Los pagos B2B son transacciones entre empresas que implican el intercambio de bienes, servicios o información. En comparación con las transacciones de clientes, estos pagos suelen implicar grandes cantidades de dinero, plazos de pago más largos, contratos más complejos y varias partes interesadas, lo que puede retrasar la realización del pago. Tanto el pagador como el beneficiario deben gestionar el cumplimiento de la normativa y cuestiones de seguridad, lo que se suma a la complejidad operativa de estas transacciones. A causa de estos desafíos, los pagos B2B pueden precisar de un software o unas plataformas de pagos especializados. En 2023, el valor del mercado B2B internacional estaba por encima de los 26 billones de dólares estadounidenses.

A continuación, analizaremos lo que debes saber sobre los pagos B2B: los diferentes tipos de pagos B2B, cómo aceptarlos y cómo impulsar tu estrategia con precisión y exactitud.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de pagos B2B
  
• Cómo funciona el procesamiento de pagos B2B
  
• Desafíos con los pagos B2B
  
• Mejores prácticas del procesamiento de pagos B2B
  
• Cómo aceptar los pagos B2B
  
• ¿Cómo ayuda Stripe a las empresas a procesar los pagos B2B?
  

Tipos de pagos B2B

Como muchos otros tipos de pagos, los B2B no utilizan solo un método de pago. A medida que la tecnología ha ido introduciendo una variedad cada vez mayor de métodos de pago, los métodos de pago B2B también se han diversificado. A continuación, te presentamos algunos de los principales tipos de pagos B2B:

• Transferencias electrónicas
  Las transferencias electrónicas son transacciones directas entre cuentas bancarias y se utilizan a menudo para pagos grandes y urgentes. Son rápidas y fiables, pero pueden resultar caras, con comisiones que oscilan entre 15 y 45 $. Ambas partes deben compartir información financiera para iniciar la transacción.

• Transferencias ACH
  Las transferencias ACH, o pagos de cámara de compensación automatizada, son transferencias electrónicas de fondos adecuadas para transacciones pequeñas y medianas y pagos recurrentes. Son menos costosas que las transferencias electrónicas, pero tardan más en procesarse, normalmente de dos a tres días hábiles.

• Cheques impresos
  A pesar de la creciente digitalización, los cheques impresos siguen siendo un método común para las transacciones B2B: más de dos tercios de las personas encuestadas en la encuesta de AFP de 2020 de la Association for Financial Professionals seguían utilizando cheques para realizar la mayoría de sus pagos B2B. Aunque los cheques ofrecen una prueba documental, conllevan riesgos, como la posibilidad de que un cheque se devuelva. El procesamiento manual también puede generar retrasos y costes administrativos.

• Tarjetas de crédito
  Las tarjetas de crédito son útiles para las transacciones instantáneas y se usan, por lo general, para pagos pequeños y medianos. Las empresas suelen asumir el coste de las comisiones por esta comodidad. Debido a las comisiones y a los límites de las transacciones, las tarjetas de crédito rara vez se utilizan para grandes transacciones.

• Plataformas de igual a igual
  Las plataformas de igual a igual, como PayPal, facilitan los pagos nacionales e internacionales. Posibilitan transacciones rápidas sin necesidad de que ninguna de las partes comparta directamente los datos bancarios. Las comisiones se basan en la transacción y pueden variar en función de distintos factores.

Otras plataformas digitales, como Square y Venmo for Business, ofrecen transacciones rápidas y estructuras de comisiones variables. Suelen incluir funciones adicionales, como las de seguimiento de inventario y facturación, que resultan atractivas para las pequeñas empresas.

Cómo funciona el procesamiento de pagos B2B

Podemos desglosar el procesamiento de pagos B2B en varios componentes clave:

• Negociación del contrato y formalización
  Antes de que se produzca cualquier pago, ambas partes deben acordar los términos y condiciones, incluidos el precio, los métodos de pago y los cronogramas. Las negociaciones contractuales sientan las bases de todo el proceso de pago al definir las expectativas y crear un fundamento jurídico para la relación comercial.

• Generación y envío de la factura
  Una vez entregados los servicios o bienes, el vendedor suele crear una factura en la que se indica el coste, las condiciones de pago y otra información importante. El vendedor envía esta factura al comprador, a menudo por correo electrónico, aunque algunas empresas pueden seguir utilizando el correo tradicional. Los sistemas de facturación digital han ganado popularidad por su capacidad para agilizar este paso.

• Conciliación y aprobación de facturas
  Tras recibir la factura, el departamento de cuentas a pagar del comprador la revisará para confirmar que se corresponde con el contrato y los bienes o servicios recibidos. Una vez aprobada, se programa la factura para su pago. Los softwares de contabilidad modernos pueden automatizar gran parte de este proceso, aunque a menudo hace falta la intervención humana para la verificación y aprobación.

• Ejecución del pago
  Aquí tiene lugar el pago, que puede realizarse de varias formas; por ejemplo, mediante transferencias bancarias, pagos ACH, tarjetas de crédito o cheques impresos. Cada método tiene sus propias ventajas e inconvenientes, como el coste, la rapidez y la cantidad de documentación facilitada.

• Verificación de la transacción
  Una vez efectuado el pago, es habitual que ambas partes pasen por un proceso de verificación. El pagador confirmará que el pago se ha adeudado en su cuenta, mientras que el beneficiario confirmará la recepción de los fondos. Este paso suele implicar la coordinación entre los departamentos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

• Registros
  La documentación adecuada es clave para el cumplimiento, la auditoría y la posible resolución de disputas. Ambas partes actualizarán sus registros contables para reflejar la transacción completada y se asegurarán de que todo esté alineado para futuras evaluaciones financieras.

• Comprobaciones de cumplimiento de la normativa
  A menudo, durante el proceso de pago se llevan a cabo comprobaciones de cumplimiento de la normativa para verificar que todas las actividades cumplen las leyes y directrices pertinentes, especialmente cuando el pago implica transacciones internacionales o sectores con normativas estrictas. El incumplimiento de estas comprobaciones puede acarrear repercusiones legales.

• Resolución de disputas
  Si surgen discrepancias, como pagos incompletos o retrasos en los pagos, se inicia un proceso formal para resolver el problema. Esto puede conllevar la revisión de contratos, facturas y registros de pagos.

A través de estas fases, las plataformas digitales y los sistemas de software pueden proporcionar automatización, medidas de seguridad y facilidad de seguimiento, lo que facilita a las empresas el desarrollo de un proceso de pago B2B eficaz.

Desafíos con los pagos B2B

La gestión de los pagos B2B exige una estrategia polifacética que aborde, entre otros factores, las irregularidades en los datos, el cumplimiento de la normativa, los costes y la liquidez. Cada una de estas áreas es propicia para la intervención tecnológica, ya sea a través de integraciones de interfaces de programación de aplicaciones (API), herramientas de supervisión en tiempo real o software de automatización. Aunque no existe una solución única, una combinación de estas herramientas puede ayudar a aliviar las complejidades de los pagos B2B.

• Irregularidades en la sincronización de los datos
  Uno de los mayores desafíos de la gestión de pagos B2B es la sincronización de datos. Cuando las empresas operan con diferentes sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de transacciones, las irregularidades pueden provocar retrasos en el procesamiento o, lo que es peor, errores en la facturación. La integración de API puede mitigar estos desafíos al permitir que los distintos sistemas se comuniquen de forma más eficaz.

• Complejidad del cumplimiento de la normativa
  Gestionar el cumplimiento de la normativa, independientemente de que sean códigos fiscales, sanciones comerciales o comisiones por transacciones transfronterizas, en un entorno normativo complejo y en constante cambio puede ser un proceso que lleve mucho tiempo. Las sanciones por incumplimiento pueden ser graves, ya que no solo afectan a las finanzas de una empresa, sino también a las relaciones empresariales a largo plazo. Para mantenerse a la vanguardia, las empresas deben implantar la supervisión en tiempo real y el cumplimiento de la normativa automatizado.

• Gestión de los costes
  Los gastos de procesamiento pueden suponer un recorte considerable de los beneficios. Tanto si tratas con comisiones bancarias, por conversión de divisas o de pasarelas de pagos, los costes pueden acumularse rápidamente. Al volver a negociar las condiciones y buscar tarifas más favorables, es posible ejercer un mayor control sobre estos gastos.

• Condiciones de pago y sus consecuencias
  Las condiciones de pago pueden tener un impacto considerable en tu liquidez. Aunque ofrecer condiciones de pago más generosas puede hacerte más atractivo para los compradores, también puede mermar tus recursos. Del mismo modo, presionar para obtener pagos rápidos podría tensar (y en última instancia interrumpir) tu cadena de suministro. Conseguir el equilibrio adecuado requiere un análisis minucioso de tus finanzas y, quizás, también algún modelo predictivo.

• Problemas de conciliación
  La conciliación manual es otra área vulnerable a la ineficiencia. Cuando los pagos no coinciden automáticamente con las facturas, el trabajo manual requerido para conciliarlos repercute de forma negativa en la productividad. Una forma de luchar contra esto es utilizar herramientas de automatización que puedan cotejar los pagos con las facturas pendientes.

• Varias divisas y desafíos transfronterizos
  Tratar con varias divisas puede complicar aún más la situación, además, las fluctuaciones de los tipos de cambio pueden afectar tanto a las estrategias de fijación de precios como a los márgenes de beneficio. Los sistemas de gestión de divisas sofisticados que fijan los tipos u ofrecen conversiones en tiempo real pueden proporcionar cierto grado de previsibilidad en este ámbito.

Mejores prácticas del procesamiento de pagos B2B

A continuación, presentamos las estrategias que pueden optimizar tu procesamiento de pagos B2B:

• Integraciones basadas en API
  Cuando tu sistema de procesamiento de pagos se comunica de forma fluida con tus otras plataformas, ya sean sistemas de gestión de inventario, contabilidad o gestión de la relación con los clientes (CRM), tu trabajo se vuelve infinitamente más fácil. Las API pueden transmitir datos en tiempo real entre plataformas, lo que hace que las discrepancias sean poco frecuentes. Y cuando se producen, son más fáciles de detectar. Esto mantiene la agilidad de tu empresa, te ayuda a detectar errores rápidamente y minimiza el trabajo manual que exige la conciliación de datos que no coinciden.

• Supervisión del cumplimiento de la normativa en tiempo real
  El cumplimiento de la normativa puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una operación B2B. La supervisión en tiempo real puede marcar irregularidades y problemas al instante, lo que facilita el cumplimiento y evita sorpresas desagradables, como sanciones legales y otras complicaciones.

• Auditoría detallada de los costes
  A la hora de desglosar los costes de transacción, la transparencia resulta clave. Cada comisión de procesamiento, cargo de pasarela o cualquier otro coste relacionado con el pago debe documentarse minuciosamente. La auditoría periódica de costes te permite identificar dónde puedes negociar mejores condiciones o cambiar a una configuración de pago más favorable.

• Optimización de las condiciones de pago
  Todas las empresas quieren cobrar de la manera más rápida y sencilla, pero unas condiciones de pago agresivas a veces pueden ser contraproducentes y tensar las relaciones empresariales. Por otro lado, los plazos de pago largos pueden perjudicar a tu capital circulante. Los análisis pueden ayudarte a encontrar el punto óptimo: quizá 45 días netos en lugar de 30 o 60 días netos. Gracias a los modelos predictivos, puedes anticipar mejor cómo los cambios en los plazos de pago pueden afectar a diferentes aspectos de tu empresa, desde la liquidez hasta las relaciones con los proveedores.

• Automatización para la conciliación
  La conciliación manual puede consumir más horas de las que muchas empresas pueden permitirse. Las soluciones automatizadas pueden cotejar las facturas con los pagos recibidos, señalar las irregularidades para su revisión y ahorrarte a ti y a tu equipo un trabajo tedioso que consume mucho tiempo.

• Opciones de varias divisas
  Si tu empresa opera en varios países, debes lidiar con varias divisas y la volatilidad del tipo de cambio. Algunas empresas optan por una cuenta bancaria en varias divisas, pero también existen sistemas especializados de gestión de divisas que permiten fijar tipos de cambio favorables durante un período determinado. Esto puede brindarte previsibilidad en un entorno volátil.

• Transparencia con proveedores y clientes
  La transparencia genera confianza. Si proveedores y clientes tienen acceso a los datos en tiempo real, pueden detectar y resolver los problemas con mayor rapidez. Esto no significa revelar todo tu cuaderno de estrategias, pero compartir a conveniencia los plazos de pago, los estados de procesamiento y otros datos relacionados con las transacciones puede contribuir en gran medida a crear relaciones sólidas.

• Auditorías periódicas
  Esto implica cotejar los registros de pagos con los extractos bancarios y los registros contables y señalar cualquier discrepancia. Es habitual que las empresas descubran que han estado perdiendo pequeñas cantidades de dinero de forma constante a lo largo del tiempo debido a simples errores, algo que un sistema automatizado no detectará necesariamente.

Centrarse en estas mejores prácticas puede ayudar a tu empresa a mejorar sus funciones de procesamiento de pagos y hacer que las operaciones sean más ágiles, rentables y con una mayor conformidad. Pero no se trata de soluciones puntuales: cuando se hacen bien, forman parte de una estrategia global que evoluciona al ritmo que lo hace tu empresa.

Cómo aceptar los pagos B2B

Antes de empezar a aceptar pagos B2B, es importante realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de tu empresa. Esto involucra varios elementos clave:

• Socios de transacción
  El primer paso es identificar con quién colaboras. ¿Son empresas pequeñas o corporaciones gigantescas? Esto es importante porque las grandes corporaciones suelen preferir métodos de pago como la transferencia electrónica de fondos (EFT) o la cámara de compensación automatizada (ACH), mientras que las empresas más pequeñas pueden preferir las tarjetas de crédito.

• Métodos de pago preferidos
  Los distintos sectores tienen normas de pago diferentes, y entender estas diferencias puede ayudar a que tu empresa tenga éxito. Por ejemplo, en el sector del software como servicio (SaaS), las suscripciones y los pagos recurrentes son la norma, y estos métodos requieren capacidades específicas en tu sistema de pago.

• Volumen de transacciones
  El volumen y la frecuencia de las transacciones pueden influir en la elección del proveedor de procesamiento de pagos y también en el grado de automatización que precisarás. Si procesas miles de transacciones al día, la automatización no es solo una comodidad, sino una necesidad.

• Transacciones transfronterizas
  Si trabajas con socios internacionales, la conversión de divisas, las comisiones internacionales y el cumplimiento de las leyes extranjeras en materia de impuestos se convierten en preocupaciones inmediatas. Necesitará un procesador de pagos capaz de gestionar varias divisas e información de envíos.

• Evaluar las opciones de procesamiento de pagos
  Cuando tengas una idea clara de tus necesidades, es hora de sopesar tus opciones de proveedores de procesamiento de pagos. Debes fijarte en lo siguiente:

  • Funciones y escalabilidad: aunque proveedores como Stripe ofrecen un amplio abanico de funciones, como la facturación por suscripción y la compatibilidad con varias divisas, puede que no tengan la solución universal. Comprueba si la plataforma elegida puede escalar junto con tus necesidades, especialmente si tu empresa tiene un gran potencial de crecimiento.
    
  • Estructura libre: las comisiones de transacción son solo la punta del iceberg. Profundiza para descubrir las comisiones mensuales, las tasas de instalación y cualquier otro cargo oculto. Esto afecta directamente a tus finanzas, por lo que merece la pena hacer un análisis de rentabilidad completo.
    
  • Seguridad y cumplimiento de la normativa: las filtraciones de datos pueden llevar a la ruina a cualquier empresa. Asegúrate de que el proveedor que elijas cumple los estándares del sector en materia de seguridad de datos, por ejemplo, la normativa del sector de pagos con tarjeta (PCI, por sus siglas en inglés) para las transacciones con tarjeta de crédito.
    

El proceso de aceptación de pagos B2B

Una vez elegido el proveedor y configurado el sistema, ya puedes empezar a aceptar pagos. Veamos en mayor detalle cómo funciona:

• Facturación
  El primer paso para cobrar es una factura detallada y precisa. Siempre que sea posible, automatiza tu sistema para incluir partidas individuales, impuestos y cargos adicionales sin que haga falta tu implicación. Algunos proveedores de servicios de pago ofrecen facturación dinámica, lo que significa que la factura se actualiza en tiempo real a medida que cambian los elementos. Esto os proporciona, a ti y a tu cliente, una visión actualizada de los costes.

• Contabilidad
  Una vez recibido el pago, los datos de la transacción deberían pasar automáticamente a tu software de contabilidad. Si integras tu proveedor de servicios de pago y el software de contabilidad, esto puede ser automático. La sincronización en tiempo real puede eliminar los errores humanos y ahorrarte un tiempo valioso, sobre todo a escala.

¿Cómo ayuda Stripe a las empresas a procesar los pagos B2B?

A pesar del enorme volumen del sector de los pagos B2B y de su continuo crecimiento, la infraestructura que da soporte a este sector a menudo se ha quedado obsoleta. Estas son las formas en las que Stripe hace frente a este desafío:

• Modernización de las facturas
  Habitualmente, las empresas inician sus procesos contables con facturas en papel. Este método puede dar lugar a errores e incertidumbres en las previsiones de ingresos. Stripe ha desarrollado facturas en línea que se integran con un sistema de pago electrónico incorporado. Estas facturas se adaptan al método y al idioma preferidos por las empresas y cumplen la normativa local.

• Transferencias bancarias
  Stripe introdujo una nueva versión de transferencias bancarias en 2022. Este sistema aprovecha los números de cuenta bancaria virtuales (VBAN) para facilitar la conciliación y simplificar los procesos de reembolso y devolución. También se sincroniza sin problemas con otros sistemas como los de facturación y suscripciones. Las empresas que utilizan esta función aseguran que la intervención manual en sus procesos de pagos ha disminuido. Por ejemplo, el cofundador de Yorlet, una empresa de software de gestión inmobiliaria, estimó que este nuevo tipo de transferencia bancaria ahorra a la empresa 1,5 horas a la semana gracias a la reducción de la conciliación manual.

• Pagos recurrentes
  Muchas transacciones B2B, como las suscripciones mensuales, son pagos recurrentes. Aunque muchas empresas buscan simplificar estos pagos recurrentes, unirlos a métodos tradicionales requiere de procesos intrincados. Por ejemplo, antes de realizar adeudos directos ACH, las empresas tienen que verificar primero las cuentas de sus clientes, lo que puede llevar mucho tiempo.

• Financial Connections de Stripe
  Esta función simplifica el proceso de verificación para las empresas, ya que las permite establecer conexiones directas en línea con las cuentas bancarias de sus clientes. Más de la mitad de las personas que usan Stripe prefieren utilizar Financial Connections en lugar de los microdepósitos tradicionales.

• Colaboración e integración
  Stripe colabora con varias empresas —entre ellas la plataforma de comunicación internacional Zoom— para ayudarles a procesar pagos a través de ACH sin las esperas que suelen asociarse a los microdepósitos, lo que supone una gran ayuda para cada empresa y sus equipos de desarrollo.

Al abordar los desafíos del sector de pagos B2B y ofrecer a las empresas soluciones tangibles, Stripe está creando un futuro más programable y rentable para los pagos B2B.