Lo que las empresas deben saber sobre los recibos obligatorios en Alemania

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿En qué consiste el requisito para la emisión de recibos y cuándo entró en vigor?
  3. ¿Quién está obligado a emitir recibos de caja?
    1. ¿Qué sanciones se aplican por incumplir el requisito de emisión de recibos?
  4. ¿Qué excepciones se aplican al requisito para la emisión de recibos?
    1. ¿Qué deben tener en cuenta las empresas exentas del requisito de emisión de recibos?
  5. ¿Qué debes hacer para cumplir el requisito?
  6. ¿Qué información debe incluir un recibo de caja?
  7. ¿Qué diferencia hay entre un recibo de caja, un documento de recibo y otros tipos de recibos de ventas?
  8. ¿Cumple el requisito un recibo de caja digital?
  9. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los recibos digitales?

En Alemania, existe un requisito legal que regula la emisión de recibos. Por ello, las empresas que utilizan una caja registradora electrónica en el punto de venta (sistema POS) deben entregar un recibo a sus clientes. En este artículo, explicaremos qué empresas están sujetas a este requisito y qué información exacta debe contener un recibo. También abordaremos qué debe hacer una empresa en Alemania para cumplir la normativa sobre la emisión obligatoria de recibos y qué excepciones se aplican.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿En qué consiste el requisito para la emisión de recibos y cuándo entró en vigor?
  • ¿Quién está obligado a emitir recibos de caja?
  • ¿Qué excepciones se aplican al requisito para la emisión de recibos?
  • ¿Qué debes hacer para cumplir el requisito?
  • ¿Qué información debe incluir un recibo de caja?
  • ¿Qué diferencia hay entre un recibo de caja, un documento de recibo y otros tipos de recibos de ventas?
  • ¿Cumple el requisito un recibo de caja digital?

¿En qué consiste el requisito para la emisión de recibos y cuándo entró en vigor?

El requisito para la emisión de recibos exige a las empresas que utilizan cajas registradoras electrónicas entregar un recibo a sus clientes cuando hacen una venta. Este requisito entró en vigor en Alemania el 1 de enero de 2020. Forma parte de la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras (Kassensicherungsverordnung), aprobada en 2016. Esta amplia normativa pretende acabar con la manipulación en las cajas registradoras y prevenir la evasión fiscal. El texto legal exacto sobre el requisito para la emisión de recibos se encuentra en la sección 146a, apartado 2, del Código Fiscal alemán.

¿Quién está obligado a emitir recibos de caja?

En general, todas las empresas que utilicen cajas registradoras electrónicas en Alemania deben entregar un recibo de caja a sus clientes. Solo aquellas que usan una caja registradora manual están exentas del requisito de emitir recibos. Una caja registradora manual no almacena ningún dato. También se conoce como «caja de efectivo».

Como parte del reglamento sobre recibos de caja obligatorios, las cajas registradoras electrónicas en Alemania deben estar equipadas con un dispositivo técnico de seguridad (TSE, por sus siglas en inglés) certificado. Esto ayudará a prevenir la manipulación posterior de los datos de la caja registradora. Al igual que el requisito de emitir recibos, el TSE también está contemplado en la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras.

¿Qué sanciones se aplican por incumplir el requisito de emisión de recibos?

La oficina fiscal considera un recibo de caja como una prueba de que las ventas se han llevado a cabo correctamente. Sin embargo, el Código Fiscal (AO) alemán no establece sanciones por infringir el requisito de emitir recibos de caja. Por tanto, no hay consecuencias jurídicas inmediatas si una empresa incumple dicho requisito, pero los auditores de la oficina fiscal pueden hacer una auditoría de la caja registradora para determinar si una empresa está cumpliendo la normativa. Absolutamente todas las transacciones comerciales que se realizan a través de una caja registradora electrónica se almacenan y, por tanto, la oficina fiscal las puede rastrear.

Si se detectan discrepancias en la emisión de recibos, se pueden imponer sanciones elevadas y pagos de impuestos adicionales. Las autoridades fiscales considerarán las discrepancias como una infracción de los principios para el correcto mantenimiento de la contabilidad en Alemania. La oficina fiscal competente determinará el importe de los pagos adicionales.

¿Qué excepciones se aplican al requisito para la emisión de recibos?

Las empresas pequeñas están exentas del requisito de emitir recibos. Sin embargo, las empresas que no usan una caja registradora electrónica, pero sí una manual, también están exentas.

Por otra parte, las empresas que usan una caja registradora electrónica también tienen la opción de quedar exentas de la obligación de emitir recibos. En particular, las empresas de comercio minorista con clientes físicos pueden acogerse a la «cláusula de irrazonabilidad». Estos tipos de empresas deben enviar una solicitud a la oficina fiscal competente para quedar exentas del requisito de emisión de recibos. Deben demostrar que, en su caso, no es razonable emitir recibos debido a su oferta de productos o servicios. Por ejemplo, si se atiende principalmente a clientes físicos, como una panadería.

La oficina fiscal decidirá, según el caso, si el requisito de emisión de recibos es irrazonable para la empresa según el Código Fiscal, donde se establecen los requisitos para ello del siguiente modo: «En el caso de la venta de bienes a un gran número de personas desconocidas, las autoridades fiscales podrán, a su discreción y por motivos de razonabilidad y de conformidad con la sección 148, eximir de la obligación de expedir recibos de acuerdo con el párrafo 1 de la sección 146(2) del Código Fiscal. Esta exención se puede revocar».

¿Qué deben tener en cuenta las empresas exentas del requisito de emisión de recibos?

Las empresas acogidas a una exención de este requisito deben tener en cuenta que sí se les aplica el requisito del TSE. De hecho, la empresa debe seguir emitiendo sus propios recibos para fines contables, a fin de permitir a la oficina fiscal trazar todas las transacciones comerciales. La empresa también está obligada a emitir un recibo manual en lugar de uno impreso en caso de que el cliente se lo pida. Esto también se aplica a las empresas que no usan una caja registradora electrónica en el sistema POS, pero sí una manual.

¿Qué debes hacer para cumplir el requisito?

Las empresas en Alemania deben equiparse con cajas registradoras electrónicas que tengan un TSE certificado. Esto les permite entregar a cada cliente un recibo por los bienes o servicios comprados, según establece la ley. Asimismo, deben entregar un recibo al cliente aunque este no lo pida o no lo quiera. La normativa sobre la emisión obligatoria de recibos establece que una empresa con una caja registradora electrónica está obligada a emitir un recibo por cada transacción comercial. Estos son los dos requisitos más importantes que las empresas alemanas deben cumplir para atenerse a la obligación de emitir un recibo.

Deben asegurarse de que no haya anomalías en los recibos y, por consiguiente, de que no se detecten irregularidades durante las posibles auditorías de la oficina fiscal. De lo contrario, la empresa vulneraría la legislación sobre la emisión obligatoria de recibos. Además, el recibo debe contener información específica para cumplir íntegramente los requisitos de dicha legislación.

¿Qué información debe incluir un recibo de caja?

Un recibo de caja debe contener información sobre la compra de bienes o servicios y el pago correspondiente. En primer lugar, debe reflejar el tipo de bienes o servicios adquiridos, la cantidad y el precio de compra. Según la sección 6 de la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras de Alemania, un recibo de caja debe contener otros datos, entre otros, los siguientes:

  • nombre y dirección completos de la empresa emisora;
  • tipo y cantidad de producto o servicio vendido;
  • hora de emisión exacta del recibo con la fecha;
  • importe total de todos los productos o servicios, con el tipo impositivo incluido;
  • valor de verificación;
  • número de transacción consecutivo único asignado a la transacción finalizada;
  • número de serie de la caja registradora y del módulo de seguridad;
  • contador de firmas de la caja o del módulo de seguridad.

También existe la opción de que en el recibo de caja aparezca un código QR que contenga toda la información. Sin embargo, el código QR no es obligatorio siempre que cualquier persona puede leer el recibo sin la ayuda de un dispositivo.

¿Qué diferencia hay entre un recibo de caja, un documento de recibo y otros tipos de recibos de ventas?

Un recibo de caja es un comprobante de entrega que justifica la realización de una transacción comercial en la caja. Los recibos de caja los genera automáticamente la caja registradora electrónica. En el caso de los clientes minoristas, por ejemplo, un recibo de caja impreso justifica que han comprado y pagado los productos. Desde la perspectiva de la empresa, los recibos de caja también son una prueba documentada ante la oficina fiscal de que las ventas se han llevado a cabo correctamente. Por cada venta, se debe crear y emitir al cliente un comprobante de entrega, es decir, un recibo de caja.

Por tanto, los recibos de caja se consideran como un justificante de compra, aunque no se reconocen legalmente como recibos de venta estándar. Estos últimos se emiten manualmente y, mediante la firma manuscrita del emisor, confirman que se ha recibido un pago o servicio, y que no quedan reclamaciones pendientes.

¿Cumple el requisito un recibo de caja digital?

Según el párrafo 3 de la sección 6 de la Ordenanza sobre Seguridad de las Cajas Registradoras, los recibos se pueden crear en formato impreso o digital. En el sector del catering en particular, el uso de los recibos digitales facilita el cumplimiento del requisito de emisión de recibos. A medida que la digitalización avanza, los clientes se sienten cada vez más cómodos con el uso de los recibos digitales.

Estos recibos también se pueden enviar directamente al teléfono del cliente, por ejemplo, por correo electrónico o por Bluetooth. Se pueden utilizar diferentes tecnologías para que los recibos estén disponibles en formato digital, como el correo electrónico, los SMS, los códigos QR o la comunicación de campo cercano (NFC).

Para usar el correo electrónico y los SMS, las empresas deben pedir datos a sus clientes, como la dirección de correo electrónico y el número de teléfono. Los clientes recibirán un enlace para descargar el recibo de caja o una copia en PDF. Si la empresa usa la tecnología NFC o códigos QR, no necesitará solicitar datos personales al cliente. Esto facilita las cosas para las dos partes. Las empresas solo necesitan una pantalla en la caja y el software correspondiente. El cliente simplemente escanea el código QR mostrado en la caja con su teléfono. A continuación, se le envía el recibo al teléfono en formato PDF. Con la tecnología NFC, el cliente puede obtener el recibo digital en su teléfono a través de Apple Pay o Google Pay.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los recibos digitales?

Las ventajas son evidentes: un proceso de caja totalmente digitalizado ahorra papel, lo que es beneficioso para el medioambiente. Además, los recibos sin papel se procesan con más rapidez y facilidad, lo que reduce la carga administrativa de la empresa. Los recibos digitales también tienen una vida útil mucho más larga. Los recibos en papel término convencionales, como los del combustible y la hostelería, suelen difuminarse en unos meses y casi no se pueden leer.

Los recibos digitales tienen pocas desventajas: el obstáculo principal para distribuir los recibos digitales son los requisitos de protección de datos que las empresas deben cumplir si recopilan datos personales de sus clientes para emitir recibos.

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