In Duitsland bestaat er een wettelijke verplichting om kassabonnen af te drukken. Daarom moeten bedrijven die een elektronisch kassasysteem gebruiken bij het verkooppunt (POS) hun klanten een kassabon verstrekken. In ons artikel wordt uitgelegd welke bedrijven aan deze verplichting onderworpen zijn en welke informatie een kassabon precies moet bevatten. Je leest ook wat een bedrijf in Duitsland moet doen om te voldoen aan de verplichte kassabonwet en welke uitzonderingen er zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de bonplicht en wanneer is deze in werking getreden?
  
• Wie moet een kassabon uitgeven?
  
• Welke uitzonderingen zijn er op de bonplicht?
  
• Wat moet je doen om aan de vereiste te voldoen?
  
• Welke informatie moet een kassabon bevatten?
  
• Wat is het verschil tussen een kassabon, een ontvangstbewijs en andere soorten verkoop ontvangstbewijzen?
  
• Voldoet een digitale kassabon aan de juridische vereiste?
  

Wat is de bonplicht en wanneer is deze in werking getreden?

De verplichting om bonnen uit te geven betekent dat bedrijven met een elektronisch kassasysteem een kassabon aan hun klanten moeten tonen bij het doen van een verkoop. Deze verplichting is op 1 januari 2020 in Duitsland van kracht geworden. Het is onderdeel van de Cash Security Ordinance (Kassensicherungsverordnung), die in 2016 is aangenomen. Deze uitgebreide juridische regeling is bedoeld om elke manipulatie bij het afrekenen te stoppen en belastingontduiking te voorkomen. De exacte juridische formulering van de verplichting om kassabonnen uit te geven is te vinden in § 146a lid 2 van de Duitse belastingwet (AO).

Wie moet een kassabon uitgeven?

Over het algemeen moeten alle bedrijven die in Duitsland een elektronisch kassasysteem gebruiken, hun klanten een kassabon verstrekken. Alleen bedrijven die een handmatig kassasysteem gebruiken, zijn vrijgesteld van de verplichting om kassabonnen af te geven. Een handmatig kassasysteem wordt handmatig bediend en slaat geen gegevens op. Het wordt ook wel een ‘kassalade’ genoemd.

Als onderdeel van de regelgeving inzake verplichte kassabonnen moeten elektronische kassasystemen in Duitsland worden uitgerust met een gecertificeerd technisch beveiligingsapparaat (TSE). Dit helpt om latere manipulatie van de kassagegevens te voorkomen. Net als de verplichting om kassabonnen af te drukken, maakt de TSE deel uit van de Cash Security Ordinance.

Wat zijn de sancties voor het niet naleven van de verplichting om een kassabon af te geven?

Het belastingkantoor van de onderneming beschouwt een kassabon als bewijs dat de verkoop correct heeft plaatsgevonden. Het Duitse belastingwetboek (AO) voorziet echter niet in sancties voor overtredingen van de verplichting om kassabonnen uit te geven. Daarom zijn er geen onmiddellijke juridische gevolgen als een onderneming niet voldoet aan de verplichting om kassabonnen uit te geven. De auditors van het belastingkantoor kunnen echter een kassa-audit uitvoeren om te bepalen of een onderneming aan de regelgeving voldoet. Elke zakelijke transactie die via een elektronisch kassasysteem loopt, wordt opgeslagen en kan dus worden getraceerd door het belastingkantoor.

Als er afwijkingen worden vastgesteld in uitgegeven bonnen, kan dit leiden tot hoge boetes en extra belastingbetalingen. De belastingautoriteit beschouwt dit als een schending van de Duitse boekhoudkundige principes. Het bedrag van de extra betaling wordt bepaald door het betreffende belastingkantoor.

Welke uitzonderingen zijn er op de bonplicht?

Kleine groeiende ondernemers zijn vrijgesteld van de verplichting om kassabonnen uit te geven, maar ook ondernemingen die geen elektronisch kassasysteem gebruiken en in plaats daarvan een handmatige kassa gebruiken, zijn vrijgesteld.

Ondernemingen die wel gebruikmaken van een elektronisch kassasysteem, hebben echter ook de mogelijkheid om te worden vrijgesteld van de verplichting om kassabonnen uit te geven. Met name detailhandel met klanten die binnenlopen, kunnen gebruikmaken van de 'onredelijkheidsclausule'. Dit soort ondernemingen moeten een aanmeldformulier indienen bij het relevante belastingkantoor voor een vrijstelling van de verplichting om kassabonnen uit te geven. Ze moeten aantonen dat het voor hen onredelijk is om kassabonnen uit te geven vanwege hun product- of dienstenaanbod. Bijvoorbeeld als ze voornamelijk klanten bedienen die binnenlopen, zoals in een bakkerij.

Het belastingkantoor beslist dan per geval of de verplichting om kassabonnen uit te geven volgens het belastingwetboek onredelijk is voor de onderneming. De verordening stelt de vereisten hiervoor als volgt: "In gevallen waarin het gaat om de verkoop van goederen aan een groot aantal onbekende personen, kunnen belastingautoriteiten de nodige discretie gebruiken en, op grond van redelijkheid en in overeenstemming met artikel 148, afstand doen van de verplichting om kassabonnen uit te geven in overeenstemming met artikel 146, lid 2, zin 1 AO. Deze vrijstelling kan worden ingetrokken."

Waar moeten ondernemingen die zijn vrijgesteld van de bonplicht rekening mee houden?

Ondernemingen die een vrijstelling van de verplichting om kassabonnen uit te geven hebben verkregen, moeten zich ervan bewust zijn dat de TSE-vereiste nog steeds op hen van toepassing is. De onderneming moet voor boekhoudkundige doeleinden haar eigen kassabonnen blijven maken, zodat het belastingkantoor alle ondernemingen kan traceren. De onderneming is ook verplicht om een handmatige kassabon uit te geven in plaats van een afgedrukte als de klant hierom vraagt. Dit geldt ook voor ondernemingen die geen elektronisch kassasysteem bij de POS gebruiken, maar een handmatige kassa.

Wat moet je doen om aan de vereiste te voldoen?

Bedrijven in Duitsland zijn verplicht om elektronische kassa's te gebruiken die zijn uitgerust met een gecertificeerd technisch beveiligingsapparaat (TSE). Hierdoor kunnen zij elke klant een kassabon verstrekken voor gekochte goederen of diensten, zoals wettelijk vereist. Bovendien moeten zij hun klanten een kassabon verstrekken, zelfs als de klant hier niet om vraagt of deze niet wil meenemen. De verplichte bonwet bepaalt dat een bedrijf met een elektronisch kassasysteem voor elke zakelijke transactie een bon moet uitgeven. Dit zijn de twee belangrijkste vereisten waaraan Duitse bedrijven moeten voldoen om te voldoen aan de verplichting om een bon uit te geven.

Om aan deze vereisten te voldoen, moeten ondernemingen ervoor zorgen dat er geen hiaten in de bonnen zitten en dat er dus geen onregelmatigheden worden ontdekt tijdens eventuele audits door de belastingkantoor. Anders zou de onderneming in overtreding zijn van de verplichte kassabonwet.Bovendien moet de kassabon specifieke informatie bevatten om volledig te voldoen aan de vereisten van de verplichte kassabonwet.

Welke informatie moet een kassabon bevatten?

Een kassabon moet informatie bevatten over de aankoop van diensten of goederen en betaling hiervoor. Eerst moet het type gekochte goederen of diensten, de hoeveelheid en de aankoopprijs worden vermeld. Volgens sectie 6 van de Duitse verordening inzake contante veiligheid moet een kassabon meer informatie bevatten. Kort samengevat zijn de vereiste details:

• Volledige naam en adres van de uitgevende onderneming
  
• Type en hoeveelheid van het verkochte product of de verkochte dienst
  
• Exacte tijd waarop de kassabon is uitgegeven, inclusief de datum
  
• Totaalbedrag van alle producten of diensten, inclusief het belastingtarief
  
• Verificatiewaarde
  
• Opeenvolgend transactienummer dat uniek kan worden toegewezen aan de voltooide transactie
  
• Serienummer van het kassasysteem en de beveiligingsmodule
  
• Handtekeningenteller van de kassa of de beveiligingsmodule
  

Er is ook de optie voor de kassabon om een leesbare QR-code met alle informatie weer te geven. Een QR-code is echter niet verplicht, mits de kassabon door iedereen kan worden gelezen zonder hulp van een machine.

Wat is het verschil tussen een kassabon, een ontvangstbewijs en andere soorten verkoop ontvangstbewijzen?

Een kassabon is ook een ontvangstbewijs dat dient als bewijs van een transactie van een onderneming bij het afrekenen. Kassabonnen worden automatisch gegenereerd door een elektronisch kassasysteem. Voor detailhandel is een afgedrukte kassabon bijvoorbeeld het bewijs dat ze de producten hebben gekocht en betaald. Vanuit het oogpunt van de onderneming zijn kassabonnen ook gedocumenteerd bewijs voor het belastingkantoor dat de verkoop correct heeft plaatsgevonden. Voor elke verkoop moet een ontvangstbewijs, een kassabon, worden gemaakt en aan de klant worden verstrekt.

Daarom worden kassabonnen beschouwd als bewijs van aankoop, hoewel ze wettelijk niet worden erkend als standaard ontvangstbewijs. In tegenstelling tot een kassabon wordt een standaard ontvangstbewijs handmatig uitgegeven en bevestigt het door middel van de handgeschreven handtekening van de uitgever dat een betaling of dienst is ontvangen en dat er geen verdere claims openstaan.

Voldoet een digitale kassabon aan de juridische vereiste?

Volgens sectie 6 Sentence 3 van de Cash Security Ordinance kunnen kassabonnen worden gemaakt in papieren of digitale vorm. Met name in de horecabranche is het gemakkelijker om aan de eis om kassabonnen uit te geven te voldoen met behulp van digitale bonnen. Naarmate de digitalisering vordert, zijn klanten ook steeds meer vertrouwd met het gebruik van digitale kassabonnen.

Digitale kassabonnen kunnen ook rechtstreeks naar de smartphone van een klant worden gestuurd, bijvoorbeeld per e-mail of via Bluetooth. Verschillende technologieën kunnen worden gebruikt om kassabonnen digitaal beschikbaar te stellen, zoals e-mails, sms, QR-codes of NFC-technologie (near-field communication).

Om e-mails en sms te gebruiken, moeten ondernemingen gegevens aanvragen bij hun klanten (E-mail adres of telefoonnummer). De klanten ontvangen vervolgens een link om de kassabon of een pdf-kopie te downloaden. Als de onderneming NFC- of QR-codes gebruikt, hoeft deze de klant niet om persoonsgegevens te vragen. Dit maakt het voor beide partijen gemakkelijker. Ondernemingen hebben alleen een display nodig bij het afrekenen en de bijbehorende software. De klant scant gewoon de QR-code die bij het afrekenen wordt weergegeven met zijn smartphone. Vervolgens ontvangt hij de kassabon in pdf op zijn smartphone. Met NFC-technologie kan de klant de digitale kassabon op zijn smartphone ontvangen via Apple Pay of Google Pay.

Wat zijn de voor- en nadelen van digitale kassabonnen?

De voordelen van digitale kassabonnen zijn duidelijk: een volledig gedigitaliseerd afrekenproces bespaart papier, wat het milieu ten goede komt. Bovendien zijn papierloze kassabonnen sneller en gemakkelijker te verwerken, wat de administratieve rompslomp voor bedrijven vermindert. Daarnaast zijn digitale kassabonnen aanzienlijk langer houdbaar. Conventionele thermische kassabonnen, zoals brandstof- en horecabonnen, vervagen daarentegen meestal al na een paar maanden en worden nauwelijks nog leesbaar.

De nadelen van digitale kassabonnen zijn beperkt: het grootste obstakel voor het verspreiden van digitale kassabonnen zijn de vereisten inzake gegevensbescherming waaraan bedrijven zich moeten houden moeten naleven als zij persoonsgegevens van hun klanten verzamelen om kassabonnen uit te geven.

Maak je deel uit van een onderneming in Duitsland die meer wil weten over vergelijkbare onderwerpen? Er is nog veel meer te ontdekken in onze verzameling artikelen in het gedeelte Betalingen. Neem contact op met Stripe voor meer ondersteuning en advies.