces contrôles vous expose à des conséquences juridiques.

  • Résolution des litiges
    En cas d'anomalies, comme un paiement incomplet ou un retard de paiement, il convient d'engager une procédure officielle afin de régler le problème. Celle-ci peut consister en une vérification des contrats, factures et dossiers de paiements.

Les plateformes numériques et les systèmes logiciels apportent automatisation, mesures de sécurité et facilité de suivi lors de toutes ces étapes. Le but ? Aider les entreprises à développer un processus de paiement B2B efficace.

Défis posés par les paiements B2B

La maîtrise des paiements B2B nécessite une stratégie multidimensionnelle qui tient compte des incohérences de données, de la conformité, des coûts et des liquidités, entre autres facteurs. Tous ces domaines occasionnent des interventions technologiques par l'intermédiaire de l'intégration d'interfaces de programmation d'applications (API), d'outils de suivi en temps réel ou de logiciels d'automatisation. Même s'il n'existe pas de solution miracle, la combinaison de ces outils peut aider à simplifier les paiements B2B.

  • Incohérences lors de la synchronisation des données
    La synchronisation des données représente une difficulté majeure de la gestion des paiements B2B. Lorsque les entreprises fonctionnent avec différents systèmes de transactions et de planification des ressources, les incohérences sont susceptibles d'engendrer des retards de traitement, ou pire, des erreurs de facturation. L'intégration d'API a la faculté de contourner ces difficultés en permettant aux différents systèmes de communiquer de manière plus efficace.

  • Complexité liée à la conformité
    Codes de taxes, sanctions commerciales, frais de transactions transfrontalières… La gestion de la conformité au sein d'un cadre réglementaire compliqué et en constante évolution peut se révéler être un processus chronophage. En cas d'erreur, les pénalités risquent d'être lourdes. Elles n'impactent pas seulement le résultat financier de l'entreprise, mais aussi ses relations sur le long terme. Pour garder une longueur d'avance, les entreprises doivent déployer une surveillance en temps réel et automatiser la conformité.

  • Gestion des coûts
    Les frais de traitement peuvent grever lourdement les profits. Entre les frais bancaires, les frais de conversions de devises et les charges en provenance des plateformes de paiement, les dépenses peuvent vite atteindre des sommets ! Il est possible d'exercer plus de contrôle sur vos dépenses en renégociant les conditions et en comparant les prix pour obtenir des taux plus favorables.

  • Conditions de paiement et impact
    Parfois, les conditions de paiement ont un impact significatif sur vos liquidités. Même si des conditions de paiement plus généreuses peuvent attirer les acheteurs, elles risquent aussi d'épuiser vos ressources. De la même manière, réclamer des paiements rapides vous expose à une surcharge de votre chaîne d'approvisionnement, voire à son interruption. Trouver le bon équilibre nécessite un regard attentif sur vos finances. Alors, pourquoi ne pas envisager le recours à des modèles prévisionnels ?

  • Difficultés liées au rapprochement
    Le rapprochement manuel est un autre domaine sujet à des vulnérabilités. Lorsque les paiements ne correspondent pas aux factures, les tâches manuelles nécessaires au rapprochement ont un impact négatif pour la productivité. Pour éviter cela, servez-vous des outils d'automatisation : ils feront correspondre les paiements aux factures impayées.

  • Défis transfrontaliers et multidevises
    La prise en charge de nombreuses devises risque de compliquer encore plus vos affaires ! En effet, les fluctuations des taux de change peuvent affecter les stratégies de tarification comme les marges bénéficiaires. Il existe des systèmes poussés de gestion des devises qui bloquent les taux et proposent des conversions en temps réel afin d'assurer un certain degré de prévisibilité.

Bonnes pratiques en matière de traitement des paiements B2B

Voici quelques stratégies visant à optimiser votre processus de paiement B2B.

  • Intégrations API-first
    Votre travail est bien plus facile lorsque votre système de traitement des paiements communique parfaitement avec les autres plateformes que vous utilisez (p. ex. les systèmes de gestion de l'inventaire, de comptabilité ou de gestion de la relation client). Grâce aux API, les données naviguent en temps réel entre les plateformes, limitant ainsi les anomalies. En outre, lorsqu'un écart apparaît, il est plus simple de le repérer. Votre entreprise gagne alors en agilité et vous visualisez plus rapidement les erreurs, ce qui limite la quantité de travail manuel engendrée par les demandes de rapprochement de données.

  • Gestion de la conformité en temps réel
    Dans le cadre d'une opération B2B, la conformité, ça passe ou ça casse ! Un contrôle en temps réel vous permettra de repérer instantanément les incohérences et les problèmes. Il sera donc plus simple de rester conforme et d'éviter les mauvaises surprises, comme des sanctions juridiques ou d'autres complications.

  • Audit détaillé des coûts
    Quand vient le moment de disséquer le coût des transactions, la transparence est le maître mot. Il est indispensable de consigner minutieusement tout frais de traitement, frais de passerelle ou n'importe quelle autre dépense associée au paiement. Un audit régulier des coûts vous permettra d'identifier s'il est possible de négocier de meilleures conditions ou de basculer vers une configuration de paiement plus favorable.

  • Optimisation des conditions de paiement
    Il est normal que chaque entreprise souhaite être payée en temps et en heure. Toutefois, les conditions de paiement agressives ont parfois l'effet inverse et provoquent des tensions dans les relations. À l'inverse, des conditions de paiement trop confortables risquent de nuire à votre trésorerie. Les données analytiques peuvent vous aider à trouver le juste milieu, qui peut se situer à 45 jours plutôt que 30 ou 60. Grâce à l'utilisation de modèles prévisionnels, il est possible d'anticiper l'impact des modifications des conditions de paiement sur les différents aspects de votre entreprise, comme les liquidités ou les relations avec les fournisseurs.

  • Automatisation du rapprochement
    Le rapprochement manuel nécessite plus d'heures que ce que peuvent se permettre les entreprises. À l'inverse, des solutions automatisées pourront relier les factures aux paiements reçus, signaler les incohérences et vous faire gagner un temps précieux.

  • Options multidevises
    Si votre entreprise traverse les frontières, vous n'avez d'autre choix que de composer avec plusieurs devises et avec l'instabilité des taux de change. Certaines entreprises optent pour un compte bancaire multidevises, mais il existe aussi des systèmes de gestion spécialisés dans les devises qui sont en mesure de bloquer des taux de change favorables pendant une période définie. Ces derniers sont un gage de prévisibilité dans un environnement habituellement instable.

  • Transparence avec les fournisseurs et les clients
    La transparence est synonyme de confiance. Si les fournisseurs et les clients ont accès à des données en temps réel, ils seront en mesure de repérer et de régler les problèmes plus vite. Pas d'inquiétude, il n'est pas nécessaire de révéler tous vos secrets. Toutefois, un partage stratégique de vos calendriers de paiements, de l'état des processus ou de données liées aux transactions pourrait largement contribuer à l'établissement de relations harmonieuses.

  • Audits réguliers
    L'objectif est de comparer vos dossiers de paiements aux relevés bancaires et aux registres comptables pour signaler toute anomalie. Il n'est pas rare que les entreprises découvrent qu'elles ont régulièrement perdu de petites sommes d'argent au fil du temps en raison d'erreurs sans gravité. Chose qu'un système automatisé ne verra peut-être pas non plus.

En misant sur ces bonnes pratiques, votre entreprise sera en mesure de rehausser ses capacités de traitement des paiements tout offrant souplesse, conformité et rentabilité aux opérations. Ces solutions ne se veulent pas ponctuelles : appliquées correctement, elles font partie intégrante d'une stratégie complète qui évoluera en même temps que votre entreprise.

Acceptation des paiements B2B

Avant d'accepter les paiements B2B, une évaluation complète des besoins de votre entreprise est nécessaire. Elle implique certains éléments fondamentaux.

  • Partenaires de transaction
    La première étape consiste à identifier avec qui vous faites affaire. Des petites entreprises ? Des sociétés de grande envergure ? Cette étape est indispensable, car les grosses sociétés préfèrent souvent des moyens de paiement comme les transferts de fonds électroniques (EFT) ou ACH (Automated Clearing House), alors que les petites entreprises peuvent avoir un penchant pour les cartes bancaires.

  • Moyens de paiement privilégiés
    Chaque secteur possède ses propres normes en matière de paiement. Comprendre leurs différences peut être la clé du succès de votre entreprise. Par exemple, dans le secteur des logiciels en tant que service (SaaS), les abonnement et les paiements récurrents sont la norme. Ces méthodes nécessitent des fonctionnalités bien spécifiques pour votre système de paiement.

  • Volume de transaction
    Le volume et la fréquence des transactions vont guider le choix du fournisseur de traitement des paiements ainsi que le niveau d'automatisation nécessaire. Si vous traitez des milliers de transactions chaque jour, l'automatisation n'est plus une simple commodité, mais une nécessité.

  • Transactions internationales
    La conversion de devises, les frais internationaux et la conformité avec les lois fiscales étrangères doivent faire partie de vos préoccupations immédiates si vous traitez avec des partenaires internationaux. Votre prestataire de services de paiement devra être en mesure de traiter plusieurs devises et informations liées aux versements.

  • Évaluation des options de traitement de paiement
    Une fois vos besoins clairement identifiés, il est temps d'évaluer vos options en ce qui concerne les fournisseurs de traitement de paiement. Voici ce qu'il faut savoir.

    • Fonctionnalités et scalabilité : à l'image de Stripe, certains fournisseurs proposent de nombreuses fonctionnalités, comme la facturation par abonnement et la prise en charge de plusieurs devises, mais elles ne correspondent peut-être pas à toutes les entreprises. Vérifiez si la plateforme de votre choix est en mesure de s'adapter à vos besoins, surtout si vous bénéficiez d'un fort potentiel de croissance.
    • Structure des frais : les frais de transactions représentent seulement la partie émergée de l'iceberg. Approfondissez, car il existe peut-être des commissions mensuelles, des frais d'installation ou d'autres frais cachés. Dans la mesure où ces derniers ont une incidence directe sur votre résultat net, il n'est pas superflu de procéder à une analyse complète de la rentabilité.
    • Sécurité et conformité : les fuites de données sont susceptibles de réduire n'importe quelle entreprise à néant. Assurez-vous que le fournisseur que vous avez choisi respecte les normes du secteur en matière de sécurité des données (par exemple, qu'il est conforme à la norme PCI dans le cadre des transactions par carte bancaire).

Accepter les paiements B2B

Une fois votre fournisseur choisi et votre système configuré, il est temps de commencer à accepter les paiements. En voici les principes de fonctionnement.

  • Facturation
    Une facture détaillée et fiable est le premier pas vers votre paiement. Si possible, automatisez votre système de manière à ce qu'il inclue les postes, les impôts et les frais supplémentaires sans votre intervention. Certains prestataires de services de paiement proposent une facturation dynamique, où les factures sont mises à jour en temps réel à mesure que leurs composantes sont modifiées. À la clé, un aperçu des coûts à la minute près pour vous comme votre client.

  • Comptabilité
    Une fois votre paiement reçu, les informations relatives à la transaction sont censées affluer automatiquement vers votre logiciel comptable. Cela sera possible si vous intégrez le prestataire de services de paiement au logiciel comptable. La synchronisation en temps réel est en mesure d'éliminer les erreurs humaines tout en vous faisant gagner du temps, surtout à grande échelle.

Comment Stripe aide les entreprises à traiter les paiements B2B ?

Malgré le volume impressionnant et la croissance continue des paiements B2B, l'infrastructure en charge de ce secteur s'est plusieurs fois trouvée dépassée. Voici comment Stripe relève ce défi.

  • Modernisation de la facturation
    Habituellement, ce sont les factures papier qui sont la base des processus de paiement des entreprises. Cette méthode expose toutefois à des erreurs et à des incertitudes dans les prévisions des revenus. Stripe a développé des factures en ligne qui sont intégrées à un système de paiement électronique interne. Ces factures sont adaptées à la méthode favorite et à la langue des entreprises, en plus de respecter les réglementations locales.

  • Virements bancaires
    En 2022, Stripe a présenté une nouvelle version des virements bancaires. Ce système exploite les numéros de comptes bancaires virtuels (VBAN) pour faciliter le rapprochement tout en simplifiant les processus de remboursement et de retour. Il se synchronise parfaitement avec d'autres systèmes tels que les systèmes de facturation et d'abonnements. Les entreprises qui ont recours à cette fonctionnalité ont fait état d'une diminution des interventions manuelles dans leurs processus de paiement. Par exemple, le cofondateur de Yorlet, un éditeur de logiciels de gestion immobilière, a estimé que ce nouveau type de virements bancaires faisait gagner une heure et demie par semaine à son entreprise.

  • Paiements récurrents
    À l'image des abonnements mensuels, de nombreuses transactions B2B sont récurrentes. À l'heure où la majorité des entreprises cherche à simplifier ces paiements récurrents, les configurer avec des méthodes traditionnelles nécessite des processus plus délicats. Par exemple, avant d'entreprendre des prélèvements automatiques ACH, les entreprises doivent d'abord vérifier les comptes de leurs clients, ce qui peut s'avérer fastidieux.

  • Stripe Financial Connections
    Cette fonctionnalité facilite le processus de vérification en permettant aux entreprises d'établir des connexions en ligne directement avec le compte bancaire du client. Plus de la moitié des utilisateurs de Stripe privilégient Financial Connections à cet effet plutôt que les traditionnels microversements.

  • Collaboration et intégration
    Stripe collabore avec de nombreuses entreprises, à l'image de la plateforme mondiale de communication Zoom. Elle les aide à traiter des paiements par ACH sans l'attente qui va généralement de pair avec les microversements. Voilà une aubaine pour les entreprises et leurs équipes de développement !

En relevant les défis liés au secteur du paiement B2B et en fournissant des solutions concrètes aux entreprises, Stripe bâtit un futur à la fois plus programmable et rentable pour les paiements B2B.

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